Сучасний документообіг без паперу
Забезпечте ефективну організацію діловодства та архівування, швидке та якісне опрацювання документів, налаштуйте юридичну значимість електронних документів завдяки цифровим підписам, зменште ризик помилок, підвищте керованість та взаємодію між працівниками, і отримайте у результаті істотну економію своїх коштів та часу відповідальних за діловодство осіб
Юридично значущий документообіг
Надайте повну юридичну силу документам, підписаним в системі з візуалізацією цифрового підпису, з сучасним електронним документообігом. Перевага рішення в тому, що у відділів діловодства більше не буде потреби у друці документів та такі документи будуть прирівнюються до паперових оригіналів з печатками й підписами, можна істотно скоротити терміни погодження та підписання документів — з 2-3 тижнів до 2 днів, стандартизувати процеси, знизити витрати на канцелярію та зберігання документації, позбутися логістичних витрат на переміщення паперових копій між територіально розподіленими офісами
Опрацювання вхідної кореспонденції
Автоматизуйте всю роботу, пов'язану з опрацюванням вхідної кореспонденції — листів, звернень, запитів, заяв, скарг, пропозицій та інших документів. Наші рішення дозволяють не лише швидко та якісно опрацьовувати вхідні документи, а й забезпечують оперативний доступ до них будь-коли та з будь-якого пристрою. Система електронного документообігу дає можливість зареєструвати документ, створити для нього відповідні резолюції, а також забезпечити контроль його виконання, включно зі створенням відповіді. Окрім того, широкі інтеграційні можливості можуть забезпечити автоматичне отримання документів з майже будь-яких інформаційних систем (електронна пошта, онлайн сервіси, сайти та портали, облікові системи, інші продукти softXspace). Після всіх етапів опрацювання документ автоматично потрапляє в цілодобово доступний архів, де його за потреби можна знайти з допомогою зручної функції багатофункціонального пошуку
Автоматизація вихідних документів організації
Робота з вихідними документами організації є типовим процесом як у паперовому, так і в електронному діловодстві: підготовка проекту документу, його узгодження та підписання, реєстрація, передача контрагенту, архівування, пошук за вимогою. Але використання електронної системи пропонує додаткові сучасні інструменти: автоматичне формування реєстраційного номеру документу, миттєва передача завдання наступному учаснику документообігу, шаблони маршрутів узгодження (з самостійним конструюванням та детальною історією), встановлення зв'язків з іншими документами, підписання у самій системі за допомогою цифрового підпису (КЕП) зі збереженням можливості засвідчення підпису на папері, керування способами надсилання адресату тощо. Як результат, істотно скорочуються витрати на підготовку вихідної документації, зокрема, великої кількості проміжних документів
Організація внутрішнього документообігу
Надайте усім співробітникам можливість легко та швидко обмінюватися будь-якими внутрішніми документами організації – листами, наказами, дорученнями, розпорядженнями, протоколами, доповідними, пояснювальними та службовими записками тощо. Наше рішення здатне покращити таку взаємодію між колегами та швидкість реагування за рахунок автоматизації значної кількість рутинної роботи з документами - підготовка, узгодження та підписання, реєстрація, створення доручень/завдань, виконання та контроль, архівне зберігання
Командна робота з документами онлайн
Наші рішення забезпечують доступ 24/7 до документів на всіх етапах їх життєвого циклу, а також дозволяють працювати з файлами, як самостійно, так й з колегами одночасно в режимі реального часу. Редагуйте та переглядайте документи безпосередньо у системі без необхідності встановлення додаткових програм, залишайте рецензування та коментуйте документ. Відстежуйте версії та контролюйте історію змін, що дозволить в будь-який момент відновити втрачений файл або передивитись авторів змін. Крім того, є можливість пов’язати між собою зв’язками документи для комплексної роботи з усією необхідною інформацією. Важливим також є те, що ви зможете працювати з документами цілодобово будь-де та з будь-якого пристрою, крім того, підтримується робота з файлами будь-якого формату (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf тощо)
Автоматизація договірної діяльності
Окрім вхідної та вихідної кореспонденції, в деяких організаціях, велику частину часу та ресурсів може займати договірний документообіг. Наші продукти та рішення допоможуть автоматизувати опрацювання договорів та різних договірних документів (актів, рахунків, додаткових угод тощо) в єдиній електронній системі — супроводжуючи договір від його узгодження та підписання в електронному вигляді з КЕП до контролю виконання умов, пролонгації та надійного зберігання Автоматичне генерування документів від шаблону до підписаного примірника забезпечує eddyDOCS — генерування документів.
Автоматизація роботи з контрагентами
Завдяки нашому продукту Client Portal стає можливим виключно електронний обмін договорами та іншими документами з контрагентами організації. Організуйте процес акредитації та попередньої перевірки контрагентів — це дозволить мінімізувати ризики та створити реєстр надійних і перевірених контрагентів. Автоматизуйте документообіг з контрагентами та обмін юридично-значущими документами з накладанням КЕП з будь-якого місця та будь-якого пристрою. Зовнішній портал контрагентів дозволить узгоджувати, підписувати та відправляти документи, опрацьовувати завдання та вести обговорення отриманих документів, керувати уповноваженими представниками та підписантами в особистому кабінеті. Як результат, економія часу та фінансів організації на обміні документами, скорочення часу на прийняття рішень, підвищення швидкості бізнес-процесів та більша лояльність партнерів, постачальників та клієнтів
Підключіть інтеграції
-
Платформа softXspace
Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами.
-
Продуктова лінійка softXspace
Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо.
-
Сторонні системи
Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з Dynamics 365, SAP, Salesforce та іншими системами.
-
Хмарні та онлайн-сервіси
Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Power BI), Google (Drive, Docs, Gmail, Calendar, Meet) та іншими хмарними і онлайн-сервісами.
-
Модуль сканування та розпізнавання
Наш модуль scan&recognition дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, пошук за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування та роботу з QR- та штрих-кодами.
-
Сервіси підписання документів
Забезпечте повноцінний юридично значущий документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (найпоширеніші АЦСК України, Дія.Підпис, Adobe Sign, DocuSign та інші).
-
Low-Code/No-Code платформа
Цифрова трансформація бізнесу та автоматизація без програмування
Детальніше
-
Документообіг, договори та е-архів для Microsoft 365
Вхідний, вихідний та внутрішній документообіг, управління договорами та е-архів
Детальніше -
Генерація та автоматизація документів
Генерує документи за шаблонами та автоматизує процеси їх обробки
Детальніше
-
Система електронного документообігу
Автоматизація внутрішнього управлінського документообігу
Дізнатись більше -
Система електронного документообігу
Автоматизація документообігу для державних органів влади та органів місцевого самоврядування
Дізнатись більше -
Система управління договорами
Автоматизація бізнес-процесів життєвого циклу договорів та пов’язаних з ними документів
Дізнатись більше
Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології
Окрім наших готових продуктів та рішень ми пропонуємо повний спектр послуг з індивідуальної розробки, впровадження, підтримки та інтеграцій. Наші технічні команди складаються з професіоналів високого рівня кваліфікації та, в залежності від запиту наших клієнтів, ми пропонуємо розробку на тій чи іншій платформі й пов’язаних з нею технологіях: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore
Наші клієнти
Провідний світовий виробник та експортер соняшникової олії з України
Міжнародна гірничо-металургійна група компаній, одна з найбільших компаній Центральної та Східної Європи
Один із лідерів банківської системи України
Один з провідних банків Республіки Казахстан
Перший внутрішній сервісний ІТ-центр у державному секторі України
Реалізація державної політики в сфері протидії кіберзлочинності
Один з найбільших експортерів сирої олії та побічних продуктів переробки соняшнику з України
Орган місцевого самоврядування
ТОП-3 серед виробників свинини в Україні
Орган місцевого самоврядування
Найбільший банк Греції та найбільша компанія країни з 4,5 мільйонами клієнтів
Орган місцевого самоврядування
Орган місцевого самоврядування
Благодійна неприбуткова українська організація
Орган місцевого самоврядування
Український комерційний банк
Поставник газу для об’єктів промислового, комунального та побутового призначення
45 років у сфері газової промисловості
Український комерційний банк
Формує та реалізовує державну політику у сфері енергетики та охорони природного середовища
Корпоративний банк, що входить до міжнародної групи ING з Нідерландів
Формує та реалізовує державну політику у сфері цифровізації
Cвітовий лідер з виробництва сталі
Входить до групи компаній Procredit Holding AG (Німеччина)
Відстоює та лобіює інтереси ОТГ на регіональному і місцевому рівні на всій території України
Орган місцевого самоврядування
Консультує та підтримує понад 1000 організацій у більш ніж 70 країнах світу щороку
Друге місце в Топ-20 найнадійніших банків України
Один з найбільший виробників, переробників та трейдерів сільськогосподарської продукції
Орган місцевого самоврядування
Один із лідерів українського кондитерського ринку
Готові розпочати?
Найкращий спосіб ознайомитись з нашими рішеннями — замовити безкоштовну персональну демонстрацію. Наш експерт детально покаже, як можна автоматизувати документообіг вашої організації
Що нового?
-
Цифровий кадровий документообіг для найбільшої ритейл-мережі України
березень, 2026
Мережа мультимаркетів «Аврора» запустила цифровий сервіс «єКадри» на базі платформи softXspace та модулю softXspace.HR-Basis — повна автоматизація кадрового документообігу для 16 000+ співробітників у 1800+ магазинах.
Читати більше -
Автоматизація та централізація банківських процесів
лютий, 2025
Оптимізуйте свої банківські операції за допомогою рішень Low-Code/No-Code від soft Xpansion. Керуйте документами, автоматизуйте процеси кредитування, оптимізуйте засідання правління та централізуйте зберігання даних за допомогою модулів eArchive та Back Office.
Читати більше -
Електронний документообіг на сучасній Low-Code/No-Code платформі
січень, 2025
Low-Code/No-Code платформа для автоматизації корпоративних процесів, що пропонує такі рішення, як управління контрактами, документообіг, централізований електронний архів, співпраця B2B та інтеграція з CRM, ERP та іншими сервісами.
Читати більше
