Організація електронного архіву
Впровадження ІТ-рішень для архівів допоможе забезпечити структуроване та безпечне зберігання нормативно-довідкової, юридичної, проєктної, технічної, клієнтської документації, специфікацій та інших документів. Це забезпечить зручний пошук, роботу з будь-якими форматами документів та мінімальні витрати на підтримку паперового архіву
Організація архівного зберігання електронних та паперових документів
Наші рішення дозволяють організувати електронний архів організації в рамках загальних бізнес-процесів управління документами. Ви зможете легко управляти документами архівного зберігання, побудувати архів кадрових документів та трудовий архів, організувати зберігання бухгалтерських документів, клієнтських справ, технічної документації та інших архівних документів організації. Наші системи підтримують інтеграцію з зовнішніми системами організації та значно мінімізують витрати на підтримку паперового архіву, а криптографічний захист даних та можливість зберігання документів у хмарі або на сервері організації унеможливіть ризики втрати або псування електронних документів. Авторизований та безпечний доступ до потрібних архівних документів можна отримати з будь-якого місця та у будь-який час
Комплексна автоматизація діловодства та архівної справи
Оптимізуйте та автоматизуйте усі процеси, пов’язані з обліком, веденням та передачею архівних документів: створення структури архіву, формування та ведення зведеної номенклатури справ та структурних підрозділів, узгодження та підписання номенклатури, передача документів в архів, ведення перехідних справ, видачу документів та справ у тимчасове користування, знищення документів, пошук документів за реквізитами та формування звітів, створення описів, актів, друкованих форм документів з відображенням інформації щодо їх електронного підпису тощо. Наші рішення допомагають архіваріусу в управлінні архівними документами — з моменту надходження до моменту закінчення терміну зберігання, відповідно до затверджених правил установи. Це забезпечить зручність та ефективність роботи архівного відділу, скорочення часу на роботу з архівними документами та мінімізує фінансові витрати
Архів клієнтських справ та операцій
Впровадження електронного архіву клієнтських справ забезпечить централізоване зберігання електронних та сканованих документів клієнтів. Наявність доступу співробітників різних філій чи відділень до інформації про клієнтів допоможе централізувати роботу організації, знизить фінансові та організаційні витрати на паперовий архів, мінімізує ризики втрати або псування документів завдяки створенню резервних копій. Також, співробітники зможуть отримувати доступ до справ клієнтів в будь-який зручний час та з будь-якого пристрою, підписувати документи за допомогою електронних підписів, а захищене зберігання документів дозволить уникнути витоку конфіденційних даних
База знань організації
Створіть базу знань організації, до якої будуть мати доступ усі співробітники: шаблони типових документів, довідкові документи, навчальні матеріали, інструкції, відео/аудіо файли, фото та інша необхідна інформація для забезпечення комфортної роботи. Рішення повністю автоматизує життєвий цикл документів (створення, узгодження, публікація, вивід з обігу) та забезпечує доступ 24/7. Все це забезпечить можливість віддаленої роботи співробітників з інформацією. Крім цього, гнучкі інтеграційні можливості рішення (повноцінне REST API) дозволяють як публікувати в базу знань документи, так і отримувати доступ до документів із зовнішніх систем
Облік та контроль архівних документів
Багатьом організаціям періодично доводиться проводити облік документації, оцінювати її повноту, відповідність наявним нормам та строкам зберігання документів в архіві. Завдяки систематизованому зберіганню документів та повної інформації про життєвий-цикл документу в електронному архіві, будь-який облік можна здійснити досить швидко, без істотних витрат і робити це в будь-який час. Наша система підтримує формування акту перевірки цілісності електронних документів архіву з перевіркою стану верифікації КЕП документів. Ви зможете обліковувати місце фізичного зберігання, відповідальну особу та підрозділ, контролювати терміни зберігання та знищення документів, а також процеси вилучення та повернення оригіналів документів
Сканування, розпізнавання та пошук архівних документів
Більше не доведеться витрачати купу часу на внесення документів, томів або справ в архів. Автоматичний імпорт в систему електронних документів, включаючи документи з цифровим підписом, значно прискорює процес наповнення архіву. Наш модуль scan&recognition дозволяє автоматизувати процес сканування паперових документів, завдяки підтримці потокового сканування, друку бар-кодів/QR-кодів. Завдяки функції розпізнавання документів з високою якістю та наявністю верифікації — відскановані електронні документи легко знайти, на відміну від паперових документів. Цьому допомагає повнотекстовий пошук за змістом документів та за фільтрами, які дозволять отримати необхідну вибірку. Як результат, значно збільшиться швидкість введення даних, незалежно від їхнього типу, підвищиться ефективність пошуку документів будь-якого об’єму та формату (PDF, JPEG, TIFF), а також вивільниться час працівників архівного відділу для більш важливої роботи
Підключіть інтеграції
-
Платформа softXspace
Завдяки можливостям платформи softXspace ви зможете трансформувати звичайну рутинну роботу, автоматизувати процеси та сучасний інформаційний простір за короткий строк та з мінімальними витратами. Наші сучасні LowCode інструменти для самостійної розробки бізнес-процесів без програмування дозволять швидко конструювати індивідуальні форми та карти й багато іншого
-
Продуктова лінійка softXspace
Ви зможете швидко інтегрувати систему з іншими продуктами на платформі softXspace: портал контрагентів, система управління договорами, закупівлями, архіви тощо.. Окрім того, наявність потужних відкритих API (REST, SOAP, повноцінна реалізація CMIS-стандарту) дозволяє швидко інтегрувати продукт у інформаційних простір компанії -
Сторонні системи
Створіть єдину інтегровану ІТ-інфраструктуру завдяки можливості поєднання продукту зі сторонніми системами: ERP, ECM, DMS, внутрішніми порталами. Можливість інтегрувати рішення з обліковими системами та CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), автоматизованими банківськими системами або іншими системами, які підтримують можливість інтеграції
-
Хмарні та онлайн-сервіси
Можливість інтеграції з сервісами Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI тощо), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet тощо). Інтеграція з сервісами електронного підпису, онлайн майданчиками юридично значущого електронного документообігу, сервісами перевірки контрагентів тощо
-
Сервіси підписання документів
Забезпечте повноцінний юридично значущий договірний документообіг завдяки інтеграції сервісів підписання документів (використання ключів найпоширеніших АЦСК України, Дія Підпис, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign та інші). Можливість мережевого/хмарного зберігання ключів підпису та широка функціональність візуалізації підписів
-
Low-Code/No-Code платформа
Цифрова трансформація бізнесу та автоматизація без програмування
Детальніше
-
Документообіг, договори та е-архів для Microsoft 365
Вхідний, вихідний та внутрішній документообіг, управління договорами та е-архів
Детальніше -
Генерація та автоматизація документів
Генерує документи за шаблонами та автоматизує процеси їх обробки
Детальніше
-
Централізований е-Архів документів
Універсальна система для надійного, контрольованого та керованого зберігання електронних документів
Дізнатись більше -
Управління клієнтськими справами й операціями
Робота з документами клієнтів, структуроване зберігання та облік усіх операцій з клієнтами
Дізнатись більше -
Система електронного документообігу
Автоматизація документообігу для державних органів влади та органів місцевого самоврядування
Дізнатись більше
Ми використовуємо лише сучасні та перевірені технології
Окрім наших готових продуктів та рішень ми пропонуємо повний спектр послуг з індивідуальної розробки, впровадження, підтримки та інтеграцій. Наші технічні команди складаються з професіоналів високого рівня кваліфікації та, в залежності від запиту наших клієнтів, ми пропонуємо розробку на тій чи іншій платформі й пов’язаних з нею технологіях: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore
Наші клієнти
Друге місце в Топ-20 найнадійніших банків України
Один із лідерів банківської системи України
Український комерційний банк
Входить до групи компаній Procredit Holding AG (Німеччина)
Орган місцевого самоврядування
Український комерційний банк
Поставник газу для об’єктів промислового, комунального та побутового призначення
Один з провідних банків Республіки Казахстан
Готові розпочати?
Найкращий спосіб ознайомитись з рішеннями — замовити персональну демонстрацію. Наш менеджер детально покаже, як автоматизувати електронний архів саме для вашої організації
Що нового?
-
Цифровий кадровий документообіг для найбільшої ритейл-мережі України
березень, 2026
Мережа мультимаркетів «Аврора» запустила цифровий сервіс «єКадри» на базі платформи softXspace та модулю softXspace.HR-Basis — повна автоматизація кадрового документообігу для 16 000+ співробітників у 1800+ магазинах.
Читати більше -
Автоматизація та централізація банківських процесів
лютий, 2025
Оптимізуйте свої банківські операції за допомогою рішень Low-Code/No-Code від soft Xpansion. Керуйте документами, автоматизуйте процеси кредитування, оптимізуйте засідання правління та централізуйте зберігання даних за допомогою модулів eArchive та Back Office.
Читати більше -
Електронний документообіг на сучасній Low-Code/No-Code платформі
січень, 2025
Low-Code/No-Code платформа для автоматизації корпоративних процесів, що пропонує такі рішення, як управління контрактами, документообіг, централізований електронний архів, співпраця B2B та інтеграція з CRM, ERP та іншими сервісами.
Читати більше
