Portal B2B dla klientów i partnerów

Na portalu internetowym każdy z Twoich kontrahentów może zarejestrować się samodzielnie i stworzyć swoje osobiste konto do interakcji z firmą. Możesz również zaprosić kontrahentów osobiście, jeśli potrzebujesz ograniczyć publiczny dostęp do portalu.
Dodatkowe metody identyfikacji MFA (QES, SMS, Email, itp.) są dostępne podczas rejestracji i autoryzacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa konta

Każdy kontrahent otrzymuje osobiste konto, za pośrednictwem którego może bezpiecznie i szybko wymieniać wszelkie dokumenty z firmą oraz otrzymywać wszystkie niezbędne informacje dotyczące swojej pracy: aktualności, ogłoszenia, oferty specjalne itp. Na koncie przechowywane są wszystkie dokumenty, tutaj też wysyłane są zadania i przypomnienia. Administrator kontrahenta może dodać odpowiedzialnych pracowników, np. do podpisywania i zatwierdzania dokumentów. Na koncie kontrahent może założyć swój profil, dodać dane kontaktowe, sprawdzić swój status i rolę, przeczytać instrukcje lub skontaktować się z zespołem wsparcia firmy. Zarządzanie dokumentami online pozwala na pełną kontrolę nad procesem wymiany informacji, co zwiększa efektywność i przejrzystość działań.

Czasami, zanim będziesz mógł w pełni współpracować ze swoimi kontrahentami, musisz dopełnić procedur akredytacyjnych, na przykład z firmowymi służbami finansowymi, prawnymi lub bezpieczeństwa. Dzięki Counterparty Portal Twoi klienci, dostawcy czy partnerzy mogą w prosty sposób przejść przez te procesy - podać niezbędne informacje o firmie i jej właścicielach, dołączyć dokumenty, określić obszary przyszłej współpracy. Dodatkowo integracja z usługami weryfikacji kontrahentów ułatwia i usprawnia ten proces. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala na szybkie i sprawne zarządzanie interakcjami z kontrahentami, co zwiększa wydajność i pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności firmy

Produkt zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do wygodnej pracy z dokumentami na wszystkich etapach procesów biznesowych z kontrahentami. W ciągu kilku minut będziesz mógł cyfrowo podpisać i wymienić dokumenty, edytować i przeglądać dokumenty online bezpośrednio w systemie bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Dostępne jest również śledzenie wersji i kontrola nad historią zmian w dokumentach, co pozwala w każdej chwili odzyskać utracony plik lub podejrzeć autorów zmian. Dodatkowo wszystkie dokumenty mogą być ze sobą powiązane, co pozwala na kompleksową pracę ze wszystkimi niezbędnymi informacjami. Dzięki system obiegu dokumentów, zarządzanie dokumentami staje się prostsze i bardziej efektywne, umożliwiając płynną i bezpieczną wymianę informacji z kontrahentami.

Uzyskaj dostęp do wszystkich dokumentów przez całą dobę z dowolnego urządzenia i miejsca z połączeniem internetowym. Możesz tworzyć, zatwierdzać, podpisywać dokumenty, dołączać uchwały i realizować zadania lub po prostu przeglądać potrzebne informacje w dogodnym dla siebie czasie. Możliwość eksportu wyników wyszukiwania dokumentów lub oddzielnej listy do programu Excel w celu dalszej pracy. Dzięki oprogramowana do automatyzacji faktur procesy związane z zarządzaniem dokumentami stają się szybsze, bardziej efektywne i bezpieczne, co pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności firmy

Dzięki elastycznemu kreatorowi użytkownicy będą mogli zbudować proces zatwierdzania dokumentów o dowolnej złożoności - łatwo wybrać rodzaj zatwierdzenia (sekwencyjne, równoległe lub łączone), określić osoby zatwierdzające i skonfigurować etapy. Dla dokumentów standardowych szablony zatwierdzeń posiadają ustawienia pozwalające na automatyczne określenie ścieżek zatwierdzenia lub akredytacji (etapy, użytkownicy, sekwencja) w oparciu o szereg warunków (typ dokumentu, waluta, kwota, linia biznesowa). Ponadto wszystkie zdarzenia cyklu życia dokumentu, data, czas i komentarze są przechowywane w historii działań. Oprogramowanie portalu klienta umożliwia użytkownikom efektywne zarządzanie procesami zatwierdzania dokumentów, co zwiększa przejrzystość i usprawnia przepływ pracy w organizacji.

Omów ważne kwestie i zostaw uwagi nie tylko w samym pliku, ale także w karcie dokumentu. Łatwa i wygodna wymiana uwag do dokumentów pomiędzy firmą a kontrahentem online na każdym etapie. Wszystkie komentarze i odpowiedzi będą wyświetlane w prostym drzewie komentarzy, a dostęp do niektórych komentarzy może być ograniczony

W pełni zautomatyzuj prawnie istotny obieg dokumentów z kontrahentami, podpisując dokumenty podpisami cyfrowymi zarówno po stronie Twojej firmy jak i kontrahentów. System wspiera możliwość wyznaczania dodatkowych sygnatariuszy, stosowania wielu podpisów cyfrowych, operacji z wieloma dokumentami, w tym wsadowego podpisywania cyfrowego. Zawsze możesz podejrzeć listę sygnatariuszy dokumentu wraz ze statusem i datą podpisania, zweryfikować złożone podpisy cyfrowe, pobrać plik z podpisami cyfrowymi dokumentu (P7S) lub dokument z wizualizacją podpisu cyfrowego

Produkt zawiera gotowe procesy biznesowe do przetwarzania standardowych dokumentów, od tworzenia i rejestracji po przechowywanie. System umożliwia tworzenie różnorodnych dokumentów dowolnego typu/rodzaju oraz dodawanie indywidualnych atrybutów, co pomoże w efektywnej pracy z dokumentami w całym cyklu ich życia. Dzięki automatycznemu projektantowi numeracji dokumentów, wszystkie pozycje w systemie są rejestrowane i numerowane zgodnie z polityką firmy, z mechanizmem zapobiegającym ponownej rejestracji lub duplikacji. Dodatkowo istnieje kontrola nad wypełnianiem obowiązkowych atrybutów dokumentu. Zarządzanie dokumentami elektronicznymi staje się dzięki temu prostsze, bardziej efektywne i zgodne z wewnętrznymi standardami firmy

Aby mieć pewność, że pola są wypełnione poprawnie lub że pakiet dokumentów jest kompletny, udostępniliśmy wygodną listę kontrolną ze wskaźnikami. Teraz łatwo będzie kontrolować kompletność dokumentów akredytacyjnych, dostępność pełnej listy specyfikacji, aktów prawnych czy dodatkowych dokumentów do umów. To także sprawdzenie poprawności wypełnienia pól formularzy czy obecności podpisów cyfrowych z możliwością dodania komentarza. Dzięki temu rejestr umów staje się bardziej przejrzysty i zorganizowany, co zapewnia sprawną obsługę i minimalizuje ryzyko błędów.

Przez cały cykl życia dokumentu możesz pracować ze swoim zespołem online: edytować, przeglądać, komentować, konsolidować zmiany

Zapewnij swoim kontrahentom dostęp do biblioteki szablonów dowolnych dokumentów (standardowych umów, faktur, aktów, wniosków, ofert, specyfikacji itp.) Dzięki gotowym szablonom (DOCX, XLSX) tworzenie nowego dokumentu jest znacznie prostsze, a automatyczne wypełnianie pól dokumentu z karty sprawi, że proces ten będzie wygodny i szybki jak nigdy dotąd

Ustawiaj połączenia między kartami dokumentów lub plikami, aby zawsze mieć dostęp do kompletnych informacji. Na przykład możesz połączyć zamówienie z wnioskiem, protokół z notatkami, dokument przychodzący z dokumentem wychodzącym, a nawet ofertę z całą dokumentacją i dodatkowymi plikami

Będziesz mógł skutecznie monitorować realizację niezbędnych czynności, zadań i terminów wymiany dokumentów z kontrahentami. Przyspiesz realizację zadań dotyczących podpisywania, zatwierdzania, korygowania i przedłużania dokumentów dzięki skutecznej kontroli i przypomnieniom. Kontrola cyklu pozwala na monitorowanie powtarzających się zadań i zdarzeń, takich jak odnawianie umów, fakturowanie, składanie specyfikacji czy wysyłanie zamówień zakupu

Możesz otrzymywać automatyczne przypomnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości SMS, aby pomóc utrzymać się na szczycie zadań i nie przegapić żadnych terminów. Możesz również dostosować własne powiadomienia za pomocą szablonów (wygląd, treść, linki, przyciski), ustawić warunki, daty lub wydarzenia dla przypomnień

Elastyczne i wielofunkcyjne wyszukiwanie pozwala łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i zadania, a można to zrobić osobiście dzięki pełnotekstowemu wyszukiwaniu według zawartości dokumentu. Ponadto możesz wyszukiwać dokumenty w obrębie systemu i w poszczególnych sekcjach, stosować i zapisywać filtry według atrybutów, sortować i grupować rekordy oraz eksportować wyniki wyszukiwania do programu Excel

Do administrowania portalem kontrahenta dostarczany jest moduł administratora biznesowego, który zarządza portalem, biurami kontrahentów, zarządza treścią i wiele więcej. Administratorzy mogą konfigurować klasyfikację i księgowość, zapraszać i rejestrować kontrahentów, prowadzić rejestry kontrahentów i ich upoważnionych przedstawicieli, audytować zdarzenia w systemie oraz śledzić działania użytkowników. Dostępne jest również zarządzanie wzorcami ról: przyznawanie i ograniczanie dostępu, zmiana danych osobowych i haseł.
Ponadto można zarządzać dokumentami akredytacyjnymi i informacjami referencyjnymi, przypisywać osoby odpowiedzialne oraz dostosowywać zawartość konta kontrahenta w zależności od roli jego upoważnionego przedstawiciela

Rejestr zawiera pełne informacje o każdym kontrahencie, dane osób prawnych oraz dane osobowe osób fizycznych. Można tu znaleźć dane kontaktowe: adresy, numery telefonów przedstawicieli lub osób kontaktowych itp.

Łatwa konfiguracja dostępnych funkcji w systemie dla różnych grup użytkowników. Elastyczna konfiguracja praw dostępu i uprawnień, rozdzielenie odpowiedzialności użytkowników oraz pełne wsparcie dla Azure Active Directory

Przechowywanie szczegółowej historii działań w systemie umożliwia przeglądanie danych dla całego systemu lub dla konkretnego użytkownika oraz tworzenie raportów audytowych. Przechowywana jest pełna informacja o działaniach z dokumentami wraz ze znacznikami czasu: proces zatwierdzania, podpisywania, realizacji zleceń, kontroli i przechowywania, pozostawione komentarze itp. System przechowuje kilka wersji dokumentów jednocześnie, dzięki czemu nie trzeba się martwić o utratę ważnych informacji i w każdej chwili można przywrócić poprzednią wersję dokumentu

Generuj własne raporty informacyjne i analityczne na dokumentach, eksportuj wyniki raportów do Excela, używaj dashboardów do wizualizacji danych i zrozumienia kluczowych wskaźników wydajności, obciążenia pracowników itp.

Systematyczna prezentacja informacji w ujednoliconym interfejsie, ujednolicony wygląd karty, a wszystkie niezbędne elementy sterujące w zwyczajowym miejscu. Możliwość pełnoprawnej pracy z urządzeń mobilnych i dowolnych innych urządzeń, adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranu

Personalizacja interfejsu i możliwość pełnego dostosowania do Twojej księgi marki z funkcją indywidualnego dostosowania prezentacji i wyglądu produktu

Ustawianie nazw elementów systemu, atrybutów kart i procesów biznesowych bez pisania kodu - narzędzia typu low-code/no-code. Możliwość samodzielnej konfiguracji większości katalogów systemu: rodzaje dokumentów, formularze i rodzaje kwitów, tematy wniosków, rodzaje kontrahentów, grupy użytkowników itp.

Wsparcie dla wielojęzyczności (EN, DE, PL, UK, itd.), wybór różnych języków interfejsu na życzenie użytkownika systemu

softXspace pozwala zautomatyzować wszystkie procesy pracy ze wszystkimi kontrahentami Twojej firmy, dzięki czemu możesz osiągnąć znaczne skrócenie czasu przetwarzania dokumentów, nawet do 60% strat operacyjnych, 30% kosztów administracyjnych oraz obniżenie ryzyka finansowego z powodu opóźnień. Czas zatwierdzania i podpisywania dokumentów skraca się z 2-3 tygodni do 1 godziny. Produkt zbudowany jest na platformie softXspace, która umożliwia wdrożenie na całkowicie darmowym stosie produktów serwerowych (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, narzędzia programistyczne). Zapewni to niski koszt posiadania oraz niezwykle niskie koszty ogólne przy podłączaniu nowych użytkowników

Produkt zapewnia niezawodny i poufny kanał interakcji z kontrahentami w dowolnym miejscu na świecie, a przechowywanie dokumentów w chmurze zapobiega wyciekowi danych i zapewnia użytkownikom bezpieczny dostęp w dowolnym momencie. Użytkownik może mieć pełny dostęp do plików 24/7, pracować w dowolnym miejscu i czasie, w tym do pracy zespołowej i edycji dokumentów online, co pomaga pracownikom zdalnym w wygodnej pracy i upraszcza interakcje między pracownikami różnych działów

Dzięki ustandaryzowanym procesom dla wszystkich przepływów pracy można zapomnieć o błędach przy sporządzaniu i utrzymywaniu dokumentów o znaczeniu biznesowym, takich jak umowy, akty, faktury, zamówienia zakupu itp. Ustaw standardowe ścieżki zatwierdzania, pracuj ze standardowymi szablonami dokumentów i zapewnij zgodność z przepisami oraz wszystkimi zatwierdzonymi procedurami. Popraw swoją dyscyplinę pracy dzięki monitorowaniu terminów, przypomnieniom o zbliżających się terminach, powiadomieniom dla kierownika i innym. Bądź pewien, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzania i podpisywania

Korzystamy wyłącznie z najbardziej zaawansowanych rozwiązań technologicznych, a nasza platforma SoftXspace LowCode pozwala na samodzielne tworzenie rozwiązań z wykorzystaniem narzędzi no-code. Aby chronić dane, stosujemy nowoczesne technologie identyfikacji użytkowników: Bank ID, Mobile ID czy QES, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (MFA). Zapewniamy szyfrowanie danych (zarówno podczas przesyłania ich przez sieć, jak i w miejscu przechowywania dokumentów i metadanych). Dodatkowo rozwiązania posiadają nowoczesny design dostosowany do korzystania na urządzeniach mobilnych oraz umożliwiają pracę w systemie poprzez przeglądarkę internetową

Produkt może być dostosowany dla małych lub średnich firm, jak również dla firm korporacyjnych z rozbudowaną strukturą regionalną i klientami na całym świecie. Nasze produkty oparte na platformie SoftXspace LowCode mają szerokie możliwości dostosowywania i rozwoju: opracowywanie niestandardowych procesów, raportów, formularzy elektronicznych i szablonów dokumentów bez konieczności programowania. System wspiera skalowanie poziome i pionowe oraz możliwość budowania konfiguracji odpornych na awarie, co zapewnia gwarantowane doświadczenie użytkownika

Produkt wspiera zarówno scentralizowane, jak i lokalne wdrożenie: możliwość instalacji rozwiązania zarówno w chmurze, jak i w infrastrukturze firmy, a także budowanie rozwiązań hybrydowych. Łatwość dostosowania produktu pozwala na szybkie wdrożenie go w organizacji, dostosowanie do procesów i standardów korporacyjnych oraz rozwijanie dodatkowych funkcjonalności w miarę potrzeb. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia i szczegółową dokumentację produktu, a także wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.

Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu