Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest CLM? Contract Lifecycle Management Definicja
Rozwiązanie platforma CLM i DMS dostarcza kompletny pakiet funkcji.
Contract Lifecycle Management (CLM) to metodyka i technologia zarządzania całym cyklem życia umowy — od pierwszego projektu, przez negocjacje i podpisanie, aż po realizację, odnowienie lub zakończenie.
Contract lifecycle management co to? To kompleksowe podejście do zarządzania umowami, które obejmuje wszystkie etapy (etapy cyklu życia umowy w CLM):
- Inicjacja i tworzenie (Creation). Przygotowanie projektu umowy na podstawie szablonów. Definiowanie warunków, klauzul i parametrów handlowych.
- Negocjacje (Negotiation). Wymiana wersji między stronami. Śledzenie zmian, komentarze, porównywanie wersji — wszystko w jednym miejscu.
- Zatwierdzanie wewnętrzne (Approval). Workflow zatwierdzania przez dział prawny, finanse, zarząd. Automatyczne eskalacje i przypomnienia.
- Podpisanie (Signing). Elektroniczny podpis zgodny z eIDAS. Podpis prosty, zaawansowany lub kwalifikowany — zależnie od wymogów.
- Wykonanie i monitoring (Execution). Śledzenie realizacji zobowiązań. Alerty przed upływem terminów, monitorowanie KPI kontraktu.
- Odnowienie lub zakończenie (Renewal/Termination). Automatyczne powiadomienia o zbliżającym się końcu umowy. Proces odnowienia lub zamknięcia kontraktu.
softXspace365 wspiera wszystkie etapy Contract Lifecycle Management, integrując je z ekosystemem Microsoft 365.
Zarządzanie Umowami w Organizacji – Proces i Role
-
Dział Sprzedaży
Inicjowanie umów z klientami, negocjowanie warunków handlowych, monitorowanie odnowień. Zarządzanie umowami sprzedażowymi bezpośrednio z CRM
-
Dział Prawny
Weryfikacja klauzul, zarządzanie ryzykiem prawnym, zatwierdzanie niestandardowych warunków. Biblioteka zatwierdzonych klauzul i szablonów -
Dział Zakupów
Umowy z dostawcami, negocjacje cenowe, zarządzanie kontraktami zakupowymi. Integracja z procesem zamówień i P2P -
Dział Finansów
Kontrola zobowiązań i należności, weryfikacja warunków płatności, raportowanie kontraktowe. Zarządzanie umowami a kontroling finansowy -
Dział HR
Umowy pracownicze, NDA, umowy B2B z kontraktorami. Zarządzanie kontraktami kadrowymi z integracją z systemami HR -
Zarząd
Zatwierdzanie umów strategicznych, widoczność portfela kontraktowego, raportowanie ryzyka. Zarządzanie umowami na poziomie strategicznym.
System do Zarządzania Umowami – Funkcjonalności CLM
-
Repozytorium umów
Centralne miejsce przechowywania wszystkich kontraktów. Pełnotekstowe wyszukiwanie, tagowanie, kategoryzacja. Koniec z umowami rozproszonymi w mailach i folderach -
Szablony i klauzule
Biblioteka zatwierdzonych szablonów dla różnych typów umów. Klauzule biblioteczne do szybkiego wstawiania. Wymuszanie zgodności z politykami -
Workflow zatwierdzania
Konfigurowalne ścieżki akceptacji zależne od typu, wartości, ryzyka umowy. Automatyczne powiadomienia i eskalacje. Historia wszystkich zatwierdzeń -
Negocjacje i redlining
Śledzenie zmian w czasie rzeczywistym. Porównywanie wersji, komentarze, sugestie. Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna -
Elektroniczny podpis
Integracja z dostawcami e-podpisu: Autenti, DocuSign, Adobe Sign, Profil Zaufany. Podpis bez opuszczania systemu CLM -
Zarządzanie terminami
Dashboard z widokiem na wszystkie terminy: wygaśnięcia, odnowienia, kamienie milowe. Automatyczne alerty przed upływem -
Raportowanie i analityka
Raporty o statusie portfela umów, czasie cyklu, bottleneckach. Integracja z Power BI dla zaawansowanej analityki
CLM System – Korzyści dla Organizacji
Rozwiązanie softXspace365 dostarcza pełen pakiet funkcji dla Microsoft 365.
Wdrożenie CLM system (system zarządzania cyklem życia umów) przynosi wymierne korzyści:
- Redukcja czasu tworzenia umów o 50-80%: Szablony, klauzule biblioteczne, automatyczne uzupełnianie danych. Nowa umowa w minuty zamiast godzin.
- Skrócenie cyklu negocjacji o 30-50%: Śledzenie zmian w czasie rzeczywistym, natychmiastowe powiadomienia, równoległa praca nad dokumentem.
- Eliminacja przegapionych terminów: Automatyczne alerty przed upływem ważnych dat. Dashboard z widokiem na wszystkie terminy w organizacji.
- Redukcja ryzyka prawnego: Wymuszanie użycia zatwierdzonych szablonów i klauzul. Obowiązkowe zatwierdzenia przez dział prawny.
- Pełna audytowalność: Historia każdej zmiany, każdego zatwierdzenia, każdego podpisu. Zgodność z regulacjami i politykami.
- ROI w pierwszym roku: Oszczędność czasu prawników, szybsze zamykanie transakcji, redukcja kar za przegapione terminy.
Program do Zarządzania Umowami – Wybór Rozwiązania
Wybierając program do zarządzania umowami, warto zwrócić uwagę na kluczowe kryteria:
- Integracja z istniejącym środowiskiem: Czy system integruje się z Twoimi narzędziami? CRM, ERP, poczta, komunikator? softXspace365 jest natywnie zbudowany na Microsoft 365.
- Łatwość użycia: Czy użytkownicy będą chcieli korzystać z systemu? Intuicyjny interfejs to klucz do adopcji. softXspace365 działa w znajomym środowisku Teams i SharePoint.
- Skalowalność: Czy system poradzi sobie ze wzrostem liczby umów i użytkowników? Architektura chmurowa Microsoft gwarantuje skalowalność.
- Bezpieczeństwo: Gdzie przechowywane są Twoje kontrakty? softXspace365 wykorzystuje infrastrukturę Microsoft Azure z certyfikacjami ISO, SOC, GDPR.
- Koszty: Czy model cenowy jest przejrzysty? Korzystasz z istniejących licencji Microsoft 365, co obniża TCO.
Rejestr Umów – Centralne Repozytorium Kontraktów
Rejestr umów to fundament każdego systemu CLM. softXspace365 oferuje profesjonalne repozytorium dokumentów kontraktowych z zaawansowanymi funkcjami wyszukiwania i klasyfikacji.
Funkcje rejestru umów:
- Centralne przechowywanie wszystkich typów umów
- Metadane i tagowanie dla łatwego wyszukiwania
- Wersjonowanie i historia zmian
- Kontrola dostępu na poziomie dokumentu
- Integracja z SharePoint i OneDrive
- Umowy sprzedażowe i handlowe
- Kontrakty z dostawcami
- Umowy pracownicze i B2B
- NDA i umowy poufności
- Umowy najmu i leasingu
Zarządzanie Umowami w Microsoft 365
-
Microsoft Teams
- Powiadomienia o umowach wymagających akcji
- Zatwierdzanie bezpośrednio w Teams
- Dyskusje o kontraktach w kanałach
- Karty umów z kluczowymi informacjami
-
SharePoint
- Przechowywanie dokumentów kontraktowych
- Metadane i klasyfikacja umów
- Wersjonowanie i historia zmian
- Biblioteki szablonów i klauzul
-
Outlook
- Rejestracja e-maili związanych z umowami
- Powiadomienia o terminach i zadaniach
- Tworzenie umów z załączników
- Śledzenie korespondencji negocjacyjnej
-
Dynamics 365
- Tworzenie umów bezpośrednio z opportunities
- Synchronizacja danych klienta
- Widok kontraktów w CRM
- Integracja z procesem sprzedaży
-
Power BI
- Dashboardy i raporty kontraktowe
- Analiza cyklu życia umów
- KPI i metryki CLM
- Raportowanie dla zarządu
-
Power Automate
- Automatyzacja workflow zatwierdzania
- Integracja z systemami zewnętrznymi
- Powiadomienia i przypomnienia
- Raporty i alerty
Integracje CLM z Systemami Biznesowymi
-
Integracja z E-podpisem
- Autenti, DocuSign, Adobe Sign
- Profil Zaufany
- Podpis kwalifikowany
- Podpis bez opuszczania systemu
-
Integracja z ERP
- SAP, Dynamics 365 BC/F&O, Oracle
- Import danych kontrahentów
- Synchronizacja warunków finansowych
- Eksport zobowiązań do księgowości
-
Integracja z CRM
- Salesforce, Dynamics 365, HubSpot
- Automatyczne tworzenie umów z szans sprzedaży
- Synchronizacja danych klienta i warunków
- Widok statusu kontraktu w CRM
-
Integracja z HR
- Workday, SAP SuccessFactors
- Umowy pracownicze
- Onboarding i offboarding
- Zarządzanie NDA
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zacznij Profesjonalne Zarządzanie Umowami
Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak Contract Lifecycle Management z softXspace365 może usprawnić zarządzanie umowami w Twojej organizacji. Zarządzanie kontraktami z softXspace365 — CLM system dla Microsoft 365.
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
