Система управління закупівлями

Автоматизуйте процеси визначення потреб, планування та складання річних планів закупівель. Формуйте та узгоджуйте бюджети на закупівлі як в розрізі окремих команд та відділів, так й в рамках усієї організації. Так кожен відповідальний співробітник зможе у стандартизованому форматі узгоджувати та контролювати плани та бюджети закупівель. Надайте співробітникам можливість ефективно організовувати як рутинні, так й масштабні закупівлі в межах цілої організації, зокрема з регіонально розподіленими підрозділами

Відповідальні особи зможуть легко та швидко створити та узгодити заявку на закупівлю з визначенням процедури, термінів, обсягів, закупівельного майданчика тощо. Також по ходу проведення закупівлі співробітники зможуть збирати та аналізувати пропозиції учасників з подальшим визначенням переможця за типовою процедурою або організувавши голосування, наприклад — тендерного комітету

Керуйте договорами на закупівлі з постачальниками та партнерами протягом усього життєвого циклу — від створення, узгодження та підписання цифровим підписом (КЕП) до контролю зобов'язань, пролонгації та зберігання. Продукт дозволить побудувати реєстр договорів та пов'язаних документів (додаткові угоди, специфікації, акти, рахунки тощо)

Завдяки зручному календарю закупівель ви зможете ефективно планувати активності протягом року, а також планувати бюджети на майбутні періоди. Також календар не дасть забути про важливі дати та дедлайни

Керуйте закупівлями організації завдяки консолідованому реєстру усіх закритих, активних та майбутніх закупівель. Після завершення кожної процедури закупки уся інформація та документи надійно й захищено зберігаються для подальшого аналізу

Створіть свій реєстр надійних та перевірених постачальників з повною інформацією про контрагентів: їх уставними документами, контактними даними, реквізитами та історією взаємовідносин. Окрім того, ви зможете організовувати процеси акредитації контрагента в рамках організації або додавати окремі компанії в чорний список

Протягом процесу закупівлі важливим етапом є контроль постачання товарів чи послуг. Наш продукт дозволяє організувати ефективний контроль за постачання та оплатою відповідно до умов договорів. Наприклад, ви зможете призначити відповідальних за приймання товарів чи послуг, підписання документів, направлення рахунків та актів й багато іншого

Щоб не пропускати контрольні дати та не забувати про завдання, ви зможете отримувати автоматичні оповіщення та нагадування на електронну пошту, SMS. Також ви можете налаштувати власні повідомлення, використовуючи шаблони (зовнішній вигляд, зміст, посилання, кнопки) та встановлюючи умови дати або події для нагадувань

Для підпису заявок на закупівлі, договорів, актів та інших документів продукт передбачає підтримку накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та групові операції із декількома документами, зокрема пакетне цифрове підписання. Ви завжди зможете переглянути перелік підписантів документа із показом статусу та дати підписання, провести верифікацію накладених цифрових підписів, завантажити файл із цифровими підписами (P7S) або документ із візуалізацією цифрових підписів

Продукт забезпечує все необхідне для комфортної роботи з електронними та відсканованими документами на усіх етапах бізнес-процесів. Цілодобовий доступ до усіх документів з будь-якого пристрою та в будь-якому місці, робота з файлами будь-якого формату, одночасне редагування та рецензування з колегами онлайн, конвертація текстового документа для завантаження у форматі PDF

Гнучке налаштування шаблонів документів (плани закупівель, заявки, договори, акти тощо). Сформуйте власну бібліотеку готових шаблонів, які будуть значно економити час співробітникам та забезпечать дотримання корпоративних стандартів. Завдяки готовим шаблонам (DOCX, XLSX) створення нового документу буде займати лічені хвилини, а автоматичне заповнення полів документа з картки зробить цей процес комфортним та швидким як ніколи

Збереження різних версій документів в процесі роботи та підтримка багаторівневого версіювання документів з можливістю порівняння змін. Таким чином, забезпечується доступ до необхідної версії документа без зайвого пошуку потрібної редакції в пошті, на робочому столі чи вимушеного створення з нуля

Налаштовуйте зв'язки між картками документів або файлами для постійного доступу до повної інформації. Так, наприклад, ви можете зв'язати вхідні та вихідні документи, заявку з відповіддю, договори з додатковими угодами та рахунками чи актами тощо

Гнучкий та багатофункціональний пошук дозволяє легко знайти необхідні документи та завдання, забезпечується пошук документів як у межах системи, так і в окремих розділах, фільтри за атрибутами, сортування та групування записів, експорт результатів пошуку в Excel. Крім цього, підтримується повнотекстовий пошук за змістом документів з урахуванням морфології

Підсистема керування ролями та правами користувачів: гнучке налаштування прав доступу, налаштування доступних функцій у системі для різних груп користувачів, розмежування повноважень користувачів та повноцінна підтримка Azure Active Directory

Потужні засоби побудови звітів та велика кількість вбудованих шаблонів інформаційно-аналітичних звітів. Користуйтесь дашбордами для візуалізації даних та розуміння ключових показників діяльності, виконавчої дисципліни, ефективності, навантаження на співробітників тощо. Інтеграція панелей бізнес-аналітики, візуалізація KPI та трендів змін обраних показників

Систематизоване представлення інформації в стандартному інтерфейсі, уніфікований дизайн карток, усі необхідні елементи керування завжди у звичному місці. Можливість повноцінної роботи з мобільних пристроїв та будь-яких інших девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрана

Кастомізація інтерфейсу та можливість повної адаптації під брендбук організації з функцією індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту

Підтримка багатомовності (EN, DE, PL, UA тощо), вибір різних мов інтерфейсу за бажанням користувача системи

Продукт дозволяє автоматизувати увесь комплекс бізнес-процесів закупівель, завдяки чому досягається значне зменшення витрат часу на обробку документів, скорочення до 60% операційних втрат, зменшення на 30% адміністративних витрат, зниження фінансових ризиків через затримки, скорочується з 2-3 тижнів до 1 години час на погодження та підписання документів. Платформа softXspace надає можливість впровадження продукту на повністю безкоштовному стеку серверних продуктів (операційна система, база даних, сервер додатків, засоби розробки), що забезпечить низьку вартість володіння системою та низькі накладні витрати

Продукт забезпечує надійне зберігання документів у хмарі, унеможливлює виток даних та надає користувачам захищений доступ у будь-який зручний час. Ви зможете мати повний доступ до файлів 24/7, працювати будь-де та будь-коли, що сприяє комфортній роботі віддалених працівників та спрощенню взаємодії співробітників різних підрозділів

Завдяки стандартизації усіх робочих процедур ви зможете забути про помилки під час того чи іншого бізнес-процесу. Налаштовуйте стандартні маршрути узгодження, працюйте з шаблонами типових документів, які пройшли юридичну експертизу, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур. Забезпечте 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків. Будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання

Ми використовуємо тільки найсучасніші технологічні рішення, а наша LowCode платформа softXspace, на базі якої побудований продукт, дозволяє використовувати no-code інструменти та самостійно розвивати рішення. Для захисту даних ми використовуємо сучасні технології ідентифікації користувачів: Bank ID, Mobile ID або КЕП, та двофакторну аутентифікацію (MFA). Ми забезпечуємо шифрування даних (як при пересиланні по мережі, так і у місці зберігання документів та метаданих). Окрім того, продукти мають сучасний дизайн, адаптований для роботи на мобільних пристроях та дозволяють працювати в системі безпосередньо через браузер

Продукт може бути адаптований як для малого та середнього бізнесу, так й для великого корпоративного бізнесу з розгалуженою регіональною структурою та працівниками й клієнтами по всьому світу. Наші продукти на платформі softXspace завдяки low-code та no-code інструментам (зокрема BPMN) мають широкі можливості з налаштування та розвитку, підтримують горизонтальне та вертикальне масштабування, можливість побудови відмовостійких конфігурацій та комфортну одночасну роботу тисяч користувачів

Продукт підтримує централізоване та локальне розгортання: можливість встановлення рішення як в хмарі, так і у інфраструктурі вашої компанії, побудова гібридних рішень. Легкість налаштування продукту дозволяє швидко впровадити його в організації, адаптувати під процеси та корпоративні стандарти та оперативно розробити додаткову необхідну функціональність. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання та детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційний простір компанії

Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel, Power BI тощо), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet тощо). Інтеграція з сервісами електронного підпису, онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу, сервісами перевірки контрагентів тощо

Наш модуль scan&recognition дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, можливість пошуку за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування у систему та роботу з QR- та штрих-кодами

Забезпечте повноцінний юридично значущий договірний документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (використання ключів найпоширеніших АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign та інші). Можливість мережевого/хмарного зберігання ключів підпису та широка функціональність візуалізації підписів