System zarządzania dokumentami

Przetwarzanie wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej: przygotowanie, rejestracja, przegląd, przetwarzanie, zatwierdzanie i podpisywanie odpowiedzi, realizacja i kontrola, obsługa kodów kreskowych, integracja z pocztą elektroniczną

Automatyzacja procesów wewnętrznego zatwierdzania, podpisywania i kontroli dokumentów: wniosków pracowniczych, zarządzeń i instrukcji, dokumentów kadrowych, notatek służbowych, regulaminów wewnętrznych, wniosków o zamówienia publiczne itp.

Tworzenie, zatwierdzanie i prowadzenie spotkań i konferencji: organizacja i zatwierdzanie spraw do dyskusji, głosowania, tworzenie i podpisywanie protokołów, a także tworzenie zamówień i kontrola ich realizacji

Automatyzacja cyklu życia umów firmowych - od tworzenia, zatwierdzania i podpisywania do kontroli zobowiązań, przedłużania i przechowywania. Produkt pozwoli na zbudowanie rejestru umów, dokumentów powiązanych (umowy dodatkowe, specyfikacje, akty, faktury itp.) oraz rejestru kontrahentów firmy. Dodatkowo możliwe jest zbudowanie prawnie istotnego obiegu dokumentów z kontrahentami

Każdy pracownik otrzymuje własną przestrzeń, w której agregowane są wszystkie zadania, zadania i dokumenty. Pracownicy mogą skonfigurować pulpit nawigacyjny z ważnymi powiadomieniami i informacjami o ostatnich działaniach. Konto osobiste zawiera również linki do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych, strukturę organizacji oraz kontakty współpracowników

Będziesz mógł w pełni współpracować z kontrahentami (klientami, dostawcami, partnerami), tworząc publicznie dostępne formularze do wypełnienia lub projektując specjalne wiadomości e-mail do szybkiego zatwierdzania dokumentów i przekazywania informacji

Produkt zapewnia zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentu: tworzenie, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, edycja, realizacja, dołączanie plików, zarządzanie wersjami, przechowywanie, archiwizacja, przesyłanie itp.

Dzięki elastycznemu kreatorowi zatwierdzeń pracownicy mogą zbudować proces zatwierdzania o dowolnej złożoności - łatwo wybrać typ zatwierdzenia (sekwencyjne, równoległe lub łączone), określić osoby zatwierdzające i skonfigurować etapy. Ponadto rejestrowane są wszystkie zdarzenia w cyklu życia dokumentu, w tym data, godzina i komentarze podczas procesu zatwierdzania

Szablony zatwierdzeń dla standardowych dokumentów posiadają ustawienia pozwalające na automatyczne określenie ścieżek zatwierdzenia na podstawie określonych warunków (typ dokumentu, waluta, kwota, linia biznesowa)

Wsparcie dla stosowania kwalifikowanych podpisów elektronicznych (KPE) dla wszystkich typów dokumentów i transakcji grupowych z wieloma dokumentami, w tym wsadowych podpisów cyfrowych. W każdej chwili możesz podejrzeć listę sygnatariuszy dokumentu ze statusem i datą podpisania, zweryfikować podpisy cyfrowe, pobrać plik z podpisami cyfrowymi dokumentu (P7S) lub dokument z wizualizacją podpisu cyfrowego

Produkt zapewnia wszystko, co jest potrzebne do wygodnej pracy z dokumentami na wszystkich etapach procesów biznesowych. Całodobowy dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego urządzenia i miejsca, praca z plikami w dowolnym formacie, jednoczesna edycja i recenzowanie ze współpracownikami online, konwersja dokumentu tekstowego na PDF do pobrania

Elastyczne dostosowywanie szablonów dokumentów ( listy, wnioski, umowy, faktury, zamówienia, protokoły itp.) Stwórz własną bibliotekę gotowych szablonów, które znacznie zaoszczędzą czas Twoich pracowników i zapewnią zgodność z firmowymi standardami. Dzięki gotowym szablonom (DOCX, XLSX) stworzenie nowego dokumentu zajmie kilka minut, a automatyczne wypełnianie pól dokumentu z karty sprawi, że proces ten będzie wygodny i szybki jak nigdy dotąd

Dzięki kreatorowi automatycznych numerów dokumentów wszystkie elementy w systemie są rejestrowane i numerowane zgodnie z polityką firmy, z wykorzystaniem mechanizmu zapobiegającego ponownej rejestracji lub duplikacji. Dodatkowo istnieje kontrola nad wypełnianiem obowiązkowych atrybutów dokumentu

Przez cały cykl życia dokumentu można współpracować z zespołem online: edytować, przeglądać, komentować, konsolidować zmiany

Omawiaj ważne kwestie i zostawiaj komentarze nie tylko w samym pliku, ale także w karcie dokumentu. Wszystkie komentarze i odpowiedzi będą wyświetlane w prostym drzewie komentarzy, a niektóre komentarze mogą być ograniczone

Aby mieć pewność, że pola są wypełnione poprawnie lub że pakiet dokumentów jest kompletny, udostępniliśmy wygodną listę kontrolną ze wskaźnikami. Sprawdza ona również poprawność wypełnienia pól formularzy czy obecność podpisów cyfrowych z możliwością dodania komentarza

Zapisywanie różnych wersji dokumentu podczas pracy nad nim oraz obsługa wielopoziomowego wersjonowania dokumentów z możliwością porównywania zmian. Zapewnia to dostęp do wymaganej wersji dokumentu bez konieczności szukania właściwej wersji w poczcie, na pulpicie lub tworzenia jej od podstaw

Skonfiguruj połączenia między kartami dokumentów lub plikami, aby zapewnić stały dostęp do kompletnych informacji. Możesz na przykład połączyć dokumenty przychodzące i wychodzące, wniosek z odpowiedzią, umowy z dodatkowymi porozumieniami i fakturami lub aktami itp.

Potężne narzędzia do przetwarzania zadań i kontroli terminów: otrzymywanie zadań na podstawie priorytetu, monitorowanie ich realizacji, wizualizacja zadań zaległych i zadań których termin realizacji się zbliża. Funkcja kontroli cyklicznej pozwala kontrolować powtarzające się zadania i zdarzenia, takie jak odnawianie umów, fakturowanie, składanie specyfikacji czy wysyłanie zamówień zakupu

Możesz otrzymywać automatyczne alerty i przypomnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości SMS, aby pomóc utrzymać się na szczycie swoich zadań i terminów. Możesz również dostosować własne powiadomienia, korzystając z szablonów (wygląd, treść, łącza, przyciski) oraz ustawiając datę lub warunki zdarzenia dla przypomnień

Elastyczne i wielofunkcyjne wyszukiwanie pozwala łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i zadania, zwłaszcza dzięki wyszukiwaniu pełnotekstowemu na podstawie treści i morfologii dokumentu. Ponadto można wyszukiwać dokumenty zarówno w systemie, jak i w oddzielnych sekcjach, stosować i zapisywać filtry według atrybutów, sortować i grupować zapisy oraz eksportować wyniki wyszukiwania do programu Excel

The calendar may contain information about conferences, meetings of councils and committees, holidays, training, and birthdays, and also it allows you to reserve resources (meeting rooms, projectors, screens, etc.). In addition, there is a possibility to integrate with Microsoſt Exchange, Google Calendar, and other calendars

Możliwość zbudowania pełnowartościowego uporządkowanego archiwum dokumentów Twojej organizacji z całodobowym dostępem do niezbędnych informacji. Eksport bazy dokumentów, osobnej listy lub wyników wyszukiwania i filtrowania do Excela w celu dalszej pracy

Rejestr zawiera pełne informacje o każdym kontrahencie, dane osób prawnych oraz dane osobowe osób fizycznych. Można tu uzyskać informacje kontaktowe: adresy, numery telefonów przedstawicieli lub osób kontaktowych itp.

Automatyzacja procesów HR (urlopy, delegacje, zwolnienia lekarskie, zaświadczenia z miejsca pracy), ustawienie automatycznego delegowania zadań do asystenta oraz zastępowanie czasowo nieobecnego pracownika. Wizualizacja organizacyjnego podporządkowania jednostek/grup strukturalnych i karty użytkownika

Możliwość dostosowania własnych ścieżek procesów biznesowych, nazw pozycji, atrybutów kart bez pisania kodu dzięki narzędziom low-code i no-code (w tym BPMN). Możliwość konfiguracji większości katalogów systemu: rodzaje dokumentów, formularze i rodzaje pokwitowań, tematy wniosków, rodzaje kontrahentów, grupy użytkowników itp.

Administratorzy mogą konfigurować procesy, formularze, klasyfikacje i katalogi, zarządzać rolami i uprawnieniami, audytować zdarzenia systemowe i śledzić działania

Podsystem zarządzania rolami i uprawnieniami użytkowników: elastyczna konfiguracja praw dostępu i uprawnień, ustawianie dostępnych funkcji w systemie dla różnych grup użytkowników, ograniczanie uprawnień użytkowników oraz pełne wsparcie dla Azure Active

Przechowywanie szczegółowej historii działań w systemie umożliwia przeglądanie danych według systemu lub konkretnego użytkownika oraz tworzenie raportów audytowych. Przechowywana jest pełna informacja o pracy z dokumentami: proces zatwierdzania, podpisywania, realizacji zleceń, kontroli i przechowywania ze znacznikami czasu, pozostawionych komentarzy itp.

Boty dla platform Viber i Telegram: przyjmowanie i realizacja zadań, wyszukiwanie dokumentów, poszukiwanie pracowników itp.

Potężne narzędzia do tworzenia raportów i duża ilość wbudowanych szablonów raportów analitycznych. Używaj dashboardów do wizualizacji danych i zrozumienia kluczowych wskaźników wydajności, dyscypliny wykonawczej, wydajności, obciążenia pracowników itp. Integracja dashboardów business intelligence, wizualizacja KPI i trendów w wybranych wskaźnikach

Usystematyzowana prezentacja informacji w ustandaryzowanym interfejsie, ujednolicony wygląd kart, a wszystkie niezbędne elementy sterujące znajdują się zawsze w zwykłym miejscu. Możliwość pełnowartościowej pracy z urządzeń mobilnych i wszelkich innych urządzeń, adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranu

Dostosowanie interfejsu i możliwość pełnej adaptacji do księgi znaku Twojej firmy z funkcją indywidualnego dopasowania prezentacji i wyglądu produktu

User interface customization and the ability to complete adaptation under your brand book with the possibility of individual configuration of representation and product outlook

Business pozwala na zautomatyzowanie całego zakresu procesów biznesowych firmy, co skutkuje znaczną redukcją czasu poświęcanego na przetwarzanie dokumentów, nawet 60% redukcją strat operacyjnych, 30% redukcją kosztów administracyjnych, redukcją ryzyka finansowego wynikającego z opóźnień oraz redukcją czasu potrzebnego na zatwierdzenie i podpisanie dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny. Platforma softXspace daje możliwość wdrożenia produktu na całkowicie darmowym stosie produktów serwerowych (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, narzędzia programistyczne), co zapewni niski koszt posiadania i niskie koszty ogólne

Produkt zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze, zapobiega wyciekowi danych i zapewnia użytkownikom bezpieczny dostęp w dowolnym momencie. Użytkownik może mieć pełny dostęp do swoich plików 24/7, pracować w dowolnym miejscu i czasie, w tym do pracy zespołowej i edycji dokumentów online, co pomaga pracownikom pracującym zdalnie wygodnie pracować i upraszcza interakcję między pracownikami różnych działów

Dzięki standaryzacji wszystkich przepływów pracy możesz zapomnieć o błędach w każdym procesie biznesowym. Ustaw standardowe ścieżki zatwierdzania, pracuj z szablonami standardowych dokumentów, które przeszły ekspertyzę prawną i zapewnij zgodność z przepisami oraz wszystkimi zatwierdzonymi procedurami. Zapewnij 100% realizację zadań, kontrolując terminy i wykonując obowiązki służbowe na czas. Bądź pewien, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzenia i podpisania

Korzystamy wyłącznie z najbardziej zaawansowanych rozwiązań technologicznych, a nasza platforma SoftXspace LowCode, na której oparty jest produkt, pozwala na korzystanie z narzędzi no-code i samodzielne tworzenie rozwiązań. Aby chronić dane, korzystamy z nowoczesnych technologii identyfikacji użytkowników: Bank ID, Mobile ID czy QES oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (MFA). Zapewniamy szyfrowanie danych (zarówno podczas przesyłania przez sieć, jak i w miejscu przechowywania dokumentów i metadanych). Dodatkowo produkty posiadają nowoczesny design przystosowany do pracy na urządzeniach mobilnych oraz umożliwiają pracę w systemie bezpośrednio z dowolnej przeglądarki

Produkt może być dostosowany zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych firm korporacyjnych o rozbudowanej strukturze regionalnej oraz pracowników i klientów na całym świecie. Dzięki narzędziom low-code i no-code (w tym BPMN) nasze produkty softXspace mają szerokie możliwości dostosowywania i rozwoju, wspierają skalowanie poziome i pionowe, możliwość budowania konfiguracji odpornych na błędy oraz wygodną jednoczesną pracę dla tysięcy użytkowników

Produkt wspiera zarówno wdrożenie scentralizowane, jak i on-premises: możliwość instalacji rozwiązania zarówno w chmurze, jak i w infrastrukturze firmy, a także budowanie rozwiązań hybrydowych. Łatwość dostosowania pozwala na szybkie wdrożenie produktu w organizacji, dostosowanie go do procesów i standardów korporacyjnych oraz szybkie opracowanie dodatkowych funkcjonalności w razie potrzeby. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia i szczegółową dokumentację produktu, a także wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.

Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu