Der komplette Dokumentenfluss dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: Erstellen nach Vorlage, Freigeben, Unterzeichnen, Austausch mit Vertragspartnern, Kontrolle, digitales Archiv und Auswertungen.
Schluss mit Chaos im Postfach, Excel-Listen und Prozessen im Kopf: eine Lösung in dem Microsoft 365, das Ihr Team bereits kennt. Keine verlorenen Dokumente, keine Fehler, keine Verzögerungen bei Freigaben. Fertige Prozesse und Konnektoren, Start in 1 Tag.
Mehr als 300 Unternehmen weltweit setzen unsere Produkte bereits erfolgreich ein
Den Stand des Dokumentenflusses auf einem Dashboard im Blick
Vertrag in zwei Minuten aus der Vorlage
Alle Verträge in einer Prüfliste
Rechnungen und Abnahmeprotokolle in einem Fluss
Urlaubs- oder Dienstreiseantrag aus Teams in einer Minute
Jede interne Anfrage direkt aus Teams
Korrespondenz, Anordnungen und Protokolle mit eigener Nummerierung
Die gesamte Projektdokumentation in einer Struktur
Richtlinien und Anweisungen mit Versionskontrolle
Lieferscheine und Abnahmeprotokolle vom Tablet
Dokumente vom Smartphone oder Tablet
Ein Kanal für Lieferanten, Kunden und Partner
Verträge, Rechnungen, Nachträge, Spezifikationen, Abnahmeprotokolle sowie eingehende, ausgehende und interne Dokumente.
Jeder Typ mit eigenen Feldern, eigener Route und eigenen Archivierungsregeln. Die ersten Verträge können Sie schon am ersten Tag erfassen.
Öffnen und bearbeiten Sie Word, Excel, PowerPoint und PDF direkt im System, ganz ohne lokal installiertes Office. Mehr über Dokumentenmanagement.
Gemeinsames Bearbeiten, Kommentare, Änderungsmodus, Zugriff rund um die Uhr von jedem Gerät. Ohne Dateisperren und Plugins.
2 Min
bis zum Vertrag aus der Vorlage
Erstellen Sie in zwei Minuten einen Standardvertrag, einen Brief, eine Rechnung oder ein Protokoll: Vorlage wählen, den Rest füllt das System mit Vertragspartnerdaten und Bedingungen aus der Karte.
Juristen prüfen die Vorlage einmal, danach nutzen alle sie.
Der gesamte Prozess vom Entwurf bis zum Archiv: Vorlage, Erstellung, Freigabe, Unterzeichnung, Monitoring, Verlängerung, Beendigung.
Verknüpfte Dokumente wie Rechnungen, Abnahmeprotokolle und Nachträge ordnet das System automatisch dem Hauptvertrag zu.
Automatischer Import von Dokumenten aus E-Mail, ERP, CRM sowie Buchhaltungs- und HR-Systemen.
Auch aus Partnerportalen und von Plattformen für den rechtsverbindlichen elektronischen Dokumentenaustausch. Das Quellsystem liefert das Dokument samt Metadaten, eine doppelte Erfassung entfällt.
Verknüpfen Sie einen Vertrag mit Abnahmeprotokollen, Rechnungen, Nachträgen und Spezifikationen.
Von jeder Karte aus öffnen Sie das komplette Dokumentenset. Verknüpfte Dateien müssen Sie nicht in Ordnern suchen.
Ein System für alles, was Ihr Team mit Dokumenten tut: erstellen, freigeben, unterzeichnen, suchen, auswerten.
Zugriff von PC, Smartphone und Tablet, im Browser, in Microsoft Teams oder SharePoint, ohne zusätzliche App. Jeder nutzt den Weg, der ihm am besten passt.
Ein einheitliches Register für Kunden, Lieferanten und Partner: Rechtsdaten, Ansprechpartner und die vollständige Historie der Zusammenarbeit.
Gründungsdokumente und Vertretungsberechtigte direkt in der Karte. Automatisches Ausfüllen aus staatlichen Registern und Prüfdiensten für Vertragspartner.
5 Sek
bis Sie einen Vertrag im Zentralarchiv finden
Volltextsuche im Inhalt der Dokumente, nicht nur in Name und Metadaten.
Gespeicherte Filter, Gruppierung, Sortierung und Excel-Export mit einem Klick. Finden Sie einen Vertrag von 2019 über eine einzige Formulierung daraus – in Sekunden.
Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version, jede Aktion bekommt einen Zeitstempel.
Erstellen, Freigeben, Unterzeichnen, Kommentieren: alles steht im Log. Frühere Versionen stellen Sie mit einem Klick wieder her, Berichte für ISO-, DSGVO- und interne Audits exportieren Sie direkt.
OCR erkennt Text in Scans: handschriftlich, gedruckt, als PDF oder Bild.
Stapelscan und Verarbeitung von QR- und Barcodes. Ihr Papierarchiv wird durchsuchbar, ganz ohne manuelle Dateneingabe.
Trigger nach Datum, Ereignis oder Bedingung: Die Benachrichtigungen kommen in Outlook, Teams oder jedem E-Mail-Client an.
Eigene Nachrichtenvorlagen mit Ihrem Text, Buttons und Links zur Karte.
Dokumente mit voller Rechtswirkung unterschreiben: qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS, DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder das integrierte softXspace Sign.
Für internationale Verträge: DocuSign, Adobe Sign und eIDAS-Anbieter. Sichtbare Signatur auf dem Dokument, kryptografische Prüfung und vollständiges Aktionslog.
×3
schnellere Freigaben
Jeder sieht seine Aufgaben auf einem Dashboard, sortiert nach Frist, Status oder Priorität.
Benachrichtigungen in Outlook oder Teams. Führungskräfte sehen die Auslastung des Teams in Echtzeit.
Power-BI-Dashboards von Anfang an: Durchlaufquote der Freigabestufen, Auslastung des Teams, Vertragsvolumen je Vertragspartner und gefährdete Fristen.
Berichtsgenerator mit Excel-Export.
Bauen Sie beliebige Freigabeprozesse ohne Code: sequenzielle, parallele oder gemischte Routen.
Zuständige, Fristen, bedingte Verzweigungen und Checklisten für jeden Schritt. Als Vorlage speichern und im ganzen Unternehmen wiederverwenden.
Vertragspartner im Block importieren, Aufgaben gesammelt zuweisen, Karten gesammelt aktualisieren.
Was ein Manager sonst eine Woche lang von Hand erledigt, schafft das System in Minuten.
50+
fertige Konnektoren
REST-, SOAP- und CMIS-API für tiefe Integrationen und mehr als 50 fertige Konnektoren.
Konnektoren für ERP, CRM, Buchhaltung, elektronischen Dokumentenaustausch, E-Mail und Signaturdienste. Anbindung an beliebige Systeme in Ihrer IT-Landschaft.
Voller Funktionsumfang auf Smartphone und Tablet: Genehmigen Sie einen Vertrag am Flughafen statt am Schreibtisch.
Aktuelle Dokumente offline verfügbar, Abgleich, sobald die Verbindung wieder steht.
Alle Dokumente und Daten liegen in Ihrem eigenen SharePoint und in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
Keine externen Clouds, keine Daten, die Ihr Unternehmen verlassen.
Rollenbasierter Zugriff bis auf einzelne Felder, Single Sign-On über Microsoft Entra ID und ein Aktionslog für jeden Vorgang.
Gut vorbereitet auf DSGVO-, ISO-27001- und interne Sicherheitsaudits.
Aufbewahrungsregeln je Dokumenttyp: Archivierung und Vernichtung planen sich automatisch nach Ihrem Aktenplan.
Erinnerungen zur Vertragsverlängerung 30/60/90 Tage vorher. Buchhaltungs- und gesetzliche Aufbewahrungsfristen halten Sie ein, ohne manuell zu kontrollieren.
Administratoren konfigurieren Auswahllisten, Ordner, Vorlagen und Zugriffsrechte auf Ebene von Rollen, Gruppen, Dokumenten oder Feldern.
Karten, Felder und Prozesse folgen der Terminologie und den Regeln Ihres Unternehmens, ganz ohne Code.
4 Oberflächensprachen von Anfang an: Ukrainisch, Englisch, Polnisch, Deutsch.
Jeder wählt seine Sprache, wichtig für internationale Teams und länderübergreifende Einführungen.
Starten Sie mit dem Testzugang, arbeiten Sie im Abo und passen Sie das System bei Bedarf an Ihre Prozesse an
Probieren Sie aus, wie alles funktioniert
Alles ist von Anfang an im System bereit, und Sie testen es 30 Tage kostenlos
30 Tage kostenlos
Für die tägliche Arbeit mit Dokumenten
Updates und Beratung, Dokumentation und Materialien für die schnelle Anpassung des Systems
pro Benutzer / Monat
Passend zu Ihren Prozessen
Wir richten uns nach Ihren Abläufen und Prozessen und binden Ihre Systeme schlüsselfertig an
Alle Preise zzgl. MwSt.
* Konservative Schätzung auf Basis von Branchenkennzahlen (Forrester, Gartner, AIIM, IDC)
für
CRM für B2B-Vertrieb
Leads, Kontakte, Deals und Geschäftsangebote in einem System, direkt neben Teams, Outlook und SharePoint.
für
Vertragspartner-Portal
Ein Self-Service-Portal für Kunden, Lieferanten, Händler, Partner und Auftragnehmer.
für
Automatisierung der Dokumentenverarbeitung
Dokumente nach Vorlagen erstellen und ihre Verarbeitung automatisieren.
E-Rechnungen
KSeF-Konnektor für Unternehmen mit polnischer USt-IdNr.: Senden und empfangen Sie strukturierte FA(3)-Rechnungen aus softXspace365, ohne sich im Portal des polnischen Finanzministeriums anzumelden.
Prüfung von Geschäftspartnern
GUS-Konnektor: Prüfen Sie polnische Geschäftspartner per NIP oder REGON. KRS, CEIDG, VAT-Weißliste und VIES stehen direkt in der Partnerkarte, ohne Anmeldung bei fünf Registern.
Elektronische Signatur
Autenti-Konnektor: Unterzeichnen Sie B2B-Verträge (SES, AES, QES) direkt aus der softXspace-Karte. QES über qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter, gültig in allen 27 EU-Staaten.
Elektronische Signatur
DocuSign-Konnektor: Unterzeichnen Sie B2B-Verträge (SES, AES, QES) aus der Dokumentkarte. Grenzüberschreitend zwischen EU und USA, Daten in der EU, eIDAS- und DSGVO-konform.
Elektronische Signatur
Adobe-Acrobat-Sign-Konnektor: Unterzeichnen Sie PDF-Verträge aus der Dokumentkarte. AATL-Framework, QES über einen Partner-QTSP, eIDAS, Datenhaltung in der EU.
Künstliche Intelligenz
Azure-OpenAI-Konnektor: Dokumente klassifizieren und zusammenfassen, semantische Suche, automatisches Tagging und KI-gestützter Rechnungsabgleich. Enterprise-GPT in einer EU-Region, kein öffentliches ChatGPT.
1 Lizenz
Microsoft 365, das Sie schon bezahlen
Der Dokumentenfluss läuft in der Lizenz, die Ihr Unternehmen schon hat: ohne eigene Server und ohne zusätzliches Dokumentenmanagementsystem.
Planbare monatliche Abokosten, automatische Updates, keine hohe Anfangsinvestition und kein zusätzliches IT-Team.
M365
Teams, Outlook, Word, Excel und SharePoint
Dokumente, Freigaben und Aufgaben in vertrauten Tools, ohne neue Oberfläche.
Die Umstellung dauert eine Woche, nicht einen Monat. Kommentare, Chat und gemeinsame Bearbeitung direkt neben dem Dokument.
ISO 27001
SOC 2 und DSGVO in den Rechenzentren von Microsoft
Verschlüsselung, MFA, DLP und Bedrohungsschutz sind in Ihrer Microsoft-365-Lizenz bereits enthalten.
Ihre Dokumente bleiben in Ihrem SharePoint und Microsoft-Tenant. Ein eigenes Sicherheitsbudget brauchen Sie nicht.
0 Papier
QES-Unterzeichnung und elektronischer Dokumentenaustausch
Verträge und Abnahmeprotokolle unterzeichnen Sie mit QES, Ihre Vertragspartner erhalten sie über den elektronischen Dokumentenaustausch.
OCR liest auch Scans, damit wird selbst das Papierarchiv durchsuchbar.
0 Fehler
Vertrag aus der Vorlage in 2 Minuten
Daten und Bedingungen kommen automatisch aus der Karte, die Vorlage prüfen Juristen nur einmal.
Standard-Freigaberouten für jeden Dokumenttyp, Richtlinien sind fest im Prozess verankert.
1 Std
bis zur Vertragsfreigabe statt 2–3 Wochen
Freigaberouten in Teams, Fristenkontrolle in Echtzeit.
Ein Dokument wechselt erst nach dem vorherigen Schritt zum nächsten, so erreicht nichts Unfertiges die Unterzeichnung.
24/7
Status jeder Aufgabe und Frist
Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und eine Frist, und Führungskräfte sehen den Stand ohne Berichte.
Das Aktionslog erfasst jeden Vorgang am Dokument: ISO- und DSGVO-Audits ohne Hektik.
5 Sek
bis zum richtigen Dokument
Volltextsuche im Dokumentinhalt, Zugriff von jedem Gerät und Ort.
Den Vertrag von 2019 finden Sie über einen einzigen Satz, mit allen verknüpften Abnahmeprotokollen und Rechnungen direkt daneben.
1 Tag
bis Sie loslegen, Start über Microsoft Marketplace
Dokumenttypen, Prozesse und Register sind bereits eingerichtet: Sie passen an, statt bei null anzufangen.
Schulung, Dokumentation und Unterstützung bei Integrationen sind inklusive.
Melden Sie sich zur 30-minütigen Demo von softXspace365 an: Wir zeigen, wie alles mit Ihren Dokumenten und Prozessen funktioniert.
Avrora („eKadry") – digitaler HR-Dokumentenumlauf für 16.000+ Mitarbeiter in 1.800+ Filialen auf softXspace.HR-Basis mit mobilen Apps und Diia.Pidpys.
Komplette Automatisierung der Bankprozesse auf softXspace Low-Code/No-Code: DMS, Kreditvergabe, eArchiv, Kollegialorgane, Back-Office mit ABS/CRM-Integration.
Automatisieren Sie Ihr Unternehmen mit der softXspace Low-Code/No-Code-Plattform – einsatzbereite Module, 50+ Integrationen, 9 Wochen Go-Live.
softXspace365 vereint Dokumentenmanagement, Aufgabenmanagement und Kommunikation in Microsoft 365 mit No-Code-Konfiguration und 24h-Basisversion.
Wie unser Produkt, softXspace365 für Microsoft 365, Ihnen dabei helfen wird, Prozesse einfach und schnell zu automatisieren und einen digitalen Arbeitsbereich aufzubauen
soft Xpansion wünscht Frohe Weihnachten und ein gutes Neues Jahr 2024 – mit Rückblick auf 2023 (YouControl, Siloxene, Vulyk) und Plänen für 2024.
Wie automatisiertes Dokumentenmanagement (EDMS/DMS) die Geschäftseffizienz transformiert. Kostenreduktion, QES, Microsoft-365-Integration.
Schlüsselfertiges CLM in 9 Wochen. Automatisierte Workflows, B2B-Portal, QES, ERP-Integration.
