Dokumentenmanagement für Behörden

Die Datenbank speichert alle Informationen über jeden Kontakt, Einzelheiten über juristische Personen und persönliche Daten über natürliche Personen. Sie können hier Kontaktinformationen wie Adressen, Telefonnummern von Beauftragten oder Kontaktpersonen usw. abrufen

Die Dokumentendatenbank ermöglicht den 24-Stunden-Zugriff auf alle Dokumente von jedem Gerät und jedem Ort aus, der über eine Internetverbindung verfügt. Sie können Dokumente erstellen, genehmigen und unterzeichnen, Aufgaben festlegen und ausführen oder einfach nur die erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt einsehen

Das System erfordert keine Installation zusätzlicher Software, um es zu nutzen. Es ist möglich, vollumfänglich zu arbeiten, nachdem Sie das System einfach für den Zugriff über Ihren bevorzugten Browser auf einem PC, Tablet oder Smartphone autorisiert haben

Einstellungen für die automatische Delegation von Aufgaben an einen Stellvertreter und für die Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters

Visualisierung der organisatorischen Untergliederung von Strukturbereichen/Gruppen und der Benutzerkartei

Automatische Erzeugung von Registrierungsnummern für Dokumente. Dank der vorkonfigurierten Nummerierungsvorschriften können Sie eine hochkomplexe Festlegung von Registrierungsnummern vornehmen (unter Verwendung von Dokumentkartenattributen, Daten und logischen Bedingungen)

Einfache Einstellung der verfügbaren Systemfunktionen für verschiedene Benutzergruppen. So haben z.B. Leiter und Spezialisten Zugriff auf unterschiedliche Systemfunktionen

Die Einrichtung einer Kontrolle über die Ausführung einzelner Aufgaben und eines gesamten Vorgangs ermöglicht es Ihnen, die Bearbeitungszeit des Vorgangs und die Ausführungsfristen der Aufgaben effizient zu kontrollieren. Es besteht auch die Möglichkeit, sich frühzeitig an anstehende Kontrolltermine erinnern zu lassen

Kontrolle über Laufzeiten von einem Tag bis zu einem Jahr ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu überwachen. Zum Beispiel monatliche oder vierteljährliche Berichte, periodische Informationen, usw.

Die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über neue Aufgaben und Erinnerungen zur Ausführungskontrolle, damit sie keine wichtigen Termine verpassen. Dies erhöht die Selbstkontrolle der Mitarbeiter und vereinfacht die Verwaltung

Alle Versionen eines Dokuments können während der Bearbeitung gespeichert werden. Dies ermöglicht den Zugriff auf die benötigte Version des Dokuments, ohne dass man in E-Mails oder auf dem Desktop nach der benötigten Version suchen oder sie komplett auf neu erstellen muss

Einrichten einer gestuften sequentiellen oder parallelen Genehmigung mit den erforderlichen Anweisungen für Maßnahmen im Falle einer Ablehnung. Ein flexibler Designer ermöglicht es Ihnen, auf verschiedene Weise Genehmigende auszuwählen, Aktionswarteschlangen festzulegen und Genehmigungswege als Vorlagen zu speichern

Mehrstufige Delegation von Aufgaben, gleichzeitige Festlegung von einzelnen Aufgaben und/oder mehreren Ausführenden. Möglichkeit, die Aufgabe schnell einer Abteilung oder einer Mitarbeitergruppe zuzuordnen und die operative Ausführung aller Aufgaben am Dokument zu überprüfen

Aufbau einer Organisationsstruktur durch hierarchische Gliederung des Personals

Der Kalender kann Informationen über Konferenzen, Sitzungen der Exekutiv- und Beratungsorgane, Beiräte, Ausschüsse, Feiertage, interne Veranstaltungen (Schulungen, Seminare, Vorträge), Geburtstage usw. enthalten

Einfache Planung von Besprechungen mit Angabe des Ortes, des Datums und der Uhrzeit sowie der Reservierung der erforderlichen materiellen Ressourcen. Bestimmung der erforderlichen Teilnehmer und automatischer Versand der Einladungen. Aufzeichnung der Ergebnisse und Ernennung von Verantwortlichen für die Ausführung von Beschlüssen

Systematisierte Darstellung von Informationen in einer Standardoberfläche, einheitliches Kartendesign, alle Elemente sind immer an der gewohnten Stelle. Vollwertige Nutzung von einem mobilen oder einem anderen Gerät aus möglich, adaptives Design für verschiedene Bildschirmgrößen. Sie können den Arbeitsbereich vergrößern oder eine schnelle Vorschau der Dokumentenkarten einschalten

Anpassung der Oberfläche, auch an das Markenhandbuch der Behörde, mit Möglichkeit der individuellen Konfiguration der Darstellung und des Produktaussehens (Logo, Farben, Schriftarten usw.)

Möglichkeit, an das Hauptdokument eine unbegrenzte Anzahl von Dateien beliebigen Formats anzuhängen

Detaillierte Aufzeichnung jeder Änderung des Dokumentenstatus und Bewahrung der globalen Historie der Maßnahmen für Dokumente und Benutzer

Anzeigen eines Textdokuments direkt im System, ohne es herunterladen zu müssen

Automatische Konvertierung eines Textdokuments, um es als PDF-Datei herunterladen zu können

Für Teamarbeit an einem Dokument, mit der Möglichkeit der Online-Bearbeitung und -Kommentierung

Es besteht die Möglichkeit, das Modul Scannen&Erkennen zu installieren, mit dem Sie Funktionen zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt in gescannten Dokumenten, das Scannen von Datenströmen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren können

Erstellen Sie Ihre eigenen informationsanalytischen Berichte anhand der Dokumente, exportieren Sie Berichte nach Excel und verwenden Sie Dashboards, um die Daten zu visualisieren und die Schlüsselindikatoren für Aktivität, Effizienz, Arbeitsbelastung der Mitarbeiter usw. zu verstehen

Rollenmodelle, Zugriffsrichtlinien, Datenbanken und andere Funktionen können für ein bequemes Arbeiten konfiguriert werden

Möglichkeit, die meisten Systemdatenbanken selbst zu konfigurieren: Dokumentarten, Formulare und Eingangstypen, Antragsgegenstand, Benutzergruppen usw.

Die Möglichkeit, Datenbanken zu exportieren und zu importieren, erlaubt es Ihnen, mutig mit ihren Einstellungen zu experimentieren (jederzeit wiederherstellbar) und bietet die Möglichkeit, verschiedene archivierte Datenkopien aufzubewahren

Der Benutzer kann das Erscheinungsbild seines Workspace anpassen und das Zugangspasswort selbständig ändern

Automatyzacja zapewnia znaczne skrócenie czasu przetwarzania dokumentów, zmniejszenie strat operacyjnych nawet o 50%, zmniejszenie kosztów administracyjnych o 30% oraz zmniejszenie ryzyka finansowego wynikającego z opóźnień. Czas zatwierdzania i podpisywania dokumentów skraca się z 2-3 tygodni do 1 godziny. Dodatkowo system działa wyłącznie poprzez dostęp internetowy, co pozwala na jego wygodne utrzymanie we własnej infrastrukturze lub hostowanie w zewnętrznych centrach danych, oszczędzając na własnych zasobach i utrzymaniu

Produkt umożliwia pracę z dokumentami w dowolnym miejscu i czasie, pełny dostęp do plików 24/7, zapewnia pracę zespołową i edycję dokumentów online, co przyczynia się do komfortowej pracy pracowników zdalnych i upraszcza interakcję pracowników z różnych działów

System zbudowany jest na platformie softXspace, która zapewnia możliwość wdrożenia na całkowicie darmowym stosie produktów serwerowych (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, narzędzia programistyczne). Zapewnia to niski koszt posiadania i niezwykle niskie koszty ogólne przy podłączaniu nowych użytkowników

Standaryzacja procedur pozwala zapomnieć o typowych błędach podczas pracy z dokumentami i zapewnić 100% realizację zleceń poprzez kontrolę terminów i terminowego wykonywania obowiązków służbowych. Bądź pewien, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzania i podpisywania

System posiada poziom pewności G2 i spełnia wymagania DSTU-4145-2002. Niezawodne przechowywanie dokumentów w chmurze pozwoli Ci uniknąć utraty poufnych danych i zapewni dostęp w każdej chwili. System jasno opisuje uprawnienia użytkowników i zapewnia poufność dostępu do dokumentów

Łatwa konfiguracja pozwala na szybkie wdrożenie go w organizacji, dostosowanie do wewnętrznych zasad, standardów korporacyjnych i lokalnych przepisów. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia, szczegółową dokumentację produktu oraz wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low Code plattform Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m., was den prozess vertragsmanagement effizienter und einfacher macht.

Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, elektronisches Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

Anbindung an das System of Electronic Interaction of Executive Bodies (SEIEB), das darauf abzielt, den Dokumenten-Workflow zu automatisieren und einen einheitlichen Informationsraum für die Registrierung, den Empfang, die Analyse und die Ablage von Organisations- und Verwaltungsdokumenten der Exekutivorgane in elektronischer Form unter Verwendung von QES einzurichten

Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierung banken, automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, Dokumentenmanagement SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI usw.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Unterschrift, Online-Seiten für rechtlich relevanten Dokumenten-Workflow, Dienste für die Überprüfung der Geschäftspartner, usw.

Mit unserem Scan- und Erkennungsmodul können Sie Funktionalität zur Texterkennung in gescannten Dokumenten beliebigen Formats, die Suche nach Textinhalt von gescannten Dokumenten, das Streamscannen direkt in das System und die Verarbeitung von QR- und Barcodes implementieren

Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften