Виклики
Сьогодні компанія Nibulon перебуває у процесі активної цифрової трансформації бізнесу та разом із партнером компанією KPMG звернулись до компанії soft Xpansion у 2023 році із запитом на автоматизацію ряду процесів компанії. Першочерговим викликом була потреба на автоматизацію комерційної взаємодії з клієнтами та партнерами компанії (контрагентами) та автоматизацію договірного документообігу.
Ключовими проблемами Замовника, які вимагали оперативного вирішення, були:
- Критично відчувались затримки у процесах проходження документів від фермера, який підписує договір, до менеджера компанії, який його опрацьовує. Часто мало місце втрата документів, коли документ міг просто загубитися по дорозі.
- Багато часу займало транспортування фізичних документів, адже багато договірних документів менеджери вимушені були відправляти поштою в головний офіс із регіональних представництв або безпосередньо від контрагента.
- Мали місце рутинні помилки, на виправлення яких витрачалось багато часу. Це також генерувало додаткові проблеми щодо контрольованості процесу виконання зобов’язань.
Цілі проєкту
Після попереднього опрацювання запиту разом із командами KPMG та Nibulon, компанія soft Xpansion запропонувала два продукти на базі власної Low-Code/No-Code платформи softXspace, при цьому були сформульовані головні цілі проєкту:
- Надати зручний сервіс для 4000+ контрагентів компанії Nibulon, через який можна обмінюватися юридично-значущими документами та іншою інформацією.
- Створити єдиний цифровий робочий простір для співробітників для роботи із договорами, цифрового підписання, контролю процесів та доступом 24/7.
- Автоматизувати внутрішні процеси договірного документообігу (акредитація контрагентів, договори, додаткові угоди, рахунки, специфікації, накладні).
- Оперативна імплементація MVP рішення до аграрного сезону та початку активної договірної діяльності (1 місяць від старту робіт).
Реалізація проєкту
Загалом реалізацію проєкту можна розділити на два основних етапи: MVP до початку аграрного сезону та подальший розвиток рішень.
Перший етап включав адаптацію двох ready-to-use продуктів на платформи softXspace під вимоги Замовника. Це програмний продукт для автоматизації внутрішніх процесів договірного документообігу softXspace.Contract та зовнішній портал контрагентів softXspace.ClientPortal для автоматизації взаємодії з постачальниками, клієнтами та партнерами.
І Етап – Портал контрагента та робочий простір співробітника
Робочим командам проєкту вдалось усього за 1 місяць реалізувати MVP, ключовою метою якого було запустити Портал постачальника (на базі програмного продукту softXspace.ClientPortal) та надати співробітникам можливість працювати у сучасному цифровому робочому просторі системи управління договорами компанії (на базі програмного продукту softXspace.Contract).
В результаті автоматизовані наступні процеси:
- Ініціація, узгодження та підписання Договору;
- Ініціація та опрацювання Акредитації контрагента.
Ключові можливості, які отримали контрагенти Замовника на зовнішньому Порталі постачальника:
- Особисті кабінети на порталі для співробітників;
- Можливість створювати заявку на акредитацію/переакредитацію, додаючи до неї необхідні уставні та інші документи;
- Ініціювати, узгоджувати та підписувати Договори цифровим підписом (КЕП);
- Залишати коментарі до файлів та карток, отримувати повідомлення або іншу інформацію від Компанії через особисті кабінети.
Відтепер співробітники Замовника мають свої кабінети в єдиному цифровому робочому просторі системи управління договорами, що дозволило:
- Зручно працювати із задачами (агрегація завдань в одному місці), реєстрами документів та контрагентів;
- Обробляти заявки та інші документи від контрагента з метою оцінки його репутації, можливих ризиків та перспектив подальшої співпраці;
- Вносити дані про акредитованих контрагентів у реєстр та облікову систему;
- Ініціювати підготовку договорів (типового або нетипового договору), зокрема на основі шаблонів;
- Проглядати та працювати з контентом документів безпосередньо в системі;
- Узгоджувати та підписувати документи за допомогою цифрового підпису та печатки (КЕП);
- Бачити узагальнену структуру усіх договорів із конкретним контрагентом за допомогою двосторонніх автоматичних звʼязків;
- Мати доступ до усіх необхідних документів в будь-який час та з будь-якого місця, моніторити хід процесів за своїми документами, контролювати виконання та інші важливі події по договірними документами.
ІІ Етап – Розвиток функціональності порталу контрагента, системи управління договорів, інтеграціям з ERP та нові автоматизовані процеси
Після того як компанія Nibulon успішно увійшла в сезон активного укладання договорів у новій системі, компанія soft Xpansion одразу почала наступний етап проєкту, який включав розвиток функціональності, інтеграцію із ERP системою, та автоматизацію ряду нових процесів.
В результаті другого етапу автоматизовані процеси:
- Ініціація, узгодження та підписання Додаткової угоди;
- Ініціація, узгодження та підписання Специфікації;
- Ініціація, узгодження та підписання Рахунку;
- Ініціація, узгодження та підписання Накладної.
Додаткові можливості, які отримали контрагенти Замовника на зовнішньому Порталі постачальника:
- Ініціювати, узгоджувати та підписувати Додаткові угоди, Специфікації, Рахунки, Накладні, цифровим підписом (КЕП);
- Виконувати перегляд документів в ієрархії, інформація про зв’язки між документами;
- Робити налаштування профілю контрагента, призначення уповноважених осіб контрагента.
Нові можливості системи управління договорами для співробітників Замовника:
- Ініціювати, узгоджувати та підписувати Додаткові угоди, Специфікації, Рахунки, Накладні, цифровим підписом (КЕП);
- Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, підписання, виконання, архівування, передача, пошук тощо;
- Розширений пошук документів;
- Адміністративний модуль для керування співробітниками, групами та ролями.
Реалізована інтеграція із ERP системою:
- Автоматичне створення документів із ERP;
- Передача статусів та змін по документах;
- Передача підписаних документів після кожного накладання підпису.
Коментар клієнта
«Автоматизація документообігу стала відправною точкою для масштабнішої цифровізації взаємодії з нашими постачальниками. Її мета – максимізація їхнього прибутку як за рахунок підвищення ефективності виробництва, так і завдяки прозорому та гнучкому доступу до можливостей глобального ринку. Завдяки спільним зусиллям команд ми швидко впровадили систему повністю безпаперового договірного документообігу, що прискорило обмін документами та підвищило контрольованість процесів. Це не лише оптимізувало співпрацю з тисячами партнерів, а й заклало основу для подальших цифрових рішень, які роблять бізнес більш технологічним і гнучким.»
— Володимир Славінський, директор з торгівлі ТОВ СП «НІБУЛОН»
Результат Проекту
Завдяки злагодженій роботі команд проєкту нам вдалось досягти усіх цілей проекту та продовжувати подальший розвиток інформаційних систем компанії Nibolun.
На березень 2024 року маємо наступні показники від реалізації проєкту:
- 4 000+ контрагентів працюють на Порталі постачальника та щодня обмінюються договірними документами із компанією.
- У сучасному цифровому робочому просторі працюють щодня близько 100 співробітників компанії із різних команд.
- Повністю автоматизовано роботу із 5 типами документів (договори, додаткові угоди, рахунки, накладні, специфікації), що дозволило значно прискорити процеси, зробити їх прозорими та контрольованим на кожному із етапів.
- За пів року роботи системи опрацьовано в цифровому вигляді більше 50 000 документів (договори, додаткові угоди, рахунки, накладні, специфікації).
- Тепер більше не потрібно витрачати дорогоцінний час на паперове підписання, обмін поштою фізичними копіями документів, пошук підписаних документів. Співробітники можуть приділити вивільнений час вирішенню дійсно важливих завдань бізнесу.
- Зменшилась кількість ручних помилок, підвищився рівень контролю зобов’язань за договорами.
Рішення розгорнуті в хмарній інфраструктурі, що забезпечує гарантовану доступність додатків 99,99% та відмово стійкість. Це забезпечує можливість 24/7 працювати із системою, мати доступ до файлів та узгоджувати або підписувати документи з будь-якої точки світу.
Рішення базуються на Low-Code/No-Code платформі softXspace, що дозволяє надалі швидко автоматизувати інші процеси компанії — класичного, виробничого, кадрового, організаційно-розпорядчого документообігу, процеси закупівель тощо.
У планах команд продовжити спільно розвивати рішення та покращувати сервіси для контрагентів та співробітників компанії Nibulon, зокрема планується автоматизація нових типів документів та розширення функціональності Порталу постачальника.
