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Moderne IT-Lösungen für die Archivierung

Lösen Sie die meisten Probleme, die mit der traditionellen Aufbewahrung von Papierdokumenten verbunden sind, und automatisieren Sie die gesamte Palette der Geschäftsprozesse im Bereich der Archivierung sowie die Arbeit der Archivabteilung Ihres Unternehmens im Ganzen

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Einrichtung eines elektronischen Archivs

Die Implementierung von ІТ-Lösungen für die Archivierung bietet eine strukturierte und sichere Ablage von normativen Referenz-, Rechts-, Projekt-, Technik-, oder Kundenunterlagen, sowie von Spezifikationen und anderen Dokumenten. Sie ermöglicht eine einfache Suche, die Bearbeitung von Dokumenten in beliebigen Formaten und minimale Ausgaben für die Pflege des Papierarchivs

Einrichtung eines Archivs für elektronische und Papierdokumente

Einrichtung eines Archivs für elektronische und Papierdokumente

Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, ein elektronisches Unternehmensarchiv im Rahmen der allgemeinen Dokumentenmanagement-Geschäftsprozesse einzurichten. Sie werden in der Lage sein, Archivierungsdokumente einfach zu verwalten, ein Archiv für HR-Dokumente und das Personal aufzubauen sowie eine Ablage von Buchhaltungsdokumenten, Kundenakten, der technischen Dokumentation und anderer Unternehmensdokumente zu erstellen. Unsere Systeme unterstützen die Integration mit den externen Systemen eines Unternehmens und minimieren die Kosten für die Pflege eines Papierarchivs erheblich, während der kryptografische Datenschutz und die Möglichkeit, Dokumente in der Cloud oder auf dem Server des Unternehmens zu speichern, das Risiko des Verlusts oder der Beschädigung elektronischer Dokumente ausschalten. Autorisierter und sicherer Zugriff auf die angeforderten Archivdokumente kann von jedem Ort und zu jeder Zeit erfolgen

Komplexe Automatisierung von Workflow und Archivierung

Komplexe Automatisierung von Workflow und Archivierung

Optimieren und automatisieren Sie alle Prozesse, die mit der Aufbewahrung, Pflege und Weitergabe von Archivdokumenten zusammenhängen: Erstellung der Archivstruktur, Modellierung und Pflege der konsolidierten Vorgangsnomenklatur oder der strukturellen Gliederung, Genehmigung und Abzeichnung der Nomenklatur, Weitergabe von Dokumenten an das Archiv, Verwaltung von vorläufigen Vorgängen, Ausgabe von Dokumenten und Vorgängen zur vorübergehenden Verwendung, Vernichtung von Dokumenten, Suche nach Dokumenten anhand von Details und Erstellung von Berichten, Erstellung von Beschreibungen, Akten, Vordrucken von Dokumenten mit Informationen über ihre elektronische Signaturart usw. Unsere Lösungen helfen Archivaren bei der Verwaltung von Dokumenten - vom Zeitpunkt des Eingangs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist, in Übereinstimmung mit den genehmigten Unternehmensregeln. All dies wird die Arbeit der Archivierungsabteilung erleichtern und effizienter machen, den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Archivdokumenten verringern und die Ausgaben minimieren

Archiv für Kundenvorgänge und Transaktionen

Archiv für Kundenvorgänge und Transaktionen

Die Implementierung eines digitalen Archivs für Kundenvorgänge bietet einen zentralen Speicher für elektronische und gescannte Dokumente der Kunden. Der Zugriff der Mitarbeiter Ihrer Filialen und regionalen Niederlassungen auf die Kundeninformationen trägt dazu bei, den Betriebsablauf des Unternehmens zu zentralisieren, die Finanz- und Verwaltungskosten für die Pflege des Papierarchivs zu senken und mithilfe der Erstellung von Sicherungskopien das Risiko des Verlusts oder der Beschädigung von Dokumenten zu minimieren. Darüber hinaus erhalten alle Mitarbeiter die Möglichkeit, zu jeder beliebigen Zeit und von jedem beliebigen Gerät aus auf Kundenvorgänge zuzugreifen und Dokumente elektronisch zu unterschreiben, während die sichere Aufbewahrung von Dokumenten den Verlust von vertraulichen Daten verhindert

Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen

Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen

Erstellen Sie eine Wissensdatenbank des Unternehmens, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Sie kann Vorlagen für Standarddokumente, Referenzdokumenten, Schulungsmaterialien, Leitfäden, Video-/Audiodateien, Fotos oder anderen notwendigen Informationen enthalten, die die Arbeit erleichtern. Die Lösung automatisiert den Lebenszyklus von Dokumenten vollständig (Erstellung, Freigabe, Veröffentlichung, Abruf) und bietet einen 24/7-Zugriff. All dies garantiert, dass die Mitarbeiter aus der Ferne mit Informationen arbeiten können. Darüber hinaus ermöglichen die flexiblen Integrationsmöglichkeiten der Lösung (eine vollwertige REST-API) sowohl die Veröffentlichung von Dokumenten in der Wissensdatenbank als auch den Zugriff auf Dokumente aus externen Systemen

Aufbewahren und Prüfen von Archivdokumenten

Aufbewahren und Prüfen von Archivdokumenten

In vielen Unternehmen besteht ein regelmäßiger Bedarf, die Aufbewahrung von Dokumenten nachzuvollziehen, ihre Vollständigkeit zu kontrollieren und ihre Übereinstimmung mit den bestehenden Regeln und Bedingungen für die Archivierung zu überprüfen. Dank der systematisierten Ablage von Dokumenten und der vollständigen Informationen über den Lebenszyklus von Dokumenten im elektronischen Archiv kann jede Überprüfung ziemlich schnell, ohne große Kosten und jederzeit durchgeführt werden. Unser System unterstützt die Erstellung eines Integritätsnachweises für elektronische Archivdokumente mit einem Prüfverfahren für deren QES-Nachweisstatus. Sie werden in der Lage sein, den physischen Ablageort, die verantwortliche Person und die Abteilung zu erfassen, die Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen der Dokumente zu kontrollieren, sowie die Prozesse der Entnahme und Rückgabe der Originaldokumente zu steuern

Scannen, Erkennen und Suchen von Archivdokumenten

Scannen, Erkennen und Suchen von Archivdokumenten

Sie müssen nicht mehr viel Zeit damit verbringen, Ihrem Archiv Dokumente, Akten oder Dateien hinzuzufügen. Der automatische Import von elektronischen Dokumenten in das System, einschließlich Dokumenten mit digitaler Signatur, beschleunigt den Archivierungsprozess erheblich. Unser Modul Scannen&Erkennen ermöglicht es Ihnen, das Scannen von Papierdokumenten durch die Unterstützung von Stream-Scanning und Drucken von QR-/Barcodes zu automatisieren. Dank der qualitativ hochwertigen Dokumentenerkennungsfunktion und der Möglichkeit zur Verifizierung sind gescannte elektronische Dokumente im Gegensatz zu Papierdokumenten viel einfacher zu finden. Dies wird durch eine Volltextsuche nach Dokumenteninhalt und Filtern unterstützt, die es Ihnen ermöglichen, die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Dadurch wird die Geschwindigkeit der Erfassung beliebiger Datentypen deutlich höher, die Effizienz der Suche nach Dokumenten beliebiger Größe und beliebigen Formats (PDF, JPEG, TIFF) steigt um ein Vielfaches, und die Mitarbeiter der Archivabteilung gewinnen Zeit für anspruchsvollere Aufgaben

Integrationen herstellen 

  • softXspace-Plattform

    Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie in kurzer Zeit und mit geringem Aufwand Ihren Arbeitsalltag verändern, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit und mit geringen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere LowCode-Tools für die eigene Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen Ihnen die schnelle Erstellung von individuellen Formularen, Karten u.v.m.

  • softXspace-Produktlinie

    Sie können unsere fertigen Produkte schnell in ein Dokumenten-Workflow-System, Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc. integrieren. Leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht Ihnen eine schnelle Integration des Produkts in den Unternehmensinformationsraum

  • Drittanbieter-Systeme

    Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur durch die Möglichkeit, das Produkt mit Drittsystemen zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale, Möglichkeit zur Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierten Banksystemen oder anderen Systemen, die Integrationsfähigkeiten unterstützen

Unsere Produkte für die Archivierung

Wir verwenden ausschließlich moderne und bewährte Technologien 

Wir verwenden ausschließlich moderne und bewährte Technologien 

Neben unseren fertigen Produkten und Lösungen bieten wir eine breite Palette an individuellen Entwicklungs-, Implementierungs- und Supportdienstleistungen an. Unsere technischen Teams bestehen aus hochqualifizierten Experten. Je nach den Anforderungen unserer Kunden schlagen wir die Entwicklung auf folgenden modernen Plattformen und verwandten Technologien vor: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

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Warum vertrauen Unternehmen uns bei der Lösung ihrer Aufgaben?

  • 20+

    Jahre erfolgreiche Tätigkeit auf dem Markt  für IT-Lösungen im Bereich Archivierung und Erfahrung in der Entwicklung von Systemen mit hoher Auslastung und großen Datenvolumina

  • 25+

    zufriedene Kunden weltweit verwenden unsere Archivierungslösungen

  • 30+

    erfolgreich abgeschlossene Projekte für die Archivierung in KMUs, Konzernen und dem öffentlichen Sektor

  • 15+

    entwickelte Softwareprodukte für die Automatisierung von Workflows und Archivierung

  • 100+

    hochkarätige Experten  

  • 360°

    komplettes Spektrum an Dienstleistungen, angefangen von der Prüfung und Erstellung der Unternehmensanforderungen bis hin zur Umsetzung und Support 

Unsere Kunden

UKRSIBBANK

Ranks second in the TOP-20 most reliable banks in Ukraine

Raiffeisen Bank

One of the leaders in the banking system of Ukraine

ProCredit Bank

Part of the Procredit Holding AG group of companies (Germany)

Dongorbank

Ukrainian Commercial Bank

Globus Bank

Ukrainian Commercial Bank

DonetskMiskGaz

Supplier of gas for industrial, communal and household purposes

Nurbank

One of the leading banks in the Republic of Kazakhstan

Kryvyi Rih City Council

Local self-government body

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Der beste Weg, unsere Lösungen kennen zu lernen, ist eine persönliche Präsentation. Unser Experte wird Ihnen im Detail demonstrieren, wie Sie elektronische Archive exklusiv für Ihr Unternehmen automatisieren können.

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soft Xpansion ist ein internationales Unternehmen mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Softwareprodukten

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