System für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung für Microsoft 365

Steigern Sie Ihren Gewinn durch die Software für Vertriebsautomatisierung und eine effiziente Planung. Optimieren Sie die Freigabe, Unterzeichnung und Überwachung von Verträgen mit Kunden und Partnern, die Rechnungsstellung, die Bearbeitung von Vertriebsanfragen oder geschäftlichen Angeboten

Verwalten Sie komfortabel Beschaffungsvorgänge, automatisieren Sie Beschaffungsanfragen, Budgetkoordination und Beschaffungsplanung, RFI und Vertragskontrolle mit Lieferanten und Lieferprozessen

Automatisieren Sie mühelos den administrativen/klassischen Dokumentenfluss und die interne Geschäftskorrespondenz. Verwalten Sie verschiedene Arten von Dokumenten: eingehende und ausgehende Dokumente, Bestellungen und Termine, Besprechungen und Protokolle

Steigern Sie die Produktivität des Legal-Teams, indem Sie die Prozesse zur Freigabe von Dokumenten und zur Durchführung von Beratungen (Dokumente, Anträge, Referenzen) automatisieren und einen kontinuierlichen Zugang zu rechtlich aussagekräftigen Dokumenten ermöglichen

Richten Sie die Ablage für alle Dokumente und Informationen in einer einzigen, zuverlässigen und sicheren Cloud-Umgebung ein und automatisieren Sie die Prozesse zur Kontrolle der Aufbewahrungsfristen für Dokumentenkopien und des Ablageorts

Sicherstellung eines effektiven Managements der Projekt- und F&E-Aktivitäten. Optimierung der Verfahren zur Projektplanung, Budgetierung und Kontrolle sowie des Berichtswesens

Kontrolle der Kontinuität der Produktion durch die Automatisierung und Überwachung der Prozesse der Warenbestellung, der Bestandsverwaltung und der Archivierung der technischen Unterlagen

Automatisieren Sie die Arbeit der zuständigen Abteilungen und die verschiedenen Arten von Anfragen im Unternehmen: IT-Anfragen, sicherheitsrelevante Dienstleistungen, administrative Anfragen, Ressourcenbestellungen und andere Standardverfahren

Unser No-Code Prozess-Builder ermöglicht es Ihnen, alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen ohne Programmierung zu erstellen und zu verwalten. Jeder Mitarbeiter kann auf einfache Weise Prozessschritte entwerfen, Verantwortliche zuweisen, die Aufgabenwarteschlange (parallel/sequenziell/gemischt) festlegen, Fristen und Prioritäten setzen und Anweisungen oder Checklisten für jeden Prozessschritt hinzufügen. Ein einmal erstellter Prozess kann als Vorlage gespeichert werden, so dass ein Administrator unternehmensweit einheitliche Abläufe im Voraus erstellen kann, einschließlich des Vertragsmanagement Prozesses.

Wir wollten unser Produkt nicht nur multifunktional, sondern auch komfortabel für die tägliche Verwendung gestalten. Nutzen Sie eine Vielzahl an Funktionen, um den Komfort der Mitarbeiter zu erhöhen, die das System täglich einsetzen werden. Der Zugriff kann über Teams oder SharePoint erfolgen. Darüber hinaus stehen eine Reihe von zusätzlichen Individualisierungs- und Verwaltungsoptionen zur Verfügung

Selbst kleine Teams generieren täglich Dutzende von Aufgaben, die jeder Mitarbeiter effizient verwalten können muss. Die Benutzer sehen in ihrem Bereich alle aktuellen Aufgaben und erhalten Benachrichtigungen über neue Tasks, auch per E-Mail oder über den Teams-Kanal, so dass sie ihr Aufgabenpensum leicht bewältigen können

Bei der täglichen Arbeit haben Sie und Ihre Kollegen mit Dutzenden von verschiedenen Dokumenten zu tun. Um alles zur Verfügung zu stellen, was für eine effiziente Arbeit mit diesen Dokumenten benötigt wird, haben wir in unserem System eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten implementiert. Innerhalb des Systems können die Mitarbeiter Dateien online und mit ihrem Team gemeinsam verwenden, um sie in Word, Excel, PowerPoint usw. zu aktualisieren. Mit Microsoft Dokumentenmanagement haben Sie rund um die Uhr Zugang zu den Dokumenten an einem einzigen Ort.

Erstellen Sie Standarddokumente in Minutenschnelle (Briefe, Verträge, Rechnungen, Protokolle, verschiedene Anfragen usw.) mithilfe von Vorlagen und automatischer Vervollständigung aus der Dokumentenkarte. Erstellen Sie Ihre eigene Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen, die Zeitersparnis für die Mitarbeiter und die Einhaltung von Unternehmensstandards ermöglichen

Digitalisieren Sie Ihre Unternehmensaktivitäten vollständig und verleihen Sie Ihren elektronischen Dokumenten durch digitales Signieren mit eingebauten Modulen wie softXspace Sign, AdobeSign, DocuSign, etc. rechtliche Verbindlichkeit

Neben digital signierten Dokumenten, die im System gehalten werden, können Sie auch mit traditionell unterschriebenen Papierdokumenten arbeiten, indem Sie gescannte Kopien zur Weiterverarbeitung hochladen (PDF)

Neben den manuell im System erstellten Dokumenten können auch Dokumente aus verschiedenen Quellen automatisch importiert werden. Dabei kann es sich um externe oder interne Systeme handeln, z. B. E-Mail, Buchhaltungs- oder HR-Systeme, Partnerportale und rechtlich zulässige Plattformen für den elektronischen Dokumentenaustausch, ERP, ECM, CRM usw

Ein sofort nutzbares Verzeichnis zur Speicherung aller Informationen über die Vertragspartner des Unternehmens - Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner usw. Es besteht auch die Möglichkeit zur Integration mit Analysediensten zur Überprüfung von Vertragspartnern und zum automatischen Einfügen von Informationen über diese

Das System speichert vollständige Informationen über die Nutzung seiner Elemente, einschließlich der Prozesse der Erstellung, Genehmigung, Unterzeichnung, Aufgabenausführung, Überwachung, Stellungnahmen, usw.

Richten Sie Verknüpfungen zwischen Dokumentenkarten oder Dateien ein, um einen ständigen Zugriff auf vollständige Informationen zu erhalten. So können Sie z. B. Verträge mit Akten oder Rechnungen, Aufträge mit Anfragen, Ausschreibungen mit allen Unterlagen und Zusatzdateien usw. verknüpfen

Das System speichert mehrere Dokumentversionen, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wichtige Informationen zu verlieren, da Sie die vorherige Version jederzeit einsehen oder wiederherstellen können

Automatisieren Sie die Gewinnung von Informationen aus Dokumenten (handschriftlich, gedruckt, PDF, Bilder usw.) mit der integrierten Dokumentenerkennungsfunktion Azure Form Recognition (KI-Dienste) oder dem softXspace.Scan&Recognition-Modul, das Stream-Scannen von Dokumenten ermöglicht und mit QR- und Barcodes arbeitet

Die flexible und multifunktionale Suche ermöglicht es Ihnen, benötigte Dokumente und Aufgaben leicht zu finden, insbesondere mit Hilfe der Volltextsuche nach Dokumenteninhalten. Darüber hinaus können Sie sowohl im gesamten System als auch in einzelnen Bereichen nach Dokumenten suchen, Filter nach Attributen anwenden und speichern, Datensätze sortieren und gruppieren sowie Suchergebnisse auch nach Excel exportieren

Zum Zweck der Terminüberwachung oder um Aufgaben nicht zu vergessen, können Sie sich über Outlook (oder einen anderen E-Mail-Client) und Teams über Ereignisse informieren oder an wichtige Fristen erinnern lassen. Sie können auch Ihre eigenen Nachrichten konfigurieren, indem Sie Vorlagen verwenden (Gestaltung, Inhalt, Links, Schaltflächen) und entsprechende Bedingungen, Daten und Ereignisse für Erinnerungen festlegen

Sammeln Sie Analysen zu Prozessen, um sie zu optimieren und Abläufe ständig zu verbessern. Erstellen Sie Ihre eigenen Informations- und Analyseberichte und sammeln Sie alle Daten in einem Power BI-Dashboard, z. B. zur Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, zur Anzahl der unterzeichneten Verträge usw

Die Lösung ermöglicht es Ihnen, vorgefertigte Systemwörterbücher zu erstellen oder zu bearbeiten, Bereiche, Ordner sowie Prozess- und Dokumentenvorlagen zu verwalten. Nutzen Sie außerdem: Flexible Festlegung der Zugriffskontrolle und von Berechtigungen, Benutzerautorisierung, Segregation, die Möglichkeit, ein Rollenmodell und Audit-Aktionen zu konfigurieren, vollständig unterstütztes Azure Active Directory

Da die Lösung auf Microsoft Power Platform aufbaut, können Prozesse, Karten und die Benutzeroberfläche an das jeweilige Unternehmen und seine Anforderungen angepasst werden

Profitieren Sie davon, das System vollständig von einem mobilen oder einem anderen Gerät aus bedienen zu können, und passen Sie das Design an verschiedene Bildschirmgrößen an. Ein einheitliches Design der Karten ist vorhanden und alle notwendigen Steuerelemente sind immer an der gewohnten Position. Die Möglichkeit zur vollständigen Anpassung an Ihr Brand Book besteht ebenfalls

Mehrsprachige Unterstützung (EN, DE, PL, UK, etc.). Sie können verschiedene Sprachen für die Benutzeroberfläche auswählen

Das Produkt ist vollständig in die gesamte Microsoft 365-Infrastruktur (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Power BI, etc.) und Azure Active Directory integriert. Wir unterstützen auch bei der Lösung individueller Integrationsaufgaben und integrieren das Produkt in die IT-Landschaft Ihres Unternehmens auf Basis von Microsoft-Produkten für ein effektives Microsoft Vertragsmanagement.

Schaffen Sie eine einzige integrierte IT-Infrastruktur, indem Sie das Produkt mit Drittsystemen kombinieren: ERP, ECM, DMS und interne Portale. Die Integration von Lösungen mit Buchhaltungs- und CRM-Systemen (SAP, Salesforce) ist möglich

Möglichkeit der Integration mit elektronischen Signaturdiensten, Online-Plattformen für den rechtlich verbindlichen elektronischen Dokumentenfluss, Dienste zur Überprüfung der Geschäftspartner, usw

Dank der Automatisierung können Sie betriebsbedingte Verluste um bis zu 60 % reduzieren, die Verwaltungskosten um 30 % senken und finanzielle Risiken aufgrund von Verzögerungen verringern. Die für die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten erforderliche Zeit wird von 2-3 Wochen auf nur 1 Stunde reduziert

Erstellen Sie Ihren eigenen digitalen Arbeitsbereich speziell für Ihr Team, automatisieren Sie Ihre Prozesse und die Teamarbeit, verwalten Sie Aufgaben, arbeiten Sie überall und jederzeit und vereinfachen Sie die Kommunikation zwischen Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen durch effektives vertragsmanagement

Die Cloud-Speicherung von Dokumenten verhindert den Verlust vertraulicher Daten und bietet den Nutzern einen sicheren Zugriff zu jeder beliebigen Zeit

Die einfache Einrichtung und Implementierung des Produkts ermöglicht es Ihnen, es kurzfristig in Ihrem Unternehmen einzusetzen, es an Prozesse und Unternehmensstandards anzupassen sowie rasch zusätzliche erforderliche Funktionen zu entwickeln. Wir bieten Schulungen, eine ausführliche Dokumentation, Garantie und Support und unterstützen Sie auch bei der Lösung neuer Integrationsaufgaben, um die Vorteile der Microsoft Automatisierung voll auszuschöpfen.

Vermeiden Sie Fehler bei der Erledigung von Vorgängen und Aufgaben, konfigurieren Sie Prozesse, arbeiten Sie mit rechtlich einwandfreien Dokumentvorlagen und sorgen Sie für die Einhaltung aller Vorschriften und genehmigten Verfahren

100-prozentige Umsetzung der gestellten Aufgaben durch Terminkontrolle und rechtzeitige Erledigung sowie die Gewissheit, dass Ihre Dokumente alle erforderlichen Genehmigungs- und Unterschriftsphasen durchlaufen haben