B2B-портал для клієнтів та партнерів

На веб-порталі кожен ваш контрагент може самостійно зареєструватись та створити свій особистий кабінет для взаємодії з компанією. Також ви зможете запрошувати контрагентів особисто, якщо необхідно обмежити публічний доступ до порталу. Під час реєстрації та авторизації доступні додаткові способи ідентифікації MFA (КЕП, SMS, Email, тощо) для забезпечення захисту акаунтів

Кожен контрагент отримує особистий кабінет через який він зможе захищено та швидко обмінюватись будь-якими документами з компанією й отримувати усю необхідну інформацію щодо роботи: новини, оголошення, спеціальні пропозиції тощо. В кабінеті зберігаються усі документи, а також сюди надходять завдання та нагадування

Іноді перед тим, як почати повноцінно взаємодіяти з контрагентами, необхідно здійснити процедури акредитації, наприклад, з фінансовою, юридичною або службою безпеки компанії. Завдяки порталу контрагентів ваші клієнти, постачальники або партнери зможуть легко пройти ці процеси

Продукт забезпечує все необхідне для комфортної роботи з документами на усіх етапах взаємодії з контрагентами. Ви зможете підписувати документи цифровим підписом та обмінюватись ними за лічені хвилини, редагувати та переглядати документи онлайн безпосередньо у системі

Завдяки впровадженню порталу контрагента ви зможете комплексно автоматизувати процеси взаємодії з контрагентами. Обмін електронними документами забезпечує зручність та ефективність, підвищуючи прозорість та швидкість процесів

Повністю автоматизуйте юридично-значущий документообіг з контрагентами завдяки підписанню документів цифровими підписами. Система підтримує можливість призначення додаткових підписантів, пакетне цифрове підписання, верифікацію підписів та завантаження P7S файлу

Продукт містить в собі готові бізнес-процеси обробки типових документів, від створення та реєстрації до зберігання. Завдяки конструктору автоматичних нумераторів усі елементи реєструються та нумеруються згідно з політикою компанії

Завдяки гнучкому конструктору користувачі зможуть побудувати процес узгодження документа будь-якої складності — легко обрати тип узгодження (послідовне, паралельне або комбіноване), визначити узгоджуючих та налаштувати етапи. Усі події зберігаються в історії дій

Обговорюйте важливі питання та залишайте коментарі не лише в самому файлі, але й в картці документа. Легко та зручно обмінюйтесь коментарями між компанією та контрагентом в онлайн-режимі. Усі коментарі та відповіді відображаються у простому дереві

Для впевненості у правильності заповнення полів або повноті пакету документів передбачений зручний чек-лист з індикаторами. Легко контролюйте повноту надання уставних документів при акредитації та наявність усіх специфікацій до договорів

Протягом усього життєвого циклу документа забезпечується можливість працювати з командою онлайн: редагування, рецензування, коментування, консолідування змін

Надайте доступ контрагентам до бібліотеки шаблонів будь-яких документів (типові договори, рахунки, акти, заявки, комерційні пропозиції, специфікації тощо). Завдяки готовим шаблонам створення нового документу суттєво спрощується

Цілодобовий доступ до усіх документів з будь-якого пристрою та в будь-якому місці. Можна створити, узгодити, підписати документ, накладати резолюції та виконувати завдання. Можливість експорту результатів пошуку в Excel

Можливість збереження різних версій документу в процесі роботи над ним. Таким чином, забезпечується доступ до необхідної версії документу без зайвого пошуку потрібної редакції в пошті або на робочому столі

Налаштовуйте зв'язки між картками документів або файлами для постійного доступу до повної інформації. Наприклад, пов'яжіть наказ з заявою, протокол з дорученнями або тендерну заявку з усією документацією

Ви зможете ефективно контролювати виконання необхідних дій, завдань та дедлайнів щодо обміну документів з контрагентами. Функція циклічного контролю дозволить контролювати повторювані завдання — пролонгація договорів, виставлення рахунків, надання специфікацій

Щоб не пропускати контрольні дати та не забувати про завдання, ви зможете отримувати автоматичні нагадування на електронну пошту, SMS. Також ви можете налаштувати власні повідомлення завдяки шаблонам, встановити умови, дати або події для нагадувань

Гнучкий та багатофункціональний пошук дозволяє легко знайти необхідні документи та завдання. Можна застосовувати та зберігати фільтри за атрибутами, сортувати та групувати записи, а також експортувати результати пошуку в Excel

Для адміністрування порталу контрагента передбачений функціональний модуль бізнес-адміністратора, де здійснюється управління порталом, кабінетами контрагентів та управління контентом. Адміністратори можуть налаштовувати класифікацію, вести реєстри та аудит подій

В реєстрі зберігається повна інформація про кожного контрагента, реквізити юридичних осіб та персональні дані фізичних осіб. Тут можна отримати контактну інформацію: адреси, телефони представників або контактних осіб тощо

Легке налаштування доступних функцій у системі для різних груп користувачів. Гнучке налаштування прав доступу та дозволів, розмежування повноважень користувачів та повноцінна підтримка Azure Active Directory

Зберігання детальної історії дій у системі дає можливість переглядати дані загалом за системою або за конкретним користувачем та створювати звіти аудиту з повною інформацією про дії з документами

Формуйте власні інформаційно-аналітичні звіти за документами, експортуйте результати звітів в Excel, користуйтесь дашбордами для візуалізації даних та розуміння ключових показників діяльності

Систематизоване представлення інформації в стандартному інтерфейсі, уніфікований дизайн карток. Можливість повноцінної роботи з мобільних пристроїв та будь-яких інших девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрану

Кастомізація інтерфейсу та можливість повної адаптації під ваш брендбук з функцією індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту

Налаштування назв елементів системи, атрибутів карток та бізнес-процесів без написання програмного коду — low-code/no-code інструменти. Можливість самостійного налаштування більшості системних довідників

Підтримка багатомовності (EN, DE, PL, UK тощо), вибір різних мов інтерфейсу за бажанням користувача системи

softXspace дозволяє автоматизувати всі процеси роботи з усіма контрагентами компанії, завдяки чому ви можете досягти значного зменшення витрат часу обробки документів, скорочення до 60% операційних втрат, зменшення на 30% адміністративних витрат, зниження фінансових ризиків через затримки. Скорочується з 2-3 тижнів до 1 години час на погодження та підписання документів. Продукт побудований на платформі softXspace, що надає можливість впровадження на повністю безкоштовному стеку серверних продуктів (операційна система, база даних, сервер додатків, засоби розробки). Це забезпечить низьку вартість володіння системою й украй низькі накладні витрати при підключенні нових користувачів

Продукт забезпечує надійний та конференційний канал взаємодії з контрагентами в будь-якій точці світу, а зберігання документів у хмарі унеможливлює виток даних та надає користувачам захищений доступ у будь-який зручний час. Ви зможете мати повний доступ до файлів 24/7, працювати будь-де та будь-коли, включаючи можливості командної роботи та онлайн-редагування документів, що сприяє комфортній роботі віддалених працівників та спрощенню взаємодії співробітників різних підрозділів

Завдяки стандартизованим процесам усіх робочих процедур ви зможете забути про помилки при складанні та супроводженні важливих для бізнесу документів — договори, акти, рахунки, заявки на закупівлі тощо. Налаштовуйте стандартні маршрути узгодження, працюйте з шаблонами типових документів, забезпечте дотримання регламенту та усіх затверджених процедур. За допомогою система управління договорами ви покращите виконавську дисципліну завдяки функції контролю термінів, нагадування про наближення термінів виконання, повідомлення керівнику тощо. Будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання.

Ми використовуємо тільки найсучасніший технологічні рішення, а наша LowCode платформа softXspace дозволяє використовуючи no-code інструменти самостійно розвивати рішення. Для захисту даних ми використовуємо сучасні технології ідентифікації користувачів: Bank ID, Mobile ID або КЕП, двофакторну аутентифікацію (MFA). Ми забезпечуємо шифрування даних (як при пересиланні по мережі, так і у місці зберігання документів та метаданих). Окрім того, рішення мають сучасний дизайн, адаптований для роботи на мобільних пристроях та дозволяють працювати в системі через інтернет-браузер

Продукт може бути адаптований як для малого або середнього бізнесу, так і для корпоративного бізнесу з розгалуженої регіональною структурою й клієнтами по всьому світу. Наші продукти на LowCode платформі softXspace мають широкі можливості з налаштування та розвитку: розробка власних процесів, звітів, електронних форм та шаблонів документів без програмування. Система підтримує горизонтальне та вертикальне масштабування та можливість побудови відмовостійких конфігурацій для гарантованої якості роботи користувачів

Продукт підтримує централізоване та локальне розгортання: можливість встановлення рішення як в хмарі, так і в інфраструктурі вашої компанії, побудова гібридних рішень. Легкість налаштування продукту дозволяє швидко впровадити його в організації, адаптувати під процеси та корпоративні стандарти, розробити додаткову необхідну функціональність. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання та детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Повна інтеграція з власною платформою softXspace для єдиного управління документами та бізнес-процесами.

Інтеграція з усіма продуктами лінійки softXspace: DMS, CLM, HR, CRM та іншими модулями.

Підключення до ERP, CRM та інших корпоративних систем через відкриті API та стандартні протоколи.

Інтеграція з популярними хмарними сервісами: Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox та іншими.

Автоматичне сканування, розпізнавання та цифровізація паперових документів і фізичних носіїв.

Інтеграція з сервісами КЕП та цифрового підпису для юридично значущого підписання документів.