System zarządzania zakupami

Zautomatyzuj proces identyfikacji potrzeb, planowania i tworzenia rocznych planów zakupowych. Twórz i uzgadniaj budżety zamówień zarówno przez poszczególne zespoły i działy, jak i w całej organizacji. Dzięki temu każdy odpowiedzialny pracownik może zatwierdzać i monitorować plany i budżety zamówień w standaryzowanym formacie. Umożliwienie pracownikom efektywnego zarządzania zarówno rutynowymi, jak i dużymi zamówieniami w całej firmie, w tym w jednostkach oddalonych geograficznie

Osoby odpowiedzialne mogą w prosty i szybki sposób stworzyć i zatwierdzić zapotrzebowanie na zakup, łącznie z procedurą, warunkami, wielkością, platformą zakupową itp. Dodatkowo w trakcie procesu zamówień pracownicy będą mogli zbierać i analizować propozycje uczestników z późniejszym ustaleniem zwycięzcy zgodnie ze standardową procedurą lub poprzez zorganizowanie głosowania, np. przez komisję przetargową

Zarządzaj umowami zakupowymi z dostawcami i partnerami przez cały cykl życia - od tworzenia, zatwierdzania i podpisu cyfrowego (KPE) do kontroli zobowiązań, odnawiania i przechowywania. Produkt pozwoli zbudować rejestr umów i powiązanych dokumentów (dodatkowe umowy, specyfikacje, akty, faktury itp.)

Dzięki wygodnemu kalendarzowi zamówień publicznych efektywnie zaplanujesz czynności w ciągu całego roku, a także zaplanujesz budżety na przyszłe okresy. Kalendarz pomoże również pamiętać o ważnych datach i terminach

Zarządzaj zamówieniami w swojej firmie dzięki skonsolidowanemu rejestrowi wszystkich przeprowadzonych, aktywnych i nadchodzących zamówień. Po zakończeniu każdej procedury zakupowej wszystkie informacje i dokumenty są bezpiecznie przechowywane w celu dalszej analizy

Stwórz własny rejestr wiarygodnych i zaufanych dostawców z pełną informacją o kontrahentach: ich dokumentach, danych kontaktowych, szczegółach i historii relacji. Dodatkowo można zorganizować procesy akredytacji kontrahentów w firmie lub dodać wybrane firmy do czarnej listy

Kontrola dostaw towarów lub usług jest ważnym krokiem w procesie zamówień publicznych. Nasz produkt pozwala zorganizować skuteczną kontrolę nad dostawami i płatnościami zgodnie z warunkami umów. Możesz na przykład przypisać osoby odpowiedzialne za przyjmowanie towarów lub usług, podpisywanie dokumentów, wysyłanie faktur i certyfikatów oraz wiele innych

Możesz otrzymywać automatyczne alerty i przypomnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości SMS, aby pomóc Ci dotrzymać terminów i zadań. Możesz również dostosować własne powiadomienia za pomocą szablonów (wygląd, treść, linki, przyciski) i ustawić datę lub warunki zdarzenia dla przypomnień

Do podpisywania wniosków o udzielenie zamówienia, umów, aktów i innych dokumentów produkt zapewnia wsparcie dla stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego (KPE) i operacji grupowych z kilkoma dokumentami, w tym podpisywania elektronicznego w trybie wsadowym. W każdej chwili można podejrzeć listę sygnatariuszy dokumentu ze statusem i datą podpisania, zweryfikować złożone podpisy cyfrowe, pobrać plik z podpisami cyfrowymi (P7S) lub dokument z wizualizacją podpisu cyfrowego

Produkt zapewnia wszystko, co jest potrzebne do wygodnej pracy z dokumentami elektronicznymi i skanowanymi na wszystkich etapach procesów biznesowych. Dostęp 24/7 do wszystkich dokumentów z dowolnego urządzenia i miejsca, praca z plikami w dowolnym formacie, jednoczesna edycja i przeglądanie ze współpracownikami online, konwersja dokumentu tekstowego do pobrania jako PDF

Elastyczne dostosowywanie szablonów dokumentów (plany zamówień, wnioski, umowy, akty itp.). Stwórz własną bibliotekę gotowych szablonów, które znacząco zaoszczędzą czas Twoich pracowników i zapewnią zgodność z firmowymi standardami. Dzięki gotowym szablonom (DOCX, XLSX) stworzenie nowego dokumentu zajmie kilka minut, a automatyczne wypełnianie pól dokumentu z karty sprawi, że proces ten będzie wygodny i szybki jak nigdy dotąd

Zapisuj różne wersje dokumentów w procesie pracy i obsługuj wielopoziomowe wersjonowanie dokumentów z możliwością porównywania zmian. Zapewnia to dostęp do wymaganej wersji dokumentu bez konieczności szukania właściwej wersji w poczcie elektronicznej, na pulpicie lub konieczności tworzenia jej od podstaw

Ustawiaj powiązania między kartami dokumentów lub plikami, aby zawsze mieć dostęp do kompletnych informacji. Na przykład możesz połączyć dokumenty przychodzące i wychodzące, wniosek z odpowiedzią, umowy z dodatkowymi umowami i fakturami lub aktami itp.

Elastyczna i wielofunkcyjna wyszukiwarka pozwala łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i zadania, zapewnia wyszukiwanie dokumentów zarówno w systemie, jak i w oddzielnych sekcjach, filtry według atrybutów, sortowanie i grupowanie rekordów, eksport wyników wyszukiwania do Excela

Podsystem zarządzania rolami i uprawnieniami użytkowników: elastyczna konfiguracja praw dostępu, ustawianie dostępnych funkcji w systemie dla różnych grup użytkowników, delimitacja uprawnień użytkowników oraz pełne wsparcie dla Azure Active Directory

Potężne narzędzia do budowania raportów oraz duża liczba wbudowanych szablonów raportów informacyjnych i analitycznych. Wykorzystaj pulpity nawigacyjne do wizualizacji danych i zrozumienia kluczowych wskaźników wydajności, dyscypliny wykonawczej, wydajności, obciążenia pracowników itp. Integracja dashboardów business intelligence, wizualizacja KPI i trendów w wybranych wskaźnikach

Usystematyzowane przedstawianie informacji w ujednoliconym interfejsie, ujednolicony wygląd kart, a wszystkie niezbędne elementy sterujące są zawsze w zwykłym miejscu. Możliwość pełnoprawnej pracy z urządzeń mobilnych i dowolnych innych urządzeń, adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranu

Dostosowanie interfejsu i możliwość pełnego dostosowania do Twojej księgi znaku z funkcją indywidualnego dostosowania prezentacji i wyglądu produktu

Wsparcie dla wielojęzycznego interfejsu (UA, EN, PL, GE), możliwość wyboru różnych języków interfejsu na życzenie użytkownika

Produkt pozwala zautomatyzować cały zakres procesów biznesowych związanych z zaopatrzeniem, co skutkuje znacznym skróceniem czasu przetwarzania dokumentów, nawet 60% redukcją strat operacyjnych, 30% redukcją kosztów administracyjnych, redukcją ryzyka finansowego związanego z opóźnieniami oraz skróceniem czasu potrzebnego na zatwierdzenie i podpisanie dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny. Platforma softXspace daje możliwość wdrożenia produktu na całkowicie darmowym stosie produktów serwerowych (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, narzędzia programistyczne), co zapewni niski koszt utrzymania i niskie koszty ogólne

Dzięki standaryzacji wszystkich przepływów pracy możesz zapomnieć o błędach w każdym procesie biznesowym. Ustaw standardowe ścieżki zatwierdzania, pracuj z szablonami standardowych dokumentów, które przeszły weryfikację prawną i zapewnij zgodność z przepisami i wszystkimi zatwierdzonymi procedurami. Zapewnij 100% realizację zadań poprzez kontrolę terminów i terminowe wykonywanie obowiązków służbowych. Bądź pewien, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzenia i podpisania

Produkt zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze, zapobiega ujawnieniu danych i zapewnia użytkownikom bezpieczny dostęp w dowolnym momencie. Użytkownik może mieć pełny dostęp do swoich plików 24/7, pracować w dowolnym miejscu i czasie, co pomaga pracownikom zdalnym w wygodnej pracy i upraszcza interakcje między pracownikami różnych działów

Korzystamy wyłącznie z najbardziej zaawansowanych rozwiązań technologicznych, a nasza platforma SoftXspace LowCode, na której oparty jest produkt, pozwala na korzystanie z narzędzi no-code i samodzielne tworzenie rozwiązań. Aby chronić dane, stosujemy nowoczesne technologie identyfikacji użytkowników: Bank ID, Mobile ID czy QES oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (MFA). Zapewniamy szyfrowanie danych (zarówno podczas przesyłania przez sieć, jak i w miejscu przechowywania dokumentów i metadanych). Dodatkowo produkty posiadają nowoczesny design przystosowany do pracy na urządzeniach mobilnych oraz umożliwiają pracę w systemie bezpośrednio przez przeglądarkę

Produkt wspiera zarówno scentralizowane, jak i lokalne wdrożenie: możliwość instalacji rozwiązania zarówno w chmurze, jak i w infrastrukturze firmy, a także budowanie rozwiązań hybrydowych. Łatwość dostosowania pozwala na szybkie wdrożenie produktu w organizacji, dostosowanie go do procesów i standardów korporacyjnych oraz szybkie opracowanie dodatkowych funkcjonalności. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia i szczegółową dokumentację produktu, a także wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Produkt może być dostosowany zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych przedsiębiorstw korporacyjnych o rozbudowanej strukturze regionalnej oraz pracowników i klientów na całym świecie. Dzięki narzędziom low-code i no-code (w tym BPMN), nasze produkty softXspace mają szerokie możliwości dostosowania i rozwoju, wspierają skalowanie poziome i pionowe, możliwość budowania konfiguracji odpornych na błędy oraz wygodną jednoczesną pracę dla tysięcy użytkowników

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.

Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu