Завдання проекту
- Автоматизація. Забезпечити ефективну автоматизацію договірних процесів, зробити їх прозорими та контрольованими в реальному часі.
- Централізація. Впровадити індивідуальні кабінети для співробітників та єдине вікно роботи з задачами та документами.
- Інтеграція. Інтегрувати документообіг з популярними сервісами ЕДО (Вчасно та M.E.Doc).
Що було реалізовано?
- Персональний цифровий кабінет співробітника. Єдина точка доступу до всіх завдань і документів, що забезпечує зручність роботи для кожного користувача.
- Первинна перевірка документів. Автоматичне заповнення метаданих гарантує, що документи завжди оформлені правильно.
- Інтеграція із сервісами ЕДО (Вчасно та M.E.Doc). Вхідні документи автоматично потрапляють у систему з сервісів ЕДО та опрацьовуються за уніфікованими бізнес-процесами, після чого також автоматично повертаються у відповідну ЕДО. Це дозволяє співробітникам виконувати роботу в єдиному цифровому кабінеті, без необхідності перемикатися між різними інтерфейсами та платформами.
- Узгодження документів через автоматичні маршрути. Прискорює погодження завдяки заздалегідь налаштованим алгоритмам із можливістю ручного втручання.
- Електронний підпис та накладання печатки. Документи підписуються та зберігаються з юридичною силою, включно з візуалізацією підписів та p7s-контейнерами.
- Контроль права підпису договорів. Захищає компанію від помилок, дозволяючи підписувати документи лише в межах встановлених лімітів.
- Пакетне виконання завдань. Дає змогу обробляти кілька документів одночасно, що значно скорочує час на рутинні операції.
- Комунікація по завданням. Забезпечує чіткий зворотний зв’язок для подальшого доопрацювання документів.
- Детальна історія дій. Прозорий аудит кожного документа гарантує контроль та зручність моніторингу.
- Гнучкі фільтри для пошуку. Швидкий пошук потрібних документів за будь-якими параметрами, збереження шаблонів пошуку та експорт.
- Автоматичні сповіщення електронною поштою. Не дозволяє пропустити жодного завдання чи зміни статусу документа.
- Механізм заміщення співробітників. Завдання автоматично перенаправляються на іншу людину у випадку відсутності працівника.
- Розподіл доступу за рольовою моделлю. Захищає конфіденційність, відкриваючи доступ лише до необхідних даних.
- Low-code інструменти розробки. Конструктори бізнес-процесів, форм і даних дозволяють швидко налаштовувати систему без програмування.
Результати
- На грудень 2024 року маємо наступні результати реалізації І-го етапу проєкту для ІТ-департаменту:
- Автоматизовано роботу із 10+ типами документів, що значно прискорило процеси та зробило їх контрольованими
- Взаємодія із 100+ контрагентами та обробка їх документів із сервісів ЕДО в одному місці
- 500+ документів оброблено та підписано лише за IV квартал 2024 року
- 30+ співробітників щодня працюють у сучасному цифровому середовищі
Переваги для Novus
- Скорочення часу на обробку документів
- Відмова від ручних процесів і рутинних завдань
- Прозорість бізнес-процесів у реальному часі
- Зручний контроль для керівників
Коментар клієнта
Як зазначив Директор департаменту інформаційного менеджменту Стунджя Мажвидас :
“Ми детально аналізували ринок та хотіли знайти партнера, який не лише впровадить автоматизацію, а й допоможе побудувати ефективні процеси. soft Xpansion виправдала наші очікування завдяки їхньому підходу та гнучким можливостям платформи. Завдяки спільній роботі обох команд, вдалось реалізувати усе задумане, а пілотний проект став чудовим стартом для подальшої співпраці. Наступний крок — розширення можливостей і масштабування”
