Dokumentenmanagement-System

Verarbeitung aller Arten von eingehender und ausgehender Korrespondenz: Vorbereitung, Registrierung, Überprüfung, Bearbeitung, Genehmigung und Versand der Antwort, Ausführung und Überwachung, Unterstützung von Barcodes und Integration mit E-Mail

Automatisierung von Prozessen für die Genehmigung, Unterzeichnung und Überwachung interner Dokumente: Anträge/Anfragen von Mitarbeitern, Bestellungen und Beschlüsse, Personaldokumente, Service-Notizen, interne regulatorische Dokumente, Kaufanfragen usw

Erstellung, Genehmigung und Durchführung von Konferenzen und Sitzungen: Aufstellung und Genehmigung der Tagesordnung, Abstimmungen, Erstellung und Unterzeichnung von Protokollen sowie Erstellung von Aufträgen und die Kontrolle ihrer Ausführung

Das Produkt ermöglicht die Erstellung eines Vertragsverzeichnisses und zugehöriger Dokumente (Zusatzvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen, Urkunden, Rechnungen usw.) sowie eines Verzeichnisses der Vertragspartner des Unternehmens. Darüber hinaus ist es möglich, einen rechtlich bedeutsamen Dokumenten-Workflow mit den Vertragspartnern einzurichten

Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Bereich mit allen zusammengefassten Aufgaben, Aufträgen und Dokumenten. Mitarbeiter kann ein Dashboard mit wichtigen Nachrichten und Informationen über die letzte Aktivität einrichten. Der persönliche Bereich enthält auch Links zu externen Ressourcen, ein Verzeichnis der Geschäftsprozesse, die Unternehmensstruktur und die Kontakte der Kollegen

Sie können mit Ihren Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Partnern) interagieren, indem Sie öffentliche Formulare zum Ausfüllen erstellen oder spezielle E-Mails zur schnellen Genehmigung von Dokumenten und zur Übermittlung von Informationen entwerfen

Das Produkt ermöglicht die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellung, Registrierung, Genehmigung, Unterzeichnung, Bearbeitung, Ausführung, Dateianhang, Versionierung, Speicherung, Archivierung und Übertragung usw

Dank des flexiblen Designers können die Mitarbeiter einen Freigabeprozess beliebiger Komplexität erstellen, einschließlich der einfachen Auswahl des Freigabetyps (sequentiell, parallel, gemischt), der Bestimmung der genehmigenden Personen und der Einrichtung von Stufenparametern. Darüber hinaus werden alle Ereignisse im Lebenszyklus des Dokuments gespeichert, einschließlich Datum, Uhrzeit und Kommentare zur Dokumentenfreigabe

Typische Dokumente können vordefinierte Freigabevorlagen für eine Reihe von Bedingungen haben ( Dokumenttyp, Währung, Betrag, Branche)

Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) für alle Dokumenttypen, Möglichkeit zum Gruppieren von Aktionen für mehrere Dokumente, insbesondere für die digitalen Signaturen. Außerdem ist Folgendes möglich: Einsichtnahme in die Liste der Unterzeichner des Dokuments mit Angabe des Status und des Unterzeichnungsdatums, Überprüfung der angehängten digitalen Signaturen, Herunterladen einer Datei mit digitalen Signaturen (P7S) oder des Dokuments mit eingeblendeter Visualisierung der digitalen Signaturen

Das Produkt bietet alles, was für die komfortable Arbeit mit Dokumenten in allen Phasen des Geschäftsprozesses notwendig ist. Rund um die Uhr Zugriff auf alle Dokumente von jedem Gerät und von jedem Ort aus, Verarbeitung beliebiger Dateitypen, gleichzeitige Bearbeitung und Überprüfung mit Kollegen online und Konvertierung von Textdokumenten zum Download als PDFs

Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen (allgemeine Briefe, Anfragen, Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Protokolle usw.). Erstellen Sie Ihre eigene Bibliothek mit gebrauchsfertigen Vorlagen, die die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erheblich verkürzt und die Einhaltung der Unternehmensstandards gewährleistet. Erstellen Sie neue Dokumente in wenigen Minuten mit Hilfe von gebrauchsfertigen Vorlagen (DOCX, XLSX). Auch das automatische Ausfüllen von Feldern auf der Dokumentenkarte macht den Prozess bequemer und schneller als je zuvor

Mit einem Designer zur automatischen Dokumentenzählung werden alle Elemente im System unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien registriert, wobei ein Mechanismus zur Verhinderung einer doppelten Registrierung oder des Klonens genutzt wird. Darüber hinaus wird das Ausfüllen der erforderlichen Dokumentenattribute kontrolliert

Während des gesamten Dokumentlebenszyklus können Sie online mit Ihrem Team zusammenarbeiten: Bearbeiten, Überprüfen, Kommentieren und Konsolidieren von Änderungen

Diskutieren Sie wichtige Fragen und hinterlassen Sie Kommentare nicht nur in einer angehängten Datei, sondern auch in der Dokumentenkarte. Alle Kommentare und Antworten werden in einer einfachen Baumansicht angezeigt, wobei der Zugang zu einigen Kommentaren eingeschränkt sein kann

Um das korrekte Ausfüllen von Feldern oder die Vollständigkeit beigefügter Dokumentenpakete zu gewährleisten, haben wir eine praktische Checkliste mit Indikatoren erstellt. Überprüft wird außerdem, ob Formularfelder korrekt ausgefüllt oder elektronische Signaturen vorhanden sind, und Kommentare können hinzugefügt werden

Dieses Feature ermöglicht die Beibehaltung aller Versionen eines Dokuments während der Bearbeitung, unterstützt eine mehrstufige Dokumentversionierung und schließt die Möglichkeit ein, Änderungen zu vergleichen. Auf diese Weise wird der Zugriff auf eine benötigte Dokumentversion ermöglicht, ohne dass man in E-Mails oder auf dem Desktop nach der erforderlichen Revision suchen oder sie von Grund auf neu erstellen muss

Konfigurieren Sie Verbindungen zwischen Dokumentenkarten oder Dateien für den ständigen Zugriff auf vollständige Informationen. So können Sie z. B. eingehende und ausgehende Dokumente, eine Beschwerde mit ihrer Antwort, Verträge mit Zusatzvereinbarungen, Rechnungen, Akten usw. verknüpfen

Leistungsstarke Werkzeuge für Aufgabenbearbeitung und Terminüberwachung: Übernahme von Aufgaben nach Prioritäten, Kontrolle ihrer Ausführung, deutliche Visualisierung von überfälligen Aufgaben oder Aufgaben mit naher Ausführungsfrist. Eine Funktion zur zyklischen Kontrolle ermöglicht es Ihnen, sich wiederholende Aufgaben und Ereignisse zu überwachen, wie z.B. Vertragsverlängerung, Rechnungsstellung, Abgabe von Spezifikationen oder Erstellung von Kaufanfragen

Um Kontrollfristen nicht zu verpassen und Aufgaben nicht zu vergessen, können Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS erhalten. Sie können auch individuelle Benachrichtigungen konfigurieren, indem Sie Vorlagen (Design, Inhalt, Links, Schaltflächen) verwenden und Regeln, Bedingungen und Aktionen für die Benachrichtigung festlegen

Eine flexible und multifunktionale Suche ermöglicht ein schnelles Auffinden der benötigten Dokumente und Aufgaben, was durch die Volltextsuche im Dokumenteninhalt, einschließlich der Morphologie, besonders komfortabel ist. Außerdem können Sie Dokumente nicht nur auf der Systemebene als Ganzes, sondern auch in einzelnen Kategorien suchen, Filter nach Attributen setzen und speichern, Elemente sortieren und gruppieren und Suchergebnisse auch nach Excel exportieren

Der Kalender kann Informationen über Konferenzen, Sitzungen, Feiertage, Schulungen und Geburtstage enthalten und ermöglicht es Ihnen, Ressourcen (Sitzungsräume, Projektoren, Bildschirme usw.) zu reservieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Integration mit Microsoft Exchange, Google Calendar und anderen Kalendern

Vollwertiges, strukturiertes Unternehmensdokumentenarchiv mit 24/7-Zugriff auf die benötigten Informationen. Umfasst auch einen Export der Dokumentendatenbank nach Excel oder nur als eine separate Liste, oder Such- und Filterergebnisse für spätere Bearbeitung

Das Register speichert vollständige Informationen über jeden Ihrer Vertragspartner, Details oder persönlichen Daten. Hier können Sie Kontaktinformationen wie Adressen, Telefonnummern von Vertretern oder Kontaktpersonen usw. abrufen

Automatisierung von HR-Prozessen (Urlaub, Dienstreisen, krankheitsbedingte Abwesenheit, Bescheinigungen), Einstellungen zur automatisierten Aufgabendelegation an Assistenten und Vertretung für vorübergehend abwesende Mitarbeiter. Visualisierung der organisatorischen Systematik von Strukturbereichen/Gruppen und der Benutzerkartei

Konfiguration persönlicher Wege für Geschäftsprozesse oder Festlegung der Bezeichnung von Systemelementen und Kartenattributen ohne Coding, dank der Low-Code/No-Code-Tools (insbesondere BPMN). Es besteht die Möglichkeit, die meisten Systemverzeichnisse individuell zu konfigurieren, z. B. Dokumentarten, Eingangsformen und -typen, Arten von Geschäftspartnern, Benutzergruppen usw.

Administratoren können Prozesse, Formulare, Klassifizierungen und Verzeichnisse konfigurieren, Rollen und Rechte verwalten, Systemprüfungen durchführen und Aktionen verfolgen

Ein Subsystem zur Verwaltung von Rollen und Benutzerrechten: flexible Konfiguration von Benutzerrechten und Zugriffsrichtlinien, Einstellung der im System verfügbaren Funktionen für verschiedene Benutzergruppen, Trennung der Benutzerbefugnisse und vollständige Unterstützung von Azure Active Directory

Durch die Aufzeichnung der detaillierten Historie im System haben Sie die Möglichkeit, diese Daten für das gesamte System oder für einen einzelnen Benutzer einzusehen und Prüfberichte zu erstellen. Es werden alle Informationen über die Dokumentenverarbeitung gespeichert: der Verlauf des Freigabeprozesses, die Unterzeichnung, die Ausführung von Aufgaben, die Kontrolle, die Speicherung und die Kommentierung mit genauen Zeitstempeln

Bots für die Plattformen Viber und Telegram: Annahme und Erledigung von Aufgaben, Suche nach Dokumenten und Kollegen, usw.

Leistungsstarke Werkzeuge für die Erstellung von Berichten und viele integrierte Vorlagen für informationsanalytische Berichte. Verwenden Sie Dashboards, um die Daten zu visualisieren und die Schlüsselindikatoren für Aktivität, Ausführungsdisziplin, Arbeitsbelastung der Mitarbeiter usw. zu verstehen. Integration von Business-Analytics-Panels, Visualisierung von KPI und Trends bei der Veränderung bestimmter Indikatoren

Systematisierte Darstellung der Informationen in einer Standard-Benutzeroberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. 100% einsetzbar auf mobilen oder anderen Geräten, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen

Anpassung der Oberfläche und Möglichkeit der vollständigen Adaption an Ihr Brand-Book, inkl. individueller Konfigurierbarkeit von Darstellung und Aussehen des Produkts

Unterstützung einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche (DE, EN, PL, UA), Einstellung verschiedener vom Benutzer bevorzugter Sprachen

Business allows you to automate a complete range of business processes, that lead to a significant reduction in document processing time, a reduction of up to 60% in operating losses, a 30% reduction in administrative expenses, and a reduction of financial risks due to delays. The time for approval and signing of documents is reduced from 2-3 weeks to 1 hour. The softXspace platform allows you to implement the product on a completely free stack of server products (OS, DB, application server, and development tools). This will provide a low cost of system ownership and extremely low overheads

The product provides reliable storage of documents in the cloud, avoids confidential data leaks, and provides users secure access at any convenient time. You will be able to have full access to files 24/7 and work from anywhere and at any time, including the ability to teamwork and document online editing, that assists comfortable remote employees operations and interaction simplification of employees from different divisions

Due to the standardization of all working procedures, you can forget about mistakes while one or another business process. Configure standard approval routes, work with typical document templates, that have passed a legal examination, and provide compliance with regulations and all approved procedures. Provide 100% resolution executions thanks to the term monitoring and on-time performance of work duties. Be assured that documents are moved through all required approval and signing stages

We use only cutting-edge technological solutions and our LowCode platform softXspace (the product is built on) allows you to develop solutions on your own by using no-code tools. We use such modern technologies of user identification to secure the data as Bank ID, Mobile ID, QES, and two-factor authorization (MFA). We also provide data encryption both to network transferred data and to the storage of documents and metadata. In addition, our products have a modern design, which is adapted for work on mobile devices and allows working directly in the system through any browser

The product can be quickly adapted both under small or middle enterprises and under large corporate businesses with widely branched regional structures, with employees and clients throughout the world. Thanks to low-code and no-code tools (BPMN in particular), our products based on the softXspace platform have rich abilities for configuring and development, support horizontal and vertical scaling, and can be used for building fault-tolerant configurations and reliable simultaneous operating of thousands of users

The product can be placed centralized or locally, as it has the possibility to be installed both in the cloud and in your company infrastructure or built as a hybrid solution. Easy product setup allows you to implement it in the organization quickly, adapt it under the processes and corporate standards, and operatively develop the additional functionality. We can also provide solutions for integration tasks, training, detailed product documentation, quality warranty, and service support

With the help of the softXspace platform capabilities, you can transform your everyday routine work, automate processes and create a modern information space in a short time with minimal costs. Our Low Code tools for the personal development of business processes without programming will allow you to quickly build individual forms, cards, and many more

You can quickly integrate our ready-to-go products with a document workflow system, contract automation, procurement management, etc. Powerful open API (REST, SOAP, a full-fledged CMIS standard implementation) allows you a rapid integration of the product into the company information space

Establish a unified integrated IT infrastructure due to the ability to combine the product with third-party systems: ERP, ECM, DMS, internal portals, The ability to integrate with acounting systems and CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automated banking systems, or other systems that support integration abilities

Ability to integrate with Microsoft 365 services (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, etc.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, etc.). Integration with services of electronic signing, online sites of legally significant document workflow, counterparty verification services, etc.

Provide a full-fledged legally significant document workflow thanks to the integration of document signing services (use keys of most popular Ukrainian TSP, Diia Sign, digital signature service (DSS), Adobe Sign, DocuSign, and others). Ability to net/cloud storing of keys and rich functionality of signatures visualization

Our scan&recognition module allows you to implement the functionality of text recognition from scanned documents of any format, the ability to search by the text content of scanned documents, stream scanning directly into the system, and processing of QR and bar codes