B2B-Portal für Kunden und Partner

Auf dem Webportal kann sich jeder Ihrer Geschäftspartner selbst registrieren und ein persönliches Konto anlegen, um mit Ihrem Unternehmen zu interagieren. Sie können Geschäftspartner auch nur selbst einladen, wenn Sie den öffentlichen Zugang zum Portal beschränken möchten.
Für die Registrierung und Autorisierung stehen zusätzliche MFA-Identifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung (QES, SMS, E-Mail, etc.), um den Schutz des Kontos zu gewährleisten

Jeder Geschäftspartner erhält ein persönliches Konto, über das er schnell und sicher alle Dokumente mit Ihrem Unternehmen austauschen kann und alle notwendigen Informationen wie Nachrichten, Ankündigungen, Sonderangebote usw. erhält. In diesem Konto werden alle zugehörigen Dokumente aufbewahrt und alle Aufgaben und Erinnerungen konsolidiert. Ein Geschäftspartner im Agrarsektor kann beispielsweise Rechnungen im Zusammenhang mit dem Verkauf von Feldfrüchten und dem Kauf von Geräten problemlos verwalten, was die Effizienz der Finanztransaktionen mit unserer Agrarsoftware verbessert.
Der Administrator des Geschäftspartners hat die Möglichkeit, verantwortliche Mitarbeiter hinzuzufügen, z. B. für die Unterzeichnung und Freigabe von Dokumenten. Im persönlichen Aktenschrank kann der Geschäftspartner auch ein Profil einrichten, Kontaktinformationen hinzufügen, den aktuellen Status und die Rolle überprüfen, Anweisungen einsehen oder den Service Desk des Unternehmens nutzen

Manchmal müssen Sie vor der vollständigen Interaktion mit einem Geschäftspartner Verifizierungsverfahren durchführen, z. B. bei Finanz-, Rechts- oder Sicherheitsservices von Unternehmen. Mit Hilfe des Portals können Ihre Kunden, Lieferanten oder Partner diese Verfahren problemlos durchlaufen - sie müssen nur alle erforderlichen Informationen über ihr Unternehmen und seine Eigentümer angeben, Dokumente anhängen und eine Richtung für die künftige Zusammenarbeit wählen. Darüber hinaus wird dieser Prozess durch die Integration mit Geschäftspartner-Prüfdiensten (YouControl) einfacher und bequemer

Das Produkt bietet alles Notwendige für eine bequeme Arbeit mit Dokumenten in allen Phasen der Interaktion mit den Geschäftspartnern. Sie werden in der Lage sein, Dokumente mit einer digitalen Signatur zu unterzeichnen und Dokumente in Minutenschnelle auszutauschen, Dokumente online direkt im System zu bearbeiten und zu überprüfen, ohne dass Sie zusätzliche Software installieren müssen. Es gibt auch eine Versionsverfolgung und eine Überwachung der Änderungshistorie von Dokumenten, die es Ihnen ermöglicht, eine verlorene Datei wiederherzustellen oder die Verfasser von Änderungen zu sehen. Darüber hinaus können alle Dokumente miteinander verbunden werden, um eine komplexe Bearbeitung aller erforderlichen Informationen zu ermöglichen

Rund um die Uhr Zugriff auf alle Dokumente von jedem Gerät und jedem Ort mit Internetzugang. Sie können Dokumente erstellen, freigeben und unterzeichnen, Beschlüsse fassen, Aufgaben ausführen oder einfach alle erforderlichen Informationen zu einem günstigen Zeitpunkt einsehen. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist auch ein Export der Dokumentendatenbank, nur einer separaten Liste oder der Suchergebnisse zur späteren Bearbeitung nach Excel möglich

Die Mitarbeiter können dank des flexiblen Designers einen beliebig komplexen Freigabeprozess erstellen, einschließlich einer einfachen Auswahl des Freigabetyps (sequentiell, parallel, gemischt), Bestimmung der freigebenden Personen und Einrichtung von Stufenparametern. Bei typischen Dokumenten können vordefinierte Genehmigungsvorlagen verwendet werden, in denen automatische Definitionen von Freigabe- oder Akkreditierungswegen (Stufen, Benutzer, Reihenfolge) nach einer Reihe von Bedingungen (Dokumententyp, Währung, Betrag, Branche) konfiguriert werden. Darüber hinaus werden alle Ereignisse im Lebenszyklus des Dokuments in der Aktionshistorie gespeichert, einschließlich Datum, Uhrzeit und Kommentare

Diskutieren Sie wichtige Fragen und hinterlassen Sie Kommentare nicht nur in der angehängten Datei, sondern auch auf der Dokumentenkarte. Tauschen Sie Kommentare zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Geschäftspartner einfach und bequem online in jeder Phase der Dokumentenbearbeitung aus. Alle Kommentare und Antworten werden in einer einfachen Baumansicht angezeigt, wobei der Zugriff auf einige Kommentare eingeschränkt sein kann

Automatisieren Sie rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow mit Ihren Vertragspartnern vollständig - durch das Signieren von Dokumenten mit digitalen Signaturen sowohl auf Ihrer Unternehmensseite als auch auf der Seite des Vertragspartners. Das System unterstützt die Möglichkeit, zusätzliche Unterzeichner zuzuweisen, um mehrere digitale Signaturen beizufügen, und Aktionen auf mehreren Dokumenten, einschließlich digitaler Stapelsignaturen. Sie können jederzeit die Liste der Unterzeichner des Dokuments mit Angabe des Status und des Datums der Unterzeichnung einsehen, die angehängten digitalen Signaturen überprüfen und eine Datei mit digitalen Signaturen (P7S) oder das Dokument mit eingeblendeter Visualisierung der digitalen Signaturen herunterladen

Um sicherzustellen, dass die Felder korrekt ausgefüllt oder die beigefügten Dokumente vollständig sind, haben wir eine praktische Checkliste mit Indikatoren erstellt. So können Sie leicht die Vollständigkeit der erhaltenen Akkreditierungsunterlagen, das Vorhandensein eines vollständigen Lastenheftes, von Akten oder zusätzlichen Vertragsunterlagen kontrollieren. Sie können auch die Richtigkeit der ausgefüllten Formularfelder oder das Vorhandensein elektronischer Signaturen überprüfen und diese kommentieren. Zudem unterstützt unser System die digitale Rechnungsverarbeitung, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen korrekt und effizient bearbeitet werden.

Während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments können Sie online mit Ihrem Team zusammenarbeiten: Bearbeiten, Überprüfen, Kommentieren und Konsolidieren von Änderungen

Ermöglichen Sie Ihren Geschäftspartnern den Zugriff auf eine Vorlagensammlung für beliebige Dokumente (typische Verträge, Rechnungen, Urkunden, Bestellungen, Geschäftsvorschläge, Spezifikationen usw.). Dank der praktischen Vorlagen (DOCX, XLSX) wird die Erstellung eines neuen Dokuments erheblich vereinfacht, und das automatische Ausfüllen von Feldern aus der Dokumentenkarte macht diesen Prozess bequemer und schneller als je zuvor

Konfigurieren Sie Verbindungen zwischen Dokumentenkarten oder Dateien für einen permanenten Zugriff auf alle Informationen. So können Sie beispielsweise Aufträge mit Stornierungen, Protokolle mit den Aufgaben auf den Leistungszetteln, eingehende Dokumente mit ausgehenden Dokumenten oder sogar Ausschreibungsanträge mit allen zugehörigen Dokumenten und zusätzlichen Dateien verknüpfen

Sie haben die Möglichkeit, alle Versionen eines Dokuments während der Arbeit daran aufzubewahren. Dies ermöglicht den Zugriff auf die benötigte Version eines Dokuments, ohne dass man in E-Mails oder auf dem Desktop nach der erforderlichen Version suchen oder sie von Grund auf neu erstellen muss

Sie werden in der Lage sein, die Ausführung der erforderlichen Aktionen, Aufgaben und Fristen für den Austausch von Dokumenten mit Ihren Vertragspartnern effizient zu steuern. Beschleunigen Sie die Ausführung von Aufgaben zur Unterzeichnung, Genehmigung, Verfeinerung und Verlängerung von Dokumenten mit Hilfe von effektiven Überwachungs- und Erinnerungsfunktionen. Mit der Funktion der zyklischen Steuerung können Sie wiederkehrende Aufgaben und Ereignisse überwachen, wie z.B. Vertragsverlängerung, Rechnungsstellung, Abgabe von Spezifikationen oder Bestellungen

Eine flexible und multifunktionale Suche ermöglicht es Ihnen, benötigte Dokumente und Aufgaben leicht zu finden, was durch die Volltextsuche im Dokumenteninhalt besonders komfortabel ist. Außerdem ist es möglich, Dokumente nicht nur auf der Systemebene als Ganzes, sondern in separaten Kategorien zu suchen, Filter nach Attributen zu setzen und zu speichern, Elemente zu sortieren und zu gruppieren und auch Suchergebnisse nach Excel zu exportieren

Für die Administration gibt es ein Funktionsmodul, mit dem Sie das Portal, die Konten der Geschäftspartner, den Inhalt und vieles mehr verwalten können.
Administratoren können Klassifizierungen und Aufzeichnungen einrichten, Geschäftspartner einladen und registrieren, Verzeichnisse der Geschäftspartner und ihrer Bevollmächtigten erstellen, Systemereignisse prüfen und Benutzeraktionen verfolgen. Es besteht auch die Möglichkeit, Rollenmodelle zu verwalten, z. B. den Zugang zu gewähren oder einzuschränken und persönliche Daten oder Benutzerpasswörter zu ändern.
Darüber hinaus können Sie Akkreditierungsdokumente und Referenzinformationen verwalten, verantwortliche Personen angeben und den Inhalt des Geschäftspartnerkontos entsprechend der Rolle des Bevollmächtigten einrichten

Das Register enthält vollständige Informationen über jeden Ihrer Geschäftspartner, deren Details oder persönliche Daten. Hier können Sie Kontaktinformationen wie Adressen, Telefonnummern von Vertretern oder Kontaktpersonen usw. abrufen

Einfache Einstellung der im System verfügbaren Funktionen für verschiedene Benutzergruppen, flexible Konfiguration von Benutzerrechten und Zugriffsrichtlinien,  Trennung von Benutzerbefugnissen und vollwertige Azure Active Directory-Unterstützung

Die Aufbewahrung der detaillierten Historie im System gibt Ihnen die Möglichkeit, Daten über das gesamte System oder für einen einzelnen Benutzer einzusehen und Auditberichte zu erstellen. Es werden alle Informationen über die Dokumentenverarbeitung gespeichert: der Verlauf des Freigabeprozesses, die Unterzeichnung, die Ausführung von Aufgaben, die Kontrolle, die Speicherung und die Kommentierung mit genauen Zeitstempeln. Das System speichert alle Dokumentversionen gleichzeitig, so dass Sie sich keine Sorgen über den Verlust wichtiger Informationen machen müssen und jederzeit die vorherige Version des Dokuments wiederherstellen können. Zusätzlich unterstützt das System die elektronische Rechnungsverarbeitung, um eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung aller finanziellen Transaktionen zu gewährleisten

Erstellen Sie Ihre eigenen informationsanalytischen Berichte anhand der Dokumente, exportieren Sie Berichte nach Excel und verwenden Sie Dashboards, um die Daten zu visualisieren und die Schlüsselindikatoren für Aktivität, Effizienz, Arbeitsbelastung der Mitarbeiter usw. zu verstehen

Systematisierte Darstellung von Informationen in einer Standard-Benutzeroberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. 100% einsetzbar auf mobilen oder anderen Geräten, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen

Anpassung der Oberfläche und Möglichkeit der vollständigen Adaption an Ihr Brand-Book, inkl. individueller Konfigurierbarkeit von Darstellung und Aussehen des Produkts

Konfiguration der Bezeichnung von Systemelementen, Kartenattributen und Geschäftsprozessen ohne Coding, mit Low-Code/No-Code-Tools. Möglichkeit, die meisten Systemverzeichnisse individuell zu konfigurieren, z. B. Dokumentenarten, Eingangsformen und -typen, Gegenstände, Vertragspartnertypen, Benutzergruppen usw.

Unterstützung einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche (DE, EN, PL, UA), Einstellung verschiedener vom Benutzer bevorzugter Sprachen 

Das softXspace-Kundenportal ermöglicht es Ihnen, alle Interaktionsprozesse mit Geschäftspartnern zu automatisieren, was zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten, einer Verringerung der Einbußen beim operativen Ergebnis um bis zu 60 %, einer Senkung der Verwaltungskosten um 30 % und einer Verringerung der finanziellen Risiken aufgrund von Verzögerungen führt. Die Zeit für die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten wird von 2-3 Wochen auf 1 Stunde reduziert. Das Produkt basiert auf der softXspace-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, es auf einem völlig freien Stapel von Serverprodukten (Betriebssystem, DB, Anwendungsserver und Entwicklungstools) zu implementieren. Dies ermöglicht niedrige Betriebskosten für das System und äußerst geringe Gemeinkosten für die Verbindung mit neuen Nutzern und verbessert die Zusammenarbeit mit Kunden

Das Produkt bietet einen zuverlässigen und vertraulichen Kanal für die Interaktion mit Geschäftspartnern von jedem Ort der Welt aus, während die Speicherung von Dokumenten in der Cloud Datenlecks vermeidet und den Nutzern einen sicheren Zugriff zu jeder beliebigen Zeit ermöglicht. Sie können rund um die Uhr auf Dateien zugreifen und von überall und zu jeder Zeit arbeiten, auch via Teamarbeit und Online-Bearbeitung von Dokumenten. Hierdurch werden die komfortable Einbindung von Remote-Mitarbeitern und die einfachere Interaktion der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen unterstützt

Dank der standardisierten Prozesse für alle Arbeitsabläufe müssen Sie sich um Fehler bei der Erstellung und Begleitung wichtiger Geschäftsdokumente wie Verträge, Akten, Rechnungen, Kaufverträge usw. keine Sorgen mehr machen. Konfigurieren Sie Standardgenehmigungswege, arbeiten Sie mit typischen Dokumentenvorlagen und sorgen Sie für die Einhaltung von Vorschriften und aller genehmigten Verfahren. Verbessern Sie die Ausführungsdisziplin dank der Fristenüberwachung, Erinnerungen an das Ende von Ausführungsfristen, Benachrichtigungen an den Verantwortlichen usw. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterschriftsphasen durchlaufen

Wir verwenden ausschließlich hochmoderne technologische Lösungen. Unsere LowCode-Plattform softXspace ermöglicht es Ihnen, Lösungen selbst zu entwickeln, indem Sie No-Code-Tools verwenden. Zum Schutz des Datenbestands verwenden wir moderne Technologien zur Benutzeridentifizierung wie Bank ID, Mobile ID, QES und Zwei-Faktor-Autorisierung (MFA). Wir bieten auch Datenverschlüsselung sowohl für über das Netzwerk übertragene Daten als auch für die Speicherung von Dokumenten und Metadaten. Darüber hinaus verfügen unsere Produkte über ein modernes Design, das für den Einsatz auf mobilen Geräten geeignet ist und das Arbeiten direkt im System über Web-Browser ermöglicht

Das Produkt kann sehr schnell sowohl an kleine oder mittlere Unternehmen als auch an große Konzerne mit weit verzweigten regionalen Strukturen, mit Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt, angepasst werden. Unsere Produkte, die auf der softXspace Low Code Plattform basieren, verfügen über reichhaltige Möglichkeiten zur Konfiguration und Entwicklung, einschließlich der Entwicklung eigener Prozesse, digitaler Formulare und Dokumentenvorlagen ohne Programmierung. Das System unterstützt horizontale und vertikale Skalierung und kann für den Aufbau fehlertoleranter Konfigurationen für die garantierte Qualität der Arbeit der Mitarbeiter verwendet werden

Das Produkt kann zentral oder lokal eingerichtet werden, da es sowohl in der Cloud als auch in Ihrer Unternehmensinfrastruktur installiert oder als Hybridlösung implementiert werden kann. Die einfache Einrichtung des Produkts ermöglicht es Ihnen, es schnell im Unternehmen zu implementieren, es an die Prozesse und Unternehmensstandards anzupassen und zusätzliche Funktionen operativ zu entwickeln. Wir bieten auch Lösungen für Integrationsaufgaben, Schulungen, detaillierte Produktdokumentation, Qualitätssicherung und Service-Support

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.

Mit unserem Scan- und Erkennungsmodul können Sie Funktionalität zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt von gescannten Dokumenten, das Streamscannen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften