Автоматизація повного життєвого циклу класичного документообігу в органах державної влади, місцевого самоврядування та підприємствах, закладах, установах зі схожим типом бізнес-процесів (реєстрація вхідних звернень, робота з резолюціями, контроль виконання, створення та узгодження вихідної документації, внутрішнє листування тощо)

В реєстрі зберігається повна інформація про кожного контрагента, реквізити юридичних осіб та персональні дані фізичних осіб. Тут можна отримати контактну інформацію — адреси, телефони представників або контактних осіб тощо

Цілодобовий доступ до усіх документів з будь-якого пристрою та в будь-якому місці, де є підключення до мережі Інтернет. Можна створити, узгодити, підписати документ, накладати резолюції та виконувати завдання або просто переглянути необхідну інформацію у зручний час

Система не потребує встановлення жодного додаткового програмного забезпечення для початку роботи. Можна повноцінно працювати, просто авторизувавшись у системі через свій улюблений браузер на комп'ютері, планшеті або телефоні

Налаштування автоматичного делегування завдань помічнику та заміщення тимчасово відсутнього співробітника

Візуалізація організаційного підпорядкування структурних підрозділів/груп та картотека користувачів

Автоматичне формування реєстраційного номеру документа. Завдяки налаштуванню правил нумерації можна організувати присвоєння реєстраційних номерів високого рівня складності (з використанням реквізитів картки документа, дат, логічних умов)

Легке налаштування доступних функцій у системі для різних груп користувачів. Наприклад, для керівників та спеціалістів будуть доступні різні функції у системі

Налаштування контролю виконання окремих резолюцій та документа в цілому, дозволить ефективно контролювати терміни опрацювання документів та виконання резолюцій. Можливість завчасного нагадування про наступний контроль

Отримання співробітниками сповіщень про нові призначені завдання та нагадувань про контроль виконання, щоб не пропустити важливі терміни. Це значно підвищує самоконтроль співробітників та спрощує керівні функції

Реалізація циклічного контролю за термінами від дня до року дозволяє слідкувати за виконанням повторюваних завдань. Наприклад, щомісячне чи щоквартальне звітування, періодичне надання інформації тощо

Можливість збереження різних версій документа в процесі роботи над ним. Таким чином, забезпечується доступ до необхідної версії документу без зайвого пошуку потрібної редакції в пошті, на робочому столі чи вимушеного створення з нуля

Організація поетапного послідовного або паралельного узгодження з інструкціями дій у разі відмови. Гнучкий конструктор дозволяє різними засобами обрати узгоджуючих, черговість дій та зберігати шаблонні маршрути узгоджень

Організація багаторівневого делегування резолюцій, одночасне призначення різних резолюцій та кількох виконавців. Можливість швидкого призначення завдання на підрозділ/групу співробітників та оперативної оцінки стану виконання усіх резолюцій за документом

Налаштування організаційної структури штатного підпорядкування

В календарі може міститись інформація про наради, засідання виконавчих та дорадчих органів, рад, комітетів, свята, внутрішні події (тренінги, семінари, лекції), дні народження тощо

Легка організація будь-яких нарад з плануванням місця та часу проведення і резервуванням матеріальних ресурсів. Визначення обов'язкових учасників та їх автоматичне запрошення. Фіксація результатів та призначення відповідальних виконавців рішень

Систематизоване представлення інформації в стандартному інтерфейсі, уніфікований дизайн карток, усі необхідні елементи керування завжди у звичному місці. Можливість повноцінної роботи з мобільних пристроїв та будь-яких інших девайсів, адаптивний дизайн для різних розмірів екрану

Можливість приєднання необмеженої кількості додатків будь-якого формату до основного документа

Детальна фіксація кожної зміни у статусі документу та збереження глобальної історії дій над документами та користувачами

Перегляд текстового документу безпосередньо у системі без необхідності його завантаження

Автоматична конвертація текстового документу для завантаження у форматі PDF

Командна робота з документом, зокрема з можливістю онлайн-редагування та коментування

Можливість встановлення модулю сканування та розпізнавання space.scan&recognition, який дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, можливість пошуку за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування у систему та роботу з QR- та штрих-кодами

Формуйте власні інформаційно-аналітичні звіти за документами, експортуйте результати звітів Excel, користуйтесь дашбордами для візуалізації даних та розуміння ключових показників діяльності, ефективності, навантаження на співробітників тощо

Для зручної роботи у системі налаштовуйте рольову модель, права доступу, довідники тощо

Можливість самостійного налаштування більшості системних довідників: види документів, форми і типи надходження, суб'єкти звернень, типи контрагентів, групи користувачів тощо

Можливість експорту та імпорту даних довідників, що дозволяє сміливо експериментувати з їх налаштуванням (повернення до початкового стану будь-коли) та забезпечує зберігання різних архівних копій даних

Співробітник сам обирає, як буде виглядати його особистий кабінет та може змінювати пароль доступу за власним бажанням

Кастомізація інтерфейсу та можливість повної адаптації під брендбук організації з функцією індивідуального налаштування подання та зовнішнього вигляду продукту (логотип, кольори, шрифти, тощо)

Автоматизація забезпечує значне зменшення часу обробки документів, скорочення до 50% операційних втрат, зменшення на 30% адміністративних витрат, зниження фінансових ризиків через затримки. Скорочується з 2-3 тижнів до 1 години час на погодження та підписання документів. Окрім того, система працює лише через веб-доступ, що дозволяє зручно її підтримувати у власній інфраструктурі або розміщувати у зовнішніх дата-центрах, заощаджуючи на власних ресурсах і технічному обслуговуванні

Продукт дозволяє працювати з документами будь-де та будь-коли, мати повний доступ до файлів 24/7, забезпечує можливість командної роботи та онлайн-редагування документів, що сприяє комфортній роботі віддалених працівників та спрощенню взаємодії співробітників різних підрозділів

Система побудована на платформі softXspace, що надає можливість впровадження на повністю безкоштовному стеку серверних продуктів (операційна система, база даних, сервер додатків, засоби розробки). Це забезпечить низьку вартість володіння системою й украй низькі накладні витрати при підключенні нових користувачів

Стандартизація процедур дозволяє забути про типові помилки при роботі з документами та забезпечити 100% виконання доручень завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків. Будьте впевнені, що документи пройшли усі необхідні етапи погодження і підписання

Система має рівень гарантії Г2 та відповідність вимогам ДСТУ-4145-2002. Надійне зберігання документів у хмарі дозволить уникнути витоку конфіденційних даних та отримати доступ в будь-який зручний час. В системі чітко описані права користувачів та забезпечується режим конфіденційності доступу до документів

Легкість налаштування дозволяє швидко впровадити його в організацію, адаптувати під внутрішні правила, корпоративні стандарти, місцеве законодавство. Ми також можемо забезпечити вирішення інтеграційних задач, навчання та надати детальну документацію щодо продукту, якісну гарантійну та сервісну підтримку

Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційний простір компанії.

Можливість підключення до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) для автоматизації обміну електронними документами із застосуванням КЕП. Інтеграція дозволяє надсилати та отримувати офіційні документи в електронній формі безпосередньо з системи, скорочуючи час обробки та усуваючи паперовий документообіг між державними органами.

Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel, Power BI тощо), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet тощо). Інтеграція з сервісами електронного підпису, онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу, сервісами перевірки контрагентів тощо

Наш модуль scan&recognition дозволяє впровадити функціональність розпізнавання тексту з відсканованих документів будь-якого формату, можливість пошуку за текстовим змістом сканованих документів, потокове сканування у систему та роботу з QR- та штрих-кодами

Забезпечте повноцінний юридично значущий договірний документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (використання ключів найпоширеніших АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign та інші). Можливість мережевого/хмарного зберігання ключів підпису та широка функціональність візуалізації підписів