Moderne IT-Lösungen für Staatliche Behörden und lokale Verwaltungseinheiten

Befreien Sie sich von der Papierbürokratie - automatisieren Sie verschiedene Geschäftsprozesse im gesamten Lebenszyklus des klassischen Dokumentenflusses (Registrierung eingehender Dokumente oder Bürgeranträge, Arbeit mit Beschlüssen, Ausführungskontrolle, Erstellung und Freigabe ausgehender Dokumente, interne Korrespondenz, usw.). Die Implementierung unserer Lösungen ermöglicht Ihnen eine erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparung, eine bessere Kontrolle in jeder Phase der Dokumentenverarbeitung, eine Vereinfachung der Interaktion zwischen den Mitarbeitern und eine Steigerung ihrer Produktivität, sowie einen rund um die Uhr geschützten Zugriff auf die benötigten Daten an jedem Ort und mit jedem Gerät. Unser elektronisches Dokumentenmanagementsystem softXspace Government erfüllt die Datensicherheitsanforderungen des G2-Garantieniveaus und DSTU-4145-2002, was durch eine offizielle Expertenzertifizierung bestätigt ist, so dass Sie sich der Verlässlichkeit der Speicherung von Informationen und Dokumenten sicher sein können. Ebenso wichtig ist, dass unser System urheberrechtlich geschützt ist, was das Beschaffungsverfahren erheblich vereinfacht und die Implementierungszeit verkürzt

Optimierung und Automatisierung aller Prozesse im Zusammenhang mit der Erfassung, Aufbewahrung und Übertragung von Archivdokumenten: Bearbeitung von Archivdateien und -bänden, Erstellung und Pflege der Aktennomenklatur, Zusammenstellung von Akten in den Abteilungen, Übertragung von Akten aus den Abteilungen in das Archiv, Ausgabe für eine vorübergehende Nutzung, Kontrolle der Aufbewahrungsfristen, Dokumentenvernichtungsprozesse, Dokumentensuche, Berichterstattung, Bereitstellung eines 24/7-Zugangs zu den benötigten Dokumenten. Durch die Implementierung der Lösung werden die Kosten für die Archivierung in Papierform erheblich gesenkt, das Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung von Dokumenten beseitigt und die Effizienz der Arbeit mit dem Schriftgutfluss in den Verwaltungsstrukturen erhöht

Schaffung eines modernen Informationsraums für die Inanspruchnahme von Verwaltungs- und elektronischen Dienstleistungen und Schaffung einer Interaktion zwischen dem Staat und Bürgern/juristischen Personen online, ohne die VDZ-Büros aufsuchen zu müssen. Ein Portal für öffentliche Dienstleistungen und die Implementierung von Bürgerbüros wird Folgendes ermöglichen: Einsicht in die Historie der Anträge von Nutzern, Zugang zu Statistiken und Nachrichten, Konfiguration von Referenzinformationen, Abruf aktueller Dokumentenvorlagen für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Hilfe über Telegram oder Viber Bot. Dies ist die einfachste Bereitstellung von administrativen und elektronischen Dienstleistungen mit minimalem finanziellem und zeitlichem Aufwand

Wenn Sie das Interesse der Einwohner an der Verbesserung ihrer Stadt oder Gemeinde steigern, einen wirksamen und transparenten Interaktionsmechanismus schaffen und die Lebensbedingungen verbessern möchten, sollten Sie ein Bürgerhaushalt-System (Community Budgeting) einrichten. Dieses System ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern, online Projekte zur Prüfung durch die lokale Selbstverwaltung einzureichen und bereits eingereichte Projekte anzusehen oder darüber abzustimmen und so die Verteilung eines bestimmten Anteils der lokalen Haushaltsmittel zu beeinflussen

Das Portal fungiert als Quelle für öffentlich zugängliche, wichtige und hilfreiche Informationen (Vorschriften, Verwaltung, gesammeltes Wissen), die in einer strukturierten Form präsentiert werden, und den Zeitaufwand für die Suche nach diesen Informationen erheblich reduziert. Mit dem Portal erhalten Sie ein Instrument zur Schaffung einer einheitlichen Kultur, das den Wissensstand der Mitarbeiter und die Geschwindigkeit der Informationsweitergabe innerhalb der Struktur erhöht. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine Kollegen über das Telefonbuch und Informationen oder Dokumente auf dem Portal mit sicherem 24/7-Zugang zu suchen. Mit einem Wort, die Effizienz der vertikalen und horizontalen Kommunikation wird steigen

Sparen Sie Ressourcen beim Dokumentenaustausch, verkürzen Sie die Zeit für die Entscheidungsfindung und erhöhen Sie die Geschwindigkeit der Verwaltungsprozesse, um eine größere Loyalität von Partnern, Lieferanten und Kunden (Bürgern) zu erreichen. Eine Lösung für die Automatisierung des Dokumenten-Workflows mit Vertragspartnern und für den Austausch rechtlich relevanter Dokumente, die über QES-Unterschriften zertifiziert sind, von jedem Ort und jedem Gerät aus, hilft bei der Erzielung solcher Ergebnisse. Erstellen Sie ein Verzeichnis zuverlässiger und geprüfter Vertragspartner, nachdem diese den Akkreditierungs- und Vorprüfungsprozess durchlaufen haben. Das Portal für externe Vertragspartner ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu autorisieren, zu unterzeichnen und zu versenden, Aufgaben zu bearbeiten, empfangene Dokumente zu besprechen und autorisierte Vertreter und Unterzeichner in Ihrem persönlichen Konto zu verwalten. Die Existenz eines persönlichen Kontos für jeden Vertragspartner hilft beim Austausch von Verträgen, Rechnungen, Akten und Spezifikationen, bei der Entgegennahme von Bestellungen und Anfragen oder beim Zugang zu Unternehmensinformationen, Dienstleistungen und Support

Aufbau eines End-to-End-Automatisierungs- und Geschäftsprozessmanagementsystems (BPMS), das die Abläufe in Behörden vollständig transformiert und alle Bereiche umfasst. Unsere softXspace-Plattform wird Ihnen helfen, alle internen und externen Prozesse effizient zu verwalten, vom klassischen Dokumenten-Workflow und HR bis hin zur Interaktion mit Bürgern und Geschäftspartnern und der Automatisierung von Back- und Front-Offices