Cały obieg dokumentów tam, gdzie Twój zespół już pracuje: tworzenie z szablonów, zatwierdzanie, podpisywanie, wymiana z kontrahentami, kontrola, archiwum elektroniczne i analityka.
Zamiast chaosu w skrzynce pocztowej, arkuszy Excela i procesów w czyjejś głowie – jedno rozwiązanie w znanym Ci Microsoft 365. Bez zgubionych dokumentów, błędów i opóźnień w akceptacji. Gotowe procesy i konektory, start w 1 dzień.
Nasze produkty wdrożyliśmy w ponad 250 firmach na całym świecie
Stan obiegu dokumentów na jednym pulpicie
Umowa w dwie minuty z szablonu
Wszystkie umowy do sprawdzenia na jednej liście
Faktury i protokoły odbioru w jednym przepływie
Wniosek urlopowy lub o delegację z Teams w minutę
Dowolny wniosek wewnętrzny składasz w Teams
Korespondencja, zarządzenia i protokoły z własną numeracją
Cała dokumentacja projektu w jednej strukturze
Procedury i instrukcje z kontrolą wersji
Dokumenty przewozowe i protokoły przyjęcia z tabletu
Dokumenty z telefonu czy tabletu
Jeden kanał dla dostawców, klientów i partnerów
Umowy, faktury, aneksy, specyfikacje, protokoły odbioru, dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne.
Każdy typ ma własne pola, ścieżkę i reguły archiwizacji. Pierwsze umowy możesz wprowadzić do systemu już pierwszego dnia.
Otwieraj i edytuj pliki Word, Excel, PowerPoint i PDF bezpośrednio w systemie, bez zainstalowanego lokalnie pakietu Office. Więcej o zarządzaniu dokumentami.
Wspólna edycja, komentowanie, tryb zmian, dostęp 24/7 z dowolnego urządzenia. Bez blokowania plików i wtyczek.
2 min
na umowę z szablonu
Utwórz standardową umowę, pismo, fakturę lub protokół w dwie minuty: wybierz szablon, a system uzupełni dane kontrahenta i warunki z karty.
Prawnik sprawdza szablon raz, potem korzystają z niego wszyscy.
Pełny proces od wersji roboczej do archiwum: szablon, generowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, monitorowanie, przedłużenie, rozwiązanie.
Powiązane dokumenty (faktury, protokoły odbioru, aneksy) łączą się z główną umową automatycznie.
Automatyczny import dokumentów z poczty, ERP, CRM, systemów księgowych i HR.
Także z portali partnerów i platform wymiany dokumentów elektronicznych o znaczeniu prawnym. System źródłowy przesyła dokument razem z metadanymi, więc nie wpisujesz danych drugi raz.
Powiąż umowę z protokołami odbioru, fakturami, aneksami i specyfikacjami.
Z dowolnej karty otworzysz cały komplet dokumentów. Nie szukasz powiązanych plików w folderach i mailach.
Jeden system do wszystkiego, co pracownicy robią z dokumentami: tworzenie, zatwierdzanie, podpisywanie, wyszukiwanie, raporty.
Pracujesz z komputera, telefonu i tabletu: w przeglądarce, w Microsoft Teams lub w SharePoint, bez dodatkowej aplikacji. Każdy wybiera wygodny dla siebie sposób.
Jeden rejestr klientów, dostawców i partnerów: dane rejestrowe, osoby kontaktowe, pełna historia współpracy.
Dokumenty rejestrowe i osoby upoważnione w karcie. Dane uzupełniają się automatycznie z rejestrów państwowych i usług weryfikacji kontrahentów.
5 sek
wyszukiwanie umowy w jednym archiwum
Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentu, nie tylko po nazwie i metadanych.
Zapisane filtry, grupowanie, sortowanie, eksport do Excela jednym kliknięciem. Umowę z 2019 roku znajdziesz po jednym zdaniu z jej treści, w kilka sekund.
Każda edycja tworzy nową wersję, a system zapisuje każdą operację z datą i godziną.
Utworzenie, zatwierdzenie, podpis, komentarz: wszystko trafia do dziennika. Przywracaj poprzednie wersje jednym kliknięciem, eksportuj raporty na audyty ISO, RODO i kontrole wewnętrzne.
OCR rozpoznaje tekst na skanach: w dokumentach pisanych ręcznie, drukowanych, w PDF i na obrazach.
Skanowanie wsadowe i odczyt kodów QR i kreskowych. Papierowe archiwum można przeszukiwać, bez ręcznego przepisywania danych.
Ustaw przypomnienia według daty, zdarzenia lub warunku. Powiadomienia przyjdą do Outlooka, Teams lub dowolnego klienta poczty.
Własne szablony wiadomości z Twoim tekstem, przyciskami i linkami do karty.
Podpis z pełną mocą prawną: kwalifikowany podpis elektroniczny, Autenti, Profil Zaufany, DocuSign, Adobe Acrobat Sign i wbudowany softXspace Sign.
Do umów międzynarodowych: DocuSign, Adobe Acrobat Sign i dostawcy usług zaufania eIDAS. Podpis widoczny na dokumencie, weryfikacja kryptograficzna, pełny dziennik działań.
×3
szybsza akceptacja
Każdy pracownik widzi swoje zadania na jednym pulpicie, posortowane według terminu, statusu lub priorytetu.
Powiadomienia w Outlooku i Teams. Kierownicy widzą obciążenie zespołu w czasie rzeczywistym.
Gotowe pulpity Power BI: konwersja między etapami zatwierdzania, obciążenie zespołu, obrót umów według kontrahenta, zagrożone terminy.
Kreator raportów z eksportem do Excela.
Buduj dowolne procesy zatwierdzania bez konieczności programowania: ścieżki sekwencyjne, równoległe lub mieszane.
Osoby odpowiedzialne, terminy, gałęzie warunkowe i listy kontrolne dla każdego kroku. Zapisz jako szablon i używaj w całej firmie.
Zbiorczy import kontrahentów, zbiorcze przydzielanie zadań i aktualizacja kart.
To, co menedżer robi ręcznie przez tydzień, system wykonuje w kilka minut.
50+
gotowych konektorów
REST, SOAP i CMIS API do zaawansowanych integracji oraz 50+ gotowych konektorów.
Konektory do ERP (SAP, enova365, Comarch Optima, Symfonia), CRM i Microsoft Dynamics 365, KSeF, GUS, poczty i usług podpisu. Integracja z dowolnym systemem w Twoim środowisku IT.
Pełna funkcjonalność na telefonie i tablecie: zatwierdzaj umowę z lotniska, nie z biurka.
Dostęp offline do ostatnich dokumentów, synchronizacja po powrocie do sieci.
Wszystkie dokumenty i dane przechowujesz we własnym SharePoint i tenancie Microsoft 365.
Bez obcych chmur i bez wycieku danych poza firmę.
Dostęp według ról, aż do pojedynczych pól, jednokrotne logowanie (SSO) przez Microsoft Entra ID i dziennik działań dla każdej operacji.
Gotowość na audyty RODO, ISO 27001 i wewnętrzne audyty bezpieczeństwa.
Reguły przechowywania według typu dokumentu: automatyczne planowanie archiwizacji i niszczenia zgodnie z wykazem akt.
Przypomnienia o przedłużeniu umowy 30/60/90 dni wcześniej. Terminy przechowywania zgodne z przepisami księgowymi i prawnymi, bez ręcznej kontroli.
Administratorzy konfigurują słowniki, foldery, szablony i prawa dostępu na poziomie roli, grupy, dokumentu czy pola.
Karty, pola i procesy dopasujesz do terminologii i reguł Twojej firmy, bez konieczności programowania.
4 języki interfejsu od razu po wdrożeniu: ukraiński, angielski, polski, niemiecki.
Każdy użytkownik wybiera swój język, co ułatwia pracę zespołom międzynarodowym i wdrożenia w wielu krajach.
Zacznij od wersji próbnej, pracuj w abonamencie, a gdy zajdzie potrzeba, dopasuj system do swoich procesów
Sprawdź, jak to działa
System jest od razu gotowy do pracy, a przez 30 dni możesz go testować bezpłatnie
30 dni bezpłatnie
Do codziennej pracy z dokumentami
Aktualizacje i konsultacje, dokumentacja i materiały do szybkiej konfiguracji systemu
za użytkownika / miesiąc
Pod Twoje procesy
Dopasowujemy system do Twoich procedur i procesów oraz integrujemy go z Twoimi systemami pod klucz
Wszystkie ceny netto, bez VAT
* Ostrożne szacunki oparte na wskaźnikach branżowych (Forrester, Gartner, AIIM, IDC)
dla
CRM dla sprzedaży B2B
Leady, kontakty, transakcje i oferty handlowe w jednym systemie, obok Teams, Outlooka i SharePoint.
dla
Portal kontrahentów
Jeden portal samoobsługowy dla klientów, dostawców, dystrybutorów, partnerów i podwykonawców.
dla
Automatyzacja przetwarzania dokumentów
Generowanie dokumentów z szablonów i automatyzacja ich obiegu.
Faktury elektroniczne
Konektor KSeF: wysyłka i odbiór faktur ustrukturyzowanych FA(3) z softXspace365 bez logowania w portalu MF. UPO, tryb offline24, archiwum 10 lat.
Weryfikacja kontrahentów
Konektor GUS BIR: weryfikacja kontrahenta po NIP lub REGON. KRS, CEIDG, Biała Lista VAT, VIES – w karcie partnera, bez logowania w 5 rejestrach.
Usługi publiczne
Konektor Profil Zaufany: podpisywanie pism do ZUS, US, NFZ z karty softXspace przez login.gov.pl. UPP, e-Dowód, mDowód, archiwum w SharePoint.
Podpis elektroniczny
Konektor Autenti: podpis umów B2B (SES, AES, QES) z karty softXspace. QES przez partnerów QTSP – mSzafir, Certum. Ważność w 27 państwach UE.
Podpis elektroniczny
DocuSign w softXspace: podpis umów B2B (SES, AES, QES) z karty dokumentu. Cross-border z UE/USA, dane EU, zgodność z eIDAS i RODO.
Podpis elektroniczny
Adobe Acrobat Sign w softXspace: podpis umów B2B z karty dokumentu PDF. AATL framework, partner QTSP dla QES, eIDAS, EU data residency.
Sztuczna inteligencja
Azure OpenAI w softXspace: Document AI, sumaryzacja, semantyczne wyszukiwanie, auto-tagging, AI matching faktur. Enterprise GPT w EU regionie, nie ChatGPT.
1 licencja
Microsoft 365, za którą już płacisz
Obieg dokumentów działa na licencji, którą firma już ma: bez osobnych serwerów i osobnego systemu DMS.
Przewidywalna miesięczna subskrypcja, automatyczne aktualizacje, bez dużych inwestycji początkowych i bez dodatkowego zespołu IT.
M365
Teams, Outlook, Word, Excel i SharePoint
Dokumenty, akceptacje i zadania w znanych narzędziach, bez nowego interfejsu.
Nowi pracownicy uczą się systemu w tydzień, nie w miesiąc. Komentarze, czat i wspólna edycja są tuż obok dokumentu.
ISO 27001
SOC 2 i RODO w centrach danych Microsoft
Szyfrowanie, MFA, DLP i ochrona przed zagrożeniami są już objęte Twoją licencją Microsoft 365.
Dokumenty zostają w Twoim SharePoint i tenancie Microsoft. Nie potrzebujesz osobnego budżetu na bezpieczeństwo.
0 papieru
podpis kwalifikowany i e-faktury w KSeF
Umowy i protokoły odbioru podpisujesz kwalifikowanym podpisem, a faktury trafiają do kontrahentów przez KSeF.
OCR rozpoznaje skany, więc papierowe archiwum również można przeszukiwać.
0 błędów
umowa z szablonu w 2 minuty
System pobiera dane i warunki z karty, a prawnik sprawdza szablon tylko raz.
Standardowa ścieżka zatwierdzania dla każdego typu dokumentu, procedury wbudowane w proces.
1 godz.
na akceptację umowy zamiast 2–3 tyg.
Akceptacja w Teams, terminy pod kontrolą na bieżąco.
Dokument trafia do następnego etapu dopiero po zakończeniu poprzedniego, więc do podpisu nie dojdzie niezatwierdzony.
24/7
status każdego zadania i terminu
Każde zadanie ma właściciela i termin, a kierownik widzi całość bez raportów.
Dziennik działań rejestruje każdą operację na dokumencie, więc na audyty ISO i RODO jesteś gotowy bez nerwów.
5 sek
żeby znaleźć potrzebny dokument
Wyszukiwanie wewnątrz treści dokumentów, dostęp z dowolnego urządzenia i miejsca.
Umowę z 2019 roku znajdziesz po jednym zdaniu z jej treści. Wszystkie powiązane protokoły i faktury są obok.
1 dzień
i już pracujesz, start z Microsoft Marketplace
Typy dokumentów, procesy i rejestry są już skonfigurowane: dopasowujesz je do siebie, zamiast budować od nowa.
Szkolenie, dokumentacja i pomoc z integracjami są wliczone.
Umów 30-minutowe demo softXspace365: pokażemy, jak wszystko działa na Twoich dokumentach i procesach.
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
