Комплексна автоматизація HR-процесів
Від заявки на відпустку до управління KPI – єдина платформа для цифровізації кадрового діловодства, рекрутингу, онбордингу та розвитку персоналу. Мобільні застосунки iOS та Android, електронний підпис, інтеграція з корпоративними системами.
- Відпустки, переведення, відрядження, зміна реквізитів і звільнення онлайн
- Рекрутинг і онбординг з чеклістом для нового співробітника
- Оцінка за KPI та OKR, плани навчання і розвитку
- Мобільні застосунки iOS і Android, підпис через Дія.Підпис
Чотири модулі – повне покриття HR-процесів
softXspace.HR складається з чотирьох модулів: портал самообслуговування співробітника, кадрове адміністрування, рекрутинг з онбордингом, управління цілями та розвитком. Модулі працюють як разом, так і окремо – починайте з одного і масштабуйте поступово.
- 4 модулі
- працюють разом і окремо
- 24/7
- повне покриття HR-послуг для співробітників
Паперовий HR – це ризик для бізнесу, що зростає
Коли компанія налічує сотні чи тисячі співробітників, паперовий кадровий облік перетворюється на гальмо: заяви губляться між відділами, довідки оформлюються днями, а керівники не бачать реальної картини відсутності підлеглих. Рекрутинг ведеться у таблицях, адаптація – хаотично, а оцінка ефективності – формально.
softXspace.HR усуває ці проблеми, об'єднуючи ключові HR-процеси в єдиному цифровому просторі – доступному кожному співробітнику зі смартфона чи комп'ютера.
softXspace.HR-SelfService – портал самообслуговування співробітника
Програмний модуль softXspace.HR-SelfService – це портал самообслуговування, який переводить щоденну взаємодію співробітника з кадровою службою у цифровий формат: усі заявки та особисті кадрові дані доступні в Персональному кабінеті.
-
Заявка на відпустку (всі типи)
Оформлення запиту на відпустку будь-якого типу з вибором дат та узгодженням за встановленим маршрутом.
-
Заявка на відрядження
Оформлення запиту на відрядження із зазначенням мети, маршруту та строків поїздки.
-
Заявка на довідку з місця роботи
Замовлення довідки з вибором її типу та адресата без особистого звернення до відділу кадрів.
-
Заявка на матеріальну допомогу
Подання запиту на матеріальну допомогу з прикріпленням підтверджуючих документів.
-
Зворотний зв'язок з керівником
Структурована форма звернення до керівника з фіксацією теми, тексту та відповіді.
-
Зміна персональних даних
Подання запиту на оновлення персональних даних із прикріпленням підтверджуючих документів.
-
Передача документів до HR
Надсилання кадровій службі документів співробітника в електронному вигляді – лікарняних, свідоцтв, дипломів, сертифікатів.
-
Заявка на авансування
Подання запиту на отримання частини заробітної плати наперед з узгодженням відповідальними особами.
-
Мої нарахування / розрахунковий лист
Перегляд нарахувань та розрахункового листа за обраний період з деталізацією за видами виплат і утримань.
-
Корпоративні новини
Стрічка корпоративних новин та анонсів на головній сторінці кабінету співробітника.
-
Мій баланс відпусток і залишки
Відображення залишку днів відпустки за кожним типом на поточну дату.
-
Мої документи і досьє
Доступ до особистих кадрових документів співробітника – наказів, заяв, ознайомлень – в єдиному реєстрі.
-
Мій графік і табель (перегляд)
Перегляд власного графіка роботи та табеля обліку робочого часу за обраний період.
-
Мої дані та CV (перегляд)
Перегляд персональних даних, освіти, досвіду та кваліфікації з можливістю ініціювати їх актуалізацію.
-
Календар відпусток / відсутностей
Візуальний календар власних відсутностей та відсутностей колег по підрозділу.
-
Заміщення на час відсутності
Призначення заступника з передачею завдань і повноважень на період відсутності та поверненням після виходу.
-
Центр сповіщень
Єдине місце для повідомлень про статуси заявок, завдання на узгодження та кадрові події.
softXspace.HR-Personnel – кадрове адміністрування та документообіг
Програмний модуль softXspace.HR-Personnel автоматизує роботу кадрової служби: кадрові процеси за весь життєвий цикл співробітника, облік робочого часу та ведення електронного кадрового досьє в єдиному реєстрі.
-
Прийом на роботу і документи
Оформлення прийому нового співробітника з формуванням пакету кадрових документів за шаблонами.
-
Переведення / ротація персоналу
Оформлення зміни посади або підрозділу співробітника з узгодженням та оновленням організаційної структури.
-
Звільнення і обхідний лист
Оформлення звільнення співробітника з формуванням наказу та контролем проходження обхідного листа.
-
Стимулювання і заохочення
Подання, узгодження та оформлення наказів про преміювання, подяки й нагородження.
-
Дисциплінарні стягнення
Реєстрація та узгодження стягнень з ознайомленням співробітника і контролем строку їх дії.
-
Штатний розпис
Ведення штатного розпису з контролем вакантних та зайнятих позицій у розрізі підрозділів.
-
Проєкти змін оргструктури
Підготовка та узгодження змін організаційної структури з введенням у дію з визначеної дати.
-
Зарплатні структури / грейди
Ведення грейдів і вилок оплати з контролем відповідності при прийомі та переведенні співробітників.
-
Посадові інструкції і ознайомлення
Бібліотека посадових інструкцій з розсиланням на ознайомлення та фіксацією факту підписання.
-
Табель обліку робочого часу
Формування табеля з автоматичним заповненням на основі графіка, відсутностей та кадрових наказів.
-
Понаднормові, нічні, змінний графік
Облік понаднормових і нічних годин та ведення змінних графіків роботи з узгодженням керівником.
-
Лікарняні (реєстрація та контроль)
Реєстрація лікарняних листів з контролем строків та автоматичним відображенням у табелі.
-
Особова справа співробітника
Єдина картка співробітника з персональними даними, освітою, трудовою діяльністю, наказами та документами.
-
Організаційна структура
Ведення організаційної структури компанії у вигляді дерева підрозділів, посад і підпорядкування.
softXspace.HR-Recruiting – рекрутинг, онбординг, адаптація персоналу
Програмний модуль softXspace.HR-Recruiting автоматизує повний цикл роботи з кандидатом та новим співробітником: від заявки на відкриття вакансії до онбордингу, оцінки випробувального терміну та структурованого офбордингу.
-
Заявка на відкриття вакансії
Подання та узгодження заявки на відкриття вакансії з перевіркою позиції у штатному розписі.
-
База кандидатів і CV
Єдина база кандидатів з резюме, контактами та історією взаємодії і пошуком за досвідом та навичками.
-
Воронка розгляду кандидата
Проходження кандидата за налаштованими етапами відбору з наочним відображенням стану по кожній вакансії.
-
Оцінювання та тестування кандидатів
Оцінювання кандидата за критеріями профілю посади та фіксація результатів тестових завдань і співбесід.
-
Автоповідомлення кандидатам
Автоматичні повідомлення кандидатам про зміну статусу, запрошення на співбесіду та результат розгляду.
-
Офер
Формування, узгодження та надсилання оферу кандидату з фіксацією його прийняття або відхилення.
-
Підготовка робочого місця
Автоматичні завдання суміжним службам щодо обладнання, доступів та робочого місця нового співробітника.
-
Чек-лист онбордингу
Контроль виконання всіх кроків адаптації нового співробітника за визначеним переліком.
-
Планування випробувального терміну
Постановка цілей і завдань співробітнику на період випробування з визначенням контрольних дат.
-
Проходження та оцінка випробування
Контроль виконання завдань та фінальна оцінка керівника з рішенням за результатами випробування.
-
Наказ про звільнення й ознайомлення
Формування наказу про звільнення та ознайомлення з ним співробітника в електронному вигляді.
-
Обхідний лист за шаблоном
Автоматичні завдання відповідальним службам з контролем повернення обладнання, доступів і документів.
-
Анкета вихідного інтерв'ю
Опитування співробітника при звільненні з фіксацією причин для подальшої аналітики плинності.
-
Портал тимчасового / нового співробітника
Окремий кабінет з обмеженими правами для доступу до документів і матеріалів адаптації до моменту повного оформлення.
softXspace.HR-Talent – KPI, стратегічні цілі, розвиток та навчання
Програмний модуль softXspace.HR-Talent автоматизує управління продуктивністю та розвитком персоналу: від стратегічних цілей компанії, каскадованих до кожного співробітника, до оцінювання результатів, навчання та формування кадрового резерву.
-
Стратегічні цілі компанії
Визначення та ведення стратегічних цілей компанії на плановий період із закріпленням власників.
-
Постановка та оцінювання цілей (OKR/KPI)
Постановка цілей за методологією OKR або KPI на рівні підрозділу, команди й співробітника з подальшим оцінюванням.
-
Каскадування цілей (дерево, аудит)
Побудова дерева цілей від рівня компанії до співробітника з аудитом повноти та зв'язності цілей.
-
Прогрес-репортинг виконання цілей
Регулярне оновлення прогресу за цілями з наочними індикаторами стану виконання.
-
Оцінювання продуктивності (Performance Review)
Проведення періодичних циклів оцінювання результатів роботи співробітника за визначеними критеріями.
-
Оцінка 360°
Збір зворотного зв'язку про співробітника від керівника, колег та суміжних підрозділів за налаштованими анкетами.
-
Заявка на навчання / підвищення кваліфікації
Подання та узгодження заявки на навчання із зазначенням програми, строків і вартості.
-
Облік сертифікатів і досягнень
Ведення сертифікатів та досягнень співробітника з контролем строку їх дії.
-
Індивідуальний план розвитку (IDP)
Формування індивідуального плану розвитку співробітника із заходами, строками та контролем виконання.
-
Кадровий резерв та планування наступності
Формування пулу наступників на ключові посади з оцінкою готовності кандидатів.
-
HR-дашборд і звітність
Дашборд з ключовими HR-показниками та звітність з можливістю деталізації до конкретного реєстру.
-
Динаміка продуктивності та плинність
Аналіз динаміки продуктивності та показників плинності персоналу в розрізі підрозділів і періодів.
Єдина екосистема – від HR до управління документами та договорами
Усі модулі softXspace.HR побудовані на єдиній платформі softXspace – перевіреному рішенні для управління документами та автоматизації бізнес-процесів, яке використовують понад 300 організацій у більш ніж 20 країнах. HR-модулі працюють в одній екосистемі з готовими рішеннями для електронного документообігу (Business), управління договорами (Contract), закупівель (Procurement), архівування (Archive) та корпоративних порталів (Corporate Portal). Починайте з HR – і розширюйте каталог цифрових процесів компанії без зміни платформи.
Частина екосистеми softXspace
-
Мобільний доступ
Адаптивний інтерфейс для роботи з будь-якого пристрою – смартфона, планшета, ноутбука – де б не знаходився співробітник. Оптимізовано для роботи навіть зі слабким інтернет-з'єднанням. Для iOS та Android є нативні мобільні додатки.
-
Десктоп-версія
Повнофункціональне робоче місце кадровика та HR-менеджера для роботи з даними, масових операцій, формування звітів та адміністрування процесів. Інтеграція з Active Directory для входу через корпоративний обліковий запис.
-
Електронний підпис
Юридично значуще підписання документів безпосередньо у застосунку. Підтримка КЕП через Дія.Підпис, Monobank, ПриваФ4, ІІТ, DocuSign, eSign та Adobe Acrobat Sign.
-
ШІ-функції та чат-боти
Вбудовані функції штучного інтелекту: чат-бот як персональний помічник співробітника, інтелектуальні підказки при заповненні заявок, автоматичні рекомендації та внутрішня база знань з відповідями на типові запитання.
-
Конструктори No-Code
Самостійне розширення системи силами компанії – без програмування. Конструктор бізнес-процесів та маршрутів узгодження, конструктор форм та анкет, конструктор шаблонів документів.
-
Інтеграції
Підключення до ERP-систем, HRM/HCM-платформ, банківських систем (ПриватБанк, Monobank), державних сервісів (Дія.Підпис) та інших елементів ІТ-ландшафту організації. Готові конектори та відкритий API.
Кому підходить softXspace.HR
Тисячі співробітників у сотнях точок. Висока плинність, розгалужена географія, потреба у мобільному доступі для кожного працівника.
Розгалужена структура, вимоги охорони праці, великий обсяг кадрової документації та журналів, змінний графік роботи.
Сезонний найм, віддалені підрозділи та поля, потреба у мобільному доступі до HR-сервісів без стабільного інтернету.
Розподілена мережа складів, хабів та маршрутів. Велика кількість лінійного персоналу, водіїв та складських працівників.
Проєктна організація роботи, мобільні бригади на об'єктах, журнали охорони праці та пожежної безпеки, масове оформлення перепусток.
Високі стандарти безпеки та комплаєнсу, регламентовані процеси, потреба у юридично значущому електронному підписі.
Регламентований документообіг, відповідність вимогам законодавства, інтеграція з державними реєстрами та сервісами.
Коли масштаб і швидкість зростання вимагають системного підходу до HR-процесів замість паперових заяв і таблиць.
Кейс: мережа «Аврора» – 16 000 співробітників, 1700+ магазинів
Одна з найбільших ритейл-мереж України обрала softXspace.HR для повної цифровізації кадрового документообігу. Результат – сервіс «єКадри», що дозволяє кожному співробітнику вирішувати кадрові питання зі смартфона за кілька хвилин.
Готові автоматизувати HR-процеси?
Замовте індивідуальну демонстрацію softXspace.HR та дізнайтеся, як цифровізувати кадровий документообіг у вашій компанії
Що нового?
Цифровий кадровий документообіг для найбільшої ритейл-мережі України
Мережа мультимаркетів «Аврора» запустила цифровий сервіс «єКадри» на базі платформи softXspace та модулю softXspace.HR-Basis – повна автоматизація кадрового документообігу для 16 000+ співробітників у 1800+ магазинах.
Автоматизація та централізація банківських процесів
Оптимізуйте свої банківські операції за допомогою рішень Low-Code/No-Code від soft Xpansion. Керуйте документами, автоматизуйте процеси кредитування, оптимізуйте засідання правління та централізуйте зберігання даних за допомогою модулів eArchive та Back Office.
Електронний документообіг на сучасній Low-Code/No-Code платформі
Low-Code/No-Code платформа для автоматизації корпоративних процесів, що пропонує такі рішення, як управління контрактами, документообіг, централізований електронний архів, співпраця B2B та інтеграція з CRM, ERP та іншими сервісами.
Автоматизація документів і процесів для платформи Microsoft 365
softXspace365 – це комплексне рішення для автоматизації бізнес-процесів у Microsoft 365, що включає цифровий робочий простір, автоматизацію процесів без коду, управління документами за допомогою шаблонів, архівування та відстеження завдань.
softXspace365 – документообіг та автоматизація процесів у вашому Microsoft 365
Розказуємо як наш продукт softXspace365 для Microsoft 365 допоможе легко та швидко автоматизувати процеси та побудувати цифровий робочий простір
Вітаємо з Різдвом та Новим 2024 роком!
З нагоди світлого свята Різдва Христового та настання Нового року хочемо щиро привітати вас з цими радісними святами!
Автоматизація документообігу: трансформація ефективності бізнесу
Як автоматизація документообігу (СЕД) трансформує ефективність бізнесу. Зниження витрат, КЕП, інтеграція з Microsoft 365.
Цифровий договірний документообіг з контрагентами за 9 тижнів
Автоматизуйте процеси та заробляйте більше! За 9 тижнів, "під ключ" ви отримуєте готові рішення!
