softXspace365 - документообіг та автоматизація процесів у вашому Microsoft 365

Як легко та швидко автоматизувати бізнес-процеси, щоб робота співробітників була максимально комфортною та ефективною, задачі вирішувались швидко, а витрати часу та ресурсів були мінімальними? 

Як організувати комфортну роботу співробітників з різних команд та підрозділів із максимальною ефективністю?

Як забезпечити постійний доступ до усіх документів та створити єдиний цифровий робочий простір для компанії?

Як взагалі вирішити ці питання без зайвої головної болі та великих інвестицій в ІТ-рішення?! 

 У цій статті ми дамо відповіді на усі ці питання, запропонуємо рішення та головне розкажемо як можна вже сьогодні перейти до його практичної реалізації завдяки нашому сучасному продукту softXspace365.

Про продукт та чому обирають softXspace365 

Багато компаній впроваджують Microsoft 365, оскільки там є усе необхідне для роботи з офісними документами, а також інструменти коллаборації та інфраструктура для роботи з будь-якого місця та в будь-який час. Водночас, разом з підпискою Microsoft 365, компанії зазвичай бажають ще й автоматизувати власні бізнес-процеси. 

За нашим досвідом в середньому в компаніях використовують від 200-300 типів документів, в залежності від галузі або масштабу компаній може бути й більше. Це договірна діяльність, закупівлі, канцелярія, організаційно-розпорядчі документи, кадрова документація, різні заявки та багато іншого. Усі ці документи потребують обліку та автоматизації процесів створення, узгодження, підписання, контролю, зберігання. Таким чином в якийсь момент кожна компанія стає перед необхідністю переходити з паперового або Excel-обліку в повноцінну систему з автоматизованими процесами. Для вирішення цієї задачі, бізнес переважно йде двома шляхами: 

1.  починає вкладати гроші в дороговартісну розробку рішень з нуля 
   
2.  шукає готові рішення, що потребують тільки налаштування під процеси компанії 

Очевидно, що перший варіант, крім високої ціни, має інші особливості - довготривалу реалізацію та необхідність кваліфікованої постановки задачі для досягнення якісного результату. Тому, частіше вибір роблять на користь готового рішення, з уже відомими можливостями та великим набором інструментів для налаштування, щоб не лише залишити власні процеси без змін, але й забезпечити гнучкість їх коригування у майбутньому. Саме таке рішення ми й пропонуємо! 

softXspace365 – це готовий продукт для Microsoft 365 від компанії soft Xpansion. Він побудований на базі сучасних технологій Microsoft Power Platform, що дозволить не тільки інтегрувати продукт в хмарну інфраструктуру Microsoft, але й постійно вдосконалювати систему завдяки AI-Powered інструментам. 

Більше того, одразу коробки ви отримаєте готовий робочий простір, бібліотеку процесів, можливості цифрового підпису, аналітичні дашборди та багато іншого. Зокрема, за допомогою вбудованого No-Code конструктору бізнес-процесів можна легко автоматизувати процеси без програмування і лише силами спеціалістів вашої компанії. Також ми пропонуємо послугу впровадження «під ключ», яка включає адаптацію продукту, налаштування на вашому оточенні, навчання та безкоштовну гарантійну підтримку! 

Обираючи softXspace365 ви зможете максимізувати вигідність інвестицій в Microsoft 365 та, не витрачаючи зайвих коштів, швидко цифровізувати процеси будь-якої складності. 

Ми вже 25+ років працюємо на світовому ринку програмного забезпечення, з яких 15+ використовуємо технології Microsoft, та точно знаємо що потрібно сучасному бізнесу від ІТ-продукту: зручність та багатофункціональність, справедлива ціна, швидкість адаптації та налаштування, легкість впровадження та підтримки, наявність безпечної інфраструктури в його основі. З огляду на все перераховане, ми створили та постійно розвиваємо власний програмний продукт softXspace365 та лінійку готових рішень для Microsoft 365. 

Типові проблеми та ризики відсутності єдиної системи управління процесами та документами 

Зазвичай, перед компаніями, які не мають спеціальних систем та ІТ-рішень, постає ряд типових проблем керування процесами, що призводить до неефективного використання робочого часу співробітників, втрати прибутку або погіршення рівня обслуговування клієнтів. Ось деякі з них:

• Збільшення витрат часу: компанії часто витрачають багато часу на ручне опрацювання документів, організацію рутинної роботи, виконання однотипних завдань;
• Неефективне управління процесами: несистематизовані процеси узгодження та підписання документів, а також створення, виконання і контролю завдань значно сповільнюють роботу та збільшують витрати бізнесу;
• Недостатня контрольованість: без вибудованої системи керування процесами, компанії часто отримують проблеми недостатньої контрольованості роботи співробітників в цілому або виконання завдань без дотримання відповідних регламентів;
• Низький рівень комунікації: чим більше компанія має підрозділів, тим складніше їм, без єдиного цифрового простору комунікувати між собою щодо робочих питань, визначати відповідальних та контролювати виконання завдань;
• Проблеми з безпекою: деякі компанії використовують застарілі системи, або навіть продовжують працювати вручну, що, рано чи пізно, призводить до втрати інформації, несе потенційні загрози безпеці та загалом ускладнює та сповільнює опрацювання інформації;
• Дублювання інформації: співробітники змушені витрачати зайвий час на дублювання даних у непов’язаних частинах свого інформаційного середовища, а також можуть формувати некоректні результати роботи через неузгодження даних у різних джерелах. 
  

Наш цифровий простір softXspace365 може швидко та ефективно вирішити усі подібні проблеми та не допустити виникнення відповідних викликів у майбутньому. Простір softXspace365 є універсальним, тому підходить для будь-якого бізнесу, без прив’язки до галузі або розміру компанії. Співробітники можуть працювати з softXspace365 в надійному середовищі Microsoft (Teams або SharePoint) й використовувати безліч готових інструментів для автоматизації бізнес-процесів та виконання щоденних робочих завдань. 

Цифровий робочий простір та комплексна автоматизація 

softXspace365 це не лише набір функціональних інструментів, це можливості побудувати єдиний робочій простір для усієї компанії – для усіх співробітників із будь-яких команд. При цьому на базі продукту ви зможете автоматизувати будь-які процеси та створити єдину точку входу в цифровий простір компанії. 

В продукті з коробки ви отримуєте бібліотеку процесів та форм, яку ви зможете одразу використовувати або швидко адаптувати під свою компанію самостійно чи разом з нами:

• Універсальний внутрішній документ
• Договір, додаткова угода, рахунок, акт
• Задача співробітнику
• Службова записка 

Однак важливіше те, що завдяки softXspace365 можна за короткий час автоматизувати роботи абсолютно усіх підрозділів компанії, розшаруючи бібліотеку автоматизованих процесів. Це відкриває нові горизонти ефективної роботи співробітників, адже ви зможете допомогти усім підрозділам компанії працювати злагоджено, надавши зручний цифровий робочий простір для вирішення щоденних задач: 

Продажі:

• Договори з клієнтами
• Заявки на продаж
• Комерційні пропозиції

Закупівлі

• Договори з постачальниками
• Планування закупівель, RFI
  
• Акредитація постачальників
  

Канцелярія

• Вхідні та вихідні документи
  
• Накази та розпорядження
  
• Наради та протоколи
  

HR

• Рекрутинг
  
• Onboarding / offboarding
  
• Відпустки/відрядження/лікарняні
  

Юридичний відділ

• Документи та довідки
  
• Судові документи
  
• NDA та договори
  

Архівний відділ

• Нормативно-довідкова документація
  
• Технічна документація
  
• Листування
  

Проектна діяльність

• Вимоги та документація
  
• Протоколи зустрічей
  
• Бюджети
  

Виробництво

• Замовлення матеріалів
  
• Технічні специфікації 
  
• Робота на складі
  

І це лише декілька найбільш поширених прикладів автоматизації процесів за допомогою softXspace365. Завдяки вбудованому No-Code конструктору бізнес-процесів softXspace365 ви зможете додатково налаштовувати та самостійно автоматизувати будь-які інші процеси, які є у вашій компанії для підвищення ефективності та спрощення роботи команд. 

No-Code конструктор бізнес-процесів 

Завдяки No-Code конструктору бізнес-процесів softXspace365 стає можливим максимально просто та швидко автоматизувати як типові, так і специфічні робочі маршрути будь-якої складності. Він дозволяє легко налаштувати процеси узгодження, підписання, контролю, виконання, ознайомлення, моніторингу тощо. 

Тепер будь-який співробітник може легко побудувати етапи маршруту, обрати відповідальних, визначити послідовність виконання завдань (паралельно/послідовно/змішано), визначити дедлайни, пріоритет, додати інструкцію та чек-лист на кожен етап процесу. При цьому, створений один раз маршрут можна зберегти як шаблон, для подальшого періодичного використання в готовому вигляді. Окрім того, адміністратор системи може сформувати типові для компанії маршрути для подальшого їх використання усіма співробітниками. 

Система зберігає записи про усі коли-небудь запущені, активні та заплановані процеси та статус виконання завдань по них. Тож, відповідні співробітники можуть спостерігати усі етапи в розрізі процесу відпрацювання того чи іншого документу, слідкувати за статусами завдань, контролювати дедлайни та бачити повну історію дій над документом (включно з переглядом завдання). 

Task management 

Ми розуміємо, що навіть невеликі команди під час щоденної роботи можуть генерувати десятки завдань, а кожному співробітнику потрібно зручно контролювати свої завдання, щоб не пропускати дедлайн та вчасно й ефективно виконувати роботу. 

 Щоб максимально спростити буденну роботу команд, ми передбачили гнучкий та зручний інструмент роботи із завданнями. Кожен співробітник у своєму робочому просторі бачить усі поточні завдання, отримує сповіщення про нові, зокрема на пошту або в канал Teams, тому має можливість комфортно керувати своїм робочим часом. 

Робота з документами та файлами

Звичайно, при щоденній роботі співробітники працюють з десятками різних документів: листи, договори, акти, рахунки, комерційні пропозиції, протоколи нарад, різноманітні заявки тощо. Для забезпечення усім необхідним для ефективної роботи з документами в компанії ми передбачили цілий ряд функціональних можливостей рішення:

• Командна робота з будь-якими форматами файлів: завдяки офісним продуктам, які вже є частиною Microsoft365 - Word, Excel, PowerPoint тощо, при роботі з документам в нашому рішенні, працюйте над файлами спільно з командою та отримуйте доступ до них 24/7;
• Робота з підписаними документами: в системі ви можете працювати з традиційно підписаними документами на папері, завантажуючи скановані копії для подальшої роботи з ними;
• Цифровий підпис: на додачу до роботи зі сканованими копіями файлів, ми пропонуємо повністю цифровізувати діяльність компанії та надати повну юридичну силу електронним документам завдяки цифровому підписанню документів через вбудований модуль softXspace Sign, AdobeSign, DocuSign тощо; 
• Шаблони документів: створюйте типові документи за лічені хвилини завдяки шаблонам документів (Word, Excel), які до того ж спрощують роботу завдяки автоматичному заповненню такого шаблону з картки в системі;
• Зв'язки: налаштовуйте взаємозв’язки між необхідними файлами та картками для максимально комфортної роботи; 
• Сканування та розпізнання документів: автоматизуйте отримання інформації з документів (рукописних, друкованих, PDF, зображень тощо) завдяки вбудованій функції розпізнання документів з Azure Form Recognition (AI services) або модулю softXspace.scan&recognition, який також забезпечує потокове сканування документів та роботу з QR- та штрих- кодами.  
  

Workspace та налаштування продукту 

Ми хотіли зробити наш продукт не просто багатофункціональним, але й зручним у щоденному використанні, тому передбачили ряд можливостей для підвищення комфорту співробітників та можливості його додаткового налаштування: 

• Особистий робочий простір співробітника: кожен співробітник отримує доступ до своїх завдань, документів, шаблонів та власний дашборд по ключових активностях;
• Мультиплатформність: співробітники можуть працювати в продукті з Teams або SharePoint, в залежності від того як вони звикли або де їм зручніше;
• Довідник контрагентів: готовий реєстр для зберігання усієї інформації про контрагентів компанії – клієнтів, постачальників, партнерів тощо;
• Нагадування та сповіщення: попередньо налаштовані автоматичні сповіщення про події або нагадування про важливі дедлайни в Outlook (або будь-який інший поштовий клієнт) та Teams, з можливістю зміни цих шаблонів; 
• Пошук та фільтри: вбудована потужна функціональність пошуку інформації від Microsoft, включаючи повнотекстовий пошук, а також попередньо налаштовані фільтри в системі;
• Аналітика та звіти: можливість збирати аналітику по процесах, щоб оптимізувати їх та постійно вдосконалювати процедури, збирати усі дані в один дашборд Power BI, наприклад, по завантаженості співробітників, сумах підписаних договорів тощо;
• Адміністрування: продукт має можливість налаштування рольової моделі доступу, модуль безпеки, дозволяє самостійно створювати та редагувати готові довідники системи, шаблони процесів, а також забезпечує ведення аудиту дій;
• Кастомізація та інтерфейс: завдяки тому, що рішення побудовано з використанням Microsoft Power Platform, процеси, картки та зовнішній вигляд можуть бути кастомізовані під конкретну компанію та відповідні вимоги. Крім того, передбачена багатомовність та підтримка декількох мов одночасно. 
  

Інтеграції 

Звичайно, наш продукт softXspace365 повністю інтегрується в будь-яку інфраструктуру Microsoft 365. Ми також допомагаємо додатково інтегрувати продукт в ІТ-ландшафт компанії на базі технологій Microsoft. У тому числі, передбачена готова інтеграція з Azure Active Directory. 

Якщо у вас вже є інші сторонні рішення, з якими працює компанія, це також не проблема. Звичайно softXspace365 має все необхідне для вирішення інтеграційних завдань та може бути інтегрований з:

• Інформаційними системами компанії, наприклад, Dynamics 365, SAP, Salesforce або іншими ERP, ECM, CRM, DMS тощо
• Аналітичними сервісами для перевірки контрагентів (готовий конектор для YouControl)
• Порталами контрагентів та онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу (softXspace.ClientPortal, Вчасно, Документ.Онлайн, M.E.Doc)
  • Внутрішніми і зовнішніми інформаційними порталами 
  

Переваги впровадження softXspace365 

У впровадженні рішень для автоматизації процесів та побудові власного цифрового простору є безліч переваг, ось лише деякі з них:

• Економія часу та ресурсів: завдяки автоматизації ви можете досягти скорочення до 60% операційних втрат, зменшення на 30% адміністративних витрат, скорочення з 2-3 тижнів до 1 години часу на погодження та підписання документів; 
• Надійне зберігання та доступ 24/7: зберігання документів у хмарі унеможливлює витік конфіденційних даних та надає користувачам захищений доступ у будь-який зручний час;
• Взаємодія та комунікація: створіть свій цифровий робочий простір так, як буде зручно саме вашій команді, автоматизуйте свої процеси та роботу команд, керуйте завданнями, працюйте будь-де та будь-коли, спрощуйте взаємодію співробітників різних підрозділів;
• Стандартизація процедур: забудьте про помилки при виконанні операцій та завдань, налаштовуйте процеси, працюйте з шаблонами документів, які пройшли юридичну експертизу, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур;
• Контроль опрацювання та виконання: забезпечте 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків, будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання;
• Швидке налаштування та впровадження продукту: легкість налаштування продукту дозволяє швидко впровадити його в організації, адаптувати під процеси та корпоративні стандарти та оперативно розробити додаткову необхідну функціональність;
• Супровід після впровадження: можливість забезпечення навчання, детальної документації по продукту, гарантійної та сервісної підтримки від виробника, а також допомога у вирішенні нових інтеграційних задач. 
  

Почніть вже сьогодні! 

Якщо ви хочете швидко автоматизувати свій бізнес, підвищити ефективність та комфорт роботи співробітників й вже маєте Microsoft 365 або плануєте його придбання - softXspace365 це ідеальне доповнення та саме те, що вам потрібно для отримання максимального результату!

Сподіваємось, цей матеріал допоможе у виборі рішення для вашої компанії. Ми, в свою чергу, відкриті до нових проєктів та будемо раді проконсультувати вас щодо впровадження softXspace365. Зв'яжіться з нами і наші експерти з впровадження softXspace365 та технологій Microsoft 365 допоможуть знайти відповіді на усі питання та організують оглядову демонстрацію продукту.