Меню

Сучасні IT-рішення для відділів діловодства

Наші рішення допомагають повністю автоматизувати канцелярську роботу в офісах компаній або в органах влади різних рівнів, забезпечують оптимізацію процесів діловодства — від реєстрації документів до їх переміщення в електронний архів, дозволяють ефективно управляти вхідною та вихідною кореспонденцією, а також внутрішньою документацією (службові записки, протоколи нарад і засідань, розпорядження, накази тощо)

Зв’язатися з нами
Замовити демонстрацію

Сучасний документообіг без паперу

Забезпечте ефективну організацію діловодства та архівування, швидке та якісне опрацювання документів, налаштуйте юридичну значимість електронних документів завдяки цифровим підписам, зменште ризик помилок, підвищте керованість та взаємодію між працівниками, і отримайте у результаті істотну економію своїх коштів та часу відповідальних за діловодство осіб

Юридично значущий документообіг

Юридично значущий документообіг

Надайте повну юридичну силу документам, підписаним в системі з візуалізацією цифрового підпису, з сучасним електронним документообігом. Перевага рішення в тому, що у відділів діловодства більше не буде потреби у друці документів та такі документи будуть прирівнюються до паперових оригіналів з печатками й підписами, можна істотно скоротити терміни погодження та підписання документів — з 2-3 тижнів до 2 днів, стандартизувати процеси, знизити витрати на канцелярію та зберігання документації, позбутися логістичних витрат на переміщення паперових копій між територіально розподіленими офісами

Опрацювання вхідної кореспонденції

Опрацювання вхідної кореспонденції

Автоматизуйте всю роботу, пов'язану з опрацюванням вхідної кореспонденції — листів, звернень, запитів, заяв, скарг, пропозицій та інших документів. Наші рішення дозволяють не лише швидко та якісно опрацьовувати вхідні документи, а й забезпечують оперативний доступ до них будь-коли та з будь-якого пристрою. Система електронного документообігу дає можливість зареєструвати документ, створити для нього відповідні резолюції, а також забезпечити контроль його виконання, включно зі створенням відповіді. Окрім того, широкі інтеграційні можливості можуть забезпечити автоматичне отримання документів з майже будь-яких інформаційних систем (електронна пошта, онлайн сервіси, сайти та портали, облікові системи, інші продукти softXspace). Після всіх етапів опрацювання документ автоматично потрапляє в цілодобово доступний архів, де його за потреби можна знайти з допомогою зручної функції багатофункціонального пошуку

Автоматизація вихідних документів організації

Автоматизація вихідних документів організації

Робота з вихідними документами організації є типовим процесом як у паперовому, так і в електронному діловодстві: підготовка проекту документу, його узгодження та підписання, реєстрація, передача контрагенту, архівування, пошук за вимогою. Але використання електронної системи пропонує додаткові сучасні інструменти: автоматичне формування реєстраційного номеру документу, миттєва передача завдання наступному учаснику документообігу, шаблони маршрутів узгодження (з самостійним конструюванням та детальною історією), встановлення зв'язків з іншими документами, підписання у самій системі за допомогою цифрового підпису (КЕП) зі збереженням можливості засвідчення підпису на папері, керування способами надсилання адресату тощо. Як результат, істотно скорочуються витрати на підготовку вихідної документації, зокрема, великої кількості проміжних документів

Організація внутрішнього документообігу

Організація внутрішнього документообігу

Надайте усім співробітникам можливість легко та швидко обмінюватися будь-якими внутрішніми документами організації – листами, наказами, дорученнями, розпорядженнями, протоколами, доповідними, пояснювальними та службовими записками тощо. Наше рішення здатне покращити таку взаємодію між колегами та швидкість реагування за рахунок автоматизації значної кількість рутинної роботи з документами - підготовка, узгодження та підписання, реєстрація, створення доручень/завдань, виконання та контроль, архівне зберігання

Командна робота з документами онлайн

Командна робота з документами онлайн

Наші рішення забезпечують доступ 24/7 до документів на всіх етапах їх життєвого циклу, а також дозволяють працювати з файлами, як самостійно, так й з колегами одночасно в режимі реального часу. Редагуйте та переглядайте документи безпосередньо у системі без необхідності встановлення додаткових програм, залишайте рецензування та коментуйте документ. Відстежуйте версії та контролюйте історію змін, що дозволить в будь-який момент відновити втрачений файл або передивитись авторів змін. Крім того, є можливість пов’язати між собою зв’язками документи для комплексної роботи з усією необхідною інформацією. Важливим також є те, що ви зможете працювати з документами цілодобово будь-де та з будь-якого пристрою, крім того, підтримується робота з файлами будь-якого формату (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf тощо)

Автоматизація договірної діяльності

Автоматизація договірної діяльності

Окрім вхідної та вихідної кореспонденції, в деяких організаціях, велику частину часу та ресурсів може займати договірний документообіг. Наші продукти та рішення допоможуть автоматизувати опрацювання договорів та різних договірних документів (актів, рахунків, додаткових угод тощо) в єдиній електронній системі — супроводжуючи договір від його узгодження та підписання в електронному вигляді з КЕП до контролю виконання умов, пролонгації та надійного зберігання

Автоматизація роботи з контрагентами

Автоматизація роботи з контрагентами

Завдяки нашому продукту Client Portal стає можливим виключно електронний обмін договорами та іншими документами з контрагентами організації. Організуйте процес акредитації та попередньої перевірки контрагентів — це дозволить мінімізувати ризики та створити реєстр надійних і перевірених контрагентів. Автоматизуйте документообіг з контрагентами та обмін юридично-значущими документами з накладанням КЕП з будь-якого місця та будь-якого пристрою. Зовнішній портал контрагентів дозволить узгоджувати, підписувати та відправляти документи, опрацьовувати завдання та вести обговорення отриманих документів, керувати уповноваженими представниками та підписантами в особистому кабінеті. Як результат, економія часу та фінансів організації на обміні документами, скорочення часу на прийняття рішень, підвищення швидкості бізнес-процесів та більша лояльність партнерів, постачальників та клієнтів

Підключіть інтеграції

  • Платформа softXspace

    Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

  • Продуктова лінійка softXspace

    Ви зможете швидко інтегрувати готові продукти з нашою системою документообігу, управління договорами, закупівлями тощо. Наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт в інформаційний простір компанії

  • Сторонні системи

    Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Наші продукти для відділів діловодства

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології

Окрім наших готових продуктів та рішень ми пропонуємо повний спектр послуг з індивідуальної розробки, впровадження, підтримки та інтеграцій. Наші технічні команди складаються з професіоналів високого рівня кваліфікації та, в залежності від запиту наших клієнтів, ми пропонуємо розробку на тій чи іншій платформі й пов’язаних з нею технологіях: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

Дізнатися більше

Чому вирішення своїх задач доручають саме нам?

  • 25+

    років успішної роботи на світовому ринку IT-рішень для відділів діловодства

  • 50+

    задоволених клієнтів, які використовують наші рішення електронного документообігу в усьому світі

  • 60+

    успішно виконаних проєктів з впровадження систем електронного документообігу та діловодства

  • 15+

    розроблених програмних продуктів для автоматизації діловодства

  • 100+

    фахівців високої кваліфікації

  • 360 °

    повний спектр послуг — від обстеження і складання бізнес-вимог до впровадження та підтримки

Наші клієнти

KERNEL

Провідний у світі та найбільший в Україні виробник та експортер соняшникової олії

Метінвест

Міжнародна гірничо-металургійна група компаній, одна з найбільших компаній Центральної та Східної Європи

Raiffeisen Bank

Один із лідерів банківської системи України

Нурбанк

Один з провідних банків Республіки Казахстан

Нафтогаз Цифрові Технології 

Перший внутрішній сервісний ІТ-центр у державному секторі України

Департамент кіберполіції Національної поліції України

Реалізація державної політики в сфері протидії кіберзлочинності

RISOIL S.A.

Один з найбільших експортерів сирої олії та побічних продуктів переробки соняшнику з України

Криворізька міська рада

Орган місцевого самоврядування

Нива Переяславщини

ТОП-3 серед виробників свинини в Україні

Шахівська ОТГ

Орган місцевого самоврядування

Піреус Банк

Найбільший грецький банк та компанія в країні

Чортківська міська рада

Орган місцевого самоврядування

Рубіжанська міська рада

Орган місцевого самоврядування

Фонд Східна Європа

Благодійна неприбуткова українська організація

Енергодарська міська рада 

Орган місцевого самоврядування

Донгорбанк

Український комерційний банк

Донецькміськгаз

Поставник газу для об’єктів промислового, комунального та побутового призначення

Турбогаз

45 років у сфері газової промисловості

Глобус Банк

Український комерційний банк

Міністерство енергетики та захисту довкілля України

Формує та реалізовує державну політику у сфері енергетики та охорони природного середовища

ING Bank

Входить до Топ-3 найкращих банків, що обслуговують міжнародних клієнтів в Україні

Міністерство цифрової трансформації України

Формує та реалізовує державну політику у сфері цифровізації

АрселорМіттал

Cвітовий лідер з виробництва сталі

ПроКредит Банк

Входить до групи компаній Procredit Holding AG (Німеччина)

Асоціація об‘єднаних територіальних громад

Відстоює та лобіює інтереси ОТГ на регіональному і місцевому рівні на всій території України

Балтська міська рада

Орган місцевого самоврядування

LOGIT Management Consulting

Консультує та підтримує понад 1000 організацій у більш ніж 70 країнах світу щороку

UKRSIBBANK

Друге місце в Топ-20 найнадійніших банків України

COFCO Agri Resources Ukraine

Один з найбільший виробників, переробників та трейдерів сільськогосподарської продукції

Маріупольська міська рада

Орган місцевого самоврядування

Кондитерська компанія АВК

Один із лідерів українського кондитерського ринку

Отримайте детальну презентацію компетенцій компанії

Готові розпочати?

Найкращий спосіб ознайомитись з нашими рішеннями — замовити безкоштовну персональну демонстрацію. Наш експерт детально покаже, як можна автоматизувати документообіг вашої організації

Замовити демонстрацію

Що нового?

  • Автоматизація бізнес-процесів компаній Групи Нафтогаз

    січень, 2022

    Компанія soft Xpansion створила рішення з автоматизації роботи колегіального органу  – Тендерного комітету для компанії Нафтогаз, що запровадило єдиний корпоративний стандарт представлення інформації в компанії

    Читати більше
  • Досвід впровадження сучасних IT-рішень на AGROIT FORUM 2021

    жовтень, 2021

    Компанія soft Xpansion 26 жовтня взяла участь у VI щорічному форумі про IT-рішення та інновації в агро «AGROIT FORUM 2021». Наша команда вже не перший рік на цьому заході ділиться своїм досвідом впровадження програмних рішень

    Читати більше
  • soft Xpansion на головній digital-події країни «Diia Summit-2022»

    лютий, 2022

    Компанія soft Xpansion протягом останніх років брала участь у загальнодержавних проєктах, які на сьогодні вже сприяють цифровізації держави, спрощують доступ громадян до отримання державних послуг та змінюють країну на краще

    Читати більше
Автоматизація бізнес-процесів компаній Групи Нафтогаз

січень, 2022

Компанія soft Xpansion створила рішення з автоматизації роботи колегіального органу  – Тендерного комітету для компанії Нафтогаз, що запровадило єдиний корпоративний стандарт представлення інформації в компанії

Читати більше
Досвід впровадження сучасних IT-рішень на AGROIT FORUM 2021

жовтень, 2021

Компанія soft Xpansion 26 жовтня взяла участь у VI щорічному форумі про IT-рішення та інновації в агро «AGROIT FORUM 2021». Наша команда вже не перший рік на цьому заході ділиться своїм досвідом впровадження програмних рішень

Читати більше
soft Xpansion на головній digital-події країни «Diia Summit-2022»

лютий, 2022

Компанія soft Xpansion протягом останніх років брала участь у загальнодержавних проєктах, які на сьогодні вже сприяють цифровізації держави, спрощують доступ громадян до отримання державних послуг та змінюють країну на краще

Читати більше

soft Xpansion — міжнародна компанія з більш ніж 25-річним досвідом розробки та впровадження програмного забезпечення

Ми у соціальних мережах
Зв'язатись з нами