Einrichtung eines elektronischen Archivs
Die Implementierung von IT-Lösungen für die Archivierung bietet eine strukturierte und sichere Ablage von normativen Referenz-, Rechts-, Projekt-, Technik-, oder Kundenunterlagen, sowie von Spezifikationen und anderen Dokumenten. Sie ermöglicht eine einfache Suche, die Bearbeitung von Dokumenten in beliebigen Formaten und minimale Ausgaben für die Pflege des Papierarchivs
Einrichtung eines Archivs für elektronische und Papierdokumente
Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, ein elektronisches Unternehmensarchiv im Rahmen der allgemeinen Dokumentenmanagement-Geschäftsprozesse einzurichten. Sie werden in der Lage sein, Archivierungsdokumente einfach zu verwalten, ein Archiv für HR-Dokumente und das Personal aufzubauen sowie eine Ablage von Buchhaltungsdokumenten, Kundenakten, der technischen Dokumentation und anderer Unternehmensdokumente zu erstellen. Unsere Systeme unterstützen die Integration mit den externen Systemen eines Unternehmens und minimieren die Kosten für die Pflege eines Papierarchivs erheblich, während der kryptografische Datenschutz und die Möglichkeit, Dokumente in der Cloud oder auf dem Server des Unternehmens zu speichern, das Risiko des Verlusts oder der Beschädigung elektronischer Dokumente ausschalten. Autorisierter und sicherer Zugriff auf die angeforderten Archivdokumente kann von jedem Ort und zu jeder Zeit erfolgen
Komplexe Automatisierung von Workflow und Archivierung
Optimieren und automatisieren Sie alle Prozesse, die mit der Aufbewahrung, Pflege und Weitergabe von Archivdokumenten zusammenhängen: Erstellung der Archivstruktur, Modellierung und Pflege der konsolidierten Vorgangsnomenklatur oder der strukturellen Gliederung, Genehmigung und Abzeichnung der Nomenklatur, Weitergabe von Dokumenten an das Archiv, Verwaltung von vorläufigen Vorgängen, Ausgabe von Dokumenten und Vorgängen zur vorübergehenden Verwendung, Vernichtung von Dokumenten, Suche nach Dokumenten anhand von Details und Erstellung von Berichten, Erstellung von Beschreibungen, Akten, Vordrucken von Dokumenten mit Informationen über ihre elektronische Signaturart usw. Unsere Lösungen helfen Archivaren bei der Verwaltung von Dokumenten – vom Zeitpunkt des Eingangs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist, in Übereinstimmung mit den genehmigten Unternehmensregeln. All dies wird die Arbeit der Archivierungsabteilung erleichtern und effizienter machen, den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Archivdokumenten verringern und die Ausgaben minimieren
Archiv für Kundenvorgänge und Transaktionen
Die Implementierung eines digitalen Archivs für Kundenvorgänge bietet einen zentralen Speicher für elektronische und gescannte Dokumente der Kunden. Der Zugriff der Mitarbeiter Ihrer Filialen und regionalen Niederlassungen auf die Kundeninformationen trägt dazu bei, den Betriebsablauf des Unternehmens zu zentralisieren, die Finanz- und Verwaltungskosten für die Pflege des Papierarchivs zu senken und mithilfe der Erstellung von Sicherungskopien das Risiko des Verlusts oder der Beschädigung von Dokumenten zu minimieren. Darüber hinaus erhalten alle Mitarbeiter die Möglichkeit, zu jeder beliebigen Zeit und von jedem beliebigen Gerät aus auf Kundenvorgänge zuzugreifen und Dokumente elektronisch zu unterschreiben, während die sichere Aufbewahrung von Dokumenten den Verlust von vertraulichen Daten verhindert
Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen
Erstellen Sie eine Wissensdatenbank des Unternehmens, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Sie kann Vorlagen für Standarddokumente, Referenzdokumenten, Schulungsmaterialien, Leitfäden, Video-/Audiodateien, Fotos oder anderen notwendigen Informationen enthalten, die die Arbeit erleichtern. Die Lösung automatisiert den Lebenszyklus von Dokumenten vollständig (Erstellung, Freigabe, Veröffentlichung, Abruf) und bietet einen 24/7-Zugriff. All dies garantiert, dass die Mitarbeiter aus der Ferne mit Informationen arbeiten können. Darüber hinaus ermöglichen die flexiblen Integrationsmöglichkeiten der Lösung (eine vollwertige REST-API) sowohl die Veröffentlichung von Dokumenten in der Wissensdatenbank als auch den Zugriff auf Dokumente aus externen Systemen
Aufbewahren und Prüfen von Archivdokumenten
In vielen Unternehmen besteht ein regelmäßiger Bedarf, die Aufbewahrung von Dokumenten nachzuvollziehen, ihre Vollständigkeit zu kontrollieren und ihre Übereinstimmung mit den bestehenden Regeln und Bedingungen für die Archivierung zu überprüfen. Dank der systematisierten Ablage von Dokumenten und der vollständigen Informationen über den Lebenszyklus von Dokumenten im elektronischen Archiv kann jede Überprüfung ziemlich schnell, ohne große Kosten und jederzeit durchgeführt werden. Unser System unterstützt die Erstellung eines Integritätsnachweises für elektronische Archivdokumente mit einem Prüfverfahren für deren QES-Nachweisstatus. Sie werden in der Lage sein, den physischen Ablageort, die verantwortliche Person und die Abteilung zu erfassen, die Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen der Dokumente zu kontrollieren, sowie die Prozesse der Entnahme und Rückgabe der Originaldokumente zu steuern
Scannen, Erkennen und Suchen von Archivdokumenten
Sie müssen nicht mehr viel Zeit damit verbringen, Ihrem Archiv Dokumente, Akten oder Dateien hinzuzufügen. Der automatische Import von elektronischen Dokumenten in das System, einschließlich Dokumenten mit digitaler Signatur, beschleunigt den Archivierungsprozess erheblich. Unser Modul Scannen&Erkennen ermöglicht es Ihnen, das Scannen von Papierdokumenten durch die Unterstützung von Stream-Scanning und Drucken von QR-/Barcodes zu automatisieren. Dank der qualitativ hochwertigen Dokumentenerkennungsfunktion und der Möglichkeit zur Verifizierung sind gescannte elektronische Dokumente im Gegensatz zu Papierdokumenten viel einfacher zu finden. Dies wird durch eine Volltextsuche nach Dokumenteninhalt und Filtern unterstützt, die es Ihnen ermöglichen, die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Dadurch wird die Geschwindigkeit der Erfassung beliebiger Datentypen deutlich höher, die Effizienz der Suche nach Dokumenten beliebiger Größe und beliebigen Formats (PDF, JPEG, TIFF) steigt um ein Vielfaches, und die Mitarbeiter der Archivabteilung gewinnen Zeit für anspruchsvollere Aufgaben
Integrationen herstellen
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softXspace-Plattform
Mit Hilfe der Möglichkeiten der softXspace-Plattform können Sie Ihre alltägliche Routinearbeit transformieren, Prozesse automatisieren und in kurzer Zeit mit minimalen Kosten einen modernen Informationsraum schaffen. Unsere Low-Code-Tools zur persönlichen Entwicklung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung ermöglichen es Ihnen, schnell individuelle Formulare, Karten und vieles mehr zu erstellen
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softXspace-Produktlinie
Sie können unsere fertigen Produkte schnell integrieren: Dokumenten-Workflow-System, Vertragsautomatisierung, Beschaffungsmanagement usw. Die leistungsstarke offene API (REST, SOAP, eine vollwertige CMIS-Standardimplementierung) ermöglicht eine schnelle Integration des Produkts in den unternehmensweiten Informationsraum
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Drittanbieter-Systeme
Aufbau einer einheitlichen integrierten IT-Infrastruktur dank der Möglichkeit, das Produkt mit Systemen von Drittanbietern zu kombinieren: ERP, ECM, DMS, interne Portale. Möglichkeit der Integration mit Buchhaltungssystemen und CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatisierten Bankensystemen oder anderen Systemen, die Integrationsmöglichkeiten unterstützen
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Cloud- und Online-Dienste
Möglichkeit zur Integration mit Microsoft 365-Diensten (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel, Power BI usw.) und Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet usw.). Integration mit Diensten für elektronische Signaturen, Online-Sites für rechtsverbindlichen Dokumenten-Workflow, Diensten zur Überprüfung von Gegenparteien usw.
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Dienste zur Unterzeichnung von Dokumenten
Bereitstellung eines vollwertigen, rechtlich relevanten Dokumenten-Workflows dank der Integration von Dokumenten-Signaturdiensten (Verwendung von Schlüsseln der beliebtesten ukrainischen TSP, Diia Sign, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign und anderen). Möglichkeit der Netz-/Cloudspeicherung von Schlüsseln und reiche Funktionalität der Visualisierung von Unterschriften
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Microsoft-Produkte
Integration mit der gesamten Microsoft 365-Lösungsinfrastruktur: Dokumentenspeicherung in SharePoint, Aufgaben in Teams/Planner, Integration mit Microsoft Exchange, Power BI-Berichte zum Dokumenten-Workflow, Verbindung mit Microsoft Power Automate und anderen Microsoft-Produkten
Low-Code-, No-Code- und KI-Plattform für große Unternehmen und Behörden
- 14 fertige Module: Dokumente, Verträge, Archiv, HR, Portale
- Eigene Prozesse und Formulare ohne Programmierung
- Berichte und Dashboards zu Prozessen und KPIs
Dokumente, Verträge, CRM und Portal für Geschäftspartner in Microsoft 365
- Nativ in SharePoint und Teams
- Start in 1 Tag über Microsoft Marketplace
- Lizenz pro Nutzer, 30 Tage kostenlos
Dokumentenmanagement und Archiv 4
Dokumentenmanagement, Verträge und E-Archiv für Microsoft 365
Ein- und ausgehender sowie interner Dokumentenfluss, Vertragsmanagement und E-Archiv
Dokumentengenerierung & Prozessautomatisierung
Dokumente aus Vorlagen erstellen und Dokumentenprozesse automatisieren
Business
Automatisierung von Geschäftsprozessen und Dokumenten-Workflow (BPMS)
Modernes BPM-System für die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die. Einrichtung von Dokumenten-Workflows im Unternehmen mit No-Code-Tools
Archive
Elektronisches Dokumentenarchiv
Vielseitiges System für die zuverlässige, überwachte und gesteuerte Speicherung elektronischer Dokumente
Wir verwenden ausschließlich moderne und bewährte Technologien
Neben unseren fertigen Produkten und Lösungen bieten wir eine breite Palette an individuellen Entwicklungs-, Implementierungs- und Supportdienstleistungen an. Unsere technischen Teams bestehen aus hochqualifizierten Experten. Je nach den Anforderungen unserer Kunden schlagen wir die Entwicklung auf folgenden modernen Plattformen und verwandten Technologien vor: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore
Unsere Kunden
Die Bank belegt den zweiten Platz unter den TOP-20 der zuverlässigsten Kreditinstitute in der Ukraine
Einer der führenden Banken im ukrainischen Bankensystem
Ein Mitgliedsunternehmen der ProCredit Holding AG-Unternehmensgruppe (Deutschland)
Ukrainische Geschäftsbank
Ukrainische Geschäftsbank
Gasversorger für industrielle, kommunale und private Verbraucher
Eine der führenden Banken in der Republik Kasach
Lokales Selbstverwaltungsorgan
Wir senden Ihnen einen Link per E-Mail
Möchten Sie beginnen?
Der beste Weg, unsere Lösungen kennen zu lernen, ist eine persönliche Präsentation. Unser Experte wird Ihnen im Detail demonstrieren, wie Sie elektronische Archive exklusiv für Ihr Unternehmen automatisieren können.
Was gibt es Neues?
Digitaler HR-Dokumentenumlauf für die größte Retail-Kette
Avrora („eKadry") – digitaler HR-Dokumentenumlauf für 16.000+ Mitarbeiter in 1.800+ Filialen auf softXspace.HR-Basis mit mobilen Apps und Diia.Pidpys.
Automatisierung und Zentralisierung von Bankprozessen
Komplette Automatisierung der Bankprozesse auf softXspace Low-Code/No-Code: DMS, Kreditvergabe, eArchiv, Kollegialorgane, Back-Office mit ABS/CRM-Integration.
eDokumentenverwaltung auf einer Low-Code/No-Code-Plattform
Automatisieren Sie Ihr Unternehmen mit der softXspace Low-Code/No-Code-Plattform – einsatzbereite Module, 50+ Integrationen, 9 Wochen Go-Live.
Dokumenten- und Prozessautomatisierung für Microsoft 365
softXspace365 vereint Dokumentenmanagement, Aufgabenmanagement und Kommunikation in Microsoft 365 mit No-Code-Konfiguration und 24h-Basisversion.
softXspace365 – Prozessautomatisierung in Microsoft 365
Wie unser Produkt, softXspace365 für Microsoft 365, Ihnen dabei helfen wird, Prozesse einfach und schnell zu automatisieren und einen digitalen Arbeitsbereich aufzubauen
Frohe Weihnachten und ein gutes Neues Jahr 2024!
soft Xpansion wünscht Frohe Weihnachten und ein gutes Neues Jahr 2024 – mit Rückblick auf 2023 (YouControl, Siloxene, Vulyk) und Plänen für 2024.
Automatisiertes Dokumentenmanagement: Geschäftseffizienz steigern
Wie automatisiertes Dokumentenmanagement (EDMS/DMS) die Geschäftseffizienz transformiert. Kostenreduktion, QES, Microsoft-365-Integration.
Digitales Vertragsmanagement mit Vertragspartnern in 9 Wochen
Schlüsselfertiges CLM in 9 Wochen. Automatisierte Workflows, B2B-Portal, QES, ERP-Integration.
