soft Xpansion logo

Меnu

Archiwum Cyfrowe Dokumentów na Microsoft 365

softXspace365 oferuje profesjonalne archiwum cyfrowe zbudowane na platformie Microsoft 365. Przechowuj, zabezpieczaj i zarządzaj dokumentami firmy zgodnie z przepisami – wszystko w bezpiecznej chmurze Microsoft Azure. Archiwum dokumentów klasy enterprise dostępne dla organizacji każdej wielkości.Bezpieczne archiwum elektroniczne dla Twoich dokumentów elektronicznych.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Co to jest Archiwum Cyfrowe?

System Obiegu Dokumentów – Automatyzacja Procesów Biznesowych

Archiwum cyfrowe to elektroniczne repozytorium służące do długoterminowego przechowywania dokumentów w formie cyfrowej. W odróżnieniu od zwykłego folderu sieciowego, archiwum cyfrowe zapewnia strukturę, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. 

Archiwum elektroniczne umożliwia bezpieczne przechowywanie wszystkich typów dokumentów elektronicznych – od umów, przez faktury, po korespondencję biznesową.

Czym charakteryzuje się profesjonalne archiwum cyfrowe?

  • Struktura i organizacja: Dokumenty są kategoryzowane według ustalonej taksonomii – typ, dział, projekt, data, status. Nie chaos folderów, a uporządkowany system archiwum dokumentów.
  • Metadane i wyszukiwanie: Każdy dokument opisany metadanymi umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie. Znajdź dokument po treści, autorze, dacie, słowach kluczowych.
  • Kontrola dostępu: Granularne uprawnienia na poziomie dokumentu, folderu, kategorii. Tylko uprawnione osoby widzą poufne dokumenty.
  • Wersjonowanie: Pełna historia zmian każdego dokumentu. Możliwość powrotu do dowolnej poprzedniej wersji.
  • Retencja i usuwanie: Automatyczne stosowanie polityk przechowywania. Dokumenty usuwane po upływie wymaganego okresu retencji.

softXspace365 dostarcza profesjonalne archiwum cyfrowe zintegrowane z ekosystemem Microsoft 365 – to idealne rozwiązanie dla firm szukających archiwum dokumentów w chmurze oraz systemu archiwizacji dokumentów.

Archiwum Dokumentów Elektronicznych – Zgodność z Przepisami

Podpis Dokumentów PDF i Word

Archiwum dokumentów elektronicznych musi spełniać szereg wymogów prawnych i technicznych, aby przechowywane dokumenty zachowały moc dowodową i były uznawane przez organy kontrolne. 

Profesjonalne zarządzanie dokumentami elektronicznymi wymaga odpowiedniego archiwum elektronicznego spełniającego normy bezpieczeństwa i zgodności.

Wymogi dla archiwum dokumentów elektronicznych:

  • Integralność: Gwarancja, że dokument nie został zmodyfikowany po zarchiwizowaniu. Suma kontrolna, podpis cyfrowy, blockchain.
  • Autentyczność: Możliwość potwierdzenia pochodzenia dokumentu – kto go utworzył, kiedy, w jakim kontekście.
  • Dostępność: Dokumenty muszą być dostępne przez cały wymagany okres retencji, w czytelnym formacie.
  • Poufność: Ochrona przed nieuprawnionym dostępem. Szyfrowanie, kontrola dostępu, audyt operacji.

Zgodność z regulacjami

  • RODO – ochrona danych osobowych
  • Ustawa o rachunkowości – przechowywanie dokumentów FK
  • Ordynacja podatkowa – dokumentacja podatkowa
  • KPA – dokumenty urzędowe
  • Regulacje branżowe – specyficzne wymogi sektorowe

softXspace365 zapewnia archiwum dokumentów elektronicznych zgodne z polskimi i unijnymi przepisami.

Elektroniczne Archiwum – Proces Wdrożenia

Cyfrowy Obieg Dokumentów – Od Papieru do Chmury

Elektroniczne archiwum to proces przekształcania dokumentów papierowych i elektronicznych w uporządkowane archiwum cyfrowe. Oto jak przebiega wdrożenie: 

  • Krok 1: Inwentaryzacja. Zidentyfikuj wszystkie dokumenty wymagające archiwizacji – papierowe, elektroniczne, w różnych lokalizacjach.
  • Krok 2: Klasyfikacja. Określ kategorie dokumentów, okresy retencji, poziomy poufności. Stwórz taksonomię archiwum.
  • Krok 3: Digitalizacja (dla dokumentów papierowych). Cyfrowa archiwizacja dokumentów obejmuje skanowanie z OCR, ekstrakcję metadanych, kontrolę jakości. Decyzja o losach oryginałów papierowych.
  • Krok 4: Migracja (dla dokumentów elektronicznych). Import dokumentów z różnych źródeł – foldery sieciowe, skrzynki mailowe, inne systemy.
  • Krok 5: Indeksowanie. Uzupełnienie metadanych, tagowanie, przypisanie do kategorii i polityk retencji.
  • Krok 6: Walidacja. Sprawdzenie kompletności, czytelności, poprawności metadanych. Testy wyszukiwania i dostępu.

softXspace365 wspiera wszystkie etapy wdrożenia elektronicznego archiwum z narzędziami do digitalizacji, migracji i automatycznej klasyfikacji.

Dokumenty Elektroniczne – Przechowywanie i Zarządzanie

Obieg Dokumentów w Firmie

Dokumenty elektroniczne wymagają profesjonalnego systemu przechowywania zapewniającego bezpieczeństwo, dostępność i zgodność z przepisami.

Typy dokumentów elektronicznych w firmie: 

Dokumenty formalne:

  • Umowy i kontrakty z podpisem elektronicznym
  • Faktury i dokumenty księgowe
  • Protokoły i decyzje zarządu
  • Pełnomocnictwa i upoważnienia

Dokumenty operacyjne:

  • Korespondencja biznesowa
  • Zamówienia i zlecenia
  • Raporty i analizy
  • Dokumentacja projektowa

Dokumenty pracownicze:

  • Akta osobowe w formie elektronicznej
  • Umowy o pracę
  • Zaświadczenia i wnioski

softXspace365 jako archiwum elektroniczne zapewnia bezpieczne przechowywanie wszystkich typów dokumentów elektronicznych w środowisku Microsoft 365.

Archiwizacja Dokumentów w Firmie – Praktyczne Wdrożenie

Skuteczna archiwizacja dokumentów w firmie wymaga systematycznego podejścia i odpowiednich narzędzi. Oto praktyczny przewodnik wdrożenia.

Wyzwania archiwizacji w firmie:

  • Rozproszenie dokumentów: Dokumenty w różnych lokalizacjach – dyski lokalne, serwery plików, chmura, skrzynki mailowe.
  • Brak struktury: Chaotyczna organizacja folderów, niespójne nazewnictwo, brak metadanych.
  • Problemy z wyszukiwaniem: Trudności w znalezieniu dokumentów, duplikaty, nieaktualne wersje.
  • Zgodność i audyt: Wyzwania z udowodnieniem zgodności z przepisami i regulacjami branżowymi.

Jak wdrożyć archiwizację dokumentów w firmie:
1. Audyt stanu obecnego – zmapuj wszystkie źródła dokumentów
2. Polityka archiwizacji – zdefiniuj kategorie, retencję, dostęp
3. Wybór narzędzia – system archiwum cyfrowe dopasowany do potrzeb
4. Plan migracji – strategia przeniesienia istniejących dokumentów
5. Wdrożenie pilotażowe – testuj na wybranym dziale
6. Rollout – stopniowe wdrożenie w całej organizacji
7. Szkolenia – przeszkolenie użytkowników
8. Monitoring – ciągłe doskonalenie procesów

System archiwizacji dokumentów softXspace365 wspiera każdy etap wdrożenia archiwizacji dokumentów w firmie.

System Archiwum Dokumentów – Kluczowe Funkcje

System Workflow – Automatyzacja Przepływu Dokumentów

Profesjonalny system archiwum dokumentów oferuje funkcje wykraczające poza proste przechowywanie plików:

Zarządzanie metadanymi:

  • Definiowane typy dokumentów z dedykowanymi polami
  • Automatyczne wyciąganie metadanych (OCR, AI)
  • Wyszukiwanie po wszystkich atrybutach

Workflow archiwizacji:

  • Automatyczne kierowanie dokumentów do archiwum
  • Zatwierdzanie przed archiwizacją
  • Powiadomienia o dokumentach do archiwizacji

Polityki retencji:

  • Konfiguracja okresów przechowywania per typ
  • Automatyczne powiadomienia przed upływem retencji
  • Bezpieczne usuwanie dokumentów

Dostęp i uprawnienia:

  • Role i grupy użytkowników
  • Uprawnienia na poziomie kategorii/dokumentu
  • Audyt wszystkich operacji

Integracje:

  • Integracja z Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook)
  • API do systemów zewnętrznych (ERP, CRM)
  • Łączniki do skanerów i drukarek

softXspace365 łączy wszystkie te funkcje w jednym archiwum cyfrowym zbudowanym na Microsoft 365.

Archiwum Elektroniczne – Korzyści dla Firmy

Archiwum elektroniczne to fundament nowoczesnego zarządzania dokumentacją w firmie. Korzyści wdrożenia:

  • Oszczędność przestrzeni: Eliminacja fizycznych archiwów papierowych, zwolnienie powierzchni biurowej.
  • Szybki dostęp: Dokumenty dostępne natychmiast z dowolnego miejsca, pełnotekstowe wyszukiwanie.
  • Bezpieczeństwo: Kopie zapasowe, szyfrowanie, kontrola dostępu – lepsze niż szafy z dokumentami.
  • Zgodność: Automatyczne polityki retencji, ścieżka audytu, zgodność z RODO i przepisami branżowymi.
  • Ciągłość biznesu: Dokumenty bezpieczne nawet w przypadku katastrof – georeplikacja w chmurze Microsoft Azure.
  • Ekologia: Redukcja zużycia papieru, mniejszy ślad węglowy, odpowiedzialny biznes.

softXspace365 oferuje kompleksowe archiwum elektroniczne integrujące się z codziennymi narzędziami pracy w Microsoft 365.

Archiwum Cyfrowe w Microsoft 365 – Pełna Integracja

softXspace365 wykorzystuje architekturę Microsoft 365, co oznacza natywną integrację bez złożonych wdrożeń.

  • Integracja z SharePoint: Archiwum zbudowane na SharePoint – wykorzystujesz istniejącą infrastrukturę, licencje i pojemność. Wszystkie dokumenty elektroniczne w jednym miejscu.
  • Integracja z Teams: Dostęp do archiwum cyfrowego bezpośrednio z Teams. Archiwizacja dokumentów z konwersacji i kanałów.
  • Integracja z Outlook: Archiwizacja e-maili i załączników jednym kliknięciem. Automatyczne reguły archiwizacji korespondencji.
  • Integracja z OneDrive: Synchronizacja dokumentów osobistych z archiwum centralnym. Bezpieczna kopia roboczych dokumentów.

Bezpieczeństwo Microsoft:

  • Microsoft Entra ID (Azure AD) – uwierzytelnianie
  • Microsoft Purview – ochrona informacji
  • Microsoft Defender – ochrona przed zagrożeniami

Archiwum cyfrowe softXspace365 to naturalne rozszerzenie Twojego środowiska Microsoft 365, a także profesjonalne archiwum elektroniczne klasy enterprise.

Najczęściej Zadawane Pytania

Archiwum cyfrowe to elektroniczne repozytorium do długoterminowego przechowywania dokumentów. Profesjonalne archiwum cyfrowe zapewnia:

  • Strukturę i kategoryzację dokumentów 
  • Metadane i pełnotekstowe wyszukiwanie
  • Kontrolę dostępu i uprawnienia
  • Wersjonowanie i historię zmian
  • Automatyczne polityki retencji
  • Zgodność z przepisami (RODO, ustawa o rachunkowości)

softXspace365 oferuje archiwum cyfrowe zintegrowane z Microsoft 365 – archiwum dokumentów dostępne z Teams, SharePoint i Outlook.

Skuteczna archiwizacja dokumentów w firmie wymaga systematycznego podejścia:

  • Audyt – zidentyfikuj dokumenty do archiwizacji
  • Polityka – zdefiniuj kategorie, retencję, dostęp
  • System – wybierz archiwum cyfrowe dopasowane do potrzeb
  • Migracja – przenieś istniejące dokumenty
  • Procesy – wdróż bieżącą archiwizację
  • Szkolenia – przeszkol użytkowników
  • Monitoring – regularnie weryfikuj zgodność

Warto również wdrożyć system archiwizacji dokumentów zapewniający automatyzację i zgodność z przepisami.

softXspace365 wspiera cały proces archiwizacji dokumentów w firmie – od migracji, przez zarządzanie, po raportowanie.

Koszt archiwum cyfrowego zależy od modelu i skali: 

  • Model SaaS (chmura): Miesięczna opłata per użytkownik lub per GB.
  • softXspace365 – przewaga kosztowa: Korzystasz z istniejących licencji Microsoft 365, co znacząco obniża TCO. Opłata za softXspace365 to subskrypcja per użytkownik.

Brak dodatkowych opłat za:

  • Pojemność (w ramach limitów Microsoft 365)
  • Aktualizacje i nowe funkcje
  • Podstawowe wsparcie

Skontaktuj się po bezpłatną wycenę archiwum cyfrowego dopasowanego do potrzeb Twojej organizacji.

Profesjonalne archiwum cyfrowe w chmurze jest zazwyczaj bezpieczniejsze niż lokalne przechowywanie:

Bezpieczeństwo softXspace365:

  • Centra danych Microsoft Azure z certyfikatami ISO 27001
  • Szyfrowanie danych AES-256
  • Georeplikacja między regionami
  • SLA na poziomie 99,9%+
  • Zgodność z RODO

Archiwum elektroniczne softXspace365 na platformie Microsoft Azure spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa enterprise dla dokumentów elektronicznych.

Wdróż Archiwum Cyfrowe z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak archiwum cyfrowe softXspace365 może usprawnić przechowywanie i zarządzanie dokumentami w Twojej organizacji. Dołącz do firm, które już wdrożyły archiwum cyfrowe z softXspace365!

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami