Elektroniczne archiwum dokumentów

Tworzenie nomenklatury spraw i projektowanie struktury przechowywania dokumentów według działów i okresów przechowywania

System pozwala nie tylko na zapewnienie niezawodnego i uporządkowanego przechowywania dokumentów, ale także na koordynację struktury przechowywania (nomenklatury) z odpowiedzialnymi pracownikami

Możliwość tworzenia spraw i tomów z dalszym uzupełnianiem ich dokumentami. System pozwala zautomatyzować procesy pobierania i zwracania dokumentów ze spraw, a także ich zamykania

Elastyczne opcje ustawiania numeracji spraw zgodnie z przyjętymi zasadami w firmie

Możliwość tworzenia i wypełniania tomów przejściowych spraw z różnych okresów zgodnie z zasadami przechowywania w firmie

Możliwość wgrywania i rejestrowania dokumentów z różnych źródeł: zdigitalizowanych dokumentów papierowych oraz dokumentów z innych systemów, w tym z podpisem cyfrowym

Elastyczne możliwości zarządzania dokumentami: automatyczne pobieranie i zwrot dokumentów na żądanie (nazwa, data wystawienia, przewidywana data zwrotu i kontrola)

Dodaj niezbędne informacje do opisu sprawy w celu uporządkowanego przechowywania i łatwiejszego wyszukiwania w przyszłości: odpowiedzialny dział, do którego należą dokumenty, okres przechowywania, osoba odpowiedzialna, przynależność do nomenklatury spraw z danego roku itp.

Akty zniszczenia, przyjęcia i przekazania

Rejestr księgowań i wpływów zawiera wszystkie ważne informacje dotyczące ruchu dokumentów, przechowywania, osób odpowiedzialnych za dokument

Automatyczne zapisywanie działań użytkownika w systemie (działanie użytkownika i czas działania)

Dzięki możliwości podłączenia usługi podpisu cyfrowego, można nadać pełne znaczenie prawne dokumentom z wizualizacją podpisu

Dzięki elastycznej i wielofunkcyjnej wyszukiwarce łatwo znajdziesz potrzebne dokumenty, a ustawienie filtrów pozwoli Ci uzyskać wymaganą selekcję

Wyszukiwanie pełnotekstowe pozwala szybko i wygodnie znaleźć dowolne dokumenty, sprawy i tomy według ich treści

Obsługa automatycznej konwersji dokumentów do niezmiennego formatu (PDF-A) w celu długoterminowego przechowywania

Z łatwością publikuj dokumenty do archiwum za pomocą klienta internetowego lub poprzez mechanizmy integracyjne dowolnego systemu informatycznego Twojej firmy

Automatyczne skanowanie dokumentów papierowych z obsługą skanowania w trybie in-line, drukowania kodów kreskowych/QR oraz importu dokumentów elektronicznych do archiwum

Configuring the automated task delegation to an assistant and substitution for temporarily absent employees

Wsparcie dla wielojęzycznego interfejsu (UA, EN, PL, GE), wybór różnych języków interfejsu na życzenie użytkownika systemu

Systematyczna prezentacja informacji w ustandaryzowanym interfejsie, ujednolicony wygląd karty, a wszystkie niezbędne elementy sterujące znajdują się zawsze w dotychczasowym miejscu. System może być używany na urządzeniach mobilnych i wszelkich innych urządzeniach, posiada adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranów. Możliwość zwiększenia obszaru roboczego lub umożliwienia szybkiego podglądu kart dokumentów

Dostosowanie interfejsu i możliwość pełnej adaptacji do księgi znaku firmy z funkcją indywidualnego dostosowania prezentacji i wyglądu produktu (logo, kolory, czcionki itp.)

Pobieranie modelu grup/roli z systemów zewnętrznych, synchronizacja z LDAP/Active Directory firmy. Konfiguracja macierzy praw dostępu pod kątem struktury organizacyjnej, ról i nomenklatury spraw

Konfiguracja modelu ról, praw dostępu, katalogów itp. w celu wygodnej pracy w systemie

System łączy wszystkie dokumenty firmy w jedną przestrzeń elektroniczną, zapewnia wygodę i efektywność, minimalizuje koszty finansowe poprzez zmniejszenie kosztów pracy personelu, oszczędność na powierzchni biurowej i sprzęcie archiwalnym

System gwarantuje bezpieczne przetwarzanie i niezawodne przechowywanie informacji i dokumentów w chmurze lub na serwerze Twojej organizacji, co pozwoli uniknąć ujawnienia poufnych danych. Bądź pewien, że dostęp do informacji będą mieli tylko pracownicy firmy dzięki możliwości podłączenia dwuskładnikowego uwierzytelniania

Zapewnij użytkownikom stały dostęp do systemu w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. System gwarantuje nieprzerwaną i sprawną pracę każdego organu zarządzającego organizacją i jest idealnym rozwiązaniem dla banków i firm finansowych, dużych przedsiębiorstw, holdingów i agencji rządowych

Znacząco ułatwia organizację pracy i spotkań organów kolegialnych, monitorowanie realizacji, a w konsekwencji ograniczenie ryzyka w realizacji decyzji. Dzięki wygodnej funkcji monitorowania terminów wykonania poleceń, można zapewnić właściwą kontrolę i zwiększyć dyscyplinę wykonawczą

Dzięki standaryzowanym procesom dla wszystkich przepływów pracy można zapomnieć o błędach przy sporządzaniu i utrzymywaniu dokumentów o znaczeniu biznesowym. Ustaw standardowe ścieżki zatwierdzania, pracuj z szablonami standardowych dokumentów, które przeszły przegląd prawny, i zapewnij zgodność z przepisami i wszystkimi zatwierdzonymi procedurami. Zapewnij 100% realizację zadań poprzez kontrolowanie terminów i wykonywanie obowiązków na czas. Upewnij się, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy akceptacji i podpisania

Łatwość konfiguracji produktu pozwala na szybkie wdrożenie go w firmie, dostosowanie do procesów i standardów korporacyjnych oraz opracowanie dodatkowej funkcjonalności. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia, szczegółową dokumentację produktu oraz wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu