Меню

Сучасні ІТ-рішення для автоматизації документообігу

Наші рішення допомагають побудувати сучасні системи електронного документообігу, які автоматизують процеси, пов’язані зі створенням документів, їх узгодженням та підписанням, ознайомленням, виконанням доручень, і контролем проходження документа за всіма стадіями життєвого циклу

Зв’язатися з нами
Замовити демонстрацію
Електронний документообіг та управління документами

Електронний документообіг та управління документами

Ми пропонуємо рішення, які забезпечують не лише надійне й захищене зберігання документів, а й дозволяють істотно скоротити витрати на рутинних операціях. Ви зможете значно прискорити процеси організації завдяки автоматизації, підвищити комфорт та ефективність роботи співробітників та контрольованості процесів, а впровадження юридично-значущого документообігу дозволить підписувати документи цифровим підписом з будь-якого місця та в будь-який час. Наші засоби обробки та зберігання документів забезпечують високу продуктивність і безпеку. Все це сприяє оптимізації рутинних процесів, а автоматизація бізнесу дозволить значно економити час та ресурси.

Автоматизація процесів класичного документообігу

Автоматизація процесів класичного документообігу

Автоматизація процесів класичного документообігу

Автоматизуйте роботу з вхідною та вихідною кореспонденцією та внутрішніми документами організації: опрацьовуйте листи, звернення, договірні документи, внутрішні заявки, організаційно-розпорядчі документи та протоколи нарад, контролюйте виконання завдань та підготовку відповідей тощо. Наші рішення дозволяють оптимізувати повний життєвий цикл будь-якого документа організації: значно прискорити створення документів, завдяки автозаповненню шаблонів, швидко узгоджувати та підписувати документи з цифровими підписами, ефективно контролювати завдання та доручення, а також побудувати електронний архів документів. Окрім того, співробітники зможуть працювати з колегами над електронними та відсканованими документами онлайн. Автоматизуються такі рутинні процеси як: реєстрація відповідно до номенклатури, перевірка на дублікат, розгляд керівником, створення резолюцій та доручень, контроль виконання, підготовка відповідей, переміщення в електронний архів. Завдяки впровадженню наших рішень досягається значна оптимізація бізнес-процесів в організації. Якщо у вас вже є системи управління електронними документами, ми зможемо легко інтегруватись із ними, імпортувати дані або налаштувати сканування кореспонденції прямо у систему

Робота з внутрішніми наказами та розпорядженнями організації

Робота з внутрішніми наказами та розпорядженнями організації

Робота з внутрішніми наказами та розпорядженнями організації

Завдяки нашим рішеннями ви зможете автоматизувати роботу з внутрішніми наказами та розпорядженнями щодо основної діяльності організації, адміністративно-господарських та кадрових питань тощо. Створюйте накази та розпорядження за лічені хвилини завдяки шаблонам типових документів, узгоджуйте та підписуйте з використанням цифрового підпису, контролюйте виконання та терміни опрацювання резолюцій і зберігайте

Проведення нарад та формування протоколів й доручень

Проведення нарад та формування протоколів й доручень

Проведення нарад та формування протоколів й доручень

Оптимізуйте процеси організації онлайн або офлайн нарад, а також роботу з протоколювання та контролю доручень за результатами засідань: узгоджуйте порядок денний, дату/час та місце, резервуйте матеріальні ресурси, відправляйте запрошення, проводьте голосування за питаннями, автоматично формуйте протоколи за порядком денним та створюйте завдання з вказанням відповідальних і дедлайнів. При цьому протокол формується автоматично зі смарт-формою шаблонів із зазначенням результатів голосування, пропозицій та коментарів, доручень та резолюцій. Це допоможе стандартизувати роботу, підвищити керованість процесів та взаємодію у команді й забезпечить швидке прийняття ефективних управлінських рішень

Автоматизація договірної діяльності

Автоматизація договірної діяльності

Автоматизація договірної діяльності

Ми допомагаємо впровадити повноцінний внутрішніх юридично-значущий договірний документообіг, який дозволить автоматизувати повний життєвих цикл договорів: створення, узгодження, підписання з КЕП, контроль, пролонгація та зберігання. Наші рішення оптимізують процеси опрацювання різних договірних документів: договір, додаткові угоди, акти, рахунки, специфікації, комерційні пропозиції тощо. Впровадження забезпечує прозорість, стандартизацію та швидкість ведення договірної діяльності, значно мінімізує фінансові ризики та ризики втрати конфіденційної інформації, підвищує контроль виконання на кожному етапі та покращує взаємодію з клієнтами й постачальниками. Автоматизована робота з договорами значно спрощує обробку та зберігання таких важливих документів для бізнесу як договори, додаткові угоди, акти, рахунки тощо.

Авторизація процесів закупівель й продажів

Авторизація процесів закупівель й продажів

Авторизація процесів закупівель й продажів

Автоматизуйте процеси визначення потреб, планування та складання річних планів закупівель. Надайте співробітникам можливість ефективно організовувати як рутинні, так й масштабні закупівлі в межах цілої організації, зокрема з регіонально-розподіленими підрозділами. Відповідальні особи зможуть легко та швидко створити та узгодити заявку на закупівлю з визначенням процедури, термінів, обсягів, закупівельного майданчика тощо. Також по ходу проведення закупівлі співробітники зможуть збирати та аналізувати пропозиції учасників з подальшим визначенням переможця за типовою процедурою або організувавши голосування, наприклад тендерного комітету. В результаті цього підвищиться швидкість прийняття рішень, виконавська дисципліна, буде забезпечено ефективний контроль та економія часу співробітників й бюджетів на закупівлі

Зовнішній документообіг з контрагентами

Зовнішній документообіг з контрагентами

Зовнішній документообіг з контрагентами

Автоматизуйте документообіг з контрагентами та обмін юридично-значущими документами з накладанням цифрового підпису з будь-якої точки світу та будь-якого пристрою. Завдяки нашим рішенням ви зможете легко та зручно обмінюватись договорами, рахунками, актами, специфікаціями, приймати замовлення та запити або надавати доступ до корпоративної інформації своїм контрагентам. Усі постачальники, клієнти або партнери зможуть пройти процеси акредитації та попередньої перевірки, що дозволить мінімізувати ризики та допоможе створити реєстр надійних і перевірених контрагентів. Наприклад, автоматизуючи документообіг в агробізнесі, ви зможете оптимізувати процеси продажу та закупівель із фермерами, постачальниками, покупціями тощо.

Автоматизація кадрового документообігу та HR-процесів

Автоматизація кадрового документообігу та HR-процесів

Автоматизація кадрового документообігу та HR-процесів

Кадровий документообіг зазвичай включає такі процеси як: підбір персоналу, зарахування на посаду, onboarding, відрядження, відпустки, преміювання, довідки з місця роботи, переміщення працівників всередині організації, звільнення, зміни у штатному розкладі тощо. Наші рішення дозволяють автоматизувати увесь життєвий цикл будь-яких HR-процесів: створення, подача, узгодження, підписання з можливістю використання КЕП, контроль, переведення в електронний архів та звітність. Ц дозволить підвищити ефективність роботи як HR-відділу, так й усієї організації завдяки автоматизації кадрового документообігу, дозволить отримувати послуги віддалено без необхідності особистої присутності заявника та надійно зберігати кадрову документацію

Автоматизація адміністративно-господарчих заявок

Автоматизація адміністративно-господарчих заявок

Автоматизація адміністративно-господарчих заявок

Забезпечте комфортну роботу працівникам компанії завдяки автоматизації адміністративно-господарчих заявок — ремонт обладнання, прибирання приміщення, замовлення службового авто, замовлення канцтоварів, замовлення обіду до офісу, налаштування електроприладів, заправка картриджів тощо. Функціональність наших рішень дозволяє всім працівникам організації за потреби створювати, узгоджувати та відправляти заявки у службу АГВ та оцінювати якість виконання запиту, а відповідальним працівникам — ефективно планувати ресурси та економити час

Автоматизація процесів внутрішньої служби безпеки компанії

Автоматизація процесів внутрішньої служби безпеки компанії

Автоматизація процесів внутрішньої служби безпеки компанії

Наші рішення можуть повністю автоматизувати роботу служб безпеки організацій щодо видачі довідок, дозволів, перевірки або наданні інших внутрішніх послуг. Працівники зможуть швидко та комфортно «в один клік» створювати заявки на допуск в офіс відвідувачів, в’їзд стороннього автомобіля на територію, винос товарно-матеріальних цінностей (ноутбук, принтер, проєктор, стіл тощо) та інші звернення до служби безпеки компанії, щоб отримати консультацію, рекомендації, інструкцію тощо). Своєю чергою, співробітники служби безпеки зможуть ефективно автоматизувати свої робочі процеси щодо розгляду/узгодження заявок та інформування колег про результати опрацювання

Командна робота з документами онлайн

Командна робота з документами онлайн

Командна робота з документами онлайн

Наші рішення забезпечують доступ 24/7 до документів на всіх етапах їх життєвого циклу, а також дозволяють працювати з файлами, як самостійно, так й з колегами одночасно в режимі реального часу. Редагуйте та переглядайте документи безпосередньо у системі без необхідності встановлення додаткових програм, залишайте рецензування та коментуйте документ. Відстежуйте версії та контролюйте історію змін, що дозволить в будь-який момент відновити втрачений файл або передивитись авторів змін. Крім того, є можливість пов’язати між собою зв’язками документи для комплексної роботи з усією необхідною інформацією. Важливим також є те, що ви зможете працювати з документами цілодобово будь-де та з будь-якого пристрою, крім того, підтримується робота з файлами будь-якого формату (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf тощо)

Комплексна автоматизація бізнес-процесів (End-to-End automation)

Комплексна автоматизація бізнес-процесів (End-to-End automation)

Комплексна автоматизація бізнес-процесів (End-to-End automation)

Побудова системи наскрізної автоматизації та управління бізнес-процесами (BPMS), яка повністю трансформує роботу компанії та охоплює всі її підрозділи. Наша платформа softXspace допоможе ефективно керувати усіма внутрішніми та зовнішніми процесами — від класичного документообігу та HR до роботи з контрагентами та автоматизації back та front офісів. Завдяки цьому ми забезпечуємо комплексне управління документообігу в організації

Підключіть інтеграції

  • Платформа softXspace

    Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

  • Продуктова лінійка softXspace
    Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо.. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційних простір компанії
  • Сторонні системи

    Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Наші продукти для автоматизації документообігу

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технологіїv

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології

Окрім наших готових продуктів та рішень ми пропонуємо повний спектр послуг з індивідуальної розробки, впровадження, підтримки та інтеграцій. Наші технічні команди складаються з професіоналів високого рівня кваліфікації та, в залежності від запиту наших клієнтів, ми пропонуємо розробку на тій чи іншій платформі й пов’язаних з нею технологіях: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

Дізнатися більше

Чому вирішення своїх задач доручають саме нам?

  • 25+

    років успішної роботи на світовому ринку  IT-рішень для відділів діловодства 

  • 50+

    задоволених клієнтів, які використовують наші рішення електронного документообігу в усьому світі

  • 60+

    успішно виконаних проєктів з впровадження систем електронного документообігу та діловодства

  • 15+

    розроблений програмних продуктів для управління документами

  • 100+

    фахівців високої кваліфікації

  • 360 °

    повний спектр послуг — від обстеження і складання бізнес-вимог до впровадження та підтримки

Наші клієнти

KERNEL

Провідний у світі та найбільший в Україні виробник та експортер соняшникової олії

Метінвест

Міжнародна гірничо-металургійна група компаній, одна з найбільших компаній Центральної та Східної Європи

Raiffeisen Bank

Один із лідерів банківської системи України

Нурбанк

Один з провідних банків Республіки Казахстан

Нафтогаз Цифрові Технології 

Перший внутрішній сервісний ІТ-центр у державному секторі України

Департамент кіберполіції Національної поліції України

Реалізація державної політики в сфері протидії кіберзлочинності

RISOIL S.A.

Один з найбільших експортерів сирої олії та побічних продуктів переробки соняшнику з України

Криворізька міська рада

Орган місцевого самоврядування

Нива Переяславщини

ТОП-3 серед виробників свинини в Україні

Шахівська ОТГ

Орган місцевого самоврядування

Піреус Банк

Найбільший грецький банк та компанія в країні

Чортківська міська рада

Орган місцевого самоврядування

Рубіжанська міська рада

Орган місцевого самоврядування

Фонд Східна Європа

Благодійна неприбуткова українська організація

Енергодарська міська рада 

Орган місцевого самоврядування

Донгорбанк

Український комерційний банк

Донецькміськгаз

Поставник газу для об’єктів промислового, комунального та побутового призначення

Турбогаз

45 років у сфері газової промисловості

Глобус Банк

Український комерційний банк

Міністерство енергетики та захисту довкілля України

Формує та реалізовує державну політику у сфері енергетики та охорони природного середовища

ING Bank

Входить до Топ-3 найкращих банків, що обслуговують міжнародних клієнтів в Україні

Міністерство цифрової трансформації України

Формує та реалізовує державну політику у сфері цифровізації

АрселорМіттал

Cвітовий лідер з виробництва сталі

ПроКредит Банк

Входить до групи компаній Procredit Holding AG (Німеччина)

Асоціація об‘єднаних територіальних громад

Відстоює та лобіює інтереси ОТГ на регіональному і місцевому рівні на всій території України

Балтська міська рада

Орган місцевого самоврядування

LOGIT Management Consulting

Консультує та підтримує понад 1000 організацій у більш ніж 70 країнах світу щороку

UKRSIBBANK

Друге місце в Топ-20 найнадійніших банків України

COFCO Agri Resources Ukraine

Один з найбільший виробників, переробників та трейдерів сільськогосподарської продукції

Маріупольська міська рада

Орган місцевого самоврядування

Кондитерська компанія АВК

Один із лідерів українського кондитерського ринку

Готові розпочати?
Отримайте детальну презентацію компетенцій компанії

Готові розпочати?

Замовляйте персональну демонстрацію та наша команда розкаже на зустрічі як система управління документами може зробити вашу щоденну роботу ефективною як ніколи.

Замовити демонстрацію

Що нового?

  • Автоматизація бізнес-процесів компаній Групи Нафтогаз

    січень, 2022

    Компанія soft Xpansion створила рішення з автоматизації роботи колегіального органу  – Тендерного комітету для компанії Нафтогаз, що запровадило єдиний корпоративний стандарт представлення інформації в компанії

    Читати більше
  • Досвід впровадження сучасних IT-рішень на AGROIT FORUM 2021

    жовтень, 2021

    Компанія soft Xpansion 26 жовтня взяла участь у VI щорічному форумі про IT-рішення та інновації в агро «AGROIT FORUM 2021». Наша команда вже не перший рік на цьому заході ділиться своїм досвідом впровадження програмних рішень

    Читати більше
  • soft Xpansion на головній digital-події країни «Diia Summit-2022»

    лютий, 2022

    Компанія soft Xpansion протягом останніх років брала участь у загальнодержавних проєктах, які на сьогодні вже сприяють цифровізації держави, спрощують доступ громадян до отримання державних послуг та змінюють країну на краще

    Читати більше
Автоматизація бізнес-процесів компаній Групи Нафтогаз

січень, 2022

Компанія soft Xpansion створила рішення з автоматизації роботи колегіального органу  – Тендерного комітету для компанії Нафтогаз, що запровадило єдиний корпоративний стандарт представлення інформації в компанії

Читати більше
Досвід впровадження сучасних IT-рішень на AGROIT FORUM 2021

жовтень, 2021

Компанія soft Xpansion 26 жовтня взяла участь у VI щорічному форумі про IT-рішення та інновації в агро «AGROIT FORUM 2021». Наша команда вже не перший рік на цьому заході ділиться своїм досвідом впровадження програмних рішень

Читати більше
soft Xpansion на головній digital-події країни «Diia Summit-2022»

лютий, 2022

Компанія soft Xpansion протягом останніх років брала участь у загальнодержавних проєктах, які на сьогодні вже сприяють цифровізації держави, спрощують доступ громадян до отримання державних послуг та змінюють країну на краще

Читати більше

soft Xpansion — міжнародна компанія з більш ніж 25-річним досвідом розробки та впровадження програмного забезпечення

Ми у соціальних мережах
Зв'язатись з нами