Автоматизація колегіальних органів

Реєструйте питання на засідання з повною інформацією стосовно нього: назва колегіального органу, опис та обґрунтування, пояснення та коментарі, додаткові файли. Кожне питання реєструється з автоматичним присвоєнням реєстраційного номеру

Можливість побудувати маршрут узгодження , обрати тип узгодження (послідовне, паралельне або комбіноване), визначити узгоджуючих, налаштувати етапи або скористатись шаблонами узгодження. Під час узгодження можна залишати коментарі до рішень з можливістю відправлення на доопрацювання

Автоматичне формування порядку денного з узгоджених питань та повної інформації про засідання: дата, місце, учасники та виступаючі, питання на розгляд, файли, проєкти рішень

Проводьте голосування за кожним питанням порядку денного засідання з можливістю внесення зауважень та додавання коментарів та пропозицій. Система дозволяє налаштувати логіку прийняття рішення при рівній кількості голосів з наданням вирішального голосу

Автоматичне формування протоколу за результатами засідання з зазначенням результатів голосування, пропозицій та коментарів, доручень та резолюцій. Смарт-форма шаблонів дозволить формувати протокол автоматично

Додавайте доручення користувачам на виконання прийнятого рішення з можливістю контролю його виконання

Делегування повноважень, можливість заміщення тимчасово відсутнього співробітника (секретарів, членів колегіальних органів тощо), щоб всі процеси функціонували у звичайному робочому ритмі команди

Завдяки підтримці системою сервісу підписання документів КЕП ви можете надати повну юридичну значущість документам візуалізацією підпису

Працюйте з документами безпосередньо у системі (Word, Excel, PDF та іншими формати файлів Office) без необхідності встановлення додаткових офісних програм

Гнучкий та багатофункціональний пошук дозволяє легко знайти необхідні документи, а налаштування фільтрів дозволить отримати необхідну вибірку

Повнотекстовий пошук дозволить вам швидко та зручно знайти будь-які документи за їх змістом

Підтримка багатомовного інтерфейсу (UA, EN, PL, GE), вибір різних мов інтерфейсу за бажанням користувача системи

Система має простий та зрозумілий дизайн, завдяки чому користувачам буде завжди зручно та комфортно працювати. Систематизоване представлення інформації, уніфікований дизайн карток, усі необхідні елементи керування завжди у звичному місці. Можливість повноцінної роботи з мобільних пристроїв та будь-яких інших девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрану

Кастомізація інтерфейсу та адаптація під брендбук організації з можливістю індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту

Для зручної роботи у системі налаштовуйте рольову модель, права доступу, довідники тощо

Формуйте власні інформаційно-аналітичні звіти, експортуйте результати звітів в Excel для візуалізації даних та ключових показників. Наприклад, ви можете отримати дані про роботу та проаналізувати їх у розрізі колегіального органу (кількість засідань, розглянутих питань, прийнятих рішень, поставлених доручень та багато іншого)

Користування порталом зменшує час на організацію, проведення засідань колегіальних органів (підготовку та узгодження порядку денного, голосування, формування протоколу, постановку задач та контроль їх виконання тощо), прийняття рішень та організацію їх виконання

Забезпечте постійний доступ до системи користувачам у будь-який зручний час та з будь-якого місця. Система гарантує безперебійну та ефективну роботу будь-якого органу управління організації та ідеально підходить для банків та фінансових компаній, великих підприємств, холдингів та державних установ

Система гарантує безпечну обробку та надійне зберігання інформації і документів у хмарі або на сервері вашої організації, що дозволить уникнути витоку конфіденційних даних. Будьте впевнені, що доступ до інформації буде лише у співробітників компанії завдяки можливості підключення двофакторної аутентифікації

Значне полегшення організації роботи та проведення засідань колегіальних органів, контролю виконання та, як слід, зменшення ризиків під час виконання рішень. Завдяки зручній функції контролю дедлайнів щодо виконання доручень ви можете забезпечити належний контроль та підвищити виконавську дисципліну

Завдяки стандартизованим процесам усіх робочих процедур ви зможете забути про помилки при складанні та супроводженні важливих для бізнесу документів. Налаштовуйте стандартні маршрути узгодження, працюйте з шаблонами типових документів, які пройшли юридичну експертизу, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур. Забезпечте 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків. Будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання

Легкість налаштування порталу дозволяє швидко впровадити його в організацію, адаптувати під внутрішні правила, корпоративні стандарти, місцеве законодавство. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання та надати детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційний простір компанії.

Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel, Power BI тощо), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet тощо). Інтеграція з сервісами електронного підпису, онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу, сервісами перевірки контрагентів тощо

Наш модуль scan&recognition дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, можливість пошуку за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування у систему та роботу з QR- та штрих-кодами

Забезпечте повноцінний юридично значущий договірний документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (використання ключів найпоширеніших АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign та інші). Можливість мережевого/хмарного зберігання ключів підпису та широка функціональність візуалізації підписів

Можливість підключення сучасних сервісів відеоконференції для проведення онлайн-засідань