Automatyzacja pracy z umowami i kontrahentami — Nibulon

Wyzwania

Firma Nibulon przechodzi aktywną transformację cyfrową i w 2023 roku wraz z partnerem KPMG zwróciła się do soft Xpansion z zapytaniem o automatyzację szeregu procesów firmy. Priorytetowym wyzwaniem była potrzeba automatyzacji interakcji handlowej z klientami i partnerami (kontrahentami) oraz automatyzacja obiegu dokumentów umownych.

Kluczowe problemy wymagające pilnego rozwiązania:

• Krytyczne opóźnienia w obiegu dokumentów — od podpisania umowy przez rolnika do przetworzenia przez menedżera. Częste przypadki zgubienia dokumentów w transporcie.
• Znaczny czas poświęcony na transport fizycznych dokumentów pocztą z biur regionalnych do centrali.
• Rutynowe błędy generujące dodatkowe problemy z kontrolą realizacji zobowiązań.

Cele projektu

Po wstępnej analizie z zespołami KPMG i Nibulon, soft Xpansion zaproponował dwa produkty na bazie platformy Low-Code/No-Code softXspace:

• Wygodny serwis dla 4 000+ kontrahentów do wymiany prawnie wiążących dokumentów.
• Jednolity cyfrowy obszar roboczy dla pracowników do zarządzania umowami, cyfrowego podpisywania, kontroli procesów z dostępem 24/7.
• Automatyzacja wewnętrznych procesów obiegu dokumentów umownych (akredytacja kontrahentów, umowy, aneksy, rachunki, specyfikacje, WZ).
• Szybka implementacja MVP przed sezonem rolniczym (1 miesiąc od startu).

Realizacja projektu

Pierwszy etap obejmował adaptację dwóch gotowych produktów: softXspace.Contract do automatyzacji wewnętrznego obiegu umów oraz zewnętrzny softXspace.ClientPortal do automatyzacji interakcji z dostawcami, klientami i partnerami.

Etap I — Portal kontrahenta i obszar roboczy pracownika

Zespoły projektowe zrealizowały MVP w zaledwie 1 miesiąc — uruchomienie Portalu dostawcy (softXspace.ClientPortal) i cyfrowego obszaru roboczego zarządzania umowami (softXspace.Contract).

Zautomatyzowane procesy:

• Inicjacja, uzgadnianie i podpisywanie umów
• Inicjacja i obsługa akredytacji kontrahenta

Kluczowe możliwości kontrahentów na Portalu dostawcy:

• Osobiste konta na portalu dla pracowników
• Składanie wniosków o akredytację/ponowną akredytację z dokumentami statutowymi
• Inicjowanie, uzgadnianie i podpisywanie umów podpisem kwalifikowanym (KEP)
• Komentarze do plików i kart, powiadomienia od Firmy

Możliwości pracowników w jednolitym obszarze roboczym:

• Wygodna praca z zadaniami (agregacja w jednym miejscu), rejestrami dokumentów i kontrahentów
• Przetwarzanie wniosków od kontrahentów w celu oceny reputacji i ryzyk
• Wprowadzanie danych akredytowanych kontrahentów do rejestru i systemu księgowego
• Inicjowanie przygotowania umów (typowych lub nietypowych) na podstawie szablonów
• Przeglądanie i praca z treścią dokumentów bezpośrednio w systemie
• Uzgadnianie i podpisywanie dokumentów KEP
• Widok zbiorczej struktury wszystkich umów z danym kontrahentem
• Dostęp 24/7 do dokumentów z dowolnego miejsca, monitoring procesów

Etap II — Rozwój funkcjonalności portalu, systemu umów, integracja ERP

Po wejściu Nibulon w sezon aktywnego zawierania umów, soft Xpansion natychmiast rozpoczął kolejny etap: rozwój funkcjonalności, integracja z ERP, automatyzacja nowych procesów.

Zautomatyzowane procesy w etapie II:

• Aneksy — inicjacja, uzgadnianie, podpisywanie
• Specyfikacje — inicjacja, uzgadnianie, podpisywanie
• Rachunki — inicjacja, uzgadnianie, podpisywanie
• WZ (waybill) — inicjacja, uzgadnianie, podpisywanie

Integracja z ERP:

• Automatyczne tworzenie dokumentów z ERP
• Przekazywanie statusów i zmian dokumentów
• Transfer podpisanych dokumentów po każdym nałożeniu podpisu

Komentarz klienta

„Automatyzacja obiegu dokumentów stała się punktem wyjścia dla szerszej cyfryzacji interakcji z naszymi dostawcami. Jej celem jest maksymalizacja ich zysku zarówno poprzez zwiększenie efektywności produkcji, jak i przejrzysty i elastyczny dostęp do możliwości rynku globalnego. Dzięki wspólnym wysiłkom naszych zespołów szybko wdrożyliśmy system w pełni bezpapierowego obiegu dokumentów umownych, który przyspieszył wymianę dokumentów i poprawił kontrolowalność procesów. To nie tylko zoptymalizowało współpracę z tysiącami partnerów, ale także położyło fundamenty pod dalsze rozwiązania cyfrowe czyniące biznes bardziej technologicznym i elastycznym."

— Wołodymyr Sławinski, Dyrektor ds. Handlu Nibulon LLC

Rezultaty projektu

Dzięki skoordynowanej pracy zespołów osiągnięto wszystkie cele projektu.

Na marzec 2024:

1. 4 000+ kontrahentów pracuje na Portalu dostawcy i codziennie wymienia dokumenty umowne z firmą.
2. ~100 pracowników firmy z różnych zespołów pracuje codziennie w nowoczesnym cyfrowym obszarze roboczym.
3. W pełni zautomatyzowano pracę z 5 typami dokumentów (umowy, aneksy, rachunki, WZ, specyfikacje).
4. W ciągu pół roku pracy systemu przetworzono cyfrowo ponad 50 000 dokumentów.
5. Nie trzeba już tracić czasu na papierowe podpisywanie, wysyłkę pocztą kopii fizycznych ani wyszukiwanie podpisanych dokumentów.
6. Zmniejszyła się liczba błędów ręcznych, poprawiła się kontrola zobowiązań umownych.

Rozwiązania wdrożone w chmurze z gwarantowaną dostępnością 99,99%. Na bazie platformy Low-Code/No-Code softXspace, umożliwiającej szybką automatyzację kolejnych procesów firmy.

Powiązane studia przypadków: Obieg dokumentów umownych — UKRSIBBANK, Zarządzanie umowami — Risoil S.A., Zarządzanie umowami — NOVUS.

→ Profil klienta: Nibulon