Меню

Сучасні IT-рішення для архівів

Позбавтеся більшості проблем, пов’язаних з традиційним зберіганням паперових документів та автоматизуйте весь комплекс бізнес-процесів архівування й роботи архівного відділу організації

Зв’язатися з нами
Замовити демонстрацію

Організація електронного архіву

Впровадження ІТ-рішень для архівів допоможе забезпечити структуроване та безпечне зберігання нормативно-довідкової, юридичної, проєктної, технічної, клієнтської документації, специфікацій та інших документів. Це забезпечить зручний пошук, роботу з будь-якими форматами документів та мінімальні витрати на підтримку паперового архіву

Організація архівного зберігання електронних та паперових документів

Організація архівного зберігання електронних та паперових документів

Наші рішення дозволяють організувати електронний архів організації в рамках загальних бізнес-процесів управління документами. Ви зможете легко управляти документами архівного зберігання, побудувати архів кадрових документів та трудовий архів, організувати зберігання бухгалтерських документів, клієнтських справ, технічної документації та інших архівних документів організації. Наші системи підтримують інтеграцію з зовнішніми системами організації та значно мінімізують витрати на підтримку паперового архіву, а криптографічний захист даних та можливість зберігання документів у хмарі або на сервері організації унеможливіть ризики втрати або псування електронних документів. Авторизований та безпечний доступ до потрібних архівних документів можна отримати з будь-якого місця та у будь-який час

Комплексна автоматизація діловодства та архівної справи

Комплексна автоматизація діловодства та архівної справи

Оптимізуйте та автоматизуйте усі процеси, пов’язані з обліком, веденням та передачею архівних документів: створення структури архіву, формування та ведення зведеної номенклатури справ та структурних підрозділів, узгодження та підписання номенклатури, передача документів в архів, ведення перехідних справ, видачу документів та справ у тимчасове користування, знищення документів, пошук документів за реквізитами та формування звітів, створення описів, актів, друкованих форм документів з відображенням інформації щодо їх електронного підпису тощо. Наші рішення допомагають архіваріусу в управлінні архівними документами — з моменту надходження до моменту закінчення терміну зберігання, відповідно до затверджених правил установи. Це забезпечить зручність та ефективність роботи архівного відділу, скорочення часу на роботу з архівними документами та мінімізує фінансові витрати

Архів клієнтських справ та операцій

Архів клієнтських справ та операцій

Впровадження електронного архіву клієнтських справ забезпечить централізоване зберігання електронних та сканованих документів клієнтів. Наявність доступу співробітників різних філій чи відділень до інформації про клієнтів допоможе централізувати роботу організації, знизить фінансові та організаційні витрати на паперовий архів, мінімізує ризики втрати або псування документів завдяки створенню резервних копій. Також, співробітники зможуть отримувати доступ до справ клієнтів в будь-який зручний час та з будь-якого пристрою, підписувати документи за допомогою електронних підписів, а захищене зберігання документів дозволить уникнути витоку конфіденційних даних

База знань організації

База знань організації

Створіть базу знань організації, до якої будуть мати доступ усі співробітники: шаблони типових документів, довідкові документи, навчальні матеріали, інструкції, відео/аудіо файли, фото та інша необхідна інформація для забезпечення комфортної роботи. Рішення повністю автоматизує життєвий цикл документів (створення, узгодження, публікація, вивід з обігу) та забезпечує доступ 24/7. Все це забезпечить можливість віддаленої роботи співробітників з інформацією. Крім цього, гнучкі інтеграційні можливості рішення (повноцінне REST API) дозволяють як публікувати в базу знань документи, так і отримувати доступ до документів із зовнішніх систем

Облік та контроль архівних документів

Облік та контроль архівних документів

Багатьом організаціям періодично доводиться проводити облік документації, оцінювати її повноту, відповідність наявним нормам та строкам зберігання документів в архіві. Завдяки систематизованому зберіганню документів та повної інформації про життєвий-цикл документу в електронному архіві, будь-який облік можна здійснити досить швидко, без істотних витрат і робити це в будь-який час. Наша система підтримує формування акту перевірки цілісності електронних документів архіву з перевіркою стану верифікації КЕП документів. Ви зможете обліковувати місце фізичного зберігання, відповідальну особу та підрозділ, контролювати терміни зберігання та знищення документів, а також процеси вилучення та повернення оригіналів документів

Сканування, розпізнавання та пошук архівних документів

Сканування, розпізнавання та пошук архівних документів

Більше не доведеться витрачати купу часу на внесення документів, томів або справ в архів. Автоматичний імпорт в систему електронних документів, включаючи документи з цифровим підписом, значно прискорює процес наповнення архіву. Наш модуль scan&recognition дозволяє автоматизувати процес сканування паперових документів, завдяки підтримці потокового сканування, друку бар-кодів/QR-кодів. Завдяки функції розпізнавання документів з високою якістю та наявністю верифікації — відскановані електронні документи легко знайти, на відміну від паперових документів. Цьому допомагає повнотекстовий пошук за змістом документів та за фільтрами, які дозволять отримати необхідну вибірку. Як результат, значно збільшиться швидкість введення даних, незалежно від їхнього типу, підвищиться ефективність пошуку документів будь-якого об’єму та формату (PDF, JPEG, TIFF), а також вивільниться час працівників архівного відділу для більш важливої роботи

Підключіть інтеграції

  • Платформа softXspace

    Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого

  • Продуктова лінійка softXspace

    Ви зможете швидко інтегрувати готові продукти з нашою системою документообігу, управління договорами, закупівлями тощо. Наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт в інформаційний простір компанії

  • Сторонні системи

    Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції

Наші продукти для архівної справи

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології

Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології

Окрім наших готових продуктів та рішень ми пропонуємо повний спектр послуг з індивідуальної розробки, впровадження, підтримки та інтеграцій. Наші технічні команди складаються з професіоналів високого рівня кваліфікації та, в залежності від запиту наших клієнтів, ми пропонуємо розробку на тій чи іншій платформі й пов’язаних з нею технологіях: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

Дізнатися більше

Чому компанії довіряють вирішення свої задач саме нам?

  • 20+

    років успішної роботи на ринку архівних ІТ-рішень та досвіду розробки високонавантажених систем з великими вмістом даних

  • 25+

    задоволених клієнтів, які використовують наші архівні рішення в усьому світі

  • 30+

    успішно виконаних проєктів з автоматизації архівної діяльності в корпоративному секторі та державних органах

  • 15+

    розроблених програмних продуктів для автоматизації діловодства та архівної діяльності

  • 100+

    фахівців високої кваліфікації

  • 360°

    повний спектр послуг — від обстеження і складання бізнес-вимог до впровадження та підтримки

Наші клієнти

UKRSIBBANK

Друге місце в Топ-20 найнадійніших банків України

Raiffeisen Bank

Один із лідерів банківської системи України

Глобус Банк

Український комерційний банк

ПроКредит Банк

Входить до групи компаній Procredit Holding AG (Німеччина)

Криворізька міська рада

Орган місцевого самоврядування

Донгорбанк

Український комерційний банк

Донецькміськгаз

Поставник газу для об’єктів промислового, комунального та побутового призначення

Нурбанк

Один з провідних банків Республіки Казахстан

Отримайте детальну презентацію компетенцій компанії

Готові розпочати?

Найкращий спосіб ознайомитись з рішеннями — замовити персональну демонстрацію. Наш менеджер детально покаже, як автоматизувати електронний архів саме для вашої організації

Замовити демонстрацію

Що нового?

  • Автоматизація бізнес-процесів компаній Групи Нафтогаз

    січень, 2022

    Компанія soft Xpansion створила рішення з автоматизації роботи колегіального органу  – Тендерного комітету для компанії Нафтогаз, що запровадило єдиний корпоративний стандарт представлення інформації в компанії

    Читати більше
  • Досвід впровадження сучасних IT-рішень на AGROIT FORUM 2021

    жовтень, 2021

    Компанія soft Xpansion 26 жовтня взяла участь у VI щорічному форумі про IT-рішення та інновації в агро «AGROIT FORUM 2021». Наша команда вже не перший рік на цьому заході ділиться своїм досвідом впровадження програмних рішень

    Читати більше
  • soft Xpansion на головній digital-події країни «Diia Summit-2022»

    лютий, 2022

    Компанія soft Xpansion протягом останніх років брала участь у загальнодержавних проєктах, які на сьогодні вже сприяють цифровізації держави, спрощують доступ громадян до отримання державних послуг та змінюють країну на краще

    Читати більше
Автоматизація бізнес-процесів компаній Групи Нафтогаз

січень, 2022

Компанія soft Xpansion створила рішення з автоматизації роботи колегіального органу  – Тендерного комітету для компанії Нафтогаз, що запровадило єдиний корпоративний стандарт представлення інформації в компанії

Читати більше
Досвід впровадження сучасних IT-рішень на AGROIT FORUM 2021

жовтень, 2021

Компанія soft Xpansion 26 жовтня взяла участь у VI щорічному форумі про IT-рішення та інновації в агро «AGROIT FORUM 2021». Наша команда вже не перший рік на цьому заході ділиться своїм досвідом впровадження програмних рішень

Читати більше
soft Xpansion на головній digital-події країни «Diia Summit-2022»

лютий, 2022

Компанія soft Xpansion протягом останніх років брала участь у загальнодержавних проєктах, які на сьогодні вже сприяють цифровізації держави, спрощують доступ громадян до отримання державних послуг та змінюють країну на краще

Читати більше

soft Xpansion — міжнародна компанія з більш ніж 25-річним досвідом розробки та впровадження програмного забезпечення

Ми у соціальних мережах
Зв'язатись з нами