Elektronisches Dokumentenarchiv

Einrichtung einer Cases-Nomenklatur und Design der Struktur für die Dokumentenablage nach Abteilungen, inkl. Festlegung der Aufbewahrungsfristen

Das System ermöglicht Ihnen nicht nur eine zuverlässige und strukturierte Dokumentenablage, sondern auch eine entsprechende Freigabe dieser Ablagestruktur (Nomenklatur) durch die zuständigen Mitarbeiter

Möglichkeit zur Erstellung von Cases und Volumes und diese später mit Dokumenten zu füllen. Das System ermöglicht die Automatisierung der Prozesse zur Entnahme und Rückgabe von Dokumenten aus Cases sowie deren Schließen

Flexible Optionen für die Konfiguration der Case-Nummerierung gemäß den vom Unternehmen genehmigten Regeln

Möglichkeit der Erstellung von und Ablage in vorübergehenden Case-Volumes, für verschiedene Zeiträume & gemäß den Aufbewahrungsvorschriften des Unternehmens

Möglichkeit, Dokumente aus verschiedenen Quellen herunterzuladen und zu registrieren: digitalisierte Papierdokumente und Dokumente aus anderen Systemen, insbesondere mit einer digitalen Signatur

Flexible Optionen für die Verwaltung von Dokumenten: automatisierte Entnahme und Rückgabe von Dokumenten entsprechend den Anfragen (Name, Ausstellungsdatum, erwartetes Rückgabedatum und Überwachung)

Hinzufügen der erforderlichen Informationen für eine strukturierte Ablage und spätere vereinfachte Suche zur Case-Beschreibung: zuständige Abteilung, Eigentümer der Dokumente, Aufbewahrungsfrist, verantwortliche Person, Zugehörigkeit zu einem bestimmten Jahr, Case-Nomenklatur, etc.

Aktionen für Löschung oder Übertragung

Das Verzeichnis enthält alle wichtigen Informationen über die Bewegung der Dokumente, die Aufbewahrung und die für die Dokumente zuständigen Personen

Dzięki możliwości podłączenia usługi podpisu cyfrowego, można nadać pełne znaczenie prawne dokumentom z wizualizacją podpisu

Dank der Möglichkeit, das Signieren von Dokumenten mit digitalen Signaturen zu verknüpfen, können Sie eine rechtssichere Signierung von Dokumenten durchführen und die Signatur visualisieren

Eine flexible und multifunktionale Suche ermöglicht es Ihnen, schnell die benötigten Dokumente zu finden, während die Konfiguration von Filtern es Ihnen ermöglicht, das gewünschte Ergebnis zu erhalten

Eine Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach alle Dokumente, Cases und Volumens anhand ihres Inhalts zu finden

Umwandlung von Dokumenten unter Beibehaltung eines Formats für die Langzeitarchivierung (PDF/А) wird unterstützt

Veröffentlichen Sie Dokumente mit Leichtigkeit im Archiv, durch Web-Client-Tools oder mit Integrationsmechanismen aus beliebigen Informationssystemen Ihres Unternehmens

Automatisiertes Scannen von Papierdokumenten dank der Unterstützung von Stream Scanning, Drucken von Bar-/QR-Codes und Import von elektronischen Dokumenten in das Archiv

Konfiguration der automatischen Übertragung von Aufgaben an Assistenten und die Vertretung für vorübergehend abwesende Mitarbeiter

Unterstützung einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche (DE, UA, EN, PL), Einstellung verschiedener vom Benutzer bevorzugter Interface-Sprachen

Systematisierte Darstellung der Informationen in einer Standard-Benutzeroberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. 100% einsetzbar auf mobilen oder anderen Geräten, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen. Möglichkeit, den Arbeitsbereich zu vergrößern oder eine schnelle Vorschau der Dokumentenkarten einzuschalten

Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche und Möglichkeit zur vollständigen Anpassung an das Brand Book des Unternehmens, inkl. Funktion zur individuellen Konfiguration der Darstellung und des Erscheinungsbilds des Produkts (Logo, Farben, Schriftarten, etc.)

Herunterladen des Gruppen-/Rollenmodells aus externen Systemen, Synchronisierung mit den LDAP/Active Directory-Wörterbüchern des Unternehmens. Konfiguration der Zugriffsrechte-Matrix in Bezug auf die Organisationsstruktur, die Rollen oder die Case-Nomenklatur

Für noch komfortables Arbeiten können Rollenmodelle, Zugriffsrichtlinien, Wörterbücher und vieles Andere konfiguriert werden

Das System konsolidiert alle Unternehmensdokumente in einem einzigen digitalen Bereich, ermöglicht einen bequemen und effizienten Unternehmensbetrieb und minimiert die Kosten durch die Senkung der Personalkosten, Einsparungen bei den Büroräumen und bei der Archivausstattung

Das System garantiert eine sichere Verarbeitung und zuverlässige Speicherung von Informationen und Dokumenten in der Cloud oder auf dem Unternehmensserver, so dass Sie Lecks bei vertraulichen Daten vermeiden können. Dank der Möglichkeit, die Zwei-Faktor-Autorisierung zu verwenden, können Sie sicher sein, dass der Zugang zu Informationen nur für die Mitarbeiter des Unternehmens verfügbar ist

Permanenter Benutzer-Zugang zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Das System garantiert der Leitung jedes Unternehmens einen unterbrechungsfreien und effizienten Betrieb und eignet sich perfekt für Banken und Finanzunternehmen, große Industrieunternehmen, Holdings und öffentliche Einrichtungen

Erhebliche Vereinfachung der Verwaltung von Vorgängen und bei Meetings kollegialer Gremien, Überwachung der Ausführung und damit Verringerung von Risiken bei der Umsetzung von Beschlüssen. Dank der einfachen Funktion zur Einhaltung von Ausführungsfristen können Sie eine angemessene Kontrolle gewährleisten und die Ausführungsdisziplin erhöhen

Dank standardisierter Prozesse für alle Arbeitsabläufe müssen Sie sich um Fehler bei der Erstellung oder Unterstützung wichtiger Geschäftsdokumente keine Sorgen machen. Konfigurieren Sie standardisierte Freigabewege, arbeiten Sie mit Vorlagen der typischen Dokumente, die bereits existieren und mit juristischem Fachwissen erstellt wurden, und für die Einhaltung der Vorschriften und aller festgelegten Verfahren sorgen. Stellen Sie eine 100%i-ge Lösung dank der Überwachung von Fristen und die pünktliche Erfüllung der Arbeitsaufgaben sicher. Sorgen Sie schließlich dafür, dass die Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterzeichnungsphasen durchlaufen

Die einfache Individualisierung des Produkts ermöglicht Ihnen eine schnelle Implementierung im Unternehmen. Schnelle Adaptierbarkeit an Ihre Unternehmensprozesse und Standards sowie die Entwicklung zusätzlicher erforderlicher Funktionen macht das System noch leistungsfähiger. Wir bieten auch Lösungen für Integrationsaufgaben, Schulungen und eine detaillierte Produktdokumentation, Qualitätsgarantie und Serviceunterstützung an

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.

Mit unserem Scan- und Erkennungsmodul können Sie Funktionalität zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt von gescannten Dokumenten, das Streamscannen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften