Organizacja elektronicznego archiwum
Wdrożenie IT rozwiązań dla archiwów pomoże zapewnić uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów regulacyjnych, prawnych, projektowych, technicznych, dokumentacji klienta, specyfikacji i innych. Zapewni to wygodne wyszukiwanie, pracę z dowolnymi formatami dokumentów oraz minimalne koszty utrzymania archiwum papierowego
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego – w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Organizacja archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych i papierowych
Nasze rozwiązania pozwalają na organizację archiwum elektronicznego firmy w ramach ogólnych procesów biznesowych związanych z zarządzaniem dokumentami. Możesz łatwo zarządzać dokumentami archiwalnymi, budować archiwum dokumentów kadrowych i archiwum pracy, organizować przechowywanie dokumentów księgowych, akt klientów, dokumentacji technicznej i innych dokumentów archiwalnych organizacji. Nasze systemy wspierają integrację z systemami zewnętrznymi i znacząco minimalizują koszty utrzymania archiwum papierowego, a kryptograficzna ochrona danych i możliwość przechowywania dokumentów w chmurze lub na serwerze organizacji eliminują ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów elektronicznych. Autoryzowany i bezpieczny dostęp do wymaganych dokumentów archiwalnych można uzyskać z dowolnej lokalizacji i w dowolnym czasie
Kompleksowa automatyzacja obiegu dokumentów biurowych i archiwizacji
Optymalizacja i automatyzacja wszystkich procesów związanych z księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem dokumentów archiwalnych: tworzenie struktury archiwum, tworzenie i utrzymywanie ujednoliconej nomenklatury spraw i jednostek strukturalnych, zatwierdzanie i podpisywanie nomenklatury, przekazywanie dokumentów do archiwum, utrzymywanie akt przejściowych, wydawanie dokumentów i akt do czasowego wykorzystania, niszczenie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów według szczegółów i generowanie raportów, tworzenie spisów, akt, druków dokumentów z informacją o ich podpisie elektronicznym itp. Nasze rozwiązania pomagają archiwistom zarządzać dokumentami archiwalnymi od momentu ich przyjęcia do momentu upływu okresu przechowywania, zgodnie z zatwierdzonymi zasadami obowiązującymi w danej instytucji. Zapewnia to wygodę i efektywność pracy działu archiwalnego, skraca czas pracy z dokumentami archiwalnymi oraz minimalizuje koszty finansowe
Archiwum akt i transakcji klientów
Wprowadzenie elektronicznego archiwum akt klientów zapewni scentralizowane przechowywanie elektronicznych i zeskanowanych dokumentów klientów. Posiadanie dostępu do informacji o klientach przez pracowników różnych oddziałów lub działów pozwoli na scentralizowanie pracy organizacji, zmniejszenie kosztów finansowych i organizacyjnych archiwów papierowych oraz zminimalizowanie ryzyka zaginięcia lub uszkodzenia dokumentów poprzez tworzenie kopii zapasowych. Pracownicy będą mogli również uzyskać dostęp do plików klientów w dogodnym czasie i z dowolnego urządzenia, podpisywać dokumenty za pomocą podpisów elektronicznych, a bezpieczne przechowywanie dokumentów pomoże uniknąć wycieku poufnych danych
Baza wiedzy firmy
Stwórz firmową bazę wiedzy, do której dostęp mają wszyscy pracownicy: szablony standardowych dokumentów, dokumenty referencyjne, materiały szkoleniowe, instrukcje, pliki wideo/audio, zdjęcia i inne niezbędne informacje zapewniające komfortową pracę. Rozwiązanie w pełni automatyzuje cykl życia dokumentu (tworzenie, zatwierdzanie, publikacja, wycofanie) i zapewnia dostęp 24/7. Wszystko to pozwoli pracownikom na zdalną pracę z informacjami. Dodatkowo elastyczne możliwości integracyjne rozwiązania (pełne REST API) pozwalają zarówno na publikowanie dokumentów do bazy wiedzy, jak i na dostęp do dokumentów z systemów zewnętrznych
Ewidencja i kontrola dokumentów archiwalnych
Wiele organizacji co jakiś czas ma potrzebę śledzenia swoich dokumentów, oceny ich kompletności, zgodności z obowiązującymi normami oraz terminów przechowywania dokumentów w archiwum. Dzięki systematycznemu przechowywaniu dokumentów i pełnej informacji o cyklu życia dokumentu w archiwum elektronicznym, wszelkie rozliczenia można przeprowadzić odpowiednio szybko, bez znaczących kosztów i w dowolnym momencie. Nasz system wspiera generowanie certyfikatu integralności dla dokumentów archiwum elektronicznego z weryfikacją statusu weryfikacji podpisu cyfrowego dokumentu. Będziesz mógł rejestrować miejsce fizycznego przechowywania, osobę odpowiedzialną i dział, kontrolować terminy przechowywania i niszczenia dokumentów, a także procesy usuwania i zwrotu oryginalnych dokumentów
Skanowanie, rozpoznawanie i wyszukiwanie dokumentów archiwalnych
Nie trzeba już poświęcać wiele czasu na wprowadzanie dokumentów, tomów czy spraw do archiwum. Automatyczny import dokumentów elektronicznych do systemu, w tym dokumentów podpisanych cyfrowo, znacznie przyspiesza proces wypełniania archiwum. Nasz moduł scan&recognition pozwala zautomatyzować proces skanowania dokumentów papierowych poprzez obsługę strumieniowego skanowania i drukowania kodów kreskowych/QR. Dzięki wysokiej jakości funkcji rozpoznawania dokumentów z weryfikacją, zeskanowane dokumenty elektroniczne są łatwe do odnalezienia, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych. Sprzyja temu pełnotekstowe wyszukiwanie według zawartości dokumentu oraz filtry, które pozwolą uzyskać wymaganą próbkę. W efekcie znacznie wzrośnie szybkość wprowadzania danych, niezależnie od ich rodzaju, zwiększy się efektywność wyszukiwania dokumentów o dowolnym rozmiarze i formacie (PDF, JPEG, TIFF), a czas pracowników działu archiwów zostanie uwolniony na ważniejsze prace
Zobacz więcej
-
Platforma softXspace
Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej
-
Linia produktów softXspace
Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy
-
Systemy firm trzecich
Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację
-
Serwisy chmurowe
Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microso︆ Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.
-
Moduł skanowania i rozpoznawania
Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi
-
Produkty Microsoft
Integracja z całą infrastrukturą rozwiązań Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Power BI itp.), Azure Active Directory oraz możliwość pełnej integracji z firmowym IT opartym na produktach Microsoft
-
Platforma Low-Code/No-Code
Kompleksowa automatyzacja procesów biznesowych i tworzenie własnych rozwiązań bez programowania
Szczegóły
-
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Szczegóły -
Automatyzacja obiegu dokumentów
Generuj dokumenty z szablonów i automatyzuj obieg dokumentów
Szczegóły
Platforma Low-Code/No-Code
Kompleksowa automatyzacja procesów biznesowych i tworzenie własnych rozwiązań bez programowania
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Automatyzacja obiegu dokumentów
Generuj dokumenty z szablonów i automatyzuj obieg dokumentów
-
Archiwum dokumentów elektronicznych
Uniwersalny system bezpiecznego, kontrolowanego i zarządzanego przechowywania dokumentów elektronicznych
Poznaj więcej -
Zarządzanie plikami i transakcjami klientów
Praca z dokumentami klientów, uporządkowane przechowywanie i księgowanie wszystkich transakcji klientów
Poznaj więcej -
Zarządzanie umowami dla Microsoft 365
Zautomatyzuj procesy biznesowe cyklu życia umów w firmie i zbuduj jedną bazę kontrahentów
Poznaj więcej
Pracujemy wyłącznie na nowoczesnych i sprawdzonych technologiach
Oprócz naszych gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług rozwojowych, wdrożeniowych, wsparcia i obsługi technicznej dostosowanych do potrzeb klienta. Nasze zespoły techniczne składają się z wysoko wykwalifikowanych specjalistów i w zależności od wymagań naszych klientów oferujemy rozwój na konkretnej platformie i powiązanych technologiach: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore
Our clients
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wyślemy Ci link do prezentacji
Jesteś gotowy, aby zacząć?
Aby zapoznać się z rozwiązaniami, najlepiej umówić się na prezentację indywidualną. Nasz menedżer przedstawi, jak zautomatyzować elektroniczne archiwum dla Twojej firmy
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
In the digital world, manual document management can be time-consuming, error-prone, and expensive.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
