Wiele możliwości dla potrzeb nowoczesnych miast i państwa
Udoskonalenie współdziałania z różnymi organami władzy publicznej oraz interakcji między państwem a obywatelami, uproszczenie świadczenia usług administracyjnych i elektronicznych, zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne, automatyzacja zarządzania dokumentami i zapewnienie ich bezpiecznego przechowywania, zwiększenie dyscypliny pracowników, a tym samym oszczędność czasu i środków budżetowych
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego – w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Organizacja elektronicznego zarządzania dokumentami
Pozbądź się papierowej dokumentacji – zautomatyzuj różne procesy biznesowe pełnego cyklu życia klasycznego systemu zarządzania dokumentami (rejestracja dokumentów przychodzących, odwołania obywateli, praca z uchwałami, kontrola realizacji, tworzenie i zatwierdzanie dokumentów wychodzących oraz korespondencja wewnętrzna) Wdrożenie naszych rozwiązań pozwala na znaczną oszczędność czasu i zasobów, wzmocnienie kontroli na każdym etapie zarządzania dokumentami, uproszczenie interakcji między pracownikami i zwiększenie ich wydajności oraz zapewnienie całodobowego, bezpiecznego dostępu do niezbędnych danych z dowolnego miejsca i urządzenia. Nasz system elektronicznego zarządzania dokumentami softXspace Government spełnia wymogi bezpieczeństwa danych na poziomie gwarancji G2 oraz DSTU-4145-2002, co potwierdza oficjalna ekspertyza, dzięki czemu zyskujesz pewność co do niezawodności przechowywania informacji i dokumentów. Równie ważne jest to, że nasz system jest chroniony prawem autorskim, co znacznie upraszcza procedurę przetargową i skraca czas wdrożenia
Przepływ dokumentów o znaczeniu prawnym
Wdrożenie nowoczesnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który nadaje pełną moc prawną dokumentom podpisanym w systemie z wizualizacją podpisu cyfrowego – bez konieczności ich drukowania i odpowiednika papierowych oryginałów z pieczęciami i podpisami. Dzięki istotnemu prawnie obiegowi dokumentów możliwe jest znaczne skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów – z 2-3 tygodni do 2 dni, standaryzacja procesów, redukcja kosztów biurowych i magazynowych oraz eliminacja kosztów logistycznych związanych z przemieszczaniem papierowych kopii pomiędzy geograficznie rozproszonymi biurami
Zarządzanie archiwami dokumentów
Zoptymalizuj i zautomatyzuj wszystkie procesy związane z gromadzeniem, księgowaniem i przekazywaniem dokumentów archiwalnych: praca z teczkami i tomami archiwalnymi, tworzenie i utrzymywanie nomenklatury spraw, kompletowanie spraw w jednostkach strukturalnych, przekazywanie spraw z jednostek strukturalnych do archiwum, wypożyczanie do czasowego użytku, kontrola okresów przechowywania, procesy niszczenia dokumentów, wyszukiwanie dokumentów, generowanie raportów, organizacja dostępu do potrzebnych dokumentów 24/7. Wdrożenie rozwiązania znacząco zminimalizuje koszty utrzymania archiwum papierowego, wyeliminuje ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów oraz zwiększy efektywność zarządzania dokumentami w urzędach państwowych
Centrum Usług Administracyjnych
Rozwiązanie zapewnia pełny cykl przetwarzania wniosków obywateli (osób fizycznych i prawnych) o świadczenie usług administracyjnych i obejmuje automatyzację procesów: wypełnianie szablonów, tworzenie opisu dokumentów, określanie terminów ich rozpatrywania i udzielanie odpowiedzi (wyniku usługi). W rezultacie znacznie usprawni proces składania wniosków, skróci czas i koszty ich rozpatrywania, w razie potrzeby połączy powiązane organizacje, a także zwiększy dyscyplinę, kontrolę i odpowiedzialność pracowników. A co najważniejsze, rozwiązanie usprawnia interakcję między państwem a obywatelami
Cyfryzacja usług komunalnych
Stworzenie nowoczesnej przestrzeni informacyjnej dla uzyskania usług administracyjnych i elektronicznych, zapewnienie interakcji online pomiędzy państwem a obywatelem/podmiotem prawnym bez konieczności odwiedzania urzędów CUA. Wprowadzenie portalu usług publicznych i konta obywatela pozwoli na wgląd w historię zgłoszeń użytkowników, dostęp do informacji statystycznych i aktualności, ustalenie informacji referencyjnych, otrzymanie aktualnych wzorów dokumentów do otrzymania usług oraz uzyskanie pomocy za pomocą bota Telegram lub Viber. Jest to najbardziej uproszczone świadczenie usług administracyjnych i elektronicznych przy minimalnych kosztach finansowych i czasie
Zintegrowany system petycji lokalnych
Podłączenie zautomatyzowanego systemu, który pozwoli obywatelom składać petycje online do rozpatrzenia przez władze lokalne, przeglądać i podpisywać petycje już złożone, a tym samym wpływać na kształtowanie priorytetów w procesie decyzyjnym na poziomie gminy. Dołączenie do systemu zapewni niezbędną sprawność komunikacji między organem wykonawczym a obywatelami, zwiększy dyscyplinę wykonawczą i przejrzystość pracy nad petycjami. Rozwiązanie zostało również wykorzystane do opracowania systemu petycji do Rady Ministrów, który umożliwia obywatelom w całym kraju inicjowanie i wspieranie petycji do centralnego organu wykonawczego
Budżet partycypacyjny (budżet publiczny)
Jeśli chcesz zwiększyć poziom zainteresowania mieszkańców poprawą stanu miasta lub gminy, stworzyć skuteczny, przejrzysty mechanizm współdziałania i poprawić warunki życia, dołącz do systemu Budżetu Partycypacyjnego. System ten umożliwia mieszkańcom zgłaszanie projektów online do rozpatrzenia przez samorząd, przeglądanie i głosowanie na już zgłoszone projekty, a tym samym wpływanie na podział określonej części środków z budżetu lokalnego
Prowadzenie spotkań i podejmowanie skutecznych decyzji zarządczych
Zautomatyzuj wszystkie procesy biznesowe organu kolegialnego (komisji, grup roboczych i rad nadzorczych) i wykorzystaj nowoczesną funkcjonalność systemu. Dzięki temu rozwiązaniu można wygodnie i łatwo przygotowywać sprawy na zebrania, korzystać z elastycznego kreatora do zatwierdzania spraw, automatycznie generować porządki obrad i protokoły na podstawie wyników spotkań, głosować, monitorować realizację przydzielonych zadań i wiele innych. W rezultacie oszczędza się czas i środki na organizację i prowadzenie spotkań, a osoby decyzyjne mają stały dostęp do systemu w dowolnym czasie i z dowolnej lokalizacji
Stworzenie jednej przestrzeni informacyjnej
Portal korporacyjny służy jako źródło ogólnodostępnych, niezbędnych i przydatnych informacji (regulacyjnych, zarządczych, zgromadzonej wiedzy), które są prezentowane w sposób uporządkowany, znacznie skracający czas potrzebny na ich znalezienie. Wraz z portalem korporacyjnym otrzymujecie narzędzie do formowania kultury korporacyjnej, które zwiększa poziom świadomości pracowników oraz szybkość rozpowszechniania informacji w strukturze. Każdy pracownik będzie miał możliwość wygodnego wyszukiwania współpracowników w książce telefonicznej, informacji, dokumentów na portalu z bezpiecznym dostępem 24/7. Krótko mówiąc, wzrośnie efektywność komunikacji pionowej i poziomej
Optymalizacja standardowych procedur HR i innych procesów HR
Rozwiązanie pozwala uprościć i zwiększyć wydajność działu HR w sektorze publicznym. Z łatwością zarządzaj procesami HR: twórz wnioski o rekrutację, szkolenie lub przeniesienie pracowników, wystawiaj świadectwa pracy, zatwierdzaj harmonogramy urlopów oraz dokonuj zmian w kadrach.
Bezpapierowy prawnie istotny przepływ dokumentów z kontrahentami
Zaoszczędź zasoby swojej organizacji na wymianie dokumentów, skróć czas podejmowania decyzji i zwiększ szybkość procesów biznesowych, aby osiągnąć większą lojalność partnerów, dostawców i klientów. Rozwiązanie, które automatyzuje przepływ dokumentów z kontrahentami i wymianę dokumentów prawnie istotnych z podpisem cyfrowym z dowolnej lokalizacji i dowolnego urządzenia pomoże Ci osiągnąć te rezultaty. Stwórz rejestr wiarygodnych i zaufanych kontrahentów po przejściu przez nich procesu akredytacji i wstępnej weryfikacji. Portal zewnętrznego kontrahenta umożliwia zatwierdzanie, podpisywanie i wysyłanie dokumentów na osobistym koncie, przetwarzanie zadań i omawianie otrzymanych dokumentów oraz zarządzanie upoważnionymi przedstawicielami i sygnatariuszami. Posiadanie spersonalizowanego konta dla każdego kontrahenta firmy pomoże w wymianie umów, faktur, protokołów odbioru, specyfikacji, przyjmowaniu zamówień i wniosków czy zapewni dostęp do informacji korporacyjnych, usług i wsparcia
Automatyzacja wniosków i usług
Rozwiązanie uprości pracę pracownikom administracji poprzez automatyzację procesów biznesowych dla różnego rodzaju wniosków i usług: zamawianie usług doradczych u służb ochrony firmy, wnioski o dostęp do pomieszczeń (biuro, dział, wydział i służba kierownicza), sal konferencyjnych, obiadu, materiałów biurowych, sprzątania, naprawy sprzętu, zamawianie samochodu służbowego, ustawianie urządzeń elektrycznych, uzupełnianie wkładów oraz zatwierdzanie podróży służbowych. Rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić czas na wypełnianiu wniosków i otrzymywaniu usług bez obecności samego wnioskodawcy, zwiększyć kontrolę procesu i bezpieczeństwo
Automatyzacja procesów biznesowych typu end-to-end
Budowa kompleksowego systemu automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), który całkowicie przekształca pracę firmy i obejmuje wszystkie jej działy. Nasza platforma softXspace pomoże efektywnie zarządzać wszystkimi procesami wewnętrznymi i zewnętrznymi – od klasycznego zarządzania dokumentami i HR po pracę z kontrahentami oraz automatyzację back i front office
Skanowanie i rozpoznawanie
Nasz moduł scan&recognition pozwala na zintegrowanie z systemem rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, a także skanowania dokumentów w trybie inline, w tym dokumentów podpisanych cyfrowo, oraz pracy z kodami QR i kreskowymi. Dzięki temu znacznie zwiększy się szybkość wprowadzania danych, niezależnie od ich rodzaju. Jednocześnie wiarygodność danych jest gwarantowana przez wysoką jakość rozpoznawania i obecność stacji weryfikacyjnych w procesie biznesowym rozpoznawania dokumentów. Znacznie wzrośnie również efektywność wyszukiwania dokumentów w archiwum elektronicznym – wyszukiwanie odbywa się w tekście lub po atrybutach dokumentu
Podłącz integracje
-
Platforma softXspace
Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej
-
Linia produktów softXspace
Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami i zamówieniami. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy
-
Systemy firm trzecich
Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację
-
Serwisy chmurowe
Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel i Power BI), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar i Meet). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi i usługami weryfikacji kontrahentów.
-
Serwisy podpisywania dokumentów
Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Acrobat Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu
-
Produkty Microsoft
Integracja z całą infrastrukturą rozwiązań Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel i Power BI), Microsoft Entra ID oraz możliwość pełnej integracji z firmowym IT opartym na produktach Microsoft
Platforma low-code, no-code i AI dla dużych firm i administracji publicznej
- 14 gotowych modułów: dokumenty, umowy, archiwum, HR, portale
- Własne procesy i formularze bez programowania
- Raporty i dashboardy o procesach i KPI
Dokumenty, umowy, CRM i portal dla kontrahentów w Microsoft 365
- Natywnie w SharePoint i Teams
- Start w 1 dzień z Microsoft Marketplace
- Licencja per użytkownik, 30 dni za darmo
Obieg dokumentów i archiwum 3
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Business
Automatyzacja procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami (BPMS)
Nowoczesny system BPM do automatyzacji procesów biznesowych i organizacji przepływu dokumentów w firmie z wykorzystaniem narzędzi no-code
Archive
Archiwum dokumentów elektronicznych
Uniwersalny system bezpiecznego, kontrolowanego i zarządzanego przechowywania dokumentów elektronicznych
Sektor publiczny 1
Pracujemy wyłącznie na nowoczesnych i sprawdzonych technologiach
Oprócz naszych gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług rozwojowych, wdrożeniowych, wsparcia i obsługi technicznej dostosowanych do potrzeb klienta. Nasze zespoły techniczne składają się z wysoko wykwalifikowanych specjalistów i w zależności od wymagań naszych klientów oferujemy rozwój na konkretnej platformie i powiązanych technologiach:Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wyślemy Ci link do prezentacji
Jesteś gotowy, aby zacząć?
Najlepszym sposobem na zapoznanie się z rozwiązaniami jest umówienie się na indywidualną demonstrację. Nasz menedżer przedstawi Państwu szczegółowo, jak ulepszyć pracę jednostek sektora publicznego
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
