Integracja z Autenti – podpis elektroniczny B2B bez opuszczania systemu pracy

Umowa handlowa, NDA lub umowa o pracę otwiera się w karcie softXspace365. Wyślij do Autenti, wybierz sygnatariuszy, śledź status – wszystko w Outlooku, SharePoint i Teams. Bez osobnej zakładki przeglądarki Autenti.

Najprostszy poziom: sygnatariusz dostaje link mailem, klika „podpisz", system rejestruje podpis ze ścieżką audytu. Sprawdza się dla wewnętrznych dokumentów, oświadczeń, akceptacji ofert – bez wymogu formy pisemnej.

Autenti weryfikuje tożsamość sygnatariusza przez mObywatel lub e-Dowód: imię, PESEL i numer dowodu – w 90 sekund. Mocniejszy dowód niż SMS dla umów B2B i B2C, gdzie forma pisemna nie jest wymagana.

Kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE) wydaje partner QTSP – mSzafir od Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR) lub SimplySign od Certum. Moc prawna w 27 państwach UE na mocy eIDAS Rozporządzenia (UE) 910/2014.

Po podpisaniu Autenti zwraca PDF z pieczęcią cyfrową – automatycznie do biblioteki SharePoint Online ze ścieżką audytu (kto, kiedy, z jakiego IP).

Sygnatariusz nie podpisał w 3 dni? System wysyła przypomnienie. Po tygodniu – kolejne. Po dwóch tygodniach – alert do menedżera umowy. Nigdy więcej ręcznego sprawdzania statusu każdej umowy.

Szablon umowy w SharePoint, dane kontrahenta z karty softXspace, klauzule z biblioteki – system scala i wysyła do Autenti. Czas przygotowania umowy: 2 minuty zamiast 30.

Dla branż regulowanych integracja działa na platformie softXspace w chmurze prywatnej lub we własnym centrum danych. Te same poziomy podpisu – dokumenty nie opuszczają infrastruktury firmy.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez partnera QTSP (mSzafir, Certum) ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu w 27 państwach UE – art. 25 ust. 2 eIDAS Rozporządzenie (UE) 910/2014, zmienione 2024/1183 (eIDAS 2.0).

Umowa podpisana QES spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego). Dotyczy umów o pracę (art. 29 KP), najmu nieruchomości powyżej roku (art. 660 KC), pełnomocnictw ogólnych (art. 99 § 2 KC). AES nie zastępuje formy pisemnej.

Partnerzy QTSP figurują na Polskiej Liście Zaufanych (NCCert). Dane sygnatariuszy przetwarzamy w centrach danych UE zgodnie z RODO – identyfikacja przez mObywatel na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c).

System zapisuje każdą operację: datę, sygnatariusza, poziom podpisu (SES/AES/QES), adres IP, urządzenie, partnera QTSP dla QES. Audytor wewnętrzny otwiera pełną historię w karcie dokumentu.

Sprzedaż transgraniczna do Niemiec. Klient nie przyjedzie podpisać. QES przez Autenti – kwalifikowany podpis wydany przez mSzafir (KIR, Polska), ważny w Niemczech na mocy eIDAS. Umowa zamknięta w 2 dni zamiast 2 tygodni.

Dział HR zatrudnia 20 pracowników miesięcznie. Każda umowa wymaga formy pisemnej (art. 29 KP). QES przez Autenti spełnia ten wymóg – kandydat podpisuje przed pierwszym dniem pracy, bez wizyty w biurze.

Klient potencjalny w fazie negocjacji. NDA musi mieć weryfikację tożsamości, ale forma pisemna nie jest wymagana. AES przez Autenti z weryfikacją mObywatel – podpisany w 5 minut.

Aneksy do umów serwisowych, akceptacje ofert, oświadczenia wewnętrzne. SES wystarczy – sygnatariusz klika „podpisz", system rejestruje ścieżkę audytu. Podpisanie w 2 minuty, bez wizyty w biurze.

Bank lub ubezpieczyciel nie może trzymać podpisanych umów poza własną infrastrukturą. softXspace działa w lokalnym centrum danych – Autenti łączy się przez API, dokumenty nie opuszczają firmy.