Organizacja elektronicznego archiwum
Wdrożenie IT rozwiązań dla archiwów pomoże zapewnić uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów regulacyjnych, prawnych, projektowych, technicznych, dokumentacji klienta, specyfikacji i innych. Zapewni to wygodne wyszukiwanie, pracę z dowolnymi formatami dokumentów oraz minimalne koszty utrzymania archiwum papierowego
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Organizacja archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych i papierowych
Nasze rozwiązania pozwalają na organizację archiwum elektronicznego firmy w ramach ogólnych procesów biznesowych związanych z zarządzaniem dokumentami. Możesz łatwo zarządzać dokumentami archiwalnymi, budować archiwum dokumentów kadrowych i archiwum pracy, organizować przechowywanie dokumentów księgowych, akt klientów, dokumentacji technicznej i innych dokumentów archiwalnych organizacji. Nasze systemy wspierają integrację z systemami zewnętrznymi i znacząco minimalizują koszty utrzymania archiwum papierowego, a kryptograficzna ochrona danych i możliwość przechowywania dokumentów w chmurze lub na serwerze organizacji eliminują ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów elektronicznych. Autoryzowany i bezpieczny dostęp do wymaganych dokumentów archiwalnych można uzyskać z dowolnej lokalizacji i w dowolnym czasie
Kompleksowa automatyzacja obiegu dokumentów biurowych i archiwizacji
Optymalizacja i automatyzacja wszystkich procesów związanych z księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem dokumentów archiwalnych: tworzenie struktury archiwum, tworzenie i utrzymywanie ujednoliconej nomenklatury spraw i jednostek strukturalnych, zatwierdzanie i podpisywanie nomenklatury, przekazywanie dokumentów do archiwum, utrzymywanie akt przejściowych, wydawanie dokumentów i akt do czasowego wykorzystania, niszczenie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów według szczegółów i generowanie raportów, tworzenie spisów, akt, druków dokumentów z informacją o ich podpisie elektronicznym itp. Nasze rozwiązania pomagają archiwistom zarządzać dokumentami archiwalnymi od momentu ich przyjęcia do momentu upływu okresu przechowywania, zgodnie z zatwierdzonymi zasadami obowiązującymi w danej instytucji. Zapewnia to wygodę i efektywność pracy działu archiwalnego, skraca czas pracy z dokumentami archiwalnymi oraz minimalizuje koszty finansowe
Аrchiwum akt i transakcji klientów
Wprowadzenie elektronicznego archiwum akt klientów zapewni scentralizowane przechowywanie elektronicznych i zeskanowanych dokumentów klientów. Posiadanie dostępu do informacji o klientach przez pracowników różnych oddziałów lub działów pozwoli na scentralizowanie pracy organizacji, zmniejszenie kosztów finansowych i organizacyjnych archiwów papierowych oraz zminimalizowanie ryzyka zaginięcia lub uszkodzenia dokumentów poprzez tworzenie kopii zapasowych. Pracownicy będą mogli również uzyskać dostęp do plików klientów w dogodnym czasie i z dowolnego urządzenia, podpisywać dokumenty za pomocą podpisów elektronicznych, a bezpieczne przechowywanie dokumentów pomoże uniknąć wycieku poufnych danych
Baza wiedzy firmy
Stwórz firmową bazę wiedzy, do której dostęp mają wszyscy pracownicy: szablony standardowych dokumentów, dokumenty referencyjne, materiały szkoleniowe, instrukcje, pliki wideo/audio, zdjęcia i inne niezbędne informacje zapewniające komfortową pracę. Rozwiązanie w pełni automatyzuje cykl życia dokumentu (tworzenie, zatwierdzanie, publikacja, wycofanie) i zapewnia dostęp 24/7. Wszystko to pozwoli pracownikom na zdalną pracę z informacjami. Dodatkowo elastyczne możliwości integracyjne rozwiązania (pełne REST API) pozwalają zarówno na publikowanie dokumentów do bazy wiedzy, jak i na dostęp do dokumentów z systemów zewnętrznych
Ewidencja i kontrola dokumentów archiwalnych
Wiele organizacji co jakiś czas ma potrzebę śledzenia swoich dokumentów, oceny ich kompletności, zgodności z obowiązującymi normami oraz terminów przechowywania dokumentów w archiwum. Dzięki systematycznemu przechowywaniu dokumentów i pełnej informacji o cyklu życia dokumentu w archiwum elektronicznym, wszelkie rozliczenia można przeprowadzić odpowiednio szybko, bez znaczących kosztów i w dowolnym momencie. Nasz system wspiera generowanie certyfikatu integralności dla dokumentów archiwum elektronicznego z weryfikacją statusu weryfikacji podpisu cyfrowego dokumentu. Będziesz mógł rejestrować miejsce fizycznego przechowywania, osobę odpowiedzialną i dział, kontrolować terminy przechowywania i niszczenia dokumentów, a także procesy usuwania i zwrotu oryginalnych dokumentów
Skanowanie, rozpoznawanie i wyszukiwanie dokumentów archiwalnych
Nie trzeba już poświęcać wiele czasu na wprowadzanie dokumentów, tomów czy spraw do archiwum. Automatyczny import dokumentów elektronicznych do systemu, w tym dokumentów podpisanych cyfrowo, znacznie przyspiesza proces wypełniania archiwum. Nasz moduł scan&recognition pozwala zautomatyzować proces skanowania dokumentów papierowych poprzez obsługę strumieniowego skanowania i drukowania kodów kreskowych/QR. Dzięki wysokiej jakości funkcji rozpoznawania dokumentów z weryfikacją, zeskanowane dokumenty elektroniczne są łatwe do odnalezienia, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych. Sprzyja temu pełnotekstowe wyszukiwanie według zawartości dokumentu oraz filtry, które pozwolą uzyskać wymaganą próbkę. W efekcie znacznie wzrośnie szybkość wprowadzania danych, niezależnie od ich rodzaju, zwiększy się efektywność wyszukiwania dokumentów o dowolnym rozmiarze i formacie (PDF, JPEG, TIFF), a czas pracowników działu archiwów zostanie uwolniony na ważniejsze prace
Zobacz więcej
-
Platforma softXspace
Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej
-
Linia produktów softXspace
Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy
-
Systemy firm trzecich
Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację
-
Serwisy chmurowe
Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microso︆ Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.
-
Moduł skanowania i rozpoznawania
Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi
-
Produkty Microsoft
Integracja z całą infrastrukturą rozwiązań Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Power BI itp.), Azure Active Directory oraz możliwość pełnej integracji z firmowym IT opartym na produktach Microsoft
-
Platforma Low-Code/No-Code
Kompleksowa automatyzacja procesów biznesowych i tworzenie własnych rozwiązań bez programowania
Szczegóły
-
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Szczegóły -
Automatyzacja obiegu dokumentów
Generuj dokumenty z szablonów i automatyzuj obieg dokumentów
Szczegóły
-
Archiwum dokumentów elektronicznych
Uniwersalny system bezpiecznego, kontrolowanego i zarządzanego przechowywania dokumentów elektronicznych
Poznaj więcej -
Zarządzanie plikami i transakcjami klientów
Praca z dokumentami klientów, uporządkowane przechowywanie i księgowanie wszystkich transakcji klientów
Poznaj więcej -
Zarządzanie umowami dla Microsoft 365
Zautomatyzuj procesy biznesowe cyklu życia umów w firmie i zbuduj jedną bazę kontrahentów
Poznaj więcej
Pracujemy wyłącznie na nowoczesnych i sprawdzonych technologiach
Oprócz naszych gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług rozwojowych, wdrożeniowych, wsparcia i obsługi technicznej dostosowanych do potrzeb klienta. Nasze zespoły techniczne składają się z wysoko wykwalifikowanych specjalistów i w zależności od wymagań naszych klientów oferujemy rozwój na konkretnej platformie i powiązanych technologiach: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore
Our clients
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wyślemy Ci link do prezentacji
Jesteś gotowy, aby zacząć?
Aby zapoznać się z rozwiązaniami, najlepiej umówić się na prezentację indywidualną. Nasz menedżer przedstawi, jak zautomatyzować elektroniczne archiwum dla Twojej firmy
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
