Automatisierung des Vertragsmanagements bei NOVUS

Novus, eine der führenden ukrainischen Supermarktketten, wählte die softXspace Low-Code/No-Code-Plattform zur Automatisierung der Vertragsprozesse. Die erste Phase umfasste 10+ Dokumententypen, 100+ Vertragspartner und 500+ bearbeitete Dokumente im Q4 2024.

Projektziele

Automatisierung. Effektive Automatisierung der Vertragsprozesse, transparent und kontrollierbar in Echtzeit.
Zentralisierung. Individuelle Arbeitsbereiche für Mitarbeiter und ein einheitliches Fenster für Aufgaben und Dokumente.
Integration. Integration des Dokumentenumlaufs mit gängigen EDI-Diensten (Vchasno und M.E.Doc).

Was wurde umgesetzt

Persönlicher digitaler Arbeitsbereich. Ein einziger Zugangspunkt zu allen Aufgaben und Dokumenten.
Primäre Dokumentenprüfung. Automatische Metadaten-Vervollständigung stellt korrekte Formatierung sicher.
EDI-Integration (Vchasno und M.E.Doc). Eingehende Dokumente gelangen automatisch aus EDI-Diensten ins System und werden über einheitliche Geschäftsprozesse verarbeitet.
Dokumentengenehmigung über automatische Routen. Beschleunigt die Genehmigung durch vorkonfigurierte Algorithmen mit manueller Eingriffsmöglichkeit.
Elektronische Signatur und Stempel. Dokumente werden mit Rechtskraft signiert und gespeichert, einschließlich Signaturvisualisierung und p7s-Container.
Kontrolle der Vertragsunterzeichnungsbefugnis. Schützt das Unternehmen vor Fehlern durch Limitkontrolle.
Batch-Aufgabenausführung. Ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Dokumente.
Aufgabenkommunikation. Klares Feedback für die weitere Dokumentenbearbeitung.
Detaillierte Aktionshistorie. Transparentes Audit jedes Dokuments.
Flexible Suchfilter. Schnelle Dokumentensuche nach beliebigen Parametern.
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen. Keine Aufgabe oder Statusänderung wird übersehen.
Mitarbeitervertretungsmechanismus. Aufgaben werden bei Abwesenheit automatisch umgeleitet.
Rollenbasierte Zugriffsverwaltung. Schützt Vertraulichkeit durch bedarfsgerechten Datenzugriff.
Low-Code-Entwicklungstools. Geschäftsprozess-, Formular- und Datenkonstruktoren ermöglichen schnelle Systemkonfiguration ohne Programmierung.

Ergebnisse

Stand Dezember 2024 — Ergebnisse der Phase I für die IT-Abteilung:
10+ Dokumententypen automatisiert
Zusammenarbeit mit 100+ Vertragspartnern und Dokumentenverarbeitung aus EDI-Diensten an einem Ort
500+ Dokumente bearbeitet und signiert allein im Q4 2024
30+ Mitarbeiter arbeiten täglich in einer modernen digitalen Umgebung

Vorteile für Novus

Kürzere Dokumentenbearbeitungszeit
Wegfall manueller Prozesse und Routineaufgaben
Echtzeit-Transparenz der Geschäftsprozesse
Bequeme Kontrolle für Führungskräfte

Kundenkommentar

„Wir haben den Markt gründlich analysiert und wollten einen Partner finden, der nicht nur die Automatisierung umsetzt, sondern auch hilft, effektive Prozesse aufzubauen. soft Xpansion hat unsere Erwartungen dank ihres Ansatzes und der flexiblen Plattformmöglichkeiten erfüllt. Durch die gemeinsame Arbeit beider Teams konnten wir alles Geplante umsetzen, und das Pilotprojekt wurde ein hervorragender Start für die weitere Zusammenarbeit. Der nächste Schritt — Erweiterung der Möglichkeiten und Skalierung", — Stundzha Mazhvidas, Direktor der Abteilung Informationsmanagement bei NOVUS.

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