Menu

Nowoczesne IT rozwiązania dla archiwów

Pozbądź się większości problemów związanych z tradycyjnym przechowywaniem dokumentów papierowych i zautomatyzuj cały zakres procesów biznesowych związanych z archiwizacją i pracą działu archiwalnego organizacji

Skontaktuj się z nami
Poproś o demo

Organizacja elektronicznego archiwum

Wdrożenie IT rozwiązań dla archiwów pomoże zapewnić uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów regulacyjnych, prawnych, projektowych, technicznych, dokumentacji klienta, specyfikacji i innych. Zapewni to wygodne wyszukiwanie, pracę z dowolnymi formatami dokumentów oraz minimalne koszty utrzymania archiwum papierowego

Organizacja archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych i papierowych

Organizacja archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych i papierowych

Nasze rozwiązania pozwalają na organizację archiwum elektronicznego firmy w ramach ogólnych procesów biznesowych związanych z zarządzaniem dokumentami. Możesz łatwo zarządzać dokumentami archiwalnymi, budować archiwum dokumentów kadrowych i archiwum pracy, organizować przechowywanie dokumentów księgowych, akt klientów, dokumentacji technicznej i innych dokumentów archiwalnych organizacji. Nasze systemy wspierają integrację z systemami zewnętrznymi i znacząco minimalizują koszty utrzymania archiwum papierowego, a kryptograficzna ochrona danych i możliwość przechowywania dokumentów w chmurze lub na serwerze organizacji eliminują ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów elektronicznych. Autoryzowany i bezpieczny dostęp do wymaganych dokumentów archiwalnych można uzyskać z dowolnej lokalizacji i w dowolnym czasie

Kompleksowa automatyzacja obiegu dokumentów biurowych i archiwizacji

Kompleksowa automatyzacja obiegu dokumentów biurowych i archiwizacji

Optymalizacja i automatyzacja wszystkich procesów związanych z księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem dokumentów archiwalnych: tworzenie struktury archiwum, tworzenie i utrzymywanie ujednoliconej nomenklatury spraw i jednostek strukturalnych, zatwierdzanie i podpisywanie nomenklatury, przekazywanie dokumentów do archiwum, utrzymywanie akt przejściowych, wydawanie dokumentów i akt do czasowego wykorzystania, niszczenie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów według szczegółów i generowanie raportów, tworzenie spisów, akt, druków dokumentów z informacją o ich podpisie elektronicznym itp. Nasze rozwiązania pomagają archiwistom zarządzać dokumentami archiwalnymi od momentu ich przyjęcia do momentu upływu okresu przechowywania, zgodnie z zatwierdzonymi zasadami obowiązującymi w danej instytucji. Zapewnia to wygodę i efektywność pracy działu archiwalnego, skraca czas pracy z dokumentami archiwalnymi oraz minimalizuje koszty finansowe

Аrchiwum akt i transakcji klientów

Аrchiwum akt i transakcji klientów

Wprowadzenie elektronicznego archiwum akt klientów zapewni scentralizowane przechowywanie elektronicznych i zeskanowanych dokumentów klientów. Posiadanie dostępu do informacji o klientach przez pracowników różnych oddziałów lub działów pozwoli na scentralizowanie pracy organizacji, zmniejszenie kosztów finansowych i organizacyjnych archiwów papierowych oraz zminimalizowanie ryzyka zaginięcia lub uszkodzenia dokumentów poprzez tworzenie kopii zapasowych. Pracownicy będą mogli również uzyskać dostęp do plików klientów w dogodnym czasie i z dowolnego urządzenia, podpisywać dokumenty za pomocą podpisów elektronicznych, a bezpieczne przechowywanie dokumentów pomoże uniknąć wycieku poufnych danych

Baza wiedzy firmy

Baza wiedzy firmy

Stwórz firmową bazę wiedzy, do której dostęp mają wszyscy pracownicy: szablony standardowych dokumentów, dokumenty referencyjne, materiały szkoleniowe, instrukcje, pliki wideo/audio, zdjęcia i inne niezbędne informacje zapewniające komfortową pracę. Rozwiązanie w pełni automatyzuje cykl życia dokumentu (tworzenie, zatwierdzanie, publikacja, wycofanie) i zapewnia dostęp 24/7. Wszystko to pozwoli pracownikom na zdalną pracę z informacjami. Dodatkowo elastyczne możliwości integracyjne rozwiązania (pełne REST API) pozwalają zarówno na publikowanie dokumentów do bazy wiedzy, jak i na dostęp do dokumentów z systemów zewnętrznych

Ewidencja i kontrola dokumentów archiwalnych

Ewidencja i kontrola dokumentów archiwalnych

Wiele organizacji co jakiś czas ma potrzebę śledzenia swoich dokumentów, oceny ich kompletności, zgodności z obowiązującymi normami oraz terminów przechowywania dokumentów w archiwum. Dzięki systematycznemu przechowywaniu dokumentów i pełnej informacji o cyklu życia dokumentu w archiwum elektronicznym, wszelkie rozliczenia można przeprowadzić odpowiednio szybko, bez znaczących kosztów i w dowolnym momencie. Nasz system wspiera generowanie certyfikatu integralności dla dokumentów archiwum elektronicznego z weryfikacją statusu weryfikacji podpisu cyfrowego dokumentu. Będziesz mógł rejestrować miejsce fizycznego przechowywania, osobę odpowiedzialną i dział, kontrolować terminy przechowywania i niszczenia dokumentów, a także procesy usuwania i zwrotu oryginalnych dokumentów

Skanowanie, rozpoznawanie i wyszukiwanie dokumentów archiwalnych

Skanowanie, rozpoznawanie i wyszukiwanie dokumentów archiwalnych

Nie trzeba już poświęcać wiele czasu na wprowadzanie dokumentów, tomów czy spraw do archiwum. Automatyczny import dokumentów elektronicznych do systemu, w tym dokumentów podpisanych cyfrowo, znacznie przyspiesza proces wypełniania archiwum. Nasz moduł scan&recognition pozwala zautomatyzować proces skanowania dokumentów papierowych poprzez obsługę strumieniowego skanowania i drukowania kodów kreskowych/QR. Dzięki wysokiej jakości funkcji rozpoznawania dokumentów z weryfikacją, zeskanowane dokumenty elektroniczne są łatwe do odnalezienia, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych. Sprzyja temu pełnotekstowe wyszukiwanie według zawartości dokumentu oraz filtry, które pozwolą uzyskać wymaganą próbkę. W efekcie znacznie wzrośnie szybkość wprowadzania danych, niezależnie od ich rodzaju, zwiększy się efektywność wyszukiwania dokumentów o dowolnym rozmiarze i formacie (PDF, JPEG, TIFF), a czas pracowników działu archiwów zostanie uwolniony na ważniejsze prace

Zobacz więcej

  • Platforma softXspace

    Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

  • Linia produktów softXspace

    Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

  • Systemy firm trzecich

    Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Nasze produkty do archiwizacji

Pracujemy wyłącznie na nowoczesnych i sprawdzonych technologiach

Pracujemy wyłącznie na nowoczesnych i sprawdzonych technologiach

Oprócz naszych gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług rozwojowych, wdrożeniowych, wsparcia i obsługi technicznej dostosowanych do potrzeb klienta. Nasze zespoły techniczne składają się z wysoko wykwalifikowanych specjalistów i w zależności od wymagań naszych klientów oferujemy rozwój na konkretnej platformie i powiązanych technologiach: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

Zobacz więcej

Dlaczego firmy powierzają nam rozwiązanie swoich problemów?

  • 20+

    lat pomyślnej pracy na rynku archiwalnych rozwiązań IT i doświadczenie w tworzeniu systemów o dużym obciążeniu i dużej zawartości danych

  • 25+

    zadowolonych klientów korzystających z naszych rozwiązań archiwalnych na całym świecie

  • 30+

    zakończonych sukcesem projektów automatyzacji czynności archiwalnych w sektorze korporacyjnym i agencjach rządowych

  • 15+

    opracowanych produktów programowych do automatyzacji pracy biurowej i działań archiwalnych

  • 100+

    wysoko wykwalifikowanych specjalistów

  • 360°

    pełny zakres usług — od analizy i wymagań biznesowych po wdrożenie i wsparcie

Our clients

UKRSIBBANK

Ranks second in the TOP-20 most reliable banks in Ukraine

Raiffeisen Bank

One of the leaders in the banking system of Ukraine

ProCredit Bank

Part of the Procredit Holding AG group of companies (Germany)

Dongorbank

Ukrainian Commercial Bank

Globus Bank

Ukrainian Commercial Bank

DonetskMiskGaz

Supplier of gas for industrial, communal and household purposes

Nurbank

One of the leading banks in the Republic of Kazakhstan

Kryvyi Rih City Council

Local self-government body

Otrzymaj szczegółową prezentację kompetencji naszej firmy

Wyślemy Ci link do prezentacji

Jesteś gotowy, aby zacząć?

Aby zapoznać się z rozwiązaniami, najlepiej umówić się na prezentację indywidualną. Nasz menedżer przedstawi, jak zautomatyzować elektroniczne archiwum dla Twojej firmy

Poproś o demo

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami