Portal samoobsługowy dla kontrahentów – w Microsoft 365

Produkty rodziny softXspace365 zapewniają klientom i zamawiającym dostęp do umów, protokołów odbioru, faktur, kluczy licencyjnych i godzin serwisowych. Klient samodzielnie odnajduje potrzebne dokumenty, sprawdza terminy ważności subskrypcji i pobiera protokoły – bez konieczności kontaktu z menedżerem czy przeszukiwania korespondencji.

Wymiana dokumentów, protokołów odbioru, specyfikacji oraz dokumentacji przetargowej. Dostawca widzi status zatwierdzenia swojej umowy, pobiera podpisane kopie oraz składa dokumenty do płatności – wszystko w jednym panelu.

Katalog cen, warunki partnerskie, prowizje, materiały marketingowe w jednym miejscu. Dealer widzi swoje statystyki sprzedaży, pobiera aktualny cennik oraz otrzymuje powiadomienia o nowych produktach – bez konieczności prowadzenia odrębnej korespondencji z menedżerem.

Dokumentacja projektowa, specyfikacje techniczne oraz licencje do integracji. Partner widzi swoje projekty, zgłoszenia serwisowe, godziny wsparcia i osoby kontaktowe – wszystko zebrane w jednym miejscu, a nie rozproszone w korespondencji.

Wymiana dokumentów z agencjami rekrutacyjnymi, kandydatami oraz zewnętrznymi konsultantami HR. Bezpieczna obsługa CV, NDA oraz wyników testów – bez konieczności przesyłania poufnych plików pocztą elektroniczną.

Portal nie ogranicza się do jednego rodzaju kontrahenta. Kancelarie prawne, audytorzy, konsultanci czy operatorzy logistyczni – każdy otrzymuje bezpieczny, dedykowany panel. Widoczność i uprawnienia są konfigurowane indywidualnie dla każdego typu partnera.

Kontrahent wgrywa i przegląda swoje dokumenty w podziale na kategorie: umowy, protokoły odbioru, faktury, specyfikacje oraz inne. Pliki pozostają w Państwa środowisku SharePoint – portal prezentuje wyłącznie dokumenty przypisane do danego kontrahenta. System każdorazowo weryfikuje uprawnienia przy dostępie do danych.

Kontrahent przegląda umowy w panelu, podpisuje KPE jednym kliknięciem, otrzymuje podpisaną kopię. Protokoły odbioru, akty wykonanych prac oraz certyfikaty dostępne są w jednym miejscu, wraz z pełną historią wersji dokumentów.

Cykl podpisywania ofert skraca się z 2–4 tygodni do kilku godzin. Kontrahent przegląda dokument PDF, dodaje komentarze i podpisuje go elektronicznie – status aktualizuje się natychmiast w systemie CRM menedżera. Rozwiązanie jest zgodne z art. 78¹ KC i eIDAS.

Dostawca przechodzi proces akredytacji w portalu: wypełnia ankietę, przekazuje dokumenty i przechodzi weryfikację. Menedżer otrzymuje kompletny, zweryfikowany pakiet danych zamiast wymiany wiadomości e-mail.

Klient widzi aktywne licencje, terminy ich wygaśnięcia oraz dostępne opcje przedłużenia. Otrzymuje powiadomienia o zbliżającym się końcu ważności – bez konieczności ręcznych przypomnień ze strony menedżera.

Kontrahent składa zgłoszenia bezpośrednio z panelu, śledzi status oraz widzi pozostały czas SLA. Historia wszystkich zgłoszeń dostępna w jednym miejscu.

Partnerzy i integratorzy mają dostęp do aktualnych specyfikacji, dokumentacji API oraz materiałów technicznych – bez konieczności wysyłania wiadomości z prośbą o najnowszą wersję.

Kontrahent przegląda faktury wystawione i otrzymane w jednym panelu. System integruje się z KSeF (FA(3)), wspierając obsługę e-faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami – od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowymi dla wszystkich podatników VAT.

Konfigurowalne powiadomienia: nowe dokumenty, zmiany statusu oraz nadchodzące terminy. Kontrahent decyduje, jakie informacje chce otrzymywać – bez nadmiaru wiadomości e-mail.

Polski, angielski, ukraiński i niemiecki – 4 języki dostępne od pierwszego dnia. Kontrahent wybiera język podczas logowania, a portal zapamiętuje jego preferencję.

Pełna ścieżka audytu każdej operacji: kto uzyskał dostęp, co przeglądał, co pobrał oraz kiedy podpisał dokument. Dane są gotowe do kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

Menedżer pracuje w znajomym interfejsie softXspace365 – zarządza rejestrem kontrahentów, nadaje uprawnienia, konfiguruje sekcje oraz publikuje ogłoszenia w tym samym systemie, w którym prowadzone są umowy i dokumenty.

Każdy typ kontrahenta widzi wyłącznie to, czego potrzebuje: klient – umowy i licencje, dostawca – protokoły i dokumentację przetargową, partner – prowizje i pliki projektowe. Uprawnienia konfigurowane są indywidualnie dla każdej roli.

Żaden kontrahent nie ma dostępu do danych innych użytkowników – nawet po poprawnym zalogowaniu. System weryfikuje uprawnienia przy każdym zapytaniu o dane. Zapewniona jest pełna ścieżka audytu wszystkich operacji: kto uzyskał dostęp, co przeglądał oraz co pobrał. Dane pozostają w Państwa środowisku Microsoft 365.

SharePoint (przechowywanie dokumentów), Microsoft Teams (komunikacja z kontrahentami), Outlook (powiadomienia), Microsoft Entra ID (wcześniej Azure AD – MFA, DLP, szyfrowanie). Portal dziedziczy model bezpieczeństwa Państwa subskrypcji Microsoft 365.

Naturalne rozszerzenie ekosystemu: rodzina produktów softXspace365 (hub DMS), softXspace365.Contract (zarządzanie umowami w Microsoft 365) oraz softXspace365.CRM. Wszystkie rozwiązania działają w ramach tego samego środowiska Microsoft 365 i wspólnego modelu licencjonowania.

Certum (Asseco Data Systems) i mSzafir (KIR) to polscy kwalifikowani dostawcy usług zaufania (QTSP) na Polskiej Liście Zaufania (NCCert). Autenti umożliwia agregację wielu dostawców podpisów (m.in. InfoCert, SimplySign, mSzafir), a DocuSign i Adobe Acrobat Sign obsługują kontrahentów międzynarodowych. Podpisywanie dokumentów odbywa się bezpośrednio w panelu kontrahenta, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS 910/2014 i eIDAS 2.0 (nr 2024/1183). W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego dokument zachowuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu (moc prawna równa dokumentowi papierowemu na mocy art. 78¹ KC).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – obowiązek od 1 lutego 2026 dla podmiotów o obrocie powyżej 200 mln PLN, a od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podatników VAT. Schemat FA(3). Portal udostępnia kontrahentowi jego faktury, integruje się z KSeF w zakresie wymiany ustrukturyzowanych dokumentów księgowych.

Gotowe integracje z systemami enterprise: SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce oraz polskie systemy ERP – Comarch ERP XL, Comarch Optima, Comarch BPM (dawniej Comarch DMS, rebrand lipiec 2025), Symfonia, enova365. Dane zamówień, faktur i statusów płatności synchronizują się automatycznie – kontrahent zawsze widzi aktualne dane w portalu bez ręcznej aktualizacji.

Wbudowany kreator szablonów – kontrahent samodzielnie tworzy wnioski, zamówienia i specyfikacje we właściwym formacie. Szablony pozostają w Państwa środowisku SharePoint. Po wypełnieniu formularza kontrahent automatycznie otrzymuje gotowy dokument w formacie PDF lub Word.

Menedżer nie musi już pełnić roli pośrednika w przekazywaniu dokumentów. Oferty, umowy, protokoły czy faktury – kontrahent samodzielnie znajduje wszystkie dokumenty w panelu klienta. Skrzynka e-mail menedżera odzyskuje swoją właściwą funkcję komunikacyjną, zamiast służyć jako magazyn plików.

Dane osobowe kontrahentów (RODO – rozporządzenie UE 2016/679) pozostają w środowisku Microsoft 365 Państwa firmy i nie są przesyłane poza organizację. Zgodność z wymogami RODO jest zapewniona bez konieczności dodatkowej konfiguracji. Źródło: uodo.gov.pl.

Dokumenty są przechowywane w Państwa SharePoint, a dane kontrahentów pozostają w Państwa systemie CRM. Portal jedynie udostępnia kontrahentowi przypisane mu zasoby. Bez duplikowania danych, bez zewnętrznych baz danych i bez dodatkowych punktów ryzyka.

Udostępnienie kontrahentowi bezpośredniego dostępu do SharePoint lub Teams zwykle wymaga dodatkowych licencji albo dostępu gościnnego, który może generować dodatkowe ryzyka bezpieczeństwa. ClientPortal działa inaczej – kontrahent zakłada konto w portalu i loguje się bez potrzeby korzystania z licencji Microsoft ani dostępu gościnnego. Stała opłata za tenant pozostaje niezależna od liczby kontrahentów.

Klienci, dostawcy, dealerzy, partnerzy, kandydaci HR – wszystkie grupy kontrahentów w jednym portalu. Centralny rejestr kontrahentów z pełną historią współpracy oraz kontrolą dostępu opartą na rolach (RBAC). Każdy kontrahent ma dostęp wyłącznie do swoich danych i dokumentów, bez wglądu w informacje dotyczące innych podmiotów.

Oferta trafia do Outlooka, następnie do wewnętrznego procesu akceptacji, później ginie w korespondencji, a cały proces wymaga kolejnych przypomnień. Własne rozwiązanie IT to miesiące pracy: analiza, projekt, development, testy i wdrożenie. Gotowy portal można uruchomić w tydzień – Państwo korzystają z rozwiązania od pierwszych dni, zamiast czekać miesiącami na zakończenie projektu.

Umowy, protokoły odbioru i licencje są przechowywane w SharePoint oraz systemie CRM. Dane kontrahentów pozostają w bazach Państwa firmy. ClientPortal nie tworzy duplikatów – jedynie udostępnia kontrahentowi przypisane mu zasoby w ramach tego samego środowiska Microsoft 365.

Dane kontrahentów są chronione tak samo jak Państwa korporacyjna poczta – w oparciu o Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD), MFA, DLP oraz szyfrowanie. ISO 27001, SOC 2, RODO – objęte Państwa subskrypcją Microsoft 365. ClientPortal dziedziczy te same mechanizmy bezpieczeństwa i zgodności. Podpis kwalifikowany realizowany jest poprzez Certum i mSzafir (oraz Autenti jako platforma agregująca QES) – zgodnie z eIDAS oraz art. 78¹ Kodeksu cywilnego.

Każda zewnętrzna platforma SaaS oznacza kolejną bazę danych – i dodatkowy punkt przepływu danych Państwa kontrahentów. Microsoft 365 – to środowisko, które już Państwa zespół IT zna i utrzymuje. Bez konieczności wdrażania nowych kontraktów na utrzymanie infrastruktury.

Microsoft 365 bez problemu obsługuje zarówno 30, 1 000, jak i 100 000 użytkowników. Państwa portal skaluje się wraz z infrastrukturą Microsoft 365 – bez konieczności przebudowy, migracji czy dodatkowych kosztów infrastruktury.

Power Automate, Power BI, Logic Apps, Azure OpenAI, Teams Apps – wszystko już jest w Państwa środowisku Microsoft 365 i może współpracować z portalem od pierwszego dnia. Bez konieczności budowy nowych konektorów.

Microsoft 365 – 430+ mln użytkowników biznesowych na świecie, 90% firm Fortune 500. To nie ryzyko startupu, który może zniknąć z rynku za 2 lata, lecz stabilna platforma klasy enterprise. Portal działający w Microsoft 365 zapewnia ciągłość, bezpieczeństwo i rozwój na lata.