Як «Аврора» перевела 16 000 співробітників на цифровий кадровий облік

Мережа мультимаркетів «Аврора» запустила цифровий сервіс «єКадри» на базі платформи softXspace та модулю softXspace.HR-Basis — повна автоматизація кадрового документообігу для 16 000+ співробітників у 1800+ магазинах.

Про клієнта

«Аврора» — одна з найбільших ритейл-мереж України, група компаній з прямими іноземними інвестиціями від фонду Horizon Capital. Мережа налічує понад 1800 магазинів на території України, обслуговує близько 1,1 мільйона покупців щодня.

Виклик

Стрімке зростання мережі створює постійне навантаження на кадрові процеси. Тисячі заяв на відпустки, відрядження, довідки — усе оформлювалося в паперовому форматі. Перед командою стояли чіткі вимоги:

Підписувати документи за кілька хвилин із телефона
Індивідуальний доступ для кожного співробітника
Готовність до масштабування на всю мережу
Інтеграція з обліковою системою (ERP), Active Directory, банківськими системами

Рішення

Спільно з soft Xpansion «Аврора» створила сервіс «єКадри» на базі платформи softXspace та модулю softXspace.HR-Basis.

Мобільні застосунки iOS та Android. Біометрична авторизація через Face ID та відбиток пальця. Усі HR-функції доступні зі смартфона.
Десктоп-версія з Active Directory. Вхід через корпоративну систему облікових записів. Повнофункціональне робоче місце HR-менеджера.
Електронний цифровий підпис. Юридично значуще підписання через Дія.Підпис та цифровий ключ ПриватБанку.
Інтеграція з корпоративними системами. Облікова система (ERP) для кадрового обліку, Monobank для зміни реквізитів, Active Directory для авторизації.

Що працює на першому етапі

Оформлення відпусток — повністю автоматизовано з інтеграцією ERP, ПриватБанк, Monobank, Дія.Підпис та Active Directory
Довідки — про доходи, працевлаштування, копія трудової, характеристика
Зміна банківських реквізитів зарплатної картки з підтримкою Monobank
Оформлення відряджень з інтеграцією в ERP
Календар відсутностей команди — зведений вигляд для керівників

Результати

Повна відмова від паперу. Кадрові процеси переведені у цифровий формат без жодного паперового документа.
Кілька хвилин замість днів. Оформлення заяви на відпустку зі смартфона замість днів паперового погодження.
Єдина платформа для всіх. 16 000+ співробітників у 1800+ точках працюють в одному сервісі.
93% готовність з першого дня. Абсолютна більшість співробітників мали ЕЦП і одразу почали користуватися сервісом.
Медіа-покриття. Запуск висвітлений у ряді провідних бізнес-ЗМІ: dev.ua, ThePage, Speka, TradeMaster, UA-Retail, RAU.

Що далі

Процеси переведення співробітників (вже у розробці)
Повний цикл прийому на роботу та звільнення
Журнали охорони праці та пожежної безпеки
Система електронних перепусток та візиток
GPT-помічник для запуску HR-процесів
Розширення інтеграцій з Monobank та застосунком «Дія»

Коментар клієнта

«Починаючи роботу над новим сервісом, команда насамперед зосередилася на оптимізації найбільш типових кадрових процесів — прийом на роботу, відпустка, відрядження, зміна посади, звільнення та видача довідок», — Олександр Войналович, директор департаменту R&D мережі «Аврора».