Wyślemy Ci link do prezentacji
softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365
Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.
300+ udanych wdrożeń, 25 lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego — w 25 krajach na całym świecie. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługę klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner. Zgodność z RODO i ISO.
Co to jest Archiwum Cyfrowe?
Rozwiązanie system DMS/EOD i archiwum dostarcza kompletny pakiet funkcji.
Archiwum cyfrowe to elektroniczne repozytorium służące do długoterminowego przechowywania dokumentów w formie cyfrowej. W odróżnieniu od zwykłego folderu sieciowego, archiwum cyfrowe zapewnia strukturę, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Archiwum elektroniczne umożliwia bezpieczne przechowywanie wszystkich typów dokumentów elektronicznych – od umów, przez faktury, po korespondencję biznesową. Elektroniczne archiwum dokumentów zapewnia pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentu.
Czym charakteryzuje się profesjonalne archiwum cyfrowe?
- Struktura i organizacja: Dokumenty są kategoryzowane według ustalonej taksonomii – typ, dział, projekt, data, status. Nie chaos folderów, a uporządkowany system archiwum dokumentów.
- Metadane i wyszukiwanie: Każdy dokument opisany metadanymi umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie. Znajdź dokument po treści, autorze, dacie, słowach kluczowych.
- Kontrola dostępu: Granularne uprawnienia na poziomie dokumentu, folderu, kategorii. Tylko uprawnione osoby widzą poufne dokumenty.
- Wersjonowanie: Pełna historia zmian każdego dokumentu. Możliwość powrotu do dowolnej poprzedniej wersji.
- Retencja i usuwanie: Automatyczne stosowanie polityk przechowywania. Dokumenty usuwane po upływie wymaganego okresu retencji.
softXspace365 dostarcza profesjonalne archiwum cyfrowe zintegrowane z ekosystemem Microsoft 365 – to idealne rozwiązanie dla systemu archiwizacji dokumentów w chmurze.
Archiwum Dokumentów Elektronicznych – Zgodność z Przepisami
Rozwiązanie softXspace365 dostarcza pełen pakiet funkcji dla Microsoft 365.
Archiwum dokumentów elektronicznych musi spełniać szereg wymogów prawnych i technicznych, aby przechowywane dokumenty zachowały moc dowodową i były uznawane przez organy kontrolne.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów wymaga odpowiedniego archiwum elektronicznego spełniającego normy bezpieczeństwa i zgodności prawnej.
Wymogi dla archiwum dokumentów elektronicznych:
- Integralność: Gwarancja, że dokument nie został zmodyfikowany po zarchiwizowaniu. Suma kontrolna, podpis cyfrowy, blockchain.
- Autentyczność: Możliwość potwierdzenia pochodzenia dokumentu – kto go utworzył, kiedy, w jakim kontekście.
- Dostępność: Dokumenty muszą być dostępne przez cały wymagany okres retencji, w czytelnym formacie.
- Poufność: Ochrona przed nieuprawnionym dostępem. Szyfrowanie, kontrola dostępu, audyt operacji.
Zgodność z regulacjami:
- RODO – ochrona danych osobowych
- Ustawa o rachunkowości – przechowywanie dokumentów FK
- Ordynacja podatkowa – dokumentacja podatkowa
- KPA – dokumenty urzędowe
- Regulacje branżowe – specyficzne wymogi sektorowe
softXspace365 zapewnia archiwum dokumentów elektronicznych zgodne z polskimi i unijnymi przepisami.
Dokumenty Elektroniczne – Przechowywanie i Zarządzanie
Dokumenty elektroniczne wymagają profesjonalnego systemu przechowywania zapewniającego bezpieczeństwo, dostępność i zgodność z przepisami.
Typy dokumentów elektronicznych w firmie:
Dokumenty formalne:
- Umowy i kontrakty z podpisem elektronicznym
- Faktury i dokumenty księgowe
- Protokoły i decyzje zarządu
- Pełnomocnictwa i upoważnienia
Dokumenty operacyjne:
- Korespondencja biznesowa
- Zamówienia i zlecenia
- Raporty i analizy
- Dokumentacja projektowa
Dokumenty pracownicze:
- Akta osobowe w formie elektronicznej
- Umowy o pracę
- Zaświadczenia i wnioski
softXspace365 jako archiwum elektroniczne zapewnia bezpieczne przechowywanie wszystkich typów dokumentów elektronicznych w środowisku Microsoft 365.
Elektroniczne Archiwum – Proces Wdrożenia
Elektroniczne archiwum to proces przekształcania dokumentów papierowych i elektronicznych w uporządkowane archiwum cyfrowe.
Oto jak przebiega wdrożenie:
- Krok 1: Inwentaryzacja. Zidentyfikuj wszystkie dokumenty wymagające archiwizacji – papierowe, elektroniczne, w różnych lokalizacjach.
- Krok 2: Klasyfikacja. Określ kategorie dokumentów, okresy retencji, poziomy poufności. Stwórz taksonomię archiwum.
- Krok 3: Digitalizacja (dla dokumentów papierowych). Cyfrowa archiwizacja dokumentów obejmuje skanowanie z OCR, ekstrakcję metadanych, kontrolę jakości. Decyzja o losach oryginałów papierowych.
- Krok 4: Migracja (dla dokumentów elektronicznych). Import dokumentów z różnych źródeł – foldery sieciowe, skrzynki mailowe, inne systemy. Archiwizacja dokumentów firmy w jednym centralnym repozytorium.
- Krok 5: Indeksowanie. Uzupełnienie metadanych, tagowanie, przypisanie do kategorii i polityk retencji.
- Krok 6: Walidacja. Sprawdzenie kompletności, czytelności, poprawności metadanych. Testy wyszukiwania i dostępu.
softXspace365 wspiera wszystkie etapy wdrożenia elektronicznego archiwum z narzędziami do digitalizacji, migracji i automatycznej klasyfikacji.
Archiwizacja Dokumentów w Firmie – Praktyczne Wdrożenie
Skuteczna archiwizacja dokumentów w firmie wymaga systematycznego podejścia i odpowiednich narzędzi. Oto praktyczny przewodnik wdrożenia.
Wyzwania archiwizacji w firmie:
- Rozproszenie dokumentów: Dokumenty w różnych lokalizacjach – dyski lokalne, serwery plików, chmura, skrzynki mailowe.
- Brak struktury: Chaotyczna organizacja folderów, niespójne nazewnictwo, brak metadanych.
- Problemy z wyszukiwaniem: Trudności w znalezieniu dokumentów, duplikaty, nieaktualne wersje.
- Zgodność i audyt: Wyzwania z udowodnieniem zgodności z przepisami i regulacjami branżowymi.
- Audyt stanu obecnego – zmapuj wszystkie źródła dokumentów
- Polityka archiwizacji – zdefiniuj kategorie, retencję, dostęp
- Wybór narzędzia – system archiwum cyfrowe dopasowany do potrzeb
- Plan migracji – strategia przeniesienia istniejących dokumentów
- Wdrożenie pilotażowe – testuj na wybranym dziale
- Rollout – stopniowe wdrożenie w całej organizacji
- Szkolenia – przeszkolenie użytkowników
- Monitoring – ciągłe doskonalenie procesów
System Archiwizacji Dokumentów – Kluczowe Funkcje
Profesjonalny system archiwizacji dokumentów oferuje funkcje wykraczające poza proste przechowywanie plików (softXspace365 łączy wszystkie te funkcje w jednym archiwum cyfrowym zbudowanym na Microsoft 365):
-
Zarządzanie metadanymi
- Definiowane typy dokumentów z dedykowanymi polami
- Automatyczne wyciąganie metadanych (OCR, AI)
- Wyszukiwanie po wszystkich atrybutach
-
Workflow archiwizacji
- Automatyczne kierowanie dokumentów do archiwum
- Zatwierdzanie przed archiwizacją
- Powiadomienia o dokumentach do archiwizacji
-
Polityki retencji
- Konfiguracja okresów przechowywania per typ
- Automatyczne powiadomienia przed upływem retencji
- Bezpieczne usuwanie dokumentów
-
Dostęp i uprawnienia
- Role i grupy użytkowników
- Uprawnienia na poziomie kategorii/dokumentu
- Audyt wszystkich operacji
-
Integracje
- Integracja z Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook)
- API do systemów zewnętrznych (ERP, CRM)
- Łączniki do skanerów i drukarek
System Archiwum Dokumentów – Bezpieczeństwo
System archiwum dokumentów musi zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych. System archiwum dokumentów softXspace365 na platformie Microsoft 365 zapewnia bezpieczeństwo klasy enterprise:
-
Bezpieczeństwo fizyczne
- Centra danych Microsoft Azure z certyfikatami ISO 27001
- Redundancja geograficzna (georeplikacja)
- Zabezpieczenia przed katastrofami naturalnymi
-
Bezpieczeństwo logiczne
- Szyfrowanie danych AES-256 w spoczynku i tranzycie
- Multi-Factor Authentication (MFA)
- Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)
-
Audyt i compliance
- Pełna ścieżka audytu wszystkich operacji
- Raporty zgodności dla audytorów
- Elektroniczne archiwum dokumentów zgodne z RODO
-
Backup i recovery
- Automatyczne kopie zapasowe
- Wersjonowanie dokumentów
- Point-in-time recovery
Archiwum Elektroniczne – Korzyści dla Firmy
Archiwum elektroniczne to fundament nowoczesnego zarządzania dokumentacją w firmie. softXspace365 oferuje kompleksowe archiwum elektroniczne integrujące się z codziennymi narzędziami pracy w Microsoft 365. Korzyści wdrożenia:
-
Oszczędność przestrzeni
Eliminacja fizycznych archiwów papierowych, zwolnienie powierzchni biurowej.
-
Szybki dostęp
Dokumenty dostępne natychmiast z dowolnego miejsca, pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów elektronicznych.
-
Bezpieczeństwo
Kopie zapasowe, szyfrowanie, kontrola dostępu – lepsze niż szafy z dokumentami.
-
Zgodność
Automatyczne polityki retencji, ścieżka audytu, zgodność z RODO i przepisami branżowymi.
-
Ciągłość biznesu
Dokumenty bezpieczne nawet w przypadku katastrof – georeplikacja w chmurze Microsoft Azure.
Zapytaj o integrację
-
Ekologia
Redukcja zużycia papieru, mniejszy ślad węglowy, odpowiedzialny biznes.
-
ROI archiwum elektronicznego
- Oszczędność czasu na wyszukiwaniu: 30-50%
- Redukcja kosztów przechowywania: 60-80%
- Eliminacja duplikatów: 20-40%
- Szybsze audyty: 70%
Archiwum Cyfrowe w Microsoft 365 – Pełna Integracja
softXspace365 wykorzystuje architekturę Microsoft 365, co oznacza natywną integrację bez złożonych wdrożeń. Archiwum cyfrowe softXspace365 to naturalne rozszerzenie Twojego środowiska Microsoft 365, a także profesjonalne archiwum elektroniczne klasy enterprise.
-
Integracja z SharePoint
Archiwum zbudowane na SharePoint – wykorzystujesz istniejącą infrastrukturę, licencje i pojemność. Wszystkie dokumenty elektroniczne w jednym miejscu.
-
Integracja z Teams
Dostęp do archiwum cyfrowego bezpośrednio z Teams. Archiwizacja dokumentów z konwersacji i kanałów.
-
Integracja z Outlook
Archiwizacja e-maili i załączników jednym kliknięciem. Automatyczne reguły archiwizacji korespondencji.
-
Integracja z OneDrive
Synchronizacja dokumentów osobistych z archiwum centralnym. Bezpieczna kopia roboczych dokumentów.
-
Integracja z Power Platform
- Power Automate – automatyzacja archiwizacji dokumentów
- Power Apps – dedykowane formularze i widoki
- Power BI – analityka i raportowanie
-
Bezpieczeństwo Microsoft
- Microsoft Entra ID (Azure AD) – uwierzytelnianie
- Microsoft Purview – ochrona informacji
- Microsoft Defender – ochrona przed zagrożeniami
Powiązane rozwiązania
-
Dokumenty i archiwum
-
Umowy, faktury i podpisy
-
Procesy, projekty i zespół
-
Dokumenty i archiwum
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wdróż Archiwum Cyfrowe z softXspace365
Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak archiwum cyfrowe softXspace365 może usprawnić przechowywanie i zarządzanie dokumentami w Twojej organizacji. Dołącz do firm, które już wdrożyły archiwum cyfrowe z softXspace365!
Co nowego?
-
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
kwiecień, 2026
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Czytaj więcej -
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
luty, 2025
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Czytaj więcej -
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
styczeń, 2025
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Czytaj więcej
