Система електронного документообігу та управління договорами у Microsoft 365

Керівники бачать панель з KPI документообігу та статусами критичних договорів. Можна підписати КЕП з телефона у відрядженні. Аналітика Power BI показує зобов'язання, ризики та терміни в реальному часі.

Менеджер створює договір за дві хвилини з шаблону — реквізити підтягуються з картки клієнта чи постачальника. Юрист перевіряє, керівник погоджує, контрагент підписує КЕП. Усе в Teams, без листів і Excel.

Юристи бачать усі договори на перевірці в одному списку з дедлайнами. Стандартні умови вже у шаблонах — юрист звертає увагу лише на відхилення. Кожна версія зберігається з історією змін і журналом дій.

Бухгалтерія працює з рахунками, актами та фактурами в одному потоці. Документи приходять через ЕДО (M.E.Doc, Вчасно) і автоматично запускають маршрут погодження. Фінансовий директор контролює бюджети та платежі без ручного збору даних.

Співробітник подає заяву на відпустку чи відрядження з Teams за хвилину. Керівник погоджує з телефона, наказ автоматично йде у бухгалтерію. Особові справи зберігаються в одному місці з розмежованим доступом.

Будь-яка внутрішня заявка — на доступ, обладнання чи закупівлю канцтоварів — подається з Teams і автоматично йде відповідальному. Система контролює терміни виконання. ІТ-відділ бачить усі звернення на одному дашборді.

Канцелярія реєструє вхідну та вихідну кореспонденцію, накази й протоколи з власною нумерацією та маршрутами. OCR розпізнає текст у сканах — паперовий архів стає шукабельним за вмістом. Терміни зберігання контролюються автоматично.

Проєктна документація, ТЗ, бюджети та звіти зберігаються в одній структурі проєкту. Між специфікаціями, договорами й супутніми файлами є зв'язки — з будь-якого документа відкривається вся проєктна папка. Версії контролюються автоматично.

Регламенти, інструкції та журнали ознайомлень зберігаються з контролем версій. Audit trail фіксує кожну дію з документом. Компанія готова до аудитів ISO 9001/27001 та перевірок GDPR без авральної підготовки.

Комірники реєструють накладні, акти приймання та заявки на склад з планшетів зі сканером QR/штрих-кодів. Документи з охорони праці та технічні специфікації версіонуються в системі. Облік фізичних оригіналів ведеться в картці документа.

Торгові представники та виробничі майстри працюють з документами з телефона чи планшета. Можна підписати КЕП на місці — навіть без зв'язку, з синхронізацією при поверненні в мережу. Поїздка в офіс заради підпису більше не потрібна.

Контрагенти підписують договори через ЕДО або Портал контрагента з вашим брендуванням. Обмін відбувається без e-mail та кур'єра. Один канал для роботи з постачальниками, клієнтами та партнерами.

Договори, рахунки, додаткові угоди, специфікації, акти виконаних робіт, плюс універсальні вхідні, вихідні та внутрішні документи. Кожен тип зі своїми полями, маршрутом і правилами архівування.

Відкривайте та редагуйте Word, Excel, PowerPoint і PDF прямо в системі — без локально встановленого Office. Спільне редагування, коментування, режим правок, доступ 24/7 з будь-якого пристрою. Детальніше про управління документами.

Створюйте стандартний договір, лист, рахунок чи протокол за дві хвилини: обирайте шаблон, система заповнює дані контрагента та умови з картки. Юристи перевіряють шаблон один раз — далі ним користуються всі.

Автоматичний імпорт документів з пошти, ERP, CRM, бухгалтерських і HR-систем, порталів партнерів і платформ юридично значущого електронного документообігу. Система-джерело надсилає документ із метаданими — жодного повторного введення.

OCR розпізнає текст зі сканів — рукописних, друкованих, PDF, зображень. Пакетне сканування та обробка QR- і штрих-кодів. Паперовий архів стає доступним для пошуку — без ручного введення даних.

Кожне редагування створює нову версію; кожна дія — створення, погодження, підпис, коментар — фіксується з позначкою часу. Відновлюйте попередні версії за один клік, експортуйте звіти для аудиту ISO, GDPR і внутрішніх перевірок.

Повний процес від чернетки до архіву: шаблон, генерація, погодження, підписання, моніторинг, продовження, припинення. Пов'язані документи — рахунки, акти виконаних робіт, додаткові угоди — автоматично прив'язуються до основного договору.

Єдиний реєстр клієнтів, постачальників і партнерів: юридичні реквізити, установчі документи, акредитаційні ролі, контактні особи, повна історія співпраці. Автозаповнення з державних реєстрів і сервісів перевірки контрагентів.

Підпис документів з повною юридичною силою: Дія.Підпис, АЦСК України, Приват24, Монобанк, вбудований softXspace Sign. Для міжнародних договорів — DocuSign, Adobe Sign, постачальники eIDAS. Візуалізація підпису на документі, криптографічна верифікація, повний журнал дій.

Будуйте будь-які процеси погодження без коду: послідовні, паралельні або змішані маршрути, відповідальні, терміни, умовні розгалуження, чеклісти для кожного кроку. Зберігайте як шаблон і використовуйте в усій компанії.

Кожен співробітник бачить свої задачі на одному дашборді — відсортовані за термінами, статусом чи пріоритетом. Сповіщення в Outlook або Teams. Керівники бачать завантаження команди в реальному часі.

Тригери за датою, подією чи умовою — сповіщення приходять в Outlook, Teams або будь-який поштовий клієнт. Власні шаблони повідомлень з вашим текстом, кнопками та посиланнями на картку.

Правила зберігання за типом документа — автоматичний розклад архівування та знищення згідно номенклатури справ. Нагадування про продовження договору за 30/60/90 днів. Дотримання бухгалтерських і юридичних термінів зберігання без ручного контролю.

Повнотекстовий пошук усередині вмісту документа, а не лише за назвою й метаданими. Збережені фільтри, групування, сортування, експорт в Excel за один клік. Знайдете договір 2019 року за одним реченням з нього — за секунди.

Дашборди Power BI з коробки: конверсія етапів погодження, завантаження команди, оборот договорів за контрагентом, терміни під ризиком. Конструктор звітів з експортом в Excel.

Одна система для всього, що співробітники роблять з документами — створення, погодження, підпис, пошук, звіти. Доступ з ПК, телефона, планшета — через браузер або Microsoft Teams. Кожен обирає зручний для себе спосіб.

Масовий імпорт контрагентів, масове призначення задач, масове оновлення карток. Те, що менеджер робить тиждень вручну, система — за хвилини.

Пов'яжіть договір з актами виконаних робіт, рахунками, додатковими угодами та специфікаціями. З будь-якої картки відкривається весь комплект документів — не треба шукати пов'язані файли по папках і переписці.

Повна функціональність на телефоні й планшеті — погоджуйте договір з аеропорту, а не з робочого столу. Офлайн-доступ до останніх документів, синхронізація після повернення в мережу.

4 мови інтерфейсу з коробки: українська, англійська, польська, німецька. Кожен користувач обирає свою — потрібно для міжнародних команд і багатокраїнних впроваджень.

Усі документи та дані зберігаються у вашому власному SharePoint і тенанті Microsoft 365. Без сторонніх хмар, без виходу даних за межі вашої компанії.

Адміністратори налаштовують довідники, папки, шаблони, права доступу на рівні ролі, групи, документа чи окремого поля. Картки, поля та процеси адаптуються до термінології й правил вашої компанії — без коду.

REST, SOAP і CMIS API для глибоких інтеграцій. 50+ готових конекторів для ERP, CRM, бухгалтерських систем, MEDoc, Вчасно, пошти та сервісів підпису. Інтеграція з будь-чим у вашому ІТ-ландшафті.

Доступ за ролями аж до окремих полів, єдиний вхід через Azure Active Directory, журнал дій для кожної операції. Готовність до GDPR, ISO 27001 та внутрішніх аудитів безпеки.

Візуальний конструктор форм, карток і бізнес-процесів — створюйте те, що потрібно бізнесу, без коду. Автоматизації, на які раніше йшов місяць роботи розробника, з'являються за тиждень. Бізнес-аналітики налаштовують, розробники підключаються лише для глибоких інтеграцій.

Потрібна глибша функціональність в одному напрямку? Інтегруйтеся зі спеціалізованими продуктами softXspace — Contract, Procurement, HR, Board. Відкритий API (REST, SOAP, CMIS) для інтеграції з будь-чим іншим у вашому ІТ-ландшафті.

Підключення ERP, CRM, бухгалтерських систем і внутрішніх порталів. Стандартні конектори до SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, BAS ERP, Oracle — документообіг залишається в softXspace365, дані синхронізуються з системою-джерелом. 100+ конекторів для власних інтеграцій.

Інтеграція з MEDoc і Вчасно — обмін юридично значущими електронними документами з контрагентами. Автоматичне отримання вхідних актів, рахунків і податкових накладних з ЕДО-платформ прямо в систему, з метаданими й готовими маршрутами погодження.

Дія.Підпис, АЦСК України, Приват24, Монобанк для внутрішнього українського документообігу. DocuSign, Adobe Sign і eIDAS-сумісні провайдери для міжнародних договорів. Гнучка візуалізація підпису на документі для юридичних та архівних потреб.

Модуль softXspace.Scan&Recognition: OCR для будь-якого формату документа, повнотекстовий пошук у сканованих зображеннях, потокове сканування прямо в систему, обробка QR- і штрих-кодів. Паперовий архів стає доступним для пошуку — без ручного введення даних.

Погодження договору: з 2–3 тижнів до 1 години. Контроль термінів і зобов'язань у реальному часі замість щомісячних сюрпризів. Фінансові ризики через прострочення знижуються, операційні витрати зменшуються — бо потрібна людина бачить потрібний документ у потрібний момент.

Єдиний простір для міжфункціональної співпраці: продажі, закупівлі, юридичний відділ, HR і фінанси бачать один документ, одну версію, одну історію. Коментарі, чат і погодження залишаються поряд з документом — не розлітаються по переписці.

Усі документи у вашому SharePoint Microsoft 365 — корпоративне шифрування, доступ за ролями, журнал дій, географічно розподілені бекапи. Доступ з будь-якого пристрою, з будь-якого місця. Дані залишаються у вашому тенанті Microsoft.

Запуск за 3–6 тижнів, а не 6–12 місяців. Попередньо налаштовані типи документів, процеси та реєстри з коробки — ви їх адаптуєте, а не будуєте з нуля. Навчання, документація, гарантійна підтримка та допомога з інтеграціями включені.

Юристи перевіряють шаблони один раз — далі ними користуються всі. Стандартні маршрути погодження для кожного типу документа. Відповідність внутрішнім регламентам вбудована в процес — а не окремий чеклист, який хтось повинен пам'ятати.

Кожна задача має відповідального і термін, контроль автоматичний. Погодження переходить на наступний етап лише коли завершений попередній — жоден документ не доходить до підпису наполовину погодженим. Жодного «думав, це вже закрили».

Дата-центри Microsoft з сертифікатами ISO 27001, SOC 2 і GDPR. Шифрування, MFA, DLP і захист від загроз — входять у вашу ліцензію Microsoft 365, окремий бюджет на безпеку не потрібен.

Ваша команда вже знає Teams, Outlook, Word і Excel. Нові співробітники стають продуктивними за перший тиждень, а не за перший місяць — без фази «вивчи нашу DMS». Адаптація нової системи — головна проблема будь-якого DMS-впровадження. Тут її просто нема.

Одна ліцензія Microsoft 365 покриває базову інфраструктуру. Без окремих DMS-серверів, без окремих ліцензій, без додаткової ІТ-команди для підтримки. Передбачувана щомісячна підписка, автоматичні оновлення, без великих початкових вкладень.

Чат Teams, відеодзвінки й спільне редагування документів — прямо поряд з погодженням, над яким ви працюєте. Контекст залишається з документом. Розмови не зникають у поштових архівах через два тижні після рішення.

430+ мільйонів бізнес-користувачів у світі; понад 90% компаній Fortune 500 довіряють Microsoft 365. Екосистема, яка розвивається швидше, ніж будь-який окремий DMS-вендор.

Централізоване зберігання з доступом з будь-якого пристрою, з будь-якого місця. Без простоїв під час оновлень, автоматичні бекапи, геореплікація — інфраструктурні питання Microsoft вирішує сам, а не ваша ІТ-команда.