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Moderne IT-Lösungen für Staatliche Behörden und lokale Verwaltungseinheiten

Wir bieten Lösungen für den gesamten Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung an, die den realen Bedürfnissen von staatlichen Behörden oder der kommunalen Selbstverwaltung, sowie von Unternehmen, Institutionen und Firmen mit einer ähnlichen Prozessorganisation entsprechen

Verschiedene Möglichkeiten für den Einsatz in modernen Städten und Staaten

Verbessern Sie die Interaktion zwischen den verschiedenen staatlichen Behörden sowie zwischen dem Staat und den Bürgern, vereinfachen Sie die Bereitstellung von Verwaltungs- und digitalen Dienstleistungen, wandeln Sie den Fluss von Papierdokumenten in einen elektronischen Fluss um, automatisieren Sie die Arbeit an Dokumenten und sorgen Sie für deren sichere Ablage, erhöhen Sie die Arbeitsdisziplin der Mitarbeiter und sparen Sie letztendlich Zeit und Haushaltsmittel

Einführung eines elektronischen Dokumenten-Workflows

Einführung eines elektronischen Dokumenten-Workflows

Befreien Sie sich von der Papierbürokratie - automatisieren Sie verschiedene Geschäftsprozesse im gesamten Lebenszyklus des klassischen Dokumentenflusses (Registrierung eingehender Dokumente oder Bürgeranträge, Arbeit mit Beschlüssen, Ausführungskontrolle, Erstellung und Freigabe ausgehender Dokumente, interne Korrespondenz, usw.). Die Implementierung unserer Lösungen ermöglicht Ihnen eine erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparung, eine bessere Kontrolle in jeder Phase der Dokumentenverarbeitung, eine Vereinfachung der Interaktion zwischen den Mitarbeitern und eine Steigerung ihrer Produktivität, sowie einen rund um die Uhr geschützten Zugriff auf die benötigten Daten an jedem Ort und mit jedem Gerät. Unser elektronisches Dokumentenmanagementsystem softXspace Government erfüllt die Datensicherheitsanforderungen des G2-Garantieniveaus und DSTU-4145-2002, was durch eine offizielle Expertenzertifizierung bestätigt ist, so dass Sie sich der Verlässlichkeit der Speicherung von Informationen und Dokumenten sicher sein können. Ebenso wichtig ist, dass unser System urheberrechtlich geschützt ist, was das Beschaffungsverfahren erheblich vereinfacht und die Implementierungszeit verkürzt

Rechtssicherer Dokumenten-Workflow

Rechtssicherer Dokumenten-Workflow

Implementieren Sie einen modernen elektronischen Dokumenten-Workflow, der den Dokumenten, die im System mit einer visualisierten digitalen Signatur unterschrieben werden, volle Rechtskraft verleiht - ohne dass ein Ausdruck erforderlich ist, da ein so unterschriebenes Dokument Papieroriginalen mit Siegeln und Unterschriften gleichgestellt ist. Dank eines rechtssicheren Dokumenten-Workflows ist es möglich, die Zeit für die Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten erheblich zu verkürzen - von 2-3 Wochen auf 2 Tage. Prozesse werden standardisiert, juristische Kosten und für die Lagerung von Dokumenten werden reduziert, Logistikkosten für den Transport von Papierkopien zwischen räumlich verteilten Büros entfallen

Verwaltung von Dokumentenarchiven

Verwaltung von Dokumentenarchiven

Optimierung und Automatisierung aller Prozesse im Zusammenhang mit der Erfassung, Aufbewahrung und Übertragung von Archivdokumenten: Bearbeitung von Archivdateien und -bänden, Erstellung und Pflege der Aktennomenklatur, Zusammenstellung von Akten in den Abteilungen, Übertragung von Akten aus den Abteilungen in das Archiv, Ausgabe für eine vorübergehende Nutzung, Kontrolle der Aufbewahrungsfristen, Dokumentenvernichtungsprozesse, Dokumentensuche, Berichterstattung, Bereitstellung eines 24/7-Zugangs zu den benötigten Dokumenten. Durch die Implementierung der Lösung werden die Kosten für die Archivierung in Papierform erheblich gesenkt, das Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung von Dokumenten beseitigt und die Effizienz der Arbeit mit dem Schriftgutfluss in den Verwaltungsstrukturen erhöht

VDZ Verwaltungsdienstleistungszentrum

VDZ Verwaltungsdienstleistungszentrum

Die Lösung deckt den gesamten Bearbeitungszyklus von Bürgeranträgen (natürliche und juristische Personen) ab, um Verwaltungsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Sie bietet folgende Verfahrensautomatisierungen: Ausfüllen von Vorlagen, Erstellen von Dokumentenbeschreibungen, Festlegen der Bearbeitungsfristen, Erteilen einer Antwort ("Service Output") usw. Dadurch wird das Verfahren zur Einreichung von Anträgen erheblich verbessert, der Zeit- und Kostenaufwand für ihre Bearbeitung reduziert, die Verbindung zu den betroffenen Organisationen nach Bedarf hergestellt und die Disziplin der Mitarbeiter bei der Ausführung sowie die Kontrolle und das Berichtsniveau erhöht. Am wichtigsten ist, dass die Lösung eine zuverlässige Interaktion zwischen dem Staat und den Bürgern herstellt

Umstellung der kommunalen Dienstleistungen auf ein digitales Format

Umstellung der kommunalen Dienstleistungen auf ein digitales Format

Schaffung eines modernen Informationsraums für die Inanspruchnahme von Verwaltungs- und elektronischen Dienstleistungen und Schaffung einer Interaktion zwischen dem Staat und Bürgern/juristischen Personen online, ohne die VDZ-Büros aufsuchen zu müssen. Ein Portal für öffentliche Dienstleistungen und die Implementierung von Bürgerbüros wird Folgendes ermöglichen: Einsicht in die Historie der Anträge von Nutzern, Zugang zu Statistiken und Nachrichten, Konfiguration von Referenzinformationen, Abruf aktueller Dokumentenvorlagen für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Hilfe über Telegram oder Viber Bot. Dies ist die einfachste Bereitstellung von administrativen und elektronischen Dienstleistungen mit minimalem finanziellem und zeitlichem Aufwand

Einheitliches System für locale Petitionen

Einheitliches System für locale Petitionen

Schaffung eines automatisierten Systems, das es den Bürgern ermöglicht, Online-Petitionen bei der lokalen Selbstverwaltung einzureichen und bereits eingereichte Petitionen zu lesen oder zu unterzeichnen, um so Einfluss auf die Prioritäten der Entscheidungsprozesse auf kommunaler Ebene zu nehmen. Der Zugang zum System sorgt für die notwendige Effizienz der Kommunikation zwischen der Exekutive und den Bürgern und erhöht die Disziplin und Transparenz bei der Bearbeitung von Petitionen. Auf der Grundlage dieser Lösung wurde auch ein System für Petitionen an das Ministerkabinett der Ukraine entwickelt, das es den Bürgern des gesamten Landes ermöglicht, Petitionen an das zentrale Organ der Exekutive zu initiieren und zu unterstützen

Participatory budgeting (Community budgeting)

Participatory budgeting (Community budgeting)

Wenn Sie das Interesse der Einwohner an der Verbesserung ihrer Stadt oder Gemeinde steigern, einen wirksamen und transparenten Interaktionsmechanismus schaffen und die Lebensbedingungen verbessern möchten, sollten Sie ein Bürgerhaushalt-System (Community Budgeting) einrichten. Dieses System ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern, online Projekte zur Prüfung durch die lokale Selbstverwaltung einzureichen und bereits eingereichte Projekte anzusehen oder darüber abzustimmen und so die Verteilung eines bestimmten Anteils der lokalen Haushaltsmittel zu beeinflussen

Durchführung von Meetings und effiziente Managemententscheidungen

Durchführung von Meetings und effiziente Managemententscheidungen

Automatisieren Sie alle Geschäftsprozesse eines Kollegialorgans (Kommissionen, Arbeitsgruppen, Aufsichtsräte und andere) und nutzen Sie die moderne Funktionalität unseres Systems. Mit dieser Lösung können Sie bequem und einfach Sitzungsfragen vorbereiten, den flexiblen Designer für die Annahme von Fragen nutzen, automatisch die Tagesordnung und Protokolle auf der Grundlage der Sitzungsergebnisse erstellen, Abstimmungen durchführen, die Ausführung der festgelegten Aufgaben überwachen und vieles mehr. Das Ergebnis ist eine Zeit- und Ressourcenersparnis bei der Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen sowie ein ständiger Zugang zum System für Beamte, die nun jederzeit und von überall aus Entscheidungen treffen können

Schaffung eines einheitlichen Informationsraums

Schaffung eines einheitlichen Informationsraums

Das Portal fungiert als Quelle für öffentlich zugängliche, wichtige und hilfreiche Informationen (Vorschriften, Verwaltung, gesammeltes Wissen), die in einer strukturierten Form präsentiert werden, und den Zeitaufwand für die Suche nach diesen Informationen erheblich reduziert. Mit dem Portal erhalten Sie ein Instrument zur Schaffung einer einheitlichen Kultur, das den Wissensstand der Mitarbeiter und die Geschwindigkeit der Informationsweitergabe innerhalb der Struktur erhöht. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine Kollegen über das Telefonbuch und Informationen oder Dokumente auf dem Portal mit sicherem 24/7-Zugang zu suchen. Mit einem Wort, die Effizienz der vertikalen und horizontalen Kommunikation wird steigen

Optimierung typischer HR-Verfahren und anderer Personalprozesse

Optimierung typischer HR-Verfahren und anderer Personalprozesse

Die Lösung ermöglicht es, die Effizienz der Personalabteilung im Haushaltsbereich zu steigern und ihre Arbeit zu vereinfachen. Verwalten Sie HR-Prozesse problemlos: Erstellen Sie Anträge für die Einstellung von Personal, die Schulung von Mitarbeitern oder deren Versetzung in eine andere Abteilung, stellen Sie Arbeitszeugnisse aus, genehmigen Sie den Urlaubsplan, nehmen Sie Änderungen am Stellenplan vor, usw

Papierloser, rechtlich relevanter Dokumenten-Workflow mit Vertragspartnern

Papierloser, rechtlich relevanter Dokumenten-Workflow mit Vertragspartnern

Sparen Sie Ressourcen beim Dokumentenaustausch, verkürzen Sie die Zeit für die Entscheidungsfindung und erhöhen Sie die Geschwindigkeit der Verwaltungsprozesse, um eine größere Loyalität von Partnern, Lieferanten und Kunden (Bürgern) zu erreichen. Eine Lösung für die Automatisierung des Dokumenten-Workflows mit Vertragspartnern und für den Austausch rechtlich relevanter Dokumente, die über QES-Unterschriften zertifiziert sind, von jedem Ort und jedem Gerät aus, hilft bei der Erzielung solcher Ergebnisse. Erstellen Sie ein Verzeichnis zuverlässiger und geprüfter Vertragspartner, nachdem diese den Akkreditierungs- und Vorprüfungsprozess durchlaufen haben. Das Portal für externe Vertragspartner ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu autorisieren, zu unterzeichnen und zu versenden, Aufgaben zu bearbeiten, empfangene Dokumente zu besprechen und autorisierte Vertreter und Unterzeichner in Ihrem persönlichen Konto zu verwalten. Die Existenz eines persönlichen Kontos für jeden Vertragspartner hilft beim Austausch von Verträgen, Rechnungen, Akten und Spezifikationen, bei der Entgegennahme von Bestellungen und Anfragen oder beim Zugang zu Unternehmensinformationen, Dienstleistungen und Support

Automatisierung von Anfragen und Dienstleistungen

Automatisierung von Anfragen und Dienstleistungen

Vereinfachen Sie die Tätigkeit der Behörden-Mitarbeiter, indem Sie die Geschäftsprozesse für verschiedene Arten von Anfragen und Dienstleistungen automatisieren: Inanspruchnahme von Beratungsleistungen des Sicherheitsdienstes, Antrag auf Zutritt zu Räumen (Büro, Abteilung, Geschäftsbereich, usw.), Reservierung von Besprechungsräumen, Lieferung von Mittagessen, Schreibwaren, Reinigung oder Reparatur von Geräten, Bestellung eines Firmenwagens, Antrag auf Einstellung von elektrischen Geräten, Nachfüllen von Druckerpatronen, Antrag auf Genehmigung von Geschäftsreisen usw. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, bei der Bearbeitung von Anträgen und der Entgegennahme von Dienstleistungen Zeit zu sparen, ohne dass die persönliche Anwesenheit des Antragstellers erforderlich ist, und erhöht das Niveau der Prozessabwicklung und der Sicherheit

Ende-zu-Ende-Automatisierung

Ende-zu-Ende-Automatisierung

Aufbau eines End-to-End-Automatisierungs- und Geschäftsprozessmanagementsystems (BPMS), das die Abläufe in Behörden vollständig transformiert und alle Bereiche umfasst. Unsere softXspace-Plattform wird Ihnen helfen, alle internen und externen Prozesse effizient zu verwalten, vom klassischen Dokumenten-Workflow und HR bis hin zur Interaktion mit Bürgern und Geschäftspartnern und der Automatisierung von Back- und Front-Offices

Scannen und Erkennen

Scannen und Erkennen

Unser Modul softXspace.scan&recognition ermöglicht die Implementierung von Texterkennungsfunktionalität aus beliebigen Formaten gescannter Dokumente, das Durchsuchen gescannter Dokumente nach Textinhalten, das Einscannen von Dokumentenströmen (insbesondere mit digitaler Signatur) in das System und nicht zuletzt die Verarbeitung von QR- und Barcodes. Dadurch wird die Geschwindigkeit der Dateneingabe unabhängig von ihrer Art deutlich erhöht. Gleichzeitig wird Datenverlässlichkeit durch die hohe Qualität der Erkennungsausgabe und das gleichzeitige Einschalten von Verifizierungsstufen im Prozess der Dokumentenerkennung gewährleistet. Die Effizienz der Suche nach Dokumenten im elektronischen Archiv wird ebenfalls erheblich gesteigert - die Suche erfolgt sowohl im Text als auch nach Dokumentattributen

Integrationen herstellen

  • softXspace-Plattform

    Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere LowCode-Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m.

  • softXspace-Produktlinie

    Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

  • Drittanbieter-Systeme

    Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Unsere Produkte für den öffentlichen Sektor

Wir verwenden ausschließlich moderne und bewährte Technologien

Wir verwenden ausschließlich moderne und bewährte Technologien

Neben unseren fertigen Produkten und Lösungen bieten wir eine breite Palette an individuellen Entwicklungs-, Implementierungs- und Supportdienstleistungen an. Unsere technischen Teams bestehen aus hochqualifizierten Experten. Je nach den Anforderungen unserer Kunden schlagen wir die Entwicklung auf folgenden modernen Plattformen und verwandten Technologien vor: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

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Warum vertrauen Behörden uns bei der Lösung ihrer Aufgaben?

  • 10+

    Jahre erfolgreiche Arbeit auf dem Markt für IT-Lösungen für den Staat

  • 40+

    zufriedene Kunden in staatlichen Behörden und der kommunalen Selbstverwaltung im Besonderen, sowie in Institutionen mit ähnlichen Organisationsprozessen

  • 50+

    erfolgreich abgeschlossene Projekte für staatliche Behörden und lokale Selbstverwaltungsorgane

  • 15+

    entwickelte Produkte zur Automatisierung des öffentlichen Sektors

  • 100+

    hochkarätige Experten

  • 360°

    komplettes Spektrum an Dienstleistungen, angefangen von der Prüfung und Erstellung der Behördenanforderungen bis hin zu Umsetzung und Support

Unsere Kunden

Mariupol City Council

Local self-government body

Kryvyi Rih City Council

Local self-government body

Baltic City Council

Local self-government body

Association of Amalgamated Territorial Communities

Defends and lobbies ATC interests at the regional and local levels throughout Ukraine

Vinnytsia City Council

Local self-government body

Minister of Energy and Environmental Protection of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of fuel and energy complex

Cyber Police Department of the National Police of Ukraine

Implementation of state policy in the field of combating cybercrime

Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of digitalization

Eastern Europe Foundation

Charitable non-profit Ukrainian organization

Rubizhne City Council

Local self-government body

Chortkiv City Council

Local self-government body

Shakhivska Amalgamated Territorial Community

Local self-government body

Möchten Sie beginnen?

Am besten machen Sie sich mit den Lösungen vertraut, indem Sie eine persönliche Präsentation anfordern. Unser Experte wird Ihnen im Detail zeigen, wie Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Behörde verbessern können