Електронний архів документів

Створюйте номенклатуру справ та конструюйте структуру зберігання документів у розрізі підрозділів та з зазначенням термінів зберігання

Система дозволяє не тільки забезпечити надійне та структуроване зберігання документів, а ще й відповідне узгодження самої структури (номенклатури) зберігання з відповідальними співробітниками

Можливість створення справ та томів з подальшим наповнення їх документами. Система дозволяє автоматизувати процеси вилучення та повернення документів зі справ, а також їх закриття

Гнучкі можливості налаштування нумерації справ відповідно до затверджених правил організації

Можливість створення та наповнення перехідних томів справ різних періодів відповідно до правил зберігання в організації

Можливість завантаження та реєстрації документів з різних джерел: оцифровані паперові документи та документи з інших систем, зокрема і з цифровим підписом

Гнучкі можливості управління документами: автоматизоване вилучення та повернення документів за запитами (ПІБ, дата видачі, очікувана дата повернення та контроль)

Додайте потрібну інформацію в опис справи для структурованого зберігання та спрощення пошуку у майбутньому: відповідальний підрозділ, якому належать документи, термін зберігання, відповідальна особа, приналежність до номенклатури справ певного року тощо

В журналі обліку та надходжень зберігається уся важлива інформація про рух документів, зберігання, відповідальних осіб за документ

Акти на знищення, прийом-передача

Автоматичне зберігання дій користувачів у системі (дія користувача та час дії)

Завдяки можливості підключення сервісу підписання документів з використанням цифрового підпису ви можете надати повну юридичну значущість документам з візуалізацією підпису

Гнучкий та багатофункціональний пошук дозволяє легко знайти необхідні документи, а налаштування фільтрів дозволить отримати необхідну вибірку

Повнотекстовий пошук дозволить вам швидко та зручно знайти будь-які документи, справи та томи за їх змістом

Підтримка автоматичного перетворення документів у незмінний формат (PDF/А) для довгострокового зберігання

З легкістю публікуйте документи в архів засобами веб-клієнту або через інтеграційні механізми будь-якої з інформаційних систем вашої організації

Автоматичне сканування паперових документів завдяки підтримці потокового сканування, друку бар-кодів/QR-кодів та імпорту в архів електронних документів

Налаштування автоматичного делегування завдань помічнику та заміщення тимчасово відсутнього співробітника

Підтримка багатомовного інтерфейсу (UA, EN, PL, GE), вибір різних мов інтерфейсу за бажанням користувача

Систематизоване представлення інформації в стандартному інтерфейсі, уніфікований дизайн карток, усі необхідні елементи керування завжди у звичному місці. Можливість повноцінної роботи з мобільних пристроїв та будь-яких інших девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрану. Можливість збільшення робочої зони або ввімкнення швидкого перегляду карток документів

Кастомізація інтерфейсу та можливість повної адаптації під брендбук організації з функцією індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту (логотип, кольори, шрифти тощо)

Завантаження групової/рольової моделі із зовнішніх систем, синхронізація з каталогами LDAP/Active Directory організації. Конфігурування матриці прав доступу у розрізі організаційної структури, ролей, номенклатури справ

Для зручної роботи у системі налаштовуйте рольову модель, права доступу, довідники тощо

Система об'єднує усі документи організації в єдиний електронний простір, забезпечує зручність та ефективність роботи організації, мінімізує фінансові витрати за рахунок скорочення трудових витрат на персонал, економії коштів на офісних площах та архівному обладнанні

Система гарантує безпечну обробку та надійне зберігання інформації та документів у хмарі або на сервері вашої організації, що дозволить уникнути витоку конфіденційних даних. Будьте впевнені, що доступ до інформації буде лише у співробітників компанії завдяки можливості підключення двофакторної аутентифікації

Забезпечте постійний доступ до системи користувачам у будь-який зручний час та з будь-якого місця. Система гарантує безперебійну та ефективну роботу будь-якого органу управління організації та ідеально підходить для банків та фінансових компаній, великих підприємств, холдингів та державних установ

Значне полегшення організації роботи та проведення засідань колегіальних органів, контролю виконання та, як слід, зменшення ризиків під час виконання рішень. Завдяки зручній функції контролю дедлайнів щодо виконання доручень ви можете забезпечити належний контроль та підвищити виконавську дисципліну

Завдяки стандартизованим процесам усіх робочих процедур ви зможете забути про помилки при складанні та супроводженні важливих для бізнесу документів. Налаштовуйте стандартні маршрути узгодження, працюйте з шаблонами типових документів, які пройшли юридичну експертизу, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур. Забезпечте 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків. Будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання

Легкість налаштування продукту дозволяє швидко впровадити його в організацію, адаптувати під процеси та корпоративні стандарти, оперативно розробити додаткову функціональність. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання, надати детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційний простір компанії.

Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel, Power BI тощо), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet тощо). Інтеграція з сервісами електронного підпису, онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу, сервісами перевірки контрагентів тощо

Наш модуль scan&recognition дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, можливість пошуку за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування у систему та роботу з QR- та штрих-кодами

Забезпечте повноцінний юридично значущий договірний документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (використання ключів найпоширеніших АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign та інші). Можливість мережевого/хмарного зберігання ключів підпису та широка функціональність візуалізації підписів