Portal samoobsługowy dla kontrahentów — w Microsoft 365

Produkty rodziny softXspace365 dają klientom i zamawiającym dostęp do umów, protokołów odbioru, faktur, kluczy licencyjnych i godzin serwisowych. Klient sam znajduje potrzebny dokument, widzi terminy ważności subskrypcji, pobiera protokoły — nie czeka na menedżera i nie szuka w korespondencji.

Wymiana dokumentów, protokołów odbioru, specyfikacji i dokumentacji przetargowej. Dostawca widzi status zatwierdzenia swojej umowy, pobiera podpisane kopie, składa dokumenty do płatności — wszystko w jednym panelu.

Katalog cen, warunki partnerskie, prowizje, materiały marketingowe. Dealer widzi swoje statystyki sprzedaży, pobiera aktualny cennik, otrzymuje powiadomienia o nowych produktach — bez odrębnej korespondencji z menedżerem.

Dokumentacja projektowa, specyfikacje techniczne, licencje do integracji. Partner widzi swoje projekty, zgłoszenia serwisowe, godziny wsparcia i osoby kontaktowe — wszystko zebrane w jednym miejscu zamiast rozsiane po korespondencji.

Wymiana dokumentów z agencjami kadrowymi, kandydatami na stanowisko, zewnętrznymi konsultantami HR. Bezpieczna wymiana CV, NDA, wyników testów — bez przesyłania poufnych plików pocztą elektroniczną.

Portal nie jest ograniczony do jednego typu kontrahenta. Kancelarie prawne, audytorzy, konsultanci, operatorzy logistyczni — każdy, kto regularnie wymienia z Państwem dokumenty, otrzymuje swój zabezpieczony panel. Role i widoczność konfiguruje się osobno dla każdego typu.

Kontrahent wgrywa i przegląda swoje dokumenty z kategoryzacją: umowy, protokoły odbioru, faktury, specyfikacje, inne. Pliki pozostają w Państwa SharePoint — portal pokazuje wyłącznie to, co należy do konkretnego kontrahenta. System weryfikuje uprawnienia przy każdym zapytaniu.

Kontrahent przegląda umowy w panelu, podpisuje KPE jednym kliknięciem, otrzymuje podpisaną kopię. Protokoły odbioru, akty wykonanych prac, certyfikaty — wszystko w jednym miejscu z pełną historią wersji.

Cykl podpisywania KP: z 2–4 tygodni do kilku godzin. Kontrahent przegląda PDF, komentuje, podpisuje KPE — status aktualizuje się natychmiast w CRM menedżera. Zgodność z art. 78¹ KC i eIDAS.

Dostawca przechodzi procedurę akredytacji przez portal: ankieta, dokumenty, weryfikacja. Menedżer otrzymuje pełny pakiet zweryfikowanych danych zamiast wymiany e-maili.

Klient widzi aktywne licencje, terminy wygaśnięcia, opcje przedłużenia. Powiadomienia o nadchodzącym wygaśnięciu — bez ręcznych przypomnień ze strony menedżera.

Kontrahent składa zgłoszenia bezpośrednio z panelu, śledzi status, widzi pozostałe godziny SLA. Historia wszystkich zgłoszeń dostępna w jednym miejscu.

Partnerzy i integratorzy mają dostęp do aktualnych specyfikacji, dokumentacji API, materiałów technicznych — bez wysyłania wiadomości z prośbą o najnowszą wersję.

Kontrahent przegląda faktury wystawione i otrzymane w jednym panelu. Integracja z KSeF (FA(3)) — od 1 kwietnia 2026 obowiązek dla wszystkich podatników VAT.

Konfigurowalne powiadomienia: nowy dokument, zmiana statusu, nadchodzące terminy. Kontrahent decyduje, co chce wiedzieć — bez bombardowania e-mailami.

Polski, angielski, ukraiński, niemiecki — 4 języki od pierwszego dnia. Kontrahent wybiera język przy logowaniu — portal zapamiętuje preferencję.

Pełna ścieżka audytu każdej operacji: kto wszedł, co przeglądał, co pobrał, kiedy podpisał. Dane gotowe do kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

Menedżer pracuje w znajomym interfejsie softXspace365 — zarządza rejestrem kontrahentów, nadaje dostępy, konfiguruje sekcje i publikuje ogłoszenia z tego samego systemu, w którym prowadzone są umowy i dokumenty.

Każdy typ kontrahenta widzi tylko to, co mu potrzeba: klient — umowy i licencje, dostawca — protokoły i dokumentację przetargową, partner — prowizje i pliki projektowe. Uprawnienia konfigurujemy osobno dla każdej roli.

Każdy kontrahent fizycznie nie ma dostępu do danych innego — nawet po poprawnym logowaniu. System weryfikuje uprawnienia przy każdym zapytaniu do danych. Pełna ścieżka audytu wszystkich operacji: kto wszedł, co przeglądał, co pobrał. Dane pozostają w Państwa Microsoft 365.

SharePoint (przechowywanie dokumentów), Teams (komunikacja z kontrahentami), Outlook (powiadomienia), Microsoft Entra ID (wcześniej Azure AD — MFA, DLP, szyfrowanie). Portal dziedziczy bezpieczeństwo Państwa subskrypcji M365.

Naturalne rozszerzenie ekosystemu: rodzina produktów softXspace365 (hub DMS), softXspace365.Contract (umowy w M365), softXspace365.CRM. Wszystkie produkty na tej samej licencji M365.

Certum (Asseco Data Systems) i mSzafir (KIR) — polscy kwalifikowani dostawcy usług zaufania (QTSP) na Polskiej Liście Zaufania (NCCert). Autenti — platforma agregująca podpisy kwalifikowane wielu QTSP (m.in. InfoCert, SimplySign, mSzafir). DocuSign i Acrobat Sign dla kontrahentów zagranicznych. Podpisywanie KP i umów bezpośrednio z panelu kontrahenta — zgodnie z eIDAS 910/2014 i eIDAS 2.0 (nr 2024/1183). Podpis kwalifikowany ma moc prawną równą dokumentowi papierowemu na mocy art. 78¹ KC.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) — obowiązek od 1 lutego 2026 dla podmiotów obrotem > 200 mln PLN, od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podatników VAT. Schemat FA(3). Portal pokazuje kontrahentowi jego faktury, integruje się z KSeF dla wymiany ustrukturyzowanych dokumentów księgowych.

Gotowe integracje z systemami enterprise: SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce oraz polskie systemy ERP — Comarch ERP XL, Comarch Optima, Comarch BPM (dawniej Comarch DMS, rebrand lipiec 2025), Symfonia, enova365. Dane zamówień, faktur i statusów płatności synchronizują się automatycznie — kontrahent widzi aktualny stan w portalu bez ręcznej aktualizacji.

Wbudowany kreator szablonów — kontrahent samodzielnie tworzy wnioski, zamówienia i specyfikacje we właściwym formacie. Szablony pozostają w Państwa SharePoint. Kontrahent wypełnił formularz — otrzymał gotowy PDF lub Word.

Menedżer przestaje być przekaźnikiem dokumentów. KP, umowy, protokoły, faktury — kontrahent znajduje wszystko sam w panelu. Skrzynka menedżera odzyskuje swoją funkcję komunikacyjną zamiast magazynu plików.

Dane osobowe kontrahenta (RODO — rozporządzenie UE 2016/679) nie opuszczają środowiska Microsoft 365 Państwa firmy. Wymogi RODO spełnione bez dodatkowych konfiguracji. Źródło: uodo.gov.pl.

Dokumenty pozostają w Państwa SharePoint, dane kontrahentów — w Państwa CRM. Portal jedynie udostępnia kontrahentowi jego część. Żadnego duplikowania, żadnych zewnętrznych baz danych, żadnych nowych punktów ryzyka.

Aby wpuścić kontrahenta bezpośrednio do SharePoint lub Teams, trzeba mieć osobne licencje lub guest-access z ryzykiem bezpieczeństwa. ClientPortal rozwiązuje to inaczej: kontrahent tworzy konto w portalu i loguje się — bez licencji Microsoft, bez guest-access. Stała opłata za tenant niezależna od liczby kontrahentów.

Klienci, dostawcy, dealerzy, partnerzy, kandydaci HR — wszystko w jednym portalu: rejestr kontrahentów z pełną historią, kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC). Każdy kontrahent widzi tylko swoje, nie wie o istnieniu innych.

KP trafia do Outlooka, dalej idzie do wewnętrznego zatwierdzającego, potem się gubi, potem kolejne przypomnienie. Własny zespół IT to długi cykl: brief, projekt, kodowanie, testy, wdrożenie. Portal gotowy w 1 tydzień — Państwo zaczynają od dnia pierwszego, nie od dnia setnego.

Umowy, protokoły odbioru, licencje — już są w SharePoint i CRM. Dane kontrahentów — w bazach Państwa firmy. ClientPortal nie tworzy duplikatu — portal jedynie udostępnia kontrahentowi jego część w tym samym M365.

Dane kontrahentów chronimy tak samo jak Państwa korporacyjna poczta: Microsoft Entra ID (wcześniej Azure AD), MFA, DLP, szyfrowanie. ISO 27001, SOC 2, RODO — objęte Państwa subskrypcją Microsoft 365. Portal dziedziczy te same standardy zgodności. Podpis kwalifikowany z Certum i mSzafir (oraz Autenti jako platforma agregująca QES) — zgodność z eIDAS i art. 78¹ KC.

Każda zewnętrzna SaaS-platforma to kolejna baza danych — i kolejny punkt przekazywania danych Państwa kontrahentów. Microsoft 365 — to środowisko, które już Państwa zespół IT zna i utrzymuje. Bez nowych kontraktów na utrzymanie infrastruktury.

Microsoft 365 obsługuje 30 użytkowników bez problemu, 1 000 użytkowników bez problemu, 100 000 użytkowników bez problemu. Państwa portal skaluje się razem z infrastrukturą M365 — bez przebudowy, bez migracji, bez dodatkowych kosztów infrastruktury.

Power Automate, Power BI, Logic Apps, Azure OpenAI, Teams Apps — wszystko już jest w Państwa M365 i działa z portalem od pierwszego dnia. Bez budowy nowych konektorów.

Microsoft 365 — 430+ mln użytkowników biznesowych na świecie, 90% firm Fortune 500. To nie jest ryzyko startupu, który zniknie z rynku za 2 lata. Portal działający w M365 ma gwarancję ciągłości na lata.