System do zarządzania zadaniami zespołu w firmie
Zadania giną w mailach i czatach, terminów pilnuje pamięć kierownika, a o status trzeba dopytywać. System do zarządzania zadaniami zespołu daje każdemu zadaniu właściciela i termin: pracownik widzi swoje zadania na jednym pulpicie według terminu, statusu i priorytetu, a kierownik widzi całość bez raportów. Zadania powstają z dokumentów, akceptacji i wniosków, przypomnienia przychodzą same, a zaległe widać od razu. Małe i średnie firmy prowadzą zarządzanie zadaniami w Microsoft 365, w Teams i Outlooku obok Planner i To Do. Duże organizacje, banki i administracja wybierają platformę softXspace.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest Zarządzanie Zadaniami w Firmie?
Zarządzanie zadaniami (zarzadzanie zadaniami bez diakrytyków) to proces planowania, przypisywania, śledzenia i raportowania zadań pracowników i zespołów. W nowoczesnej firmie zarządzanie zadaniami zespołu odbywa się cyfrowo – w aplikacji, która integruje się z pocztą, kalendarzem, dokumentami i komunikacją zespołową.
system zarządzania zadaniami w Microsoft 365 wykorzystuje natywne narzędzia Microsoft 365 (Planner, To Do, Tasks, Power Automate) i rozszerza je o workflow akceptacji, generowanie raportów PDF, integracje z ERP/CRM oraz dashboardy Power BI. System do zarządzania zadaniami działa w Teams – tam gdzie pracownicy już spędzają czas – bez potrzeby instalacji osobnego software.
Aplikacja do Zarządzania Zadaniami
Aplikacja do zarządzania zadaniami w Microsoft 365 obejmuje trzy powiązane narzędzia: Microsoft Planner (tablice Kanban dla zespołów), Microsoft To Do (osobista lista zadań), Planner w Teams (widok łączony, do marca 2024 „Tasks by Planner and To Do”). Wszystkie zsynchronizowane – zadanie utworzone w Planner jest widoczne w To Do, Outlook i Teams mobile.
Task Microsoft integruje się z kalendarzem Outlook (zadanie z datą = event), z dokumentami SharePoint (attachment), z Power Automate (trigger workflow na zmianę statusu). Dla projektów wymagających zaawansowanego zarządzania (harmonogram Gantt, zależności, resource management) – patrz zarządzanie projektami z planami premium w Planner (Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 i 5).
Aplikacje Microsoft 365 do Zarządzania Zadaniami
Pięć natywnych narzędzi Microsoft 365 wspierających zarządzanie zadaniami zespołu i indywidualnymi.
-
Microsoft Planner
Tablice Kanban dla zespołów. Przypisanie zadań, etykiety, terminy, checklisty. Standard dla projektów team-level.
-
Microsoft To Do
Osobista lista zadań pracownika. Integracja z Outlook (flagged emails → tasks), My Day, przypomnienia.
-
Planner w Teams
Widok łączony Planner + To Do w aplikacji Planner w Teams. Dostęp z każdego kanału, mobile-friendly.
-
Plany premium w Planner
Zaawansowane zarządzanie projektami: Gantt, zależności, baseline, zasoby. Planner Plan 1 oraz Planner and Project Plan 3 i 5 licencjonowane osobno.
-
Power Automate dla Tasks
Workflow na zmiany statusu zadań. Powiadomienia, eskalacje, generowanie raportów PDF.
Programy do Zarządzania Zadaniami – Porównanie
Programy do zarządzania zadaniami dzielą się na trzy kategorie: natywne (Microsoft Planner, To Do), dedykowane (Asana, Trello, Monday.com, Jira), enterprise projektowe (MS Project, Smartsheet, ServiceNow). Wybór zależy od wielkości zespołu, złożoności projektów i budżetu.
Dla firm już w Microsoft 365 natywne narzędzia są najekonomiczniejsze – w cenie subskrypcji, bez dodatkowych licencji, zintegrowane z pocztą, dokumentami i Teams. Dla zaawansowanego PM: system do zarządzania projektami i oprogramowanie do zarządzania projektami klasy enterprise. Dla export raportów – typowe requesty to zarzadzanie projektami pdf.
Teams Zadania – Tasks w Microsoft Teams
Zadania w Microsoft Teams to centralny hub zarządzania pracą – pracownik nie musi opuszczać Teams by planować i raportować zadania. Aplikacja Planner w Teams (do marca 2024 „Tasks by Planner and To Do”) łączy osobiste taski (To Do) z zespołowymi (Planner), z widokami Lista / Tablica / Wykresy / Harmonogram.
Zadania powstają w czatach (komenda /task) i kanałach (dodanie z wiadomości). Każde ma kontekst rozmowy, zawartość dokumentów i odnośnik do meetingu. Dla zespołów serwisowych i produkcyjnych – integracja z Frontline Worker apps (Shifts, Walkie Talkie, Tasks Publishing z centrali do sklepów).
Zarządzanie Zadaniami w softXspace365
softXspace365 rozszerza natywny task management Microsoft 365 o scenariusze branżowe – workflow akceptacji umów, zadania onboardingu pracownika, obieg faktur, checklisty BHP, tickety helpdesk. Klient dostaje gotowe szablony procesów, dashboardy Power BI z KPI zadaniowymi (SLA, on-time completion, resource utilization).
Integracja z Power Automate pozwala na automatyczne tworzenie zadań z CRM/ERP (deal zamknięty → zadanie "wygeneruj umowę"), eskalacje przy przeterminowaniu, generowanie raportów PDF dla klientów. Zarządzania projektami w kontekście HR, sprzedaży, administracji – w jednym środowisku Microsoft 365.
Wdrożenie Zarządzania Zadaniami
Pięć etapów wdrożenia systemu zarządzania zadaniami w firmie z softXspace365.
Mapa typów zadań w firmie (operacyjne, projektowe, administracyjne). Identyfikacja procesów do cyfryzacji.
Szablony planów dla działów, uprawnienia, integracja z Outlookiem i Teams. Branding firmy.
Power Automate flows – automatyczne tworzenie zadań, eskalacje, powiadomienia. Integracja z CRM/ERP.
KPI zadaniowe: SLA, on-time rate, pracownik productivity, project status. Real-time raporty.
Warsztaty dla menedżerów i pracowników. Dokumentacja PL, tutoriale wideo, helpdesk 30 dni.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Uporządkuj zadania zespołu
Umów prezentację: pokażemy zarządzanie zadaniami na Twoich procesach i pomożemy wybrać między softXspace365 a platformą softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
