System zarządzania dokumentami (DMS) dla firm i administracji
Dokumenty leżą w mailach, na dyskach i w segregatorach, nikt nie wie, która wersja obowiązuje, a akceptacja utyka u jednej osoby. System DMS zbiera dokumenty firmy w jednym miejscu, pilnuje wersji, prowadzi obieg dokumentów i chroni dostęp. Małe i średnie firmy wdrażają go w Microsoft 365, duże organizacje i administracja na platformie softXspace.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest DMS i czym różni się od EDM i ECM
Co znaczy DMS? Skrót pochodzi od Document Management System, czyli system zarządzania dokumentami. Oprogramowanie DMS to aplikacja do zarządzania dokumentami, w której firma przechowuje, opisuje, wyszukuje, zatwierdza i archiwizuje dokumenty elektroniczne. Program DMS zastępuje foldery na dysku i załączniki w poczcie jednym repozytorium z uprawnieniami i historią zmian.
System EDM (Electronic Document Management) to inna nazwa tego samego: elektroniczne zarządzanie dokumentami. System ECM (Enterprise Content Management) to szersza klasa, która obejmuje także archiwum, rekordy i procesy całej organizacji. CMS służy do treści stron internetowych, więc w zestawieniu CMS, ECM i DMS do dokumentów firmy wybiera się DMS albo ECM.
Jak uporządkować dokumenty w firmie
Zarządzanie dokumentami w firmie zaczyna się od jednego miejsca. Dopóki dokumenty firmy leżą w poczcie, na dyskach i w papierze, praca z dokumentami to głównie ich szukanie. Cyfrowe zarządzanie dokumentami działa tak samo w zespole dziesięciu osób i przy zarządzaniu dokumentami na dużą skalę, w wielu oddziałach i spółkach.
Dokumenty elektroniczne, skany, e-maile i formularze trafiają do jednego systemu. Elektroniczny system zarządzania dokumentacją zastępuje zarządzanie plikami w folderach.
Typ dokumentu, kontrahent, data, status. Skany przechodzą rozpoznawanie tekstu (OCR), więc znajdziesz także dokumenty papierowe.
Dokumenty przychodzące i wychodzące dostają numer i datę, a system przypisuje je do sprawy i osoby. Procesowanie dokumentów zaczyna się w chwili wpływu, a nie po tygodniu.
Wbudowana przeglądarka dokumentów w DMS otwiera PDF, pliki Word i Excel oraz obrazy w oknie przeglądarki internetowej.
Która wersja jest aktualna? Wersjonowanie dokumentów
Każda zmiana zapisuje się jako nowa wersja: widać, kto i kiedy ją wprowadził, i zawsze możesz wrócić do poprzedniej. Nie ma plików „umowa_final_v3”, a wszyscy pracują na jednej wersji.
Historia zmian i dziennik operacji ułatwiają audyt dokumentów: kontroler widzi, kto dokument otworzył, zmienił, zatwierdził i podpisał.
Akceptacja utyka u jednej osoby: system obiegu dokumentów
System zarządzania obiegiem dokumentów prowadzi dokument przez kolejne kroki: kto przygotowuje, kto sprawdza, kto zatwierdza i kto podpisuje. Systemy DMS i workflow działają razem: dokument i jego proces są w jednym miejscu. Tak działają systemy do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów.
Sekwencyjne, równoległe lub mieszane, ustawiane bez programisty.
Zapisuje każdy krok: kto, kiedy i z jakim komentarzem.
Wewnętrzny obieg dokumentów (zarządzenia, wnioski, protokoły) i system zarządzania obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej w jednym miejscu.
Przypomnienia i eskalacje, gdy termin mija, a zespół widzi status każdej sprawy. Zalety, proces i wdrożenie opisujemy osobno: elektroniczny obieg dokumentów.
Umowy, aneksy i terminy
Umowy to najczęstszy dokument w obiegu. W systemie DMS umowy, aneksy i załączniki leżą przy karcie kontrahenta, akceptacja idzie ścieżką, a system przypomina o terminie przedłużenia. Gdy umów jest dużo i potrzebny jest pełny cykl życia umowy (CLM), sprawdź nasz program do zarządzania umowami.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów i RODO
Dostęp nadajesz rolom, działom i pojedynczym osobom, a dziennik operacji zapisuje każde otwarcie i zmianę.
W softXspace365 dokumenty leżą w Microsoft 365, który szyfruje dane w spoczynku (AES-256) i w transmisji (TLS 1.2); Microsoft 365 ma certyfikaty ISO 27001 i SOC 2. Na platformie softXspace dokumenty mogą zostać na własnych serwerach firmy.
Przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami: polityki retencji dla typów dokumentów, archiwizacja po terminie, a usuwanie dokumentów osoby konfigurujemy pod wymagania RODO i polityki firmy. Żądania z RODO, w tym usunięcie danych osoby na jej wniosek, obsługują narzędzia Microsoft 365 do wniosków osób, których dane dotyczą (DSR).
Program do zarządzania dokumentacją techniczną, projektową i urzędową
Ten sam system do zarządzania dokumentacją obsługuje różne jej rodzaje.
- Zarządzanie dokumentacją produktową i techniczną w firmie: rysunki, specyfikacje i instrukcje z wersjami i zatwierdzeniem zmian.
- Dokumentacja projektowa: dokumenty projektu w jednym miejscu dla zespołu i podwykonawców.
- Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją wewnętrzną: regulaminy, zarządzenia i procedury.
- System do zarządzania dokumentacją ISO 9001 to narzędzie do zarządzania dokumentacją ISO: procedury z kontrolą wersji i zatwierdzaniem zmian.
- Dokumenty urzędowe: korespondencja i sprawy w jednostkach administracji publicznej.
softXspace365 czy platforma softXspace
Oba rozwiązania integrują się z pocztą, ERP, CRM i podpisem elektronicznym. Różnią się skalą i tym, ile procesów firma chce zbudować.
-
softXspace365: DMS i CLM w Microsoft 365
Dla małych i średnich firm, które chcą uporządkować dokumenty i umowy bez dużego projektu wdrożeniowego. To system zarządzania dokumentami w Teams i system obiegu dokumentów dla M365: dokumenty leżą w SharePoint Twojej firmy, a obieg dokumentów w SharePoint i Teams widzi cały zespół. DMS działa w przeglądarce i w aplikacjach Office na Windows i macOS. Zarządzanie dokumentami online, w chmurze Microsoft 365 (cloud DMS w modelu SaaS), z kreatorem dokumentów z szablonów i potwierdzeniem zapoznania pracowników z procedurami (ISO 9001).
-
Platforma softXspace
Dla dużych firm, banków, produkcji i administracji: złożone procesy, dopasowanie do organizacji, moduły do korespondencji, umów, zakupów, kadr i archiwum, w chmurze albo na własnych serwerach. Platforma do zarządzania dokumentami klasy enterprise: DMS dla banków i firm produkcyjnych oraz oprogramowanie do zarządzania dokumentami urzędowymi dla administracji.
Integracje systemu DMS
Outlook (rejestracja dokumentów z poczty), Teams, SharePoint, Word, Excel, Power Automate i Power BI.
Microsoft Dynamics 365, SAP, enova365, Comarch Optima, Symfonia, Salesforce. Elektroniczne systemy zarządzania danymi, takie jak ERP i CRM, trzymają rekordy, a DMS dokumenty; połączenie daje jeden widok sprawy.
Kwalifikowany podpis (mSzafir, SimplySign), Autenti, Adobe Acrobat Sign, DocuSign.
Dokumenty papierowe trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania; kody QR i kreskowe.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Zobacz system DMS na swoich dokumentach
Umów prezentację: pokażemy, jak system zarządzania dokumentami uporządkuje dokumenty, wersje i obieg w Twojej firmie, i pomożemy wybrać między softXspace365 a platformą softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
