CRM dla sprzedaży B2B – w Microsoft 365, gdzie już pracuje Twój zespół

Rodzina softXspace365 dla Microsoft 365 daje menedżerowi sprzedaży jedną kartę klienta: z firmą, kontaktami, wszystkimi szansami sprzedażowymi i listami w jednym miejscu. Oferta handlowa w 15 minut. Automatyczne zadania przy zmianie etapu oraz natychmiastowe utworzenie kanału Teams i folderu SharePoint dla każdej szansy. Weryfikacja firmy w KRS/GUS – jednym kliknięciem.

Pełna historia współpracy z klientem – umowy, faktury, protokoły, wcześniejsze szanse sprzedażowe oraz zgłoszenia do wsparcia. Kalendarz punktów kontrolnych: rocznice, przedłużenia licencji oraz sprzedaż dodatkowych usług. Automatyczne powiadomienia informują o długim braku kontaktu z klientem lub zmianie kluczowej osoby kontaktowej. Osobisty portal klienta do samodzielnej obsługi dokumentów zmniejsza obciążenie menedżera.

Lejek każdego menedżera dostępny na jednym dashboardzie. Cele plan/wykonanie/prognoza w czasie rzeczywistym – bez cotygodniowego raportowania w Excelu. Przeterminowane leady i szanse sprzedażowe eskalują się automatycznie. Analityka lejka sprzedażowego: konwersja etapów, czas trwania szansy sprzedażowej oraz analiza przyczyn utraconych transakcji. Dashboardy Power BI prezentują dane na żywo – bez opóźnień i bez raportów z poprzedniego dnia.

Ważony lejek sprzedażowy oraz przychody cykliczne dostępne dla całej organizacji w jednym miejscu. Prognozy przychodów kwartalnych aktualizowane są na bieżąco. Ranking menedżerów, efektywność sieci partnerskiej. Cały proces handlowy jest widoczny end-to-end – z jasną informacją, gdzie i dlaczego proces został zatrzymany. Jeden dashboard zamiast trzech raportów eksportowanych z różnych działów.

Dane pozostają w Twoim środowisku Microsoft 365 – bez konieczności korzystania z zewnętrznych usług chmurowych. Role i uprawnienia dostępu konfigurują się elastycznie: gotowe role dla typowych scenariuszy oraz możliwość tworzenia własnych modeli uprawnień. Instalacja z Microsoft AppSource zajmuje zaledwie kilka godzin, a konfiguracja procesów, pól i etapów odbywa się bez udziału programisty. Rozwiązanie można łatwo rozszerzać o kolejne moduły rodziny softXspace365 – bez migracji danych i bez zmiany środowiska pracy.

Karta partnera obejmuje poziom współpracy, stawkę prowizji oraz łańcuch referralny. System prezentuje pełną statystykę współpracy: szanse sprzedażowe, obrót, naliczone i wypłacone prowizje. Rozliczenie prowizji odbywa się automatycznie po zamknięciu szansy sprzedażowej – bez ręcznej weryfikacji i dodatkowych obliczeń. Partner ma dostęp do własnych statystyk w osobistym portalu, a Ty zachowujesz pełną kontrolę nad całym programem partnerskim.

Pełna karta kontrahenta obejmuje dane rejestrowe, branżę, status, przypisanego menedżera, wszystkie powiązane kontakty, szanse sprzedażowe oraz dokumenty. System umożliwia automatyczne uzupełnianie danych z rejestrów KRS/GUS – w tym dane rejestrowe, status VAT, rachunki bankowe oraz osoby zarządzające – jednym kliknięciem.

Kontakt może być powiązany jednocześnie z firmą, leadem oraz wieloma szansami sprzedażowymi. Rola kontaktu w procesie decyzyjnym jest odnotowana na karcie, dzięki czemu menedżer wie, jak dalej prowadzić sprzedaż. System zapewnia pełną historię interakcji z każdą osobą kontaktową.

softXspace365.AI-Assistant przygotowuje profil klienta jednym kliknięciem, automatycznie powiązuje przychodzące e-maile z odpowiednią szansą sprzedażową, łączy dokumenty z umowami oraz generuje follow-up po spotkaniu. Działa bezpośrednio w Twoim środowisku Microsoft 365.

Menedżer od razu widzi, z którymi leadami warto pracować w pierwszej kolejności, a które można zamknąć jako nierokujące. System zawiera wstępnie skonfigurowany lejek z typowymi etapami i kryteriami kwalifikacji, gotowy do użycia od razu. Etapy, pola oraz reguły oceny można łatwo dostosować do własnej metodologii sprzedaży.

Ważona prognoza przychodów, liczba dni na etapie oraz przeterminowania – obliczają się automatycznie. System pokazuje, gdzie i dlaczego dana szansa sprzedażowa została zatrzymana. Etapy lejka sprzedażowego, wymagane działania oraz kryteria przejścia można dostosować do własnego procesu sprzedaży.

Przeciąganie kart między etapami, awatary właścicieli oraz do 6 pól na kartę. Jeden komponent dla leadów, szans sprzedażowych i zadań – z możliwością różnej konfiguracji dla każdego scenariusza.

Licencje, subskrypcje i usługi w jednym dokumencie. Obsługa rabatów wolumenowych, stawek usług, podatku VAT oraz rabatów wymagających uzasadnienia. Wersjonowanie dokumentów i śledzenie statusów – od wersji roboczej po akceptację.

Jeden centralny cennik produktów i usług z jednostkami rozliczeniowymi (na użytkownika, za godzinę, cena stała), rabatami wolumenowymi oraz kosztami własnymi do kalkulacji marży. Menedżer nie musi szukać aktualnej wersji cennika – obowiązuje jedno źródło danych, zawsze dostępne w systemie.

Szablon + dane z CRM = gotowa oferta w kilka minut. System automatycznie generuje dokument, konwertuje go do PDF, zapisuje w SharePoint i umożliwia wysłanie do klienta – bezpośrednio z karty szansy sprzedażowej, jednym kliknięciem.

Zatwierdzanie bezpośrednio w Microsoft Teams lub Outlook – bez przełączania między systemami. Pełna historia decyzji obejmuje informację, kto, kiedy i z jakim komentarzem zaakceptował lub odrzucił wniosek. Rabaty przekraczające określony próg są automatycznie kierowane do przełożonego – bez dodatkowej korespondencji i ręcznego przypominania.

Wielopoziomowy system prowizji z obsługą łańcuchów referralnych. Partner jest przypisany do szansy sprzedażowej, a prowizja obliczana automatycznie po jej pomyślnym zamknięciu. Poziomy partnerów, stawki prowizji, reguły obliczania – dostosowane do własnego modelu partnerskiego.

Przy zmianie etapu system automatycznie generuje listę kontrolną zadań z terminami i przypisanymi osobami odpowiedzialnymi. Szablony konfigurowane bez udziału programisty. Menedżer nie przeoczy żadnego kluczowego kroku – np. przygotowania umowy przed etapem podpisania.

Metryki obejmują przychody, liczbę szans sprzedażowych oraz pozyskanie nowych klientów. Hierarchia: firma → zespół → menedżer. Postęp jest automatycznie przeliczany codziennie. System pokazuje, kto realizuje plan, a kto od niego odstaje – bez konieczności cotygodniowych spotkań statusowych.

Lejek sprzedażowy, konwersja etapów, prognozy oraz aktywności zespołu – wstępnie skonfigurowane dashboardy dostępne od pierwszego dnia. Nie ma potrzeby czekania na analityka BI – wszystko działa od razu po uruchomieniu systemu.

Sześć gotowych widoków analitycznych z bezpośrednim dostępem do danych: lejek sprzedażowy, cele, efektywność zespołu oraz wyniki sieci partnerskiej. Bez eksportów i bez ręcznych procesów ETL – raporty pokazują aktualny stan danych w czasie rzeczywistym.

Kanał Microsoft Teams jest automatycznie tworzony po pojawieniu się nowego klienta lub szansy sprzedażowej. Dokumenty są przechowywane w Twoim SharePoint i dostępne bezpośrednio z karty CRM – bez przełączania systemów. Rozmowy, pliki i dane szansy sprzedażowej znajdują się w jednej, spójnej przestrzeni roboczej.

Wszystkie interakcje – rozmowy, e-maile, spotkania i notatki – w jednym widoku Timeline. AI automatycznie łączy przychodzące wiadomości z Outlooka z właściwą firmą lub szansą sprzedażową, zapewniając pełny kontekst relacji w jednym miejscu.

Wstępnie skonfigurowane role „out of the box” dla typowych scenariuszy zespołów B2B. Elastyczna konfiguracja pozwala dopasować system do dowolnej struktury organizacyjnej – od dostępu do poszczególnych rekordów po widoczność wybranych pól. Logowanie jednokrotne realizowane jest przez Microsoft Entra ID.

Administratorzy konfigurują słowniki, szablony zadań, pola, statusy i ścieżki – bez konieczności pisania kodu. Dostosowanie systemu do terminologii i reguł Twojej firmy możliwe jest w ciągu godzin, a nie tygodni.

Cztery języki dostępne od razu: ukraiński, angielski, polski, niemiecki. Każdy użytkownik może wybrać preferowany język interfejsu, co ułatwia pracę międzynarodowym zespołom oraz sieciom partnerskim.

Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Word, Excel, Power BI – natywne środowisko pracy. Kanały Microsoft Teams dla szans sprzedażowych tworzone są automatycznie. Dokumenty przechowywane są w Twoim SharePoint. Analityka w Power BI opiera się na bezpośrednim dostępie do danych.

Contract – pełny cykl zarządzania umowami, Procurement – obsługa procesów zakupowych, ClientPortal – portal samoobsługowy dla kontrahentów, HR – obieg dokumentów kadrowych, Archive – długoterminowe przechowywanie i archiwizacja danych.

Integracja z Autenti, Certum, mSzafir, DocuSign oraz Adobe Acrobat Sign – zgodnie z eIDAS. Podpisywanie dokumentów odbywa się bezpośrednio z karty szansy sprzedażowej, bez konieczności przechodzenia do zewnętrznych systemów. Każda operacja jest objęta weryfikacją kryptograficzną oraz pełnym dziennikiem audytowym.

Gotowość na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz e-Doręczeniami do formalnej korespondencji – pełna zgodność z wymogami prawnymi w Polsce od 2026. Przychodzące faktury, protokoły i zamówienia trafiają bezpośrednio do systemu i są automatycznie kierowane do odpowiednich ścieżek zatwierdzania.

Połączenia realizowane bezpośrednio w Microsoft Teams Phone – również z integracją dostawców VoIP. Wykonywanie połączeń z karty klienta jednym kliknięciem, automatyczna identyfikacja przychodzącego numeru oraz zapis rozmów w osi czasu (Timeline).

Standardowe konektory do SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Comarch ERP, Symfonia oraz enova365. CRM pozostaje głównym systemem ewidencji sprzedaży, a dane są automatycznie synchronizowane z systemami księgowymi. 50+ gotowych konektorów integracyjnych.

Formularze, landing page i kampanie reklamowe. Przychodzące leady trafiają bezpośrednio do CRM wraz z pełnym źródłem pozyskania (UTM, kampania, formularz). Integracja z platformami e-mail oraz LinkedIn Sales Navigator. Zespół marketingu ma pełną widoczność tego, co dzieje się z leadami po przekazaniu do sprzedaży.

REST, SOAP i CMIS API umożliwiają głębokie integracje z systemami zewnętrznymi. Webhooki pozwalają na obsługę zdarzeń i wyzwalanie procesów w innych systemach. Wszystko, co dostępne w interfejsie, jest również dostępne przez API – co umożliwia pełną automatyzację procesów.

Dziś w wielu zespołach: leady w Excelu, e-maile w Outlooku, zadania w Microsoft Teams, a oferty w plikach Word przesyłanych w czatach. Przed każdą rozmową menedżer musi zbierać kontekst z pięciu różnych miejsc. softXspace365.CRM łączy to wszystko w jednym miejscu – tam, gdzie zespół już pracuje na co dzień.

softXspace365.AI-Assistant przygotowuje profil klienta przed rozmową, automatycznie powiązuje przychodzące e-maile z odpowiednimi szansami sprzedażowymi, łączy dokumenty oraz generuje follow-upy po spotkaniach. Oszczędność 30–60 minut dziennie dzięki automatyzacji rutynowych zadań. AI działa w Twoim środowisku Microsoft 365 na Twoich danych – bez ich przekazywania na zewnętrzne systemy.

Menedżerowie często spędzają 2–4 godziny na przygotowaniu oferty handlowej w Excelu. Dzięki konfiguratorowi ofert proces zajmuje około 15 minut: obejmuje rabaty wolumenowe, VAT, rabaty wymagające uzasadnienia oraz generowanie PDF. Klient może otrzymać ofertę jeszcze w trakcie tej samej rozmowy.

softXspace365.CRM automatycznie oblicza prowizje w momencie zamknięcia każdej szansy. Partner ma dostęp do swojej statystyki w osobistym portalu. Bez ręcznych weryfikacji i dodatkowych sprawdzeń.

Każde nowe rozwiązanie SaaS oznacza kolejnego dostawcę, któremu przekazujesz dane klientów – nową umowę DPA, dodatkowe ryzyko i kolejne pytania od działu IT. softXspace365.CRM działa w Twoim środowisku Microsoft 365. Microsoft Entra ID, SharePoint i Microsoft Teams tworzą jedną, spójną infrastrukturę zgodną z RODO.

Z softXspace365 kolejne moduły – Contract, Procurement, HR i ClientPortal – działają w tym samym Microsoft 365. Dane już tam są. Procesy już tam są. Wystarczy rozwijać system wraz z potrzebami organizacji.

Microsoft Teams, Outlook, Word, SharePoint – narzędzia, z których menedżerowie korzystają na co dzień. Brak dodatkowych szkoleń i minimalny opór przy wdrożeniu. Pierwszy lead w systemie – w pierwszym dniu, a nie w pierwszym miesiącu.

Dane klientów są chronione na tym samym poziomie co firmowa poczta: Microsoft Entra ID, MFA, DLP oraz szyfrowanie. Zgodność z ISO 27001, SOC 2, RODO – jest zapewniona w ramach Twojej subskrypcji Microsoft. Nie ma potrzeby osobnego negocjowania warunków bezpieczeństwa z każdym nowym dostawcą.

softXspace365.CRM rozszerza infrastrukturę, którą już posiadasz. Zamiast dwóch dostawców – jeden spójny ekosystem i mniej subskrypcji do zarządzania.

Microsoft Power Platform, Copilot oraz Azure AI – cały ten stack jest już dostępny w Twoim środowisku Microsoft 365.

Przeglądarka, telefon i tablet – pełna funkcjonalność systemu bez konieczności instalowania osobnej aplikacji mobilnej.

430+ milionów użytkowników biznesowych na świecie oraz ponad 90% firm z listy Fortune 500 korzysta z Microsoft 365.