Сучасні ІТ-рішення для автоматизації документообігу

Автоматизуйте роботу з вхідною та вихідною кореспонденцією та внутрішніми документами організації: опрацьовуйте листи, звернення, договірні документи, внутрішні заявки, організаційно-розпорядчі документи та протоколи нарад, контролюйте виконання завдань та підготовку відповідей тощо. Наші рішення дозволяють оптимізувати повний життєвий цикл будь-якого документа організації: значно прискорити створення документів, завдяки автозаповненню шаблонів, швидко узгоджувати та підписувати документи з цифровими підписами, ефективно контролювати завдання та доручення, а також побудувати електронний архів документів. Окрім того, співробітники зможуть працювати з колегами над електронними та відсканованими документами онлайн. Автоматизуються такі рутинні процеси як: реєстрація відповідно до номенклатури, перевірка на дублікат, розгляд керівником, створення резолюцій та доручень, контроль виконання, підготовка відповідей, переміщення в електронний архів. Завдяки впровадженню наших рішень досягається значна оптимізація бізнес-процесів в організації. Якщо у вас вже є системи управління електронними документами, ми зможемо легко інтегруватись із ними, імпортувати дані або налаштувати сканування кореспонденції прямо у систему

Оптимізуйте процеси організації онлайн або офлайн нарад, а також роботу з протоколювання та контролю доручень за результатами засідань: узгоджуйте порядок денний, дату/час та місце, резервуйте матеріальні ресурси, відправляйте запрошення, проводьте голосування за питаннями, автоматично формуйте протоколи за порядком денним та створюйте завдання з вказанням відповідальних і дедлайнів. При цьому протокол формується автоматично зі смарт-формою шаблонів із зазначенням результатів голосування, пропозицій та коментарів, доручень та резолюцій. Це допоможе стандартизувати роботу, підвищити керованість процесів та взаємодію у команді й забезпечить швидке прийняття ефективних управлінських рішень

Автоматизуйте процеси визначення потреб, планування та складання річних планів закупівель. Надайте співробітникам можливість ефективно організовувати як рутинні, так й масштабні закупівлі в межах цілої організації, зокрема з регіонально-розподіленими підрозділами. Відповідальні особи зможуть легко та швидко створити та узгодити заявку на закупівлю з визначенням процедури, термінів, обсягів, закупівельного майданчика тощо. Також по ходу проведення закупівлі співробітники зможуть збирати та аналізувати пропозиції учасників з подальшим визначенням переможця за типовою процедурою або організувавши голосування, наприклад тендерного комітету. В результаті цього підвищиться швидкість прийняття рішень, виконавська дисципліна, буде забезпечено ефективний контроль та економія часу співробітників й бюджетів на закупівлі

Кадровий документообіг зазвичай включає такі процеси як: підбір персоналу, зарахування на посаду, onboarding, відрядження, відпустки, преміювання, довідки з місця роботи, переміщення працівників всередині організації, звільнення, зміни у штатному розкладі тощо. Наші рішення дозволяють автоматизувати увесь життєвий цикл будь-яких HR-процесів: створення, подача, узгодження, підписання з можливістю використання КЕП, контроль, переведення в електронний архів та звітність. Ц дозволить підвищити ефективність роботи як HR-відділу, так й усієї організації завдяки автоматизації кадрового документообігу, дозволить отримувати послуги віддалено без необхідності особистої присутності заявника та надійно зберігати кадрову документацію

Наші рішення можуть повністю автоматизувати роботу служб безпеки організацій щодо видачі довідок, дозволів, перевірки або наданні інших внутрішніх послуг. Працівники зможуть швидко та комфортно «в один клік» створювати заявки на допуск в офіс відвідувачів, в’їзд стороннього автомобіля на територію, винос товарно-матеріальних цінностей (ноутбук, принтер, проєктор, стіл тощо) та інші звернення до служби безпеки компанії, щоб отримати консультацію, рекомендації, інструкцію тощо). Своєю чергою, співробітники служби безпеки зможуть ефективно автоматизувати свої робочі процеси щодо розгляду/узгодження заявок та інформування колег про результати опрацювання

Побудова системи наскрізної автоматизації та управління бізнес-процесами (BPMS), яка повністю трансформує роботу компанії та охоплює всі її підрозділи. Наша платформа softXspace допоможе ефективно керувати усіма внутрішніми та зовнішніми процесами — від класичного документообігу та HR до роботи з контрагентами та автоматизації back та front офісів. Завдяки цьому ми забезпечуємо комплексне управління документообігу в організації