Автоматизація управляння договорами в компанії NOVUS — NOVUS

Novus — одна з провідних українських мереж супермаркетів, яка стрімко розвивається з 2008 року. Компанія входить до рейтингу 100 найбільших приватних компаній України за версією Forbes, налічує понад 80 магазинів і активно розвиває інтернет-продажі та доставку товарів. 

Завдання проекту 

Автоматизація. Забезпечити ефективну автоматизацію договірних процесів, зробити їх прозорими та контрольованими в реальному часі. 
Централізація. Впровадити індивідуальні кабінети для співробітників та єдине вікно роботи з задачами та документами.
Інтеграція. Інтегрувати документообіг з популярними сервісами ЕДО (Вчасно та M.E.Doc).

Що було реалізовано? 

Персональний цифровий кабінет співробітника. Єдина точка доступу до всіх завдань і документів, що забезпечує зручність роботи для кожного користувача. 
Первинна перевірка документів. Автоматичне заповнення метаданих гарантує, що документи завжди оформлені правильно. 
Інтеграція із сервісами ЕДО (Вчасно та M.E.Doc). Вхідні документи автоматично потрапляють у систему з сервісів ЕДО та опрацьовуються за уніфікованими бізнес-процесами, після чого також автоматично повертаються у відповідну ЕДО. Це дозволяє співробітникам виконувати роботу в єдиному цифровому кабінеті, без необхідності перемикатися між різними інтерфейсами та платформами. 
Узгодження документів через автоматичні маршрути. Прискорює погодження завдяки заздалегідь налаштованим алгоритмам із можливістю ручного втручання. 
Електронний підпис та накладання печатки. Документи підписуються та зберігаються з юридичною силою, включно з візуалізацією підписів та p7s-контейнерами. 
Контроль права підпису договорів. Захищає компанію від помилок, дозволяючи підписувати документи лише в межах встановлених лімітів. 
Пакетне виконання завдань. Дає змогу обробляти кілька документів одночасно, що значно скорочує час на рутинні операції. 
Комунікація по завданням. Забезпечує чіткий зворотний зв’язок для подальшого доопрацювання документів. 
Детальна історія дій. Прозорий аудит кожного документа гарантує контроль та зручність моніторингу. 
Гнучкі фільтри для пошуку. Швидкий пошук потрібних документів за будь-якими параметрами, збереження шаблонів пошуку та експорт. 
Автоматичні сповіщення електронною поштою. Не дозволяє пропустити жодного завдання чи зміни статусу документа. 
Механізм заміщення співробітників. Завдання автоматично перенаправляються на іншу людину у випадку відсутності працівника. 
Розподіл доступу за рольовою моделлю. Захищає конфіденційність, відкриваючи доступ лише до необхідних даних. 
Low-code інструменти розробки. Конструктори бізнес-процесів, форм і даних дозволяють швидко налаштовувати систему без програмування.

Результати 

На грудень 2024 року маємо наступні результати реалізації І-го етапу проєкту для ІТ-департаменту: 
Автоматизовано роботу із 10+ типами документів, що значно прискорило процеси та зробило їх контрольованими 
Взаємодія із 100+ контрагентами та обробка їх документів із сервісів ЕДО в одному місці 
500+ документів оброблено та підписано лише за IV квартал 2024 року 
30+ співробітників щодня працюють у сучасному цифровому середовищі

Переваги для Novus 

Скорочення часу на обробку документів 
Відмова від ручних процесів і рутинних завдань 
Прозорість бізнес-процесів у реальному часі 
Зручний контроль для керівників

Коментар клієнта 

Як зазначив Директор департаменту інформаційного менеджменту Стунджя Мажвидас :

“Ми детально аналізували ринок та хотіли знайти партнера, який не лише впровадить автоматизацію, а й допоможе побудувати ефективні процеси. soft Xpansion виправдала наші очікування завдяки їхньому підходу та гнучким можливостям платформи. Завдяки спільній роботі обох команд, вдалось реалізувати усе задумане, а пілотний проект став чудовим стартом для подальшої співпраці. Наступний крок — розширення можливостей і масштабування” 

Пов'язані кейси: Автоматизація договірного документообігу — UKRSIBBANK, Система управління договорами — Risoil S.A., Автоматизація бізнес-процесів закупівель — Metinvest, Автоматизація роботи з договорами — Nibulon, Автоматизація бізнес-процесів тендерного комітету — Naftogaz.