Automatisierung der Vertrags- und Vertragspartnerarbeit — Nibulon

Herausforderungen

Nibulon befindet sich in einem aktiven digitalen Transformationsprozess und wandte sich 2023 gemeinsam mit dem Partner KPMG an soft Xpansion mit dem Ziel, eine Reihe von Unternehmensprozessen zu automatisieren. Die vorrangige Herausforderung war die Automatisierung der kommerziellen Interaktion mit Kunden und Partnern (Vertragspartnern) sowie des Vertragsdokumentenumlaufs.

Zentrale Probleme:

• Kritische Verzögerungen bei der Dokumentenbearbeitung — vom Unterzeichnung durch den Landwirt bis zur Bearbeitung durch den Unternehmensmanager. Dokumente gingen häufig auf dem Transportweg verloren.
• Erheblicher Zeitaufwand für den physischen Dokumententransport per Post.
• Routinefehler mit hohem Korrekturaufwand.

Projektziele

Nach der Voranalyse mit KPMG und Nibulon schlug soft Xpansion zwei Produkte auf Basis der Low-Code/No-Code-Plattform softXspace vor:

• Komfortabler Service für 4.000+ Vertragspartner zum rechtlich verbindlichen Dokumentenaustausch.
• Einheitlicher digitaler Arbeitsbereich für Mitarbeiter für Vertragsmanagement, digitale Signatur, Prozesskontrolle und 24/7-Zugriff.
• Automatisierung interner Vertragsprozesse (Akkreditierung, Verträge, Nachträge, Rechnungen, Spezifikationen, Lieferscheine).
• Schnelle MVP-Implementierung vor dem Agrarsaison (1 Monat ab Projektstart).

Projektumsetzung

Phase I umfasste die Anpassung von softXspace.Contract und softXspace.ClientPortal. MVP in nur 1 Monat realisiert — Lieferantenportal und digitaler Arbeitsbereich für Mitarbeiter.

Phase II: Funktionserweiterung, ERP-Integration, neue automatisierte Prozesse (Nachträge, Spezifikationen, Rechnungen, Lieferscheine).

Kundenkommentar

„Die Automatisierung des Dokumentenumlaufs wurde zum Ausgangspunkt für eine umfassendere Digitalisierung der Interaktion mit unseren Lieferanten. Durch die gemeinsamen Anstrengungen unserer Teams haben wir schnell ein vollständig papierloses Vertragsdokumentensystem implementiert, das den Dokumentenaustausch beschleunigte und die Prozesskontrolle verbesserte."

— Wolodymyr Slawinskyj, Handelsdirektor Nibulon LLC

Projektergebnisse

1. 4.000+ Vertragspartner arbeiten täglich auf dem Lieferantenportal.
2. ~100 Mitarbeiter arbeiten täglich im digitalen Arbeitsbereich.
3. 5 Dokumententypen vollautomatisiert.
4. 50.000+ Dokumente in sechs Monaten digital bearbeitet.
5. 99,99% Verfügbarkeit in der Cloud-Infrastruktur.

Verwandte Fallstudien: Vertragsdokumentenumlauf — UKRSIBBANK, Vertragsmanagement — Risoil S.A., Vertragsmanagement — NOVUS.

→ Kundenprofil: Nibulon