Podpis elektroniczny: program do podpisywania dokumentów online
Umowa czeka na podpis członka zarządu w podróży, a skan z podpisem krąży w mailach i nikt nie wie, która wersja jest ostateczna. Program do podpisywania dokumentów prowadzi podpis w ścieżce akceptacji: zdalne podpisywanie dokumentów online, podpis elektroniczny na PDF i w Word, podpis cyfrowy z certyfikatem kwalifikowanym, historia i archiwum podpisanych plików. Małe i średnie firmy włączają podpis elektroniczny w obiegu dokumentów w Microsoft 365, Teams i SharePoint, duże organizacje, banki i administracja na platformie softXspace.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Podpisywanie Dokumentów Online
Cyfrowe podpisywanie dokumentów to dziś standard w umowach B2B, fakturach i dokumentach kadrowych.
Podpis elektroniczny to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Z softXspace365 możesz podpisywać umowy, faktury, wnioski i inne dokumenty bez drukowania, skanowania i wysyłania kurierem.
System obsługuje różne rodzaje podpisów – od prostego podpisu elektronicznego, przez zaawansowany, aż po kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Podpisywanie elektroniczne dokumentów nigdy nie było prostsze.
Podpisywanie Dokumentów Online w Microsoft 365 – gotowe rozwiązanie w softXspace365. Podpis Elektroniczny Dokumenty w Microsoft 365 obsługuje wszystkie standardy PAdES/XAdES/CAdES. Szczególnie popularne jest Podpisywanie Umów Elektronicznie – redukcja czasu domykania kontraktu z tygodnia do 1 dnia.
Jak podpisywać dokumenty online? W softXspace365: otwierasz dokument PDF/Word w Teams lub SharePoint, klikasz "Podpisz", wybierasz poziom podpisu (zwykły/zaawansowany/kwalifikowany), system sprawdza certyfikat i dodaje podpis z timestamp. Workflow akceptacji automatycznie przesuwa dokument dalej.
Podpis Elektroniczny w PDF i Word – Podpis Dokumentów PDF i Word
Podpis Elektroniczny w PDF i Word – kompletna integracja podpisu elektronicznego z plikami PDF, Word i innymi formatami Microsoft 365.
Podpis dokumentów w softXspace365 obsługuje wszystkie popularne formaty. Możesz składać podpis elektroniczny na PDF bez konwersji – system automatycznie generuje podpis zgodny ze standardem PAdES z długoterminową ważnością.
Dla dokumentów Word (.docx) dostępna jest aplikacja do podpisu elektronicznego wbudowana w Microsoft 365 – podpisujesz bezpośrednio w znanym środowisku, bez instalacji dodatkowego oprogramowania.
Obsługiwane formaty:
- Dokumenty PDF – standard PAdES, długoterminowa ważność podpisu
- Dokumenty Word (.docx) – podpis bez konwersji do PDF
- Pliki XML – dla dokumentów strukturalnych i integracji z systemami
Podpis w PDF – Pełny Przewodnik
Podpis elektroniczny w PDF to dziś standard w polskich firmach. Podpis elektroniczny dokumentu pdf, podpis dokumentu pdf, podpis cyfrowy pdf – wszystkie te formaty opierają się na specyfikacji PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), zgodnej z eIDAS.
Podpis elektroniczny online i podpis dokumentu online dają możliwość podpisywania bez instalacji oprogramowania – przez przeglądarkę, na telefonie, w Microsoft Teams. Podpisywanie dokumentów w pdf i podpisywanie pliku pdf w softXspace365 działają przez integracje z mSzafir, SimplySign, Autenti, DocuSign i Adobe Acrobat Sign.
Dla firm dostępne są dedykowane plany: podpis elektroniczny dla firm, podpis elektroniczny firmy z workflow akceptacji, podpis elektroniczny umowy z integracją CLM. Podpis dokumentu w pdf z mobilnej podpis elektroniczny aplikacja działa także na telefonie i offline, synchronizuje się po połączeniu z internetem.
Eidas podpis – europejski standard regulujący podpisy elektroniczne. PDF podpis elektroniczny kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu. Podpis cyfrowy co to – synonim podpisu elektronicznego z certyfikatem cyfrowym. Podpisywanie umów w trybie online jest standardem w transakcjach B2B.
W ramach Microsoft 365 dostępne jest podpis outlook 365 – podpis elektroniczny w mailach z Outlook integracja. Tworzenie podpisu elektronicznego trwa kilka minut – wystarczy zainstalować certyfikat kwalifikowany lub skonfigurować dostawcę chmurowego.
Podpisywanie PDF w firmie nie wymaga osobnej aplikacji PDF: softXspace365 podpisuje pliki PDF w Teams, SharePoint i Outlook przez integracje z dostawcami podpisu, a eksport z Word do PDF daje sam Microsoft 365. Darmowe tools pdf online (łączenie, kompresja, konwersja) wystarczą do pojedynczych plików, ale przy umowach i fakturach liczą się ścieżka akceptacji, podpis kwalifikowany i archiwum.
Podpis Cyfrowy vs Elektroniczny
Podpis elektroniczny to szerokie pojęcie prawne obejmujące wszystkie metody elektronicznego potwierdzenia tożsamości. Podpis cyfrowy to konkretny rodzaj podpisu oparty na kryptografii klucza publicznego, w potocznym języku często używany zamiennie z podpisem elektronicznym.
Podpis cyfrowy a elektroniczny różnica? Podpis cyfrowy to typ podpisu elektronicznego z certyfikatem kryptograficznym (X.509). Różnica podpis cyfrowy elektroniczny sprowadza się głównie do terminologii. W softXspace365 obsługujemy wszystkie typy z pełną mocą prawną.
Podpis Cyfrowy – Jak Działa, Jak Złożyć
Kluczowe pytania o podpis cyfrowy – definicja, sposób składania, standardy PAdES i różnica od elektronicznego.
Co to jest Podpis Cyfrowy? Kryptograficzny mechanizm uwierzytelnienia dokumentu z użyciem certyfikatu. W Polsce synonim podpisu elektronicznego. Standard PAdES dla PDF, XAdES dla XML.
Podpis cyfrowy co to jest? To kryptograficzne uwierzytelnienie dokumentu. Trzy poziomy: zwykły, zaawansowany, kwalifikowany. Kwalifikowany ma pełną moc prawną (eIDAS).
Jak Złożyć Podpis Cyfrowy? W aplikacji PAdES/XAdES (Adobe Acrobat, mSzafir, softXspace365): (1) wybór certyfikatu, (2) wskazanie pola podpisu, (3) uwierzytelnienie PIN/biometria.
Jak zrobić podpis cyfrowy? (1) Zainstaluj aplikację obsługującą PAdES, (2) pozyskaj certyfikat kwalifikowany u dostawcy (mSzafir, Certum), (3) podpisz dokument – kliknij "Podpisz cyfrowo" w softXspace365.
Podpis Cyfrowy – Co to jest i Jak Działa? Cyfrowy podpis jest alternatywną nazwą podpisu elektronicznego. Podpis cyfrowy dokumentu PDF odbywa się zgodnie ze standardem PAdES. Podpis elektroniczny dokumentu Word działa w Office 365 natywnie.
Elektroniczny Podpis Dokumentów
softXspace365 umożliwia podpisywanie różnych typów dokumentów bezpośrednio w Microsoft 365:
- Dokumenty PDF – standard PAdES, długoterminowa ważność podpisu
- Dokumenty Word (.docx) – podpis bez konwersji do PDF
- Umowy i kontrakty – pełna ścieżka audytu
- Faktury i dokumenty finansowe – integracja z KSeF
- Dokumenty kadrowe – onboarding, aneksy, wnioski
Frazy często wyszukiwane: podpis elektroniczny dokumenty, podpis elektroniczny dokumentów, elektroniczny podpis dokumentów – wszystkie odnoszą się do tego samego procesu w Microsoft 365.
Jak podpisać dokumenty elektronicznie? Microsoft 365 ma wbudowaną obsługę podpisu cyfrowego w Word, Excel, PowerPoint. Dla PDF – Edge ma preview, do pełnego podpisu PAdES potrzebna aplikacja jak softXspace365 lub Adobe Acrobat. softXspace365 dodaje workflow, kwalifikowany certyfikat i archiwum PDF/A natywnie w Teams.
Podpis Elektroniczny vs Odręczny – Moc Prawna i Regulacje
Podpis elektroniczny vs odręczny – wielu pracodawców pyta, czy podpis elektroniczny jest ważny prawnie. Odpowiedź: kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z rozporządzeniem eIDAS ma pełną moc prawną równą podpisowi odręcznemu (art. 25 eIDAS). Jest ważny w sądach, urzędach, umowach B2B i dokumentach księgowych. Kwalifikowany vs zwykły podpis: zwykły (simple) potwierdza tylko intencję, zaawansowany – tożsamość, kwalifikowany – pełną moc prawną z certyfikatem kwalifikowanym (mSzafir, Signius, Certum).
Dla firm najczęściej wystarczy zaawansowany podpis – szybsze procesy zatwierdzania umów, faktur, akt osobowych. Dla dokumentów o wysokiej wadze prawnej (umowy o dużej wartości, dokumenty urzędowe) – kwalifikowany. softXspace365 obsługuje oba poziomy przez integracje z mSzafir, SimplySign, Autenti, DocuSign i Adobe Acrobat Sign, platforma softXspace przez DocuSign i Adobe Acrobat Sign. Rejestr umów i obieg dokumentów integrują się z podpisem automatycznie.
Typy Dokumentów do Podpisu Elektronicznego
Które dokumenty można podpisać elektronicznie? Praktycznie każdy biznesowy: PDF (standard PAdES), dokument Word (.docx – PAdES po konwersji lub natywnie w Office 365), Excel, pliki graficzne z wbudowanym podpisem. Dla dokumentów księgowych – faktury (KSeF XML), korekty, noty. Dla HR – umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia. Dla prawnych – NDA, umowy handlowe, pełnomocnictwa.
Jak podpisać dokumenty elektronicznie w softXspace365: (1) generujemy dokument z szablonu, (2) wysyłamy do podpisu przez workflow w Teams, (3) sygnatariusz klika "Podpisz" z mobile/desktop, (4) gotowy PDF/A z archiwum. Cały proces trwa 2-3 dni zamiast tygodnia papierowego obiegu, bez drukowania, skanowania i kuriera.
Które dokumenty można podpisać elektronicznie? Praktycznie każdy dokument biznesowy: umowy B2B, akta osobowe pracownika, faktury (KSeF), NDA, pełnomocnictwa, zaświadczenia, protokoły. Wyjątki – akty notarialne (wymagają formy notarialnej) i niektóre dokumenty urzędowe wymagające specjalnej formy.
Kwalifikowany Podpis Elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) to najbezpieczniejsza forma podpisu, równoważna podpisowi odręcznemu zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.
softXspace365 współpracuje z dostawcami usług zaufania: KIR (mSzafir), Asseco (Certum, SimplySign), Autenti, DocuSign i Adobe Acrobat Sign, a także z Profilem Zaufanym.
Kwalifikowany podpis jest wymagany przy:
- Zawieraniu umów z administracją publiczną
- Składaniu ofert w przetargach
Jak Uzyskać Kwalifikowany Podpis? Kwalifikowany podpis uzyskasz u akredytowanych dostawców: mSzafir (KIR), Certum (Asseco), Signius, Eurocert. Proces: (1) wizyta w punkcie POK z dowodem, (2) weryfikacja tożsamości, (3) wygenerowanie certyfikatu, (4) odbiór karty kryptograficznej lub mobilny certyfikat w aplikacji. Czas i koszt zależą od dostawcy.
Podpis Elektroniczny w Microsoft 365
Podpisuj dokumenty bezpośrednio w aplikacji Teams. Otrzymuj powiadomienia o dokumentach oczekujących na podpis.
Dokumenty do podpisu przechowywane w bibliotekach SharePoint. Automatyczne archiwizowanie podpisanych plików z pełną historią wersji.
softXspace365 – Gotowe Integracje z Dostawcami Podpisu
softXspace365 oferuje gotowe integracje z wiodącymi dostawcami usług podpisu elektronicznego i tożsamości cyfrowej. Wybierz rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej organizacji.
Skontaktuj się z nami, aby omówić integrację z Twoim preferowanym dostawcą.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wdróż podpis elektroniczny w firmie
Umów prezentację: pokażemy podpisywanie dokumentów na Twoich umowach i pomożemy wybrać między softXspace365 a platformą softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
