Vertragsmanagementsystem

Automatisierung des Lebenszyklus von Unternehmensverträgen, angefangen von der Erstellung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Überwachung von Verpflichtungen, Verlängerung und Ablage. Das Produkt ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Vertragsverzeichnisses, der zugehörigen Dokumente (Zusatzvereinbarungen, Spezifikationen, Urkunden, Rechnungen usw.) und eines Vertragspartnerverzeichnisses des Unternehmens. Diese umfassende vertragsabwicklung optimiert die Verwaltung und Kontrolle Ihrer Verträge. Darüber hinaus wird es durch die Integration mit dem softXspace Kundenportal möglich, einen rechtssicheren Dokumentenworkflow mit Ihren Vertragspartnern zu etablieren

Automatisieren Sie die Akkreditierungsprozesse für Geschäftspartner und erstellen Sie ein einheitliches Register der zuverlässigen Kunden, Lieferanten, Partner und anderer Partien. Das Register enthält vollständige Informationen über jeden Ihrer Geschäftspartner, Angaben zu juristischen Personen und persönliche Daten von natürlichen Personen. Hier können Sie Kontaktinformationen wie Adressen, Telefonnummern von Vertretern oder Kontaktpersonen usw. abrufen

Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Bereich mit allen zusammengefassten Aufgaben, Aufträgen und Dokumenten. Mitarbeiter kann ein Dashboard mit wichtigen Nachrichten und Informationen über die letzte Aktivität einrichten. Der persönliche Bereich enthält auch Links zu externen Ressourcen, ein Verzeichnis der Geschäftsprozesse, die Unternehmensstruktur und die Kontaktdaten der Kollegen

Dank des flexiblen Designers können die Mitarbeiter einen Freigabeprozess beliebiger Komplexität erstellen, einschließlich der einfachen Auswahl des Freigabetyps (sequentiell, parallel, gemischt), der Bestimmung der genehmigenden Personen und der Einrichtung von Stufenparametern. Darüber hinaus werden alle Ereignisse im Lebenszyklus des Dokuments gespeichert, einschließlich Datum, Uhrzeit und Kommentare zur Dokumentenfreigabe

Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) für alle Dokumenttypen, Möglichkeit zum Gruppieren von Aktionen für mehrere Dokumente, insbesondere für digitale Batch-Signaturen. Außerdem ist Folgendes möglich: Einsichtnahme in die Liste der Unterzeichner des Dokuments mit Angabe des Status und des Unterzeichnungsdatums, Überprüfung der angehängten digitalen Signaturen, Herunterladen einer Datei mit digitalen Signaturen (P7S) oder des Dokuments mit eingeblendeter Visualisierung der digitalen Signaturen

Das Produkt bietet alles, was für die komfortable Arbeit mit Dokumenten in allen Phasen des Geschäftsprozesses notwendig ist. Rund um die Uhr Zugriff auf alle Dokumente von jedem Gerät und von jedem Ort aus, Verarbeitung beliebiger Dateitypen, gleichzeitige Bearbeitung und Überprüfung mit Kollegen online und Konvertierung von Textdokumenten zum Download als PDFs. Zusätzlich unterstützt das Produkt vertragsmanagement aufgaben, um die Effizienz und Organisation im Umgang mit Verträgen zu maximieren

Während des gesamten Dokumentlebenszyklus können Sie online mit Ihrem Team zusammenarbeiten: Bearbeiten, Überprüfen, Kommentieren und Konsolidieren von Änderungen

Diskutieren Sie wichtige Fragen und hinterlassen Sie Kommentare nicht nur in einer angehängten Datei, sondern auch in der Dokumentenkarte. Alle Kommentare und Antworten werden in einer einfachen Baumansicht angezeigt, wobei der Zugang zu einigen Kommentaren eingeschränkt sein kann

Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen (Verträge, Rechnungen, Urkunden, Geschäftsvorschläge, Spezifikationen usw.). Erstellen Sie Ihre eigene Bibliothek mit fertigen Vorlagen, die die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erheblich verkürzt und die Einhaltung der Unternehmensstandards gewährleistet. Effektives vertragsmanagement ermöglicht das Erstellen neuer Dokumente in wenigen Minuten mit Hilfe von gebrauchsfertigen Vorlagen (DOCX, XLSX). Auch das automatische Ausfüllen von Feldern auf der Dokumentenkarte macht den Prozess bequemer und schneller als je zuvor

Mit einem Designer zur automatischen Dokumentenzählung werden alle Elemente im System unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien registriert und gezählt, wobei ein Mechanismus zur Verhinderung einer doppelten Registrierung oder des Klonens genutzt wird. Darüber hinaus wird das Ausfüllen der erforderlichen Dokumentenattribute kontrolliert

Um das korrekte Ausfüllen von Feldern oder die Vollständigkeit beigefügter Dokumentenpakete zu gewährleisten, haben wir eine praktische Checkliste mit Indikatoren erstellt. Überprüft wird außerdem, ob Formularfelder korrekt ausgefüllt oder elektronische Signaturen vorhanden sind, und Kommentare können hinzugefügt werden

Konfigurieren Sie Verbindungen zwischen Dokumentenkarten oder Dateien für den ständigen Zugriff auf vollständige Informationen. So können Sie z. B. eingehende und ausgehende Dokumente, eine Anfrage mit ihrer Antwort, Verträge mit Zusatzvereinbarungen, Rechnungsverarbeitung, Akten usw. verknüpfen

Leistungsstarke Werkzeuge für Aufgabenbearbeitung und Terminüberwachung: Übernahme von Aufgaben nach Prioritäten, Kontrolle ihrer Ausführung, deutliche Visualisierung von überfälligen Aufgaben oder Aufgaben mit naher Ausführungsfrist. Eine Funktion zur zyklischen Kontrolle ermöglicht es Ihnen, sich wiederholende Aufgaben und Ereignisse zu überwachen, wie z.B. Vertragsverlängerung, digitale rechnungsverarbeitung Abgabe von Spezifikationen oder Erstellung von Kaufanfragen

Um Kontrollfristen nicht zu verpassen und Aufgaben nicht zu vergessen, können Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS erhalten. Sie können auch individuelle Benachrichtigungen konfigurieren, indem Sie Vorlagen (Design, Inhalt, Links, Schaltflächen) verwenden und Regeln, Termine und Aktionen für die Benachrichtigung festlegen

Eine flexible und multifunktionale Suche ermöglicht ein schnelles Auffinden der benötigten Dokumente und Aufgaben, was durch die Volltextsuche im Dokumenteninhalt, einschließlich der Morphologie, besonders komfortabel ist. Außerdem können Sie Dokumente nicht nur auf der Systemebene als Ganzes, sondern auch in einzelnen Kategorien suchen, Filter nach Attributen setzen und speichern, Elemente sortieren und gruppieren und Suchergebnisse auch nach Excel exportieren

Administratoren können Prozesse, Formulare, Klassifizierungen und Verzeichnisse konfigurieren, Rollen und Rechte verwalten, Systemprüfungen durchführen und Aktionen verfolgen

Ein Subsystem zur Verwaltung von Rollen und Benutzerrechten: flexible Konfiguration von Benutzerrechten und Zugriffsrichtlinien, Einstellung der im System verfügbaren Funktionen für verschiedene Benutzergruppen, Trennung der Benutzerbefugnisse und vollständige Unterstützung von Azure Active Directory

Durch die Aufzeichnung der detaillierten Historie im System haben Sie die Möglichkeit, diese Daten für das gesamte System oder für einen einzelnen Benutzer einzusehen und Prüfberichte zu erstellen. Es werden alle Informationen über die Dokumentenverarbeitung gespeichert: der Verlauf des Freigabeprozesses, die Unterzeichnung, die Ausführung von Aufgaben, die Kontrolle, die Speicherung und die Kommentierung mit genauen Zeitstempeln

Automatisches Scannen von Papierdokumenten dank der Unterstützung von Stream-Scanning, Druck und Erkennung von Barcodes/QR-Codes sowie Import in das elektronische Dokumentenarchiv

Leistungsstarke Werkzeuge für die Erstellung von Berichten und viele integrierte Vorlagen für informationsanalytische Berichte. Verwenden Sie Dashboards, um die Daten zu visualisieren und die Schlüsselindikatoren für Aktivität, Ausführungsdisziplin, Effizienz, Arbeitsbelastung der Mitarbeiter usw. zu verstehen. Integration von Business-Analytics-Panels, Visualisierung von KPI und Trends bei der Veränderung bestimmter Indikatoren

Konfiguration persönlicher Wege für Geschäftsprozesse oder Festlegung der Bezeichnung von Systemelementen und Kartenattributen ohne Coding, dank der Low-Code/No-Code-Tools (insbesondere BPMN). Es besteht die Möglichkeit, die meisten Systemverzeichnisse individuell zu konfigurieren, z. B. Dokumentarten, Eingangsformen und -typen, Arten von Geschäftspartnern, Benutzergruppen usw.

Systematisierte Darstellung der Informationen in einer Standard-Benutzeroberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. 100% einsetzbar auf mobilen oder anderen Geräten, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen

Anpassung der Oberfläche und Möglichkeit der vollständigen Adaption an Ihr Brand-Book, inkl. individueller Konfigurierbarkeit von Darstellung und Aussehen des Produkts

Unterstützung einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche (DE, EN, PL, UA), Einstellung verschiedener vom Benutzer bevorzugter Sprachen

Mit dem Produkt können Sie eine ganze Reihe von Geschäftsprozessen im Vertragsmanagement automatisieren, was zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten, einer Verringerung der Einbußen beim operativen Ergebnis um bis zu 60 %, einer Senkung der Verwaltungskosten um 30 % und einer Verringerung der finanziellen Risiken aufgrund von Verzögerungen führt. Die Zeit für die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten wird von 2-3 Wochen auf 1 Stunde reduziert. Das Produkt basiert auf der softXspace-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, es auf einem völlig freien Stapel von Serverprodukten (Betriebssystem, DB, Anwendungsserver und Entwicklungstools) zu implementieren. Dies ermöglicht niedrige Betriebskosten für das System und äußerst geringe Gemeinkosten, während es gleichzeitig alle aufgaben vertragsmanagement effizient bewältigt.

Dank der standardisierten Prozesse für alle Arbeitsabläufe müssen Sie sich um Fehler in deren Abwicklung keine Sorgen mehr machen. Konfigurieren Sie standardisierte Freigabewege, arbeiten Sie mit typischen Dokumentenvorlagen, die bereits juristisch überprüft sind und die Einhaltung der Vorschriften und aller genehmigten Verfahren gewährleisten. 100-prozentige Erledigung der Aufgaben dank der Überwachung von Fristen und der deshalb pünktlichen Erfüllung. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterschriftsphasen durchlaufen. Durch die automatisierung von geschäftsprozessen stellen Sie sicher, dass die Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterschriftsphasen durchlaufen

Das Produkt bietet eine zuverlässige Ablage von Dokumenten in der Cloud, verhindert Datenlecks und ermöglicht den Nutzern einen sicheren Zugriff zu jeder beliebigen Zeit. Sie können rund um die Uhr auf Dateien zugreifen und von überall und zu jeder Zeit arbeiten, auch via Teamarbeit und Online-Bearbeitung von Dokumenten. Hierdurch werden die komfortable Einbindung von Remote-Mitarbeitern und die einfachere Interaktion der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen unterstützt

Wir verwenden ausschließlich hochmoderne technologische Lösungen. Unsere LowCode-Plattform softXspace (auf der das Produkt basiert) ermöglicht es Ihnen, Lösungen selbst zu entwickeln, indem Sie No-Code-Tools verwenden. Zum Schutz des Datenbestands verwenden wir moderne Technologien zur Benutzeridentifizierung wie Bank ID, Mobile ID, QES und Zwei-Faktor-Autorisierung (MFA). Wir bieten auch Datenverschlüsselung sowohl für über das Netzwerk übertragene Daten als auch für die Ablage von Dokumenten und Metadaten. Darüber hinaus verfügen unsere Produkte über ein modernes Design, das für den Einsatz auf mobilen Geräten geeignet ist und das Arbeiten direkt im System über Web-Browser ermöglicht

Das Produkt kann zentral oder lokal eingerichtet werden, da es sowohl in der Cloud als auch in Ihrer Unternehmensinfrastruktur installiert oder als Hybridlösung implementiert werden kann. Die einfache Einrichtung des Produkts ermöglicht es Ihnen, es schnell im Unternehmen zu implementieren, es an die Prozesse und Unternehmensstandards anzupassen und zusätzliche Funktionen operativ zu entwickeln. Wir bieten auch Lösungen für Integrationsaufgaben, Schulungen, detaillierte Produktdokumentation, Qualitätssicherung und Service-Support

Das Produkt kann sehr schnell sowohl an kleine oder mittlere Unternehmen als auch an große Konzerne mit weit verzweigten regionalen Strukturen, mit Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt, angepasst werden. Dank Low-Code- und No-Code-Tools (insbesondere BPMN) verfügen unsere Produkte auf Basis der softXspace über reichhaltige Möglichkeiten zur Konfiguration und Entwicklung. Das System unterstützt horizontale und vertikale Skalierung und kann für den Aufbau fehlertoleranter Konfigurationen und zuverlässigen gleichzeitigen Betrieb von Tausenden von Nutzern eingesetzt werden

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.

Schaffen Sie eine einheitliche und tief integrierte IT-Infrastruktur dank der Fähigkeit des Produkts, es mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, HRM, interne und externe Portale. Möglichkeit, die Lösung mit Buchhaltungs- und CRM-Systemen (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierten Banksystemen, Design- und Konstruktionssoftware (CAD/CAM/CAE, PLM, AEC, BIM) oder anderen Systemen, die Integrationen unterstützen, zu kombinieren

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften