System zarządzania umowami w Microsoft 365

Całe archiwum umów – w dwóch kliknięciach. Pełna historia działań, wersje, powiązane pliki i metadane zapewniają szybki dostęp do potrzebnych informacji.

Pełna karta każdego partnera: dane, role, akredytacje, dokumenty rejestrowe oraz historia współpracy. Import i eksport danych z Excela oraz systemów zewnętrznych dostępny w zaledwie dwóch kliknięciach.

Twórz procesy o dowolnym poziomie złożoności – sekwencyjne, równoległe lub mieszane. Zapisuj je jako szablony i uruchamiaj jednym kliknięciem.

Każdy typ kontrahenta może mieć własny proces weryfikacji. Jednorazowa konfiguracja ścieżki akceptacji wystarczy, aby system automatycznie realizował kolejne kroki procesu.

Edytujcie umowę jednocześnie w jednym pliku Word, komentujcie poszczególne akapity i prowadźcie czat bezpośrednio przy dokumencie. Kontrola wersji i uprawnień dostępna 24/7.

Szablon DOCX/XLSX + karta dokumentu = gotowa umowa w kilka minut. Biblioteka szablonów staje się aktywem, który pozwala zaoszczędzić godziny pracy działu prawnego.

Word, Excel, PowerPoint, PDF – otwieraj i edytuj dokumenty bezpośrednio w systemie. Bez potrzeby instalowania pakietu Office lokalnie.

Połącz umowę z protokołami, fakturami, aneksami, specyfikacjami i ofertami handlowymi. Otwieraj cały komplet dokumentów z poziomu jednej karty.

Wszystkie wersje dokumentów są automatycznie zapisywane, a poprzednie można przywrócić jednym kliknięciem. Przypadkowe usunięcie lub błędna edycja przestają być problemem.

Wskaż w karcie dokumentu miejsce przechowywania wersji papierowej oraz osobę odpowiedzialną. Otwórz kartę i znajdź oryginał w sejfie w zaledwie 2 minuty.

System przypomni o przedłużeniu z miesięcznym wyprzedzeniem – zanim będzie za późno. Dla każdego typu dokumentu możesz ustawić własne reguły i osoby odpowiedzialne.

Automatyczne powiadomienia w Outlooku lub Teams – uruchamiane według daty, zdarzenia lub określonych warunków. Konfiguruj własne szablony powiadomień: treść, przyciski i linki do karty dokumentu.

Podłącz usługę podpisu elektronicznego i podpisuj dokumenty bezpośrednio w systemie. Zachowaj pełny skutek prawny oraz wizualizację podpisu na dokumencie.

System automatycznie określi ścieżkę akceptacji na podstawie typu dokumentu, kwoty, waluty lub kierunku procesu. Standardowe scenariusze działają bez konieczności ręcznego wyboru za każdym razem.

Kto, kiedy, z jakim komentarzem, na jakim etapie – pełna historia działań zapisywana wraz ze znacznikami czasu. Pełny ślad audytowy dostępny na potrzeby każdej kontroli.

Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów, zapisane filtry, grupowanie danych oraz eksport do Excela. Znajdź umowę z 2019 roku po frazie „kara 5%" szybciej niż otworzysz sejf.

Kreator raportów z eksportem do Excela oraz dashboardy Power BI dla zarządu: obrót z kontrahentami, obciążenie działu prawnego i konwersja etapów akceptacji.

Eksportuj rejestry, wyniki wyszukiwania i dowolne zestawy danych do Excela jednym kliknięciem. Twórz raporty, prowadź analizy i łatwo wymieniaj dane z partnerami.

Typy dokumentów, rodzaje kontrahentów, formy prawne, kierunki działalności, role – wszystko skonfigurujesz zgodnie z własnymi procesami, bez angażowania programisty.

Elastyczne zarządzanie uprawnieniami na poziomie ról, grup, dokumentów oraz pól. Pełna integracja z Microsoft Entra ID oraz obsługa jednokrotnego logowania Single Sign-On dostępna od pierwszego dnia wdrożenia.

Każde działanie użytkownika jest zapisywane i dostępne do wglądu. Przeglądaj historię według modułu, użytkownika lub dokumentu oraz twórz raporty audytowe dla ISO, SOX, RODO.

Pełna praca z telefonu, tabletu lub laptopa. Akceptowanie umów i realizacja zadań w podróży to codzienność, a nie wyjątek.

Standardowy interfejs SharePoint i Office – dobrze znany użytkownikom od pierwszego dnia pracy. Bez potrzeby dodatkowych szkoleń – pierwszą umowę można utworzyć już w dniu wdrożenia.

Low-code/no-code: zmieniaj nazwy pól, atrybuty kart i procesy biznesowe bez angażowania programistów. Ponad 100 konektorów Power Automate umożliwia łatwą integrację z innymi systemami i usługami.

Kolory, logo i styl interfejsu można dopasować do identyfikacji wizualnej organizacji. Dzięki temu system wygląda jak naturalna część ekosystemu firmy, a nie typowe gotowe rozwiązanie.

4 języki interfejsu dostępne od razu: EN, DE, PL i UK. Każdy użytkownik może samodzielnie wybrać preferowany język.

Gotowy katalog procesów pozwala wdrażać i uruchamiać procesy nawet 10 razy szybciej. Akceptacja umów może skrócić się z 2–3 tygodni do nawet 1 godziny. Automatyzacja pomaga ograniczyć straty operacyjne nawet o 50%, obniżyć koszty administracyjne do 30% oraz zapewnić pełną kontrolę nad zobowiązaniami i terminami ich przedłużenia w czasie rzeczywistym.

Zespół może wspólnie pracować nad umowami bezpośrednio w Microsoft Teams – bez przełączania się między aplikacjami. Edycja online, komentarze, czat i połączenia są dostępne bezpośrednio przy dokumencie. Dostęp 24/7 z dowolnego urządzenia wspiera efektywną pracę zdalną i hybrydową.

Gotowe szablony umów, protokołów, faktur i aneksów opracowane zgodnie z najlepszymi praktykami biznesowymi i prawnymi. Ujednolicone ścieżki akceptacji i podpisu elektronicznego (QES) zapewniają spójność procesów w całej organizacji. Dowiedz się więcej o rozwiązaniu do zarządzania umowami.

Wszystkie umowy i dokumenty powiązane są przechowywane w Microsoft 365 SharePoint z wykorzystaniem szyfrowania, kontroli dostępu opartej na rolach oraz pełnego dziennika audytu. Elastyczna struktura katalogów, tagowanie i metadane umożliwiają szybkie, uporządkowane wyszukiwanie dokumentów i informacji.

Automatycznie monitoruj etapy akceptacji, otrzymuj przypomnienia o ważnych terminach oraz alerty o wygasających umowach i konieczności ich przedłużenia. Dashboardy i raporty zapewniają pełną kontrolę nad zobowiązaniami, terminowością działań oraz realizacją procesów, a także 100% realizacji warunków umów.

Gotowy moduł: start w 1 dzień przez Microsoft Marketplace, bez długotrwałych projektów IT. Rozwiązanie należy do rodziny softXspace365 w Microsoft 365, łatwo rozszerza się dzięki Power Automate i Power Apps oraz integruje z systemami ERP i CRM za pośrednictwem API. Wdrożenie i wsparcie realizuje Microsoft Partner z ponad 25-letnim doświadczeniem.

Pełna integracja z ekosystemem Microsoft 365: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel i Power BI. Microsoft Entra ID zapewnia jednokrotne logowanie (Single Sign-On), zaawansowane zarządzanie uprawnieniami oraz korporacyjny poziom bezpieczeństwa.

Integracja z ERP, CRM, systemami księgowymi i portalami biznesowymi przez REST API. Gotowe konektory do SAP, Salesforce, Comarch, Symfonia oraz Microsoft Dynamics NAV i Dynamics 365 dostępne od razu po wdrożeniu.

Integracja z Google Workspace (Drive, Gmail, Calendar, Meet), usługami weryfikacji kontrahentów oraz platformami do elektronicznej wymiany dokumentów – wszystko dostępne w jednym miejscu.

OCR automatycznie przekształca zeskanowane dokumenty w tekst, który można przeszukiwać i analizować. Skanowanie strumieniowe oraz obsługa kodów kreskowych i QR pozwalają szybko przenieść papierowe archiwum do świata cyfrowego bez ręcznego przepisywania danych.

Autenti, mSzafir, SimplySign, DSS, Adobe Acrobat Sign i DocuSign – podpisuj dokumenty za pomocą rozwiązania najlepiej dopasowanego do potrzeb Twojej organizacji. Obsługa chmurowego przechowywania certyfikatów oraz elastyczna konfiguracja wizualizacji podpisu na dokumencie.

Centra danych Microsoft spełniają wymagania norm ISO 27001, SOC 2 oraz RODO. Szyfrowanie danych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), ochrona przed utratą danych (DLP) oraz zaawansowane mechanizmy ochrony przed zagrożeniami są dostępne w ramach Microsoft 365.

Scentralizowane przechowywanie dokumentów z dostępem z dowolnego urządzenia i miejsca. Automatyczne kopie zapasowe, georeplikacja oraz wysoka dostępność usług zapewniają ciągłość pracy i bezpieczeństwo danych.

Ponad 300 milionów użytkowników biznesowych oraz 90% firm z listy Fortune 500 korzysta z Microsoft 365. To sprawdzony ekosystem, który nieustannie się rozwija i wyznacza standardy dla nowoczesnych środowisk pracy.

Teams, SharePoint, OneDrive – narzędzia, z których zespoły korzystają każdego dnia. Dokumenty, czaty, połączenia, wideokonferencje są dostępne w jednym środowisku pracy – bez przełączania między aplikacjami.

Jedna licencja zamiast 5–7 oddzielnych usług. Automatyczne aktualizacje, zero kosztów utrzymania serwerów oraz przewidywalny model subskrypcyjny pomagają ograniczyć wydatki IT.

+150% efektywności zespołu. Krótszy onboarding i znajome środowisko pracy pomagają nowym pracownikom szybciej osiągać samodzielność oraz efektywnie realizować codzienne zadania.