Beschaffungsmanagementsystem

Koordinierung von Plänen und Budgets Automatisieren Sie die Prozesse der Bedarfsermittlung, Planung und Erstellung der jährlichen Beschaffungspläne. Erstellen und genehmigen Sie die Beschaffungsbudgets sowohl für einzelne Teams und Abteilungen als auch für das gesamte Unternehmen. So kann jeder verantwortliche Mitarbeiter Pläne und Beschaffungsbudgets in standardisierter Form genehmigen und überwachen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sowohl Routine- als auch Großeinkäufe innerhalb des gesamten Unternehmens, einschließlich regional verteilter Abteilungen, effektiv festzulegen

Die zuständigen Personen können einfach und schnell Beschaffungsanfragen erstellen und genehmigen, indem sie das Verfahren, die Bedingungen, die Mengen, den Beschaffungsort usw. angeben. Während der Durchführung einer Bestellung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, die Angebote der Bieter zu sammeln und zu analysieren und den Zuschlag durch ein typisches Verfahren oder eine Abstimmung, z. B. durch den Ausschreibungsausschuss, zu erteilen

Verwalten Sie Kaufverträge mit Lieferanten und Partnern während des gesamten Lebenszyklus, angefangen von der Erstellung, Genehmigung und Unterzeichnung mit elektronischen Signaturen (QES) bis hin zur Überwachung der Verpflichtungen, Verlängerung und Ablage. Das Produkt ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Vertragsverzeichnisses und der zugehörigen Dokumente (Zusatzvereinbarungen, Spezifikationen, Akten, Rechnungen usw.)

Mit dem praktischen Beschaffungskalender können Sie Ihre Aktivitäten innerhalb des Jahres effektiv planen und auch Budgets für künftige Zeiträume planen. Mit Unterstützung durch den Kalender vergessen Sie auch keine wichtigen Termine und Fristen

Verwalten Sie die Beschaffungsmaßnahmen Ihres Unternehmens mit Hilfe eines konsolidierten Verzeichnisses aller abgeschlossenen, aktiven und zukünftigen Einkäufe. Nach Abschluss eines jeden Beschaffungsvorgangs werden alle Informationen und Dokumente zuverlässig und sicher für weitere Analysen gespeichert

Erstellen Sie ein Verzeichnis der zuverlässigen und bewährten Lieferanten mit vollständigen Informationen über jeden Ihrer Geschäftspartner, wie z. B. Gründungsdokumente, Kontakte, Details und Geschichte der Zusammenarbeit. Darüber hinaus können Sie Verfahren zur Akkreditierung von Geschäftspartnern innerhalb des Unternehmens einrichten oder bestimmte Unternehmen auf eine schwarze Liste setzen

Die Überwachung von Lieferungen und Zahlungen ist während des gesamten Beschaffungsprozesses sehr wichtig. Unser Produkt ermöglicht es Ihnen, eine effiziente Kontrolle über Lieferungen und Zahlungen gemäß den Vertragsbedingungen einzurichten. Sie können zum Beispiel festlegen, wer für den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen verantwortlich ist, Rechnungen und Dokumente versenden und vieles mehr

Um Kontrolltermine nicht zu verpassen und die Erledigung von Aufgaben nicht zu vergessen, können Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS erhalten. Sie können auch individuelle Benachrichtigungen konfigurieren, indem Sie Vorlagen (Design, Inhalt, Links, Schaltflächen) verwenden und Regeln, Bedingungen und Aktionen für die Benachrichtigung festlegen

Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) für die Unterzeichnung von Kaufanfragen, Verträgen, Urkunden und anderen Dokumenten, Möglichkeit zum Gruppieren von Aktionen für mehrere Dokumente, insbesondere für digitale Batch-Signaturen. Außerdem ist Folgendes möglich: Einsichtnahme in die Liste der Unterzeichner des Dokuments mit Angabe des Status und des Unterzeichnungsdatums, Überprüfung der angehängten digitalen Signaturen, Herunterladen einer Datei mit digitalen Signaturen (P7S) oder des Dokuments mit eingeblendeter Visualisierung der digitalen Signaturen

Das Produkt bietet alles, was für die komfortable Arbeit mit elektronischen und eingescannten Dokumenten in allen Phasen des Geschäftsprozesses notwendig ist. Rund um die Uhr Zugriff auf alle Dokumente von jedem Gerät und von jedem Ort aus, Verarbeitung beliebiger Dateitypen, gleichzeitige Bearbeitung und Überprüfung mit Kollegen online und Konvertierung von Textdokumenten zum Download als PDFs

Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen (Beschaffungspläne, Anfragen, Verträge, Urkunden, usw.). Erstellen Sie Ihre eigene Bibliothek mit fertigen Vorlagen, die die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erheblich verkürzt und die Einhaltung der Unternehmensstandards gewährleistet. Erstellen Sie neue Dokumente in wenigen Minuten mit Hilfe von fertigen Vorlagen (DOCX, XLSX). Auch das automatische Ausfüllen von Feldern auf der Dokumentenkarte macht den Prozess bequemer und schneller als je zuvor

Speichern aller Versionen des Dokuments während der Bearbeitung und Unterstützung einer mehrstufigen Dokumentversionierung einschließlich der Möglichkeit, Änderungen zu vergleichen. Auf diese Weise wird der Zugriff auf die benötigte Dokumentversion ermöglicht, ohne dass man in E-Mails oder auf dem Desktop nach der erforderlichen Version suchen oder sie von Grund auf neu erstellen muss.

Konfigurieren Sie Verbindungen zwischen Dokumentenkarten oder Dateien für den ständigen Zugriff auf vollständige Informationen. So können Sie z. B. eingehende und ausgehende Dokumente, eine Anfrage mit ihrer Antwort, Verträge mit Zusatzvereinbarungen, Rechnungen, Akten usw. verknüpfen

Eine flexible und multifunktionale Suche ermöglicht ein schnelles Auffinden der benötigten Dokumente und Aufgaben, was durch die Volltextsuche im Dokumenteninhalt, einschließlich der Morphologie, besonders komfortabel ist. Außerdem können Sie Dokumente nicht nur auf der Systemebene als Ganzes, sondern auch in einzelnen Kategorien suchen, Filter nach Attributen setzen, Elemente sortieren und gruppieren und Suchergebnisse nach Excel exportieren

Ein Subsystem zur Verwaltung von Rollen und Benutzerrechten: flexible Konfiguration von Benutzerrechten und Zugriffsrichtlinien, Einstellung der im System verfügbaren Funktionen für verschiedene Benutzergruppen, Trennung der Benutzerbefugnisse und vollständige Unterstützung von Azure Active Directory

Leistungsstarke Werkzeuge für die Erstellung von Berichten und viele integrierte Vorlagen für informationsanalytische Berichte. Verwenden Sie Dashboards, um die Daten zu visualisieren und die Schlüsselindikatoren für Aktivität, Ausführungsdisziplin, Arbeitsbelastung der Mitarbeiter usw. zu verstehen. Integration von Business-Analytics-Panels, Visualisierung von KPI und Trends bei der Veränderung bestimmter Indikatoren

Systematisierte Darstellung der Informationen in einer Standard-Benutzeroberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. 100% einsetzbar auf mobilen oder anderen Geräten, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen

Anpassung der Oberfläche und Möglichkeit der vollständigen Adaption an Ihr Brand-Book, inkl. individueller Konfigurierbarkeit von Darstellung und Aussehen des Produkts

Unterstützung einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche (DE, EN, PL, UA), Einstellung verschiedener vom Benutzer bevorzugter Sprachen

Mit dem Produkt können Sie eine ganze Reihe von Geschäftsprozessen im Beschaffungsmanagement automatisieren, was zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten, einer Verringerung der Einbußen beim operativen Ergebnis um bis zu 60 %, einer Senkung der Verwaltungskosten um 30 % und einer Verringerung der finanziellen Risiken aufgrund von Verzögerungen führt. Die Zeit für die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten wird von 2-3 Wochen auf 1 Stunde reduziert. Das Produkt basiert auf der softXspace-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, es auf einem völlig freien Stapel von Serverprodukten (Betriebssystem, DB, Anwendungsserver und Entwicklungstools) zu implementieren. Dies ermöglicht niedrige Betriebskosten für das System und äußerst geringe Gemeinkosten

Dank der standardisierten Prozesse für alle Arbeitsabläufe müssen Sie sich um Fehler in deren Abwicklung keine Sorgen mehr machen. Konfigurieren Sie standardisierte Freigabewege, arbeiten Sie mit typischen Dokumentenvorlagen, die bereits juristisch überprüft sind und die Einhaltung der Vorschriften und aller genehmigten Verfahren gewährleisten. 100-prozentige Erledigung der Aufgaben dank der Überwachung von Fristen und der deshalb pünktlichen Erfüllung. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente alle erforderlichen Freigabe- und Unterschriftsphasen durchlaufen 

Das Produkt bietet eine zuverlässige Ablage von Dokumenten in der Cloud, verhindert Datenlecks und ermöglicht den Nutzern einen sicheren Zugriff zu jeder beliebigen Zeit. Sie können rund um die Uhr auf Dateien zugreifen und von überall und zu jeder Zeit arbeiten, auch via Teamarbeit und Online-Bearbeitung von Dokumenten. Hierdurch werden die komfortable Einbindung von Remote-Mitarbeitern und die einfachere Interaktion der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen unterstützt

Wir verwenden ausschließlich hochmoderne technologische Lösungen. Unsere LowCode-Plattform softXspace (auf der das Produkt basiert) ermöglicht es Ihnen, Lösungen selbst zu entwickeln, indem Sie No-Code-Tools verwenden. Zum Schutz des Datenbestands verwenden wir moderne Technologien zur Benutzeridentifizierung wie Bank ID, Mobile ID, QES und Zwei-Faktor-Autorisierung (MFA). Wir bieten auch Datenverschlüsselung sowohl für über das Netzwerk übertragene Daten als auch für die Ablage von Dokumenten und Metadaten. Darüber hinaus verfügen unsere Produkte über ein modernes Design, das für den Einsatz auf mobilen Geräten geeignet ist und das Arbeiten direkt im System über Web-Browser ermöglicht.

Das Produkt kann zentral oder lokal eingerichtet werden, da es sowohl in der Cloud als auch in Ihrer Infrastruktur installiert oder als Hybridlösung implementiert werden kann. Die einfache Einrichtung ermöglicht es Ihnen, es schnell in Ihrer Organisation zu implementieren, es an die Prozesse und Standards anzupassen und zusätzliche Funktionen operativ zu entwickeln. Wir bieten auch Lösungen für Integrationsaufgaben, Schulungen, detaillierte Produktdokumentation, Qualitätssicherung und Service-Support.

Das Produkt kann sehr schnell sowohl an kleine oder mittlere Unternehmen als auch an große Konzerne mit weit verzweigten regionalen Strukturen, mit Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt, angepasst werden. Dank Low-Code- und No-Code-Tools (insbesondere BPMN) verfügen unsere Produkte auf Basis von softXspace über reichhaltige Möglichkeiten zur Konfiguration und Entwicklung. Das System unterstützt horizontale und vertikale Skalierung und kann für den Aufbau fehlertoleranter Konfigurationen und zuverlässigen gleichzeitigen Betrieb von Tausenden von Nutzern eingesetzt werden.

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.

Mit unserem Scan- und Erkennungsmodul können Sie Funktionalität zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt von gescannten Dokumenten, das Streamscannen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften