Vertragsmanagement-System für Microsoft 365

Das gesamte Vertragsarchiv – in zwei Klicks. Vollständige Aktionshistorie, Versionen, verknüpfte Dateien und Metadaten für strukturierte Suche.

Vollständige Karte jedes Partners: Stammdaten, Akkreditierungsrollen, Gründungsdokumente, Kooperationshistorie. Import aus Excel und externen Systemen, Export in zwei Klicks.

Bauen Sie einen Prozess beliebiger Komplexität – sequenziell, parallel, kombiniert. Speichern Sie ihn als Vorlage und rufen Sie ihn mit einem Klick auf.

Jede Rolle eines Vertragspartners – ein eigener Prüfprozess. Konfigurieren Sie die Akkreditierungskette einmal, weiter führt das System sie automatisch aus.

Bearbeiten Sie den Vertrag zu zweit in einer Word-Datei, kommentieren Sie über dem Absatz, führen Sie Chat direkt über dem Dokument. Versions- und Rechtekontrolle – 24/7.

DOCX/XLSX-Vorlage + Dokumentkarte = fertiger Vertrag in Minuten. Die Vorlagenbibliothek wird zum Asset, das Anwaltsstunden spart.

Word, Excel, PowerPoint, PDF – werden direkt im System geöffnet und bearbeitet. Office muss nicht lokal installiert werden.

Verknüpfen Sie den Vertrag mit seinen Protokollen, Rechnungen, Nachträgen, Spezifikationen und Angeboten. Öffnen Sie das ganze Paket aus einer Karte.

Alle Versionen werden gespeichert, frühere können mit einem Klick wiederhergestellt werden. Versehentliches Löschen oder misslungene Bearbeitung – kein Problem mehr.

Geben Sie in der Karte den Aufbewahrungsort des Papiers und die verantwortliche Person an. Karte geöffnet – Original im Tresor in 2 Minuten gefunden.

Das System erinnert an die Verlängerung einen Monat im Voraus, nicht im Nachhinein. Für jeden Dokumenttyp – eigene Regeln und Verantwortliche.

Trigger in Outlook oder Teams – nach Datum, Ereignis oder Bedingung. Benachrichtigungsvorlagen: Ihr Text, Buttons, Links zur Karte.

Schließen Sie den Signaturservice an – erhalten Sie volle Rechtskraft mit Visualisierung der Signatur direkt auf dem Dokument.

Das System bestimmt die Freigaberoute nach Dokumenttyp, Betrag, Währung oder Richtung selbst. Typische Szenarien – ohne manuelle Auswahl jedes Mal.

Wer, wann, mit welchem Kommentar, in welcher Phase – die gesamte Chronologie mit Zeitstempeln gespeichert. Fertige Audit-Spur für jede Prüfung.

Volltextsuche in Dokumenten, gespeicherte Filter, Gruppierung, Export nach Excel. Finden Sie einen Vertrag von 2019 nach dem Satz „Vertragsstrafe 5%" schneller, als Sie den Tresor öffnen.

Berichts-Konstruktor mit Export nach Excel, Power BI-Dashboards für die Geschäftsführung: Umsatz mit Vertragspartnern, Auslastung der Rechtsabteilung, Konversion der Freigabephasen.

Register, Suchergebnisse, beliebige Auswahl – mit einem Klick in eine Tabelle. Für Reporting, Analyse oder Austausch mit Partnern.

Dokumenttypen, Vertragspartnertypen, Rechtsformen, Tätigkeitsbereiche, Rollen – alles konfigurierbar für Ihre Prozesse, ohne Entwickler.

Flexible Zugriffsrechte auf Ebene von Rollen, Gruppen, Dokumenten oder Feldern. Vollständige Integration mit Azure Active Directory – Single Sign-On out-of-the-box.

Jede Benutzeraktion wird aufgezeichnet. Sehen Sie die Historie nach Produkt, Benutzer oder Dokument ein, erstellen Sie Audit-Berichte für ISO, SOX, DSGVO.

Vollständige Arbeit von Telefon, Tablet oder Laptop. Vertragsfreigabe unterwegs – Realität, keine Marketingversprechung.

Standard-Oberfläche von SharePoint und Office – die der Mitarbeiter bereits kennt. Null Schulung, erster Vertrag am Einführungstag.

Low-Code/No-Code: ändern Sie Feldnamen, Kartenattribute und Geschäftsprozesse ohne Entwickler. Über 100 Power Automate-Konnektoren für Integrationen.

Farben, Logo, Stile – das System sieht aus wie Ihr Produkt, nicht wie eine Standardlösung von der Stange.

4 Oberflächensprachen out-of-the-box: EN, DE, PL, UK. Jeder Benutzer wählt seine eigene.

Der vorgefertigte Prozesskatalog beschleunigt die Arbeit um das 10-fache. Vertragsfreigabe: von 2–3 Wochen auf 1 Stunde. Operative Verluste – minus 50%, administrative Kosten – minus 30%. Kontrolle von Verpflichtungen und Verlängerungen in Echtzeit.

Das Team arbeitet gleichzeitig an Verträgen in Microsoft Teams – ohne Wechsel zwischen Anwendungen. Online-Bearbeitung, Kommentare, Chat und Anrufe über dem Dokument. 24/7-Zugriff für Remote-Mitarbeiter von jedem Gerät.

Fertige Vorlagen für Verträge, Protokolle, Rechnungen und Nachträge mit juristischer Expertise. Einheitliche Freigabe- und QES-Signaturrouten für die gesamte Organisation. Mehr über die Lösung für Vertragsmanagement.

Alle Verträge und Begleitdokumente in Microsoft 365 SharePoint gespeichert mit Verschlüsselung, rollenbasiertem Zugriff und vollständigem Audit-Log. Flexible Struktur, Tagging und Metadaten für strukturierte Suche nach jedem Kriterium.

Automatisches Tracking der Freigabephasen, Deadline-Erinnerungen, Alerts zum Vertragsende und nötigen Verlängerungen. Dashboards zur Teamauslastung und Verpflichtungskontrolle – 100% Erfüllung der Vertragsbedingungen.

Einsatzbereites Modul: Start in 1 Tag über Microsoft Marketplace, ohne lange IT-Projekte. Gehört zur softXspace365-Familie in Microsoft 365, erweitert sich leicht über Power Automate und Power Apps, Integrationen mit ERP/CRM über API. Unterstützung durch zertifizierten Microsoft Partner mit 25+ Jahren Erfahrung.

Vollständige Integration in das Microsoft 365-Ökosystem: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Power BI. Azure AD – Single Sign-On, Rollenmodell, Unternehmenssicherheit.

Verbinden Sie ERP, CRM, Buchhaltungssysteme und Portale über REST API. SAP, Salesforce, DATEV, Microsoft Dynamics NAV/365 – Standardkonnektoren out-of-the-box.

Integration mit Google Workspace (Drive, Gmail, Calendar, Meet), Diensten zur Vertragspartnerprüfung, Plattformen für rechtlich relevanten Dokumentenaustausch – alles in einem Fenster.

OCR wandelt Scans in durchsuchbaren Text um. Stapel-Scanning, Arbeit mit QR- und Barcodes – das Papierarchiv wird ohne manuelle Eingabe digitalisiert.

D-Trust, sign-me, DSS, Adobe Sign, DocuSign – signieren Sie mit dem Schlüssel, der für Sie bequem ist. Cloud-Speicherung der Schlüssel + flexible Visualisierung der Signatur auf dem Dokument.

Microsoft-Rechenzentren mit Zertifizierungen ISO 27001, SOC 2, DSGVO. Verschlüsselung, MFA, DLP, Schutz vor Bedrohungen – alles in der M365-Lizenz enthalten.

Zentralisierte Speicherung mit Zugriff von jedem Gerät. Null Downtime bei Updates, automatische Backups, Georeplikation.

Über 300 Millionen Geschäftsanwender und 90% der Fortune 500-Unternehmen haben Microsoft 365 gewählt. Ein Ökosystem, das sich schneller entwickelt als jede Alternative.

Teams, SharePoint, OneDrive – Tools, in denen das Team bereits lebt. Dokumente, Chats, Anrufe, Videokonferenzen – ohne Wechsel zwischen Anwendungen.

Eine Lizenz statt 5–7 separater Dienste. Automatische Updates, null Serverkosten, planbares Abonnementmodell.

+150% Teamproduktivität. Vertraute Oberfläche beschleunigt das Onboarding – der neue Mitarbeiter ist ab der ersten Woche produktiv.