System Zarządzania Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla Microsoft 365

Zwiększ zyski dzięki automatyzacji i skutecznemu planowaniu procesów sprzedaży. Optymalizuj każdy etap — od negocjacji, przez podpisywanie i monitorowanie umów z klientami i partnerami, aż po fakturowanie i obsługa dokumentów sprzedażowych. Usprawnij również obsługę zapytań ofertowych i ofert sprzedaży. Wykorzystaj system do zarządzania umowami, aby uprościć te działania i zyskać pełną kontrolę nad procesami.

Zarządzaj wygodnie i skutecznie każdym etapem procesu zaopatrzenia. Automatyzuj zamówienia, planuj budżet i zaopatrzenie, obsługuj RFI oraz kontroluj umowy z dostawcami i procesy dostaw. Elektroniczne zarządzanie dokumentami wspiera i upraszcza te działania.

Łatwa automatyzacja zarządzania klasycznym obiegiem dokumentów oraz wewnętrznym przepływem pracy. Zarządzanie różnymi typami dokumentów: przychodzącymi i wychodzącymi, zamówieniami i instrukcjami, spotkaniami oraz protokołami

Skuteczna optymalizacja procesów HR oraz wsparcie pracowników w szybkim rozwiązywaniu spraw związanych z pracą. Od urlopów i delegacji, przez rekrutację i onboarding, aż po offboarding — wszystko w jednym, spójnym systemie.

Zorganizuj przechowywanie wszystkich dokumentów i informacji w jednym niezawodnym i bezpiecznym środowisku chmurowym. Zautomatyzuj kontrolę okresów przechowywania oraz lokalizacji dokumentów. Zarządzanie dokumentami usprawnia wyszukiwanie i przetwarzanie informacji

Zapewnij skuteczne zarządzanie projektami i pracami badawczo-rozwojowymi. Optymalizuj planowanie, budżetowanie, realizację, kontrolę i raportowanie postępów — wszystko w jednym, zintegrowanym środowisku pracy.

Zautomatyzuj pracę działu operacyjnego oraz obsługę różnego rodzaju wniosków w firmie — od IT i bezpieczeństwa, po sprawy administracyjne, zamawianie zasobów i inne standardowe procedury. Zarządzanie obiegiem dokumentów zapewnia płynność i efektywność operacyjną.

Chcieliśmy, aby nasz produkt był nie tylko wielofunkcyjny, ale także łatwy w codziennym użytkowaniu. Zapewniliśmy szereg funkcji zwiększających komfort pracowników, którzy będą korzystać z systemu na co dzień, oraz możliwość dostępu do niego z poziomu Teams lub SharePoint. Dostępnych jest także wiele opcji dodatkowej konfiguracji, administracji i personalizacji

Bezkodowy kreator procesów umożliwia tworzenie i zarządzanie wszystkimi procesami biznesowymi w organizacji bez konieczności programowania. Każdy pracownik może samodzielnie budować etapy trasy, wybierać osoby odpowiedzialne, określać kolejność zadań (równoległe/seryjne/mieszane), ustalać terminy, priorytety, dodawać instrukcje i listy kontrolne dla każdego etapu procesu. Jednocześnie raz utworzona trasa może zostać zapisana jako szablon, a administrator może tworzyć trasy typowe dla firmy

Nawet małe zespoły mogą generować dziesiątki zadań w trakcie codziennej pracy, a każdy pracownik musi wygodnie je kontrolować. Każdy pracownik widzi wszystkie bieżące zadania w swoim obszarze roboczym i otrzymuje powiadomienia o nowych, drogą mailową lub w Teams, dzięki czemu może wygodnie zarządzać swoim czasem pracy

W codziennej pracy pracownicy mają do czynienia z dziesiątkami różnych dokumentów. Aby zapewnić im wszystko, czego potrzebują do efektywnej pracy z nimi, wprowadziliśmy szereg ustawień w systemie. Pracownicy będą mogli pracować z plikami online i edytować je w programach Word, Excel, PowerPoint itp. wraz z zespołem. I to wszystko z dostępem 24/7 do dokumentów w jednym miejscu. Przeglądanie i procesowanie dokumentów jest łatwiejsze dzięki zintegrowanym narzędziom.

Twórz standardowe dokumenty w kilka minut (maile, umowy, faktury, protokoły, wnioski itp.), korzystając z szablonów i automatycznie wypełniając je z karty dokumentu. Stwórz własną bibliotekę gotowych szablonów, które znacznie zaoszczędzą czas Twoich pracowników i zapewnią zgodność ze standardami korporacyjnymi.

W pełni zdigitalizuj swoją firmę i nadaj pełną moc prawną dokumentom elektronicznym za pomocą podpisów cyfrowych przy użyciu wbudowanego oprogramowania softXspace Sign, AdobeSign, DocuSign itp.

Oprócz dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym, które pozostają w systemie, można również pracować z tradycyjnie podpisanymi dokumentami na papierze, pobierając zeskanowane kopie w celu dalszej pracy z nimi (PDF).

Dokumenty mogą automatycznie trafiać do systemu z zupełnie innych źródeł niż te tworzone ręcznie w systemie. Mogą to być systemy zewnętrzne lub wewnętrzne: e-mail, systemy księgowe lub kadrowe, portale kontrahentów i platformy internetowe do zarządzania dokumentami elektronicznymi o znaczeniu prawnym (softXspace.ClientPortal), ERP, ECM, CRM itp.

Gotowy rejestr do przechowywania wszystkich informacji o kontrahentach firmy - klientach, dostawcach, partnerach itp. Możliwa jest również integracja z usługami analitycznymi w celu sprawdzania kontrahentów i automatycznego uzupełniania informacji o nich.

Przechowywane są pełne informacje o pracy z elementami systemu: proces tworzenia, zatwierdzania, podpisywania, realizacji zadań, monitorowania, pozostawionych komentarzy itp.

Skonfiguruj łącza między kartami dokumentów lub plikami, aby uzyskać stały dostęp do pełnych informacji. Można na przykład powiązać umowy z aktami lub fakturami, zamówienie z wnioskiem, ofertę z całą dokumentacją i dodatkowymi plikami

Zautomatyzuj proces uzyskiwania informacji z dokumentów (odręcznych, drukowanych, PDF, obrazów itp.) dzięki wbudowanemu rozpoznawaniu dokumentów z Azure Form Recognition (usługi AI) lub modułowi softXspace.scan&recognition, który zapewnia również skanowanie dokumentów inline oraz przechwytywanie kodów QR i kreskowych

Elastyczne i wielofunkcyjne wyszukiwanie pozwala łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i zadania, zwłaszcza w przypadku wyszukiwania pełnotekstowego według treści dokumentu. Dodatkowo można wyszukiwać dokumenty zarówno w obrębie systemu, jak i w poszczególnych sekcjach, stosować i zapisywać filtry według atrybutów, sortować i grupować dane oraz eksportować wyniki wyszukiwania do programu Excel.

Aby być na bieżąco z terminami i zadaniami, można otrzymywać powiadomienia o wydarzeniach lub przypomnienia o ważnych terminach w programach Outlook (lub dowolnym innym kliencie poczty e-mail) i Teams. Można też dostosowywać własne powiadomienia, korzystając z szablonów (wygląd, treść, łącza, przyciski) oraz ustawiając warunki, daty i zdarzenia dla przypomnień

Zbieraj dane analityczne dotyczące procesów, aby je optymalizować i stale ulepszać procedury. Generuj własne informacje i raporty analityczne oraz zbieraj wszystkie dane w jednym pulpicie Power BI, na przykład dotyczące czasu pracy pracowników, ilości podpisanych umów itp

Rozwiązanie pozwala na samodzielne tworzenie i edycję gotowych katalogów systemowych, zarządzanie sekcjami i folderami, szablonami procesów i dokumentów. Elastyczna konfiguracja praw dostępu i uprawnień, różnicowanie uprawnień użytkowników, możliwość ustawienia modelu ról, audyt działań oraz pełne wsparcie dla Azure Active Directory

Ze względu na fakt, że rozwiązanie jest zbudowane na platformie Microsoft Power Platform, procesy, karty i wygląd można dostosować do konkretnej firmy i odpowiednich wymagań

Wielojęzyczność (EN, DE, PL, UK itp.), możliwość wyboru różnych języków interfejsu na życzenie użytkownika.

Automatyzacja, która się opłaca. Mniej strat (–60%), niższe koszty (–30%) i szybsze decyzje – podpis w godzinę zamiast 2–3 tygodni.

Twój cyfrowy obszar pracy – na Twoich zasadach. Automatyzuj procesy, zarządzaj zadaniami i współpracuj z zespołem z dowolnego miejsca, bez barier między działami

Niezawodne przechowywanie dokumentów w chmurze Microsoft 365 z dostępem 24/7 z dowolnego urządzenia. Azure backup, replikacja geograficzna, SLA 99,9% — Twoje dokumenty zawsze bezpieczne i dostępne, bez zarządzania infrastrukturą IT.

Łatwa konfiguracja i wdrożenie pozwalają szybko rozpocząć pracę, dostosować system do firmowych standardów i rozszerzać go w razie potrzeb. Oferujemy szkolenia, dokumentację, wsparcie techniczne i pomoc integracyjną

Pracuj na sprawdzonych szablonach, konfiguruj procesy zgodnie z przepisami i standardami – eliminuj błędy operacyjne i formalne. Automatyzacja procesów biznesowych znacznie poprawia efektywność.

Zadania dopięte na 100%. Kontroluj terminy, pilnuj realizacji obowiązków i miej pewność, że każdy dokument przeszedł pełną ścieżkę zatwierdzeń i podpisów

Produkt jest w pełni zintegrowany z całą infrastrukturą rozwiązań Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Microsoft Power Platform itp.), Azure Active Directory. Pomagamy również w rozwiązywaniu indywidualnych zadań integracyjnych i integracji produktu z infrastrukturą IT firmy w oparciu o produkty Microsoft