Система управління договорами

Автоматизація життєвого циклу договорів — від створення, узгодження та підписання до контролю зобов'язань, пролонгації та зберігання. Єдиний реєстр договорів та пов'язаних документів.

Автоматизуйте процеси акредитації контрагентів та створіть єдиний реєстр надійних клієнтів, постачальників, партнерів та інших контрагентів. Повна інформація про кожного контрагента, реквізити та контактна інформація.

Кожен співробітник отримує особистий простір, де агрегуються усі завдання, доручення та документи. Дашборд з важливими повідомленнями, каталог бізнес-процесів та структура організації.

Гнучкий конструктор дозволяє побудувати процес узгодження будь-якої складності — обрати тип узгодження, визначити осіб та налаштувати етапи. Усі події життєвого циклу документа фіксуються з датою та коментарями.

Цілодобовий доступ до усіх документів з будь-якого пристрою, робота з файлами будь-якого формату, одночасне редагування та рецензування з колегами онлайн, конвертація в PDF.

Гнучке налаштування шаблонів документів (договори, рахунки, акти, специфікації тощо). Власна бібліотека готових шаблонів, автозаповнення полів з картки документа.

Протягом усього життєвого циклу документа забезпечується командна робота онлайн: редагування, рецензування, коментування, консолідація змін.

Обговорюйте важливі питання та залишайте коментарі не лише в самому файлі, але й в карточці документа. Усі коментарі відображаються в зручному дереві.

Підтримка накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) для всіх видів документів, пакетне цифрове підписання. Верифікація підписів, завантаження P7S або документа з візуалізацією.

Автоматична нумерація документів згідно з політикою компанії, з захистом від дублювання. Конструктор автоматичних нумераторів та контроль обов'язкових атрибутів.

Зручний чек-лист з індикаторами для перевірки повноти пакета документів і правильності заповнення полів. Перевірка наявності накладених цифрових підписів з можливістю додати коментар.

Налаштовуйте зв'язки між картками документів або файлами: вхідні і вихідні, договори з додатковими угодами та рахунками, заявка з відповіддю.

Потужні засоби опрацювання завдань та контролю дедлайнів: пріоритети, контроль виконання, візуалізація протермінованих завдань. Циклічний контроль: пролонгація, рахунки, специфікації.

Автоматичні оповіщення та нагадування на email, SMS. Власні повідомлення з налаштовуваними шаблонами (зовнішній вигляд, зміст, посилання, кнопки), умови дати або події.

Гнучкий багатофункціональний пошук і повнотекстовий пошук за змістом документів з урахуванням морфології. Фільтри за атрибутами, сортування, групування, експорт в Excel.

Адміністратори можуть налаштовувати процеси, форми, класифікацію та довідники, управляти ролями та правами, вести аудит подій та відстеження дій.

Гнучке налаштування прав доступу та дозволів, доступні функції для різних груп користувачів, розмежування повноважень та підтримка Azure Active Directory.

Детальна історія дій з можливістю перегляду загалом або за конкретним користувачем, звіти аудиту. Повна інформація про роботу з документами з позначками часу.

Автоматичне сканування паперових документів: потокове сканування, друк, розпізнавання бар-кодів/QR-кодів та імпорт в архів електронних документів.

Потужні засоби побудови звітів і вбудовані шаблони. Дашборди для візуалізації KPI, виконавчої дисципліни, ефективності, навантаження на співробітників. Інтеграція панелей бізнес-аналітики.

Налаштування маршрутів, назв, атрибутів без програмного коду завдяки low-code і no-code інструментам (BPMN). Самостійне налаштування більшості системних довідників.

Систематизоване представлення інформації, уніфікований дизайн карток, робота з мобільних пристроїв та будь-яких девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрана.

Кастомізація інтерфейсу та повна адаптація під ваш брендбук з функцією індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту.

Підтримка багатомовності (EN, DE, PL, UA тощо), вибір різних мов інтерфейсу за бажанням користувача системи.

Продукт дозволяє автоматизувати увесь комплекс бізнес-процесів управління договорами, завдяки чому досягається значне зменшення витрат часу на обробку документів, скорочення до 60% операційних втрат, зменшення на 30% адміністративних витрат, зниження фінансових ризиків через затримки. Час на погодження та підписання договорів скорочується з 2-3 тижнів до 1 години

Продукт забезпечує надійне зберігання документів у хмарі, унеможливлює виток даних та надає користувачам захищений доступ у будь-який зручний час. Ви зможете мати повний доступ до файлів 24/7, працювати з договорами будь-де та будь-коли, навіть з мобільних пристроїв

Завдяки стандартизації усіх робочих процедур ви зможете забути про помилки під час того чи іншого бізнес-процесу. Налаштовуйте стандартні маршрути узгодження, працюйте з шаблонами типових документів, які пройшли юридичну експертизу, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур. Забезпечте 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків

Ми використовуємо тільки найсучасніший технологічні рішення, а наша LowCode платформа softXspace, на базі якої побудований продукт, забезпечить швидке впровадження, безперервну роботу та можливість оперативно адаптувати під потреби бізнесу

Продукт може бути адаптований як для малого та середнього бізнесу, так й для великого корпоративного бізнесу з розгалуженої регіональною структурою та працівниками й клієнтами по всьому світу. Наші продуктові рішення без проблем масштабуються при зростанні бізнесу та масштабів вашої компанії

Продукт підтримує централізоване та локальне розгортання: можливість встановлення рішення як в хмарі, так і у інфраструктурі вашої компанії, побудова гібридних рішень. Легкість налаштування продукту дозволяє швидко впровадити його в організацію, адаптувати під процеси та корпоративні стандарти. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання та надати детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційний простір компанії.

Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel, Power BI тощо), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet тощо). Інтеграція з сервісами електронного підпису, онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу, сервісами перевірки контрагентів тощо

Наш модуль scan&recognition дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, можливість пошуку за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування у систему та роботу з QR- та штрих-кодами

Забезпечте повноцінний юридично значущий договірний документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (використання ключів найпоширеніших АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign та інші). Можливість мережевого/хмарного зберігання ключів підпису та широка функціональність візуалізації підписів