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Business

Ein modernes BPM-System für die komplexe Automatisierung der Geschäftsprozesse eines jeden Unternehmens mit No-Code-Tools. Das Produkt bietet die kontrollierte und verwaltete Durchführung automatisierter Prozesse für eingehende und ausgehende Dokumente, interne Korrespondenz, Mitarbeiter-Anfragen, Bestellungen, Verträge, die Einrichtung eines digitalen Archivs und die Durchführung der Mitarbeiterdokumentation

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Automatisierung von Geschäftsprozessen und Dokumenten-Workflow

Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch eine Systemautomatisierung von Prozessen, die Ihnen die Möglichkeit gibt, Betriebskosten und die Zeit der Mitarbeiter für die Erledigung von Routineaufgaben zu reduzieren. Nutzen Sie das Produkt, um die Arbeit zu standardisieren, die Ausführung von Aufgaben zu überwachen und das Risiko des Verlusts vertraulicher Daten zu minimieren - mithilfe einer zuverlässigen Dokumentenspeicherung mit 24/7-Zugriff

Eingehende und ausgehende Dokumente

Verarbeitung aller Arten von eingehender und ausgehender Korrespondenz: Vorbereitung, Registrierung, Überprüfung, Bearbeitung, Genehmigung und Versand der Antwort, Ausführung und Überwachung, Unterstützung von Barcodes und Integration mit E-Mail
Interne Dokumente

Automatisierung von Prozessen für die Genehmigung, Unterzeichnung und Überwachung interner Dokumente: Anträge/Anfragen von Mitarbeitern, Bestellungen und Beschlüsse, Personaldokumente, Service-Notizen, interne regulatorische Dokumente, Kaufanfragen usw
Sitzungen und Protokolle

Erstellung, Genehmigung und Durchführung von Konferenzen und Sitzungen: Aufstellung und Genehmigung der Tagesordnung, Abstimmungen, Erstellung und Unterzeichnung von Protokollen sowie Erstellung von Aufträgen und die Kontrolle ihrer Ausführung
Verträge

Das Produkt ermöglicht die Erstellung eines Vertragsverzeichnisses und zugehöriger Dokumente (Zusatzvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen, Urkunden, Rechnungen usw.) sowie eines Verzeichnisses der Vertragspartner des Unternehmens. Darüber hinaus ist es möglich, einen rechtlich bedeutsamen Dokumenten-Workflow mit den Vertragspartnern einzurichten
Mitarbeiterkonto

Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Bereich mit allen zusammengefassten Aufgaben, Aufträgen und Dokumenten. Mitarbeiter kann ein Dashboard mit wichtigen Nachrichten und Informationen über die letzte Aktivität einrichten. Der persönliche Bereich enthält auch Links zu externen Ressourcen, ein Verzeichnis der Geschäftsprozesse, die Unternehmensstruktur und die Kontakte der Kollegen
Externe Benutzer

Sie können mit Ihren Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Partnern) interagieren, indem Sie öffentliche Formulare zum Ausfüllen erstellen oder spezielle E-Mails zur schnellen Genehmigung von Dokumenten und zur Übermittlung von Informationen entwerfen

Warum sollten Sie sich für ein softXspace Business entscheiden?

Time and resources saving

Business allows you to automate a complete range of business processes, that lead to a significant reduction in document processing time, a reduction of up to 60% in operating losses, a 30% reduction in administrative expenses, and a reduction of financial risks due to delays. The time for approval and signing of documents is reduced from 2-3 weeks to 1 hour. The softXspace platform allows you to implement the product on a completely free stack of server products (OS, DB, application server, and development tools). This will provide a low cost of system ownership and extremely low overheads
Reliable and safe 24/7 access

The product provides reliable storage of documents in the cloud, avoids confidential data leaks, and provides users secure access at any convenient time. You will be able to have full access to files 24/7 and work from anywhere and at any time, including the ability to teamwork and document online editing, that assists comfortable remote employees operations and interaction simplification of employees from different divisions
Standardization and control

Due to the standardization of all working procedures, you can forget about mistakes while one or another business process. Configure standard approval routes, work with typical document templates, that have passed a legal examination, and provide compliance with regulations and all approved procedures. Provide 100% resolution executions thanks to the term monitoring and on-time performance of work duties. Be assured that documents are moved through all required approval and signing stages
Modern and proven technologies

We use only cutting-edge technological solutions and our LowCode platform softXspace (the product is built on) allows you to develop solutions on your own by using no-code tools. We use such modern technologies of user identification to secure the data as Bank ID, Mobile ID, QES, and two-factor authorization (MFA). We also provide data encryption both to network transferred data and to the storage of documents and metadata. In addition, our products have a modern design, which is adapted for work on mobile devices and allows working directly in the system through any browser
Scaling

The product can be quickly adapted both under small or middle enterprises and under large corporate businesses with widely branched regional structures, with employees and clients throughout the world. Thanks to low-code and no-code tools (BPMN in particular), our products based on the softXspace platform have rich abilities for configuring and development, support horizontal and vertical scaling, and can be used for building fault-tolerant configurations and reliable simultaneous operating of thousands of users
Quick setup and implementation

The product can be placed centralized or locally, as it has the possibility to be installed both in the cloud and in your company infrastructure or built as a hybrid solution. Easy product setup allows you to implement it in the organization quickly, adapt it under the processes and corporate standards, and operatively develop the additional functionality. We can also provide solutions for integration tasks, training, detailed product documentation, quality warranty, and service support

softXspace-Plattform

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.
softXspace-Produktlinie

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum
Drittanbieter-Systeme

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen
Cloud- und Online-Dienste

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoﬅ Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.
Scanen&Erkennen-Modul

Mit unserem Scan- und Erkennungsmodul können Sie Funktionalität zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt von gescannten Dokumenten, das Streamscannen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren
Dienste zur Unterzeichnung von Dokumenten

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften