soft Xpansion logo

Меnu

Archiwum Cyfrowe Dokumentów w Microsoft 365

softXspace365 oferuje profesjonalne archiwum cyfrowe zbudowane na platformie Microsoft 365. Przechowuj, zabezpieczaj i zarządzaj dokumentami elektronicznymi zgodnie z przepisami – wszystko w bezpiecznej chmurze Microsoft Azure. Archiwum dokumentów klasy enterprise dostępne dla organizacji każdej wielkości. Bezpieczne archiwum elektroniczne dla wszystkich typów dokumentów biznesowych. Cyfrowa archiwizacja dokumentów bez skomplikowanych wdrożeń – natywna integracja z Teams, SharePoint i Outlook.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Co to jest Archiwum Cyfrowe?

Co to jest Archiwum Cyfrowe?

Archiwum cyfrowe to elektroniczne repozytorium służące do długoterminowego przechowywania dokumentów w formie cyfrowej. W odróżnieniu od zwykłego folderu sieciowego, archiwum cyfrowe zapewnia strukturę, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Archiwum elektroniczne umożliwia bezpieczne przechowywanie wszystkich typów dokumentów elektronicznych – od umów, przez faktury, po korespondencję biznesową. Elektroniczne archiwum dokumentów zapewnia pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentu.

Czym charakteryzuje się profesjonalne archiwum cyfrowe?

  • Struktura i organizacja: Dokumenty są kategoryzowane według ustalonej taksonomii – typ, dział, projekt, data, status. Nie chaos folderów, a uporządkowany system archiwum dokumentów.
  • Metadane i wyszukiwanie: Każdy dokument opisany metadanymi umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie. Znajdź dokument po treści, autorze, dacie, słowach kluczowych.
  • Kontrola dostępu: Granularne uprawnienia na poziomie dokumentu, folderu, kategorii. Tylko uprawnione osoby widzą poufne dokumenty.
  • Wersjonowanie: Pełna historia zmian każdego dokumentu. Możliwość powrotu do dowolnej poprzedniej wersji.
  • Retencja i usuwanie: Automatyczne stosowanie polityk przechowywania. Dokumenty usuwane po upływie wymaganego okresu retencji.

softXspace365 dostarcza profesjonalne archiwum cyfrowe zintegrowane z ekosystemem Microsoft 365 – to idealne rozwiązanie dla systemu archiwizacji dokumentów w chmurze.

Archiwum Dokumentów Elektronicznych – Zgodność z Przepisami

Archiwum Dokumentów Elektronicznych – Zgodność z Przepisami

Archiwum dokumentów elektronicznych musi spełniać szereg wymogów prawnych i technicznych, aby przechowywane dokumenty zachowały moc dowodową i były uznawane przez organy kontrolne.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów wymaga odpowiedniego archiwum elektronicznego spełniającego normy bezpieczeństwa i zgodności prawnej.

Wymogi dla archiwum dokumentów elektronicznych:

  • Integralność: Gwarancja, że dokument nie został zmodyfikowany po zarchiwizowaniu. Suma kontrolna, podpis cyfrowy, blockchain.
  • Autentyczność: Możliwość potwierdzenia pochodzenia dokumentu – kto go utworzył, kiedy, w jakim kontekście.
  • Dostępność: Dokumenty muszą być dostępne przez cały wymagany okres retencji, w czytelnym formacie.
  • Poufność: Ochrona przed nieuprawnionym dostępem. Szyfrowanie, kontrola dostępu, audyt operacji.

Zgodność z regulacjami:

  • RODO – ochrona danych osobowych
  • Ustawa o rachunkowości – przechowywanie dokumentów FK
  • Ordynacja podatkowa – dokumentacja podatkowa
  • KPA – dokumenty urzędowe
  • Regulacje branżowe – specyficzne wymogi sektorowe

softXspace365 zapewnia archiwum dokumentów elektronicznych zgodne z polskimi i unijnymi przepisami.

Dokumenty Elektroniczne – Przechowywanie i Zarządzanie

Dokumenty Elektroniczne – Przechowywanie i Zarządzanie

Dokumenty elektroniczne wymagają profesjonalnego systemu przechowywania zapewniającego bezpieczeństwo, dostępność i zgodność z przepisami.

Typy dokumentów elektronicznych w firmie:

Dokumenty formalne:

  • Umowy i kontrakty z podpisem elektronicznym
  • Faktury i dokumenty księgowe
  • Protokoły i decyzje zarządu
  • Pełnomocnictwa i upoważnienia

Dokumenty operacyjne:

  • Korespondencja biznesowa
  • Zamówienia i zlecenia
  • Raporty i analizy
  • Dokumentacja projektowa

Dokumenty pracownicze:

  • Akta osobowe w formie elektronicznej
  • Umowy o pracę
  • Zaświadczenia i wnioski

softXspace365 jako archiwum elektroniczne zapewnia bezpieczne przechowywanie wszystkich typów dokumentów elektronicznych w środowisku Microsoft 365.

Elektroniczne Archiwum – Proces Wdrożenia

Elektroniczne Archiwum – Proces Wdrożenia

Elektroniczne archiwum to proces przekształcania dokumentów papierowych i elektronicznych w uporządkowane archiwum cyfrowe.

Oto jak przebiega wdrożenie:

  • Krok 1: Inwentaryzacja. Zidentyfikuj wszystkie dokumenty wymagające archiwizacji – papierowe, elektroniczne, w różnych lokalizacjach.
  • Krok 2: Klasyfikacja. Określ kategorie dokumentów, okresy retencji, poziomy poufności. Stwórz taksonomię archiwum.
  • Krok 3: Digitalizacja (dla dokumentów papierowych). Cyfrowa archiwizacja dokumentów obejmuje skanowanie z OCR, ekstrakcję metadanych, kontrolę jakości. Decyzja o losach oryginałów papierowych.
  • Krok 4: Migracja (dla dokumentów elektronicznych). Import dokumentów z różnych źródeł – foldery sieciowe, skrzynki mailowe, inne systemy. Archiwizacja dokumentów firmy w jednym centralnym repozytorium.
  • Krok 5: Indeksowanie. Uzupełnienie metadanych, tagowanie, przypisanie do kategorii i polityk retencji.
  • Krok 6: Walidacja. Sprawdzenie kompletności, czytelności, poprawności metadanych. Testy wyszukiwania i dostępu.

softXspace365 wspiera wszystkie etapy wdrożenia elektronicznego archiwum z narzędziami do digitalizacji, migracji i automatycznej klasyfikacji.

Archiwizacja Dokumentów w Firmie – Praktyczne Wdrożenie

Archiwizacja Dokumentów w Firmie – Praktyczne Wdrożenie

Skuteczna archiwizacja dokumentów w firmie wymaga systematycznego podejścia i odpowiednich narzędzi. Oto praktyczny przewodnik wdrożenia.

Wyzwania archiwizacji w firmie:

  • Rozproszenie dokumentów: Dokumenty w różnych lokalizacjach – dyski lokalne, serwery plików, chmura, skrzynki mailowe.
  • Brak struktury: Chaotyczna organizacja folderów, niespójne nazewnictwo, brak metadanych.
  • Problemy z wyszukiwaniem: Trudności w znalezieniu dokumentów, duplikaty, nieaktualne wersje.
  • Zgodność i audyt: Wyzwania z udowodnieniem zgodności z przepisami i regulacjami branżowymi.
Jak wdrożyć archiwizację dokumentów w firmie:
  1. Audyt stanu obecnego – zmapuj wszystkie źródła dokumentów
  2. Polityka archiwizacji – zdefiniuj kategorie, retencję, dostęp
  3. Wybór narzędzia – system archiwum cyfrowe dopasowany do potrzeb
  4. Plan migracji – strategia przeniesienia istniejących dokumentów
  5. Wdrożenie pilotażowe – testuj na wybranym dziale
  6. Rollout – stopniowe wdrożenie w całej organizacji
  7. Szkolenia – przeszkolenie użytkowników
  8. Monitoring – ciągłe doskonalenie procesów
System archiwizacji dokumentów softXspace365 wspiera każdy etap wdrożenia. Archiwizacja dokumentów z softXspace365 to gwarancja zgodności i efektywności.

System Archiwizacji Dokumentów – Kluczowe Funkcje

Profesjonalny system archiwizacji dokumentów oferuje funkcje wykraczające poza proste przechowywanie plików (softXspace365 łączy wszystkie te funkcje w jednym archiwum cyfrowym zbudowanym na Microsoft 365):

  • Zarządzanie metadanymi

    • Definiowane typy dokumentów z dedykowanymi polami
    • Automatyczne wyciąganie metadanych (OCR, AI)
    • Wyszukiwanie po wszystkich atrybutach

  • Workflow archiwizacji

    • Automatyczne kierowanie dokumentów do archiwum
    • Zatwierdzanie przed archiwizacją
    • Powiadomienia o dokumentach do archiwizacji

  • Polityki retencji

    • Konfiguracja okresów przechowywania per typ
    • Automatyczne powiadomienia przed upływem retencji
    • Bezpieczne usuwanie dokumentów

  • Dostęp i uprawnienia

    • Role i grupy użytkowników
    • Uprawnienia na poziomie kategorii/dokumentu
    • Audyt wszystkich operacji

  • Integracje

    • Integracja z Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook)
    • API do systemów zewnętrznych (ERP, CRM)
    • Łączniki do skanerów i drukarek

System Archiwum Dokumentów – Bezpieczeństwo

System archiwum dokumentów musi zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych. System archiwum dokumentów softXspace365 na platformie Microsoft 365 zapewnia bezpieczeństwo klasy enterprise:

  • Bezpieczeństwo fizyczne

    • Centra danych Microsoft Azure z certyfikatami ISO 27001
    • Redundancja geograficzna (georeplikacja)
    • Zabezpieczenia przed katastrofami naturalnymi

  • Bezpieczeństwo logiczne

    • Szyfrowanie danych AES-256 w spoczynku i tranzycie
    • Multi-Factor Authentication (MFA)
    • Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)

  • Audyt i compliance

    • Pełna ścieżka audytu wszystkich operacji
    • Raporty zgodności dla audytorów
    • Elektroniczne archiwum dokumentów zgodne z RODO

  • Backup i recovery

    • Automatyczne kopie zapasowe
    • Wersjonowanie dokumentów
    • Point-in-time recovery

Archiwum Elektroniczne – Korzyści dla Firmy

Archiwum elektroniczne to fundament nowoczesnego zarządzania dokumentacją w firmie. softXspace365 oferuje kompleksowe archiwum elektroniczne integrujące się z codziennymi narzędziami pracy w Microsoft 365. Korzyści wdrożenia:

  • Oszczędność przestrzeni

    Eliminacja fizycznych archiwów papierowych, zwolnienie powierzchni biurowej.

  • Szybki dostęp

    Dokumenty dostępne natychmiast z dowolnego miejsca, pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów elektronicznych.

  • Bezpieczeństwo

    Kopie zapasowe, szyfrowanie, kontrola dostępu – lepsze niż szafy z dokumentami.

  • Zgodność

    Automatyczne polityki retencji, ścieżka audytu, zgodność z RODO i przepisami branżowymi.

  • Ciągłość biznesu

    Dokumenty bezpieczne nawet w przypadku katastrof – georeplikacja w chmurze Microsoft Azure.

    Zapytaj o integrację

  • Ekologia

    Redukcja zużycia papieru, mniejszy ślad węglowy, odpowiedzialny biznes.

  • ROI archiwum elektronicznego

    • Oszczędność czasu na wyszukiwaniu: 30-50%
    • Redukcja kosztów przechowywania: 60-80%
    • Eliminacja duplikatów: 20-40%
    • Szybsze audyty: 70%

Archiwum Cyfrowe w Microsoft 365 – Pełna Integracja

softXspace365 wykorzystuje architekturę Microsoft 365, co oznacza natywną integrację bez złożonych wdrożeń. Archiwum cyfrowe softXspace365 to naturalne rozszerzenie Twojego środowiska Microsoft 365, a także profesjonalne archiwum elektroniczne klasy enterprise.

  • Integracja z SharePoint

    Archiwum zbudowane na SharePoint – wykorzystujesz istniejącą infrastrukturę, licencje i pojemność. Wszystkie dokumenty elektroniczne w jednym miejscu.

  • Integracja z Teams

    Dostęp do archiwum cyfrowego bezpośrednio z Teams. Archiwizacja dokumentów z konwersacji i kanałów.

  • Integracja z Outlook

    Archiwizacja e-maili i załączników jednym kliknięciem. Automatyczne reguły archiwizacji korespondencji.

  • Integracja z OneDrive

    Synchronizacja dokumentów osobistych z archiwum centralnym. Bezpieczna kopia roboczych dokumentów.

  • Integracja z Power Platform

    • Power Automate – automatyzacja archiwizacji dokumentów
    • Power Apps – dedykowane formularze i widoki 
    • Power BI – analityka i raportowanie

  • Bezpieczeństwo Microsoft

    • Microsoft Entra ID (Azure AD) – uwierzytelnianie
    • Microsoft Purview – ochrona informacji
    • Microsoft Defender – ochrona przed zagrożeniami

Najczęściej Zadawane Pytania

Archiwum cyfrowe to elektroniczne repozytorium do długoterminowego przechowywania dokumentów. Profesjonalne archiwum cyfrowe zapewnia:

  • Strukturę i kategoryzację dokumentów
  • Metadane i pełnotekstowe wyszukiwanie
  • Kontrolę dostępu i uprawnienia
  • Wersjonowanie i historię zmian
  • Automatyczne polityki retencji
  • Zgodność z przepisami (RODO, ustawa o rachunkowości)
softXspace365 oferuje archiwum cyfrowe zintegrowane z Microsoft 365 – archiwum dokumentów dostępne z Teams, SharePoint i Outlook.

Skuteczna archiwizacja dokumentów w firmie wymaga systematycznego podejścia:

  1. Audyt – zidentyfikuj dokumenty do archiwizacji
  2. Polityka – zdefiniuj kategorie, retencję, dostęp
  3. System – wybierz archiwum cyfrowe dopasowane do potrzeb
  4. Migracja – przenieś istniejące dokumenty
  5. Procesy – wdróż bieżącą archiwizację
  6. Szkolenia – przeszkol użytkowników
  7. Monitoring – regularnie weryfikuj zgodność
Warto wdrożyć system archiwizacji dokumentów zapewniający automatyzację i zgodność z przepisami.

softXspace365 wspiera cały proces archiwizacji dokumentów w firmie – od migracji, przez zarządzanie, po raportowanie.

Koszt archiwum cyfrowego zależy od modelu i skali:
- Model SaaS (chmura): Miesięczna opłata per użytkownik lub per GB.
- softXspace365 – przewaga kosztowa: Korzystasz z istniejących licencji Microsoft 365, co znacząco obniża TCO. Opłata za softXspace365 to subskrypcja per użytkownik.

Brak dodatkowych opłat za:

  • Pojemność (w ramach limitów Microsoft 365)
  • Aktualizacje i nowe funkcje
  • Podstawowe wsparcie
Typowy ROI: 6-12 miesięcy.

Oszczędności: 60-80% vs rozwiązania standalone.

Skontaktuj się po bezpłatną wycenę archiwum cyfrowego dopasowanego do potrzeb Twojej organizacji.

Profesjonalne archiwum cyfrowe w chmurze jest zazwyczaj
bezpieczniejsze niż lokalne przechowywanie:

  • Bezpieczeństwo softXspace365:
  • Centra danych Microsoft Azure z certyfikatami ISO 27001
  • Szyfrowanie danych AES-256
  • Georeplikacja między regionami
  • SLA na poziomie 99,9%+
  • Zgodność z RODO
Archiwum elektroniczne softXspace365 na platformie
Microsoft Azure spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa
enterprise dla dokumentów elektronicznych.

Dodatkowe zabezpieczenia:

  • Multi-Factor Authentication
  • Kontrola dostępu oparta na rolach
  • Pełna ścieżka audytu
  • Automatyczne kopie zapasowe

Wdróż Archiwum Cyfrowe z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak archiwum cyfrowe softXspace365 może usprawnić przechowywanie i zarządzanie dokumentami w Twojej organizacji. Dołącz do firm, które już wdrożyły archiwum cyfrowe z softXspace365!

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami