Automatyzacja procesów biznesowych w firmie
Zamówienia, faktury i wnioski krążą w mailach i arkuszach, a każdy krok ktoś musi pamiętać i przepisać. Automatyzacja procesów biznesowych przenosi je do systemu: jednolite reguły i ścieżki akceptacji, zadania i powiadomienia bez ręcznej pracy, a zarządzanie procesami w firmie opiera się na danych, nie na pamięci. Małe i średnie firmy prowadzą automatyzację procesów w Microsoft 365, SharePoint i Teams, duże organizacje, banki i administracja na platformie softXspace.
- 300+
- klientów z MŚP i sektora korporacyjnego
- 750+
- projektów zakończonych sukcesem
750+ projektów zakończonych sukcesem, 25+ lat doświadczenia
Zaufało nam ponad 300 000 użytkowników z sektora korporacyjnego, MŚP i publicznego w ponad 20 krajach. Automatyzujemy obieg dokumentów, umowy, HR, archiwum oraz procesy obsługi klientów i kontrahentów. Oferujemy gotowe produkty, wdrożenie, wsparcie i transfer kompetencji. Microsoft Partner, certyfikaty ISO 9001:2015 i ISO 27001.
Co to jest Automatyzacja Procesów?
Automatyzacja procesów to wykorzystanie technologii do wykonywania powtarzalnych zadań bez udziału człowieka. Automatyzacja procesów biznesowych obejmuje digitalizację, standaryzację i automatyczne wykonywanie czynności, które wcześniej wymagały ręcznej pracy.
Co to jest automatyzacja procesów biznesowych? To kompleksowe podejście obejmujące:
- Digitalizację – przeniesienie procesów papierowych do formy elektronicznej
- Standaryzację – określenie jednolitych reguł i ścieżek
- Automatyzację – wykonywanie czynności przez system bez interwencji
- Monitoring – śledzenie postępów i KPI procesów
- Optymalizację – ciągłe doskonalenie na podstawie danych
Automatyzacja biznesu z softXspace365 to nie rewolucja IT – to ewolucja sposobu pracy. Automatyzacja pracy przekłada się na oszczędność czasu i eliminację błędów ludzkich.
Wyszukiwane w polskim Internecie bez diakrytyków: proces zarzadzania, automatyzacja kolejnych etapów. Procesy biznesowe w organizacji obejmują wszystkie działy – od HR po finanse. Sektor finansowy: automatyzacja procesu kredytowego, obiegu wniosków i dokumentów bankowych. Automatyzacja procesów to fundament szerszej transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesami w firmie obejmuje nie tylko obieg dokumentów – to także workflow akceptacji, eskalacje, automatyczne powiadomienia i dashboardy KPI. Kluczowe procesy zarządzania (od finansów po HR) można zautomatyzować w 4-8 tygodni z softXspace365.
Procesy Biznesowe do Automatyzacji
Procesy biznesowe w każdej organizacji można podzielić na kilka kategorii. Każdy z tych procesów może być zautomatyzowany od inicjacji, przez workflow zatwierdzania, po archiwizację: w softXspace365 dla małych i średnich firm albo na platformie softXspace dla dużych organizacji i banków.
- Obieg dokumentów i korespondencji
- Zamówienia i zlecenia (automatyzacja zamówień)
- Reklamacje i zgłoszenia serwisowe
- Protokoły i raporty
- Obieg faktur kosztowych i sprzedażowych (automatyzacja faktur)
- Zatwierdzanie wydatków i budżetów
- Rozliczenia delegacji i zaliczek
- Procesy biznesowe w banku na platformie softXspace – kredyty, wnioski, due diligence
- Proces HR na platformie softXspace – wnioski urlopowe i kadrowe
- Onboarding nowych pracowników
- Oceny okresowe i cele
- Automatyzacja HR bez papierowych wniosków
- Obieg umów i aneksów (automatyzacja umów)
- Zatwierdzanie dokumentów prawnych
- Archiwizacja z retencją
- Automatyzacja obiegu dokumentów prawnych
- Zarządzanie projektami i zadaniami (automatyzacja zadań)
- Procesy decyzyjne i eskalacje
- Raportowanie i analityka
- Procesy zarządzania strategicznego
Procesy Zarządzania – Kluczowe Obszary
Procesy zarządzania to fundament efektywnej organizacji. Proces zarządzania obejmuje planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie zasobów dla osiągnięcia celów biznesowych.
Procesy zarzadzania w softXspace365 i na platformie softXspace:
- Zarządzanie procesami w firmie – od mapy procesów do automatyzacji
- Automatyczne przydzielanie zadań i monitorowanie postępów
- Eskalacje i powiadomienia dla procesu decyzyjnego
- Raportowanie KPI dla kadry zarządzającej
Oba produkty wspierają cały cykl procesu zarządzania – od definicji, przez wykonanie, po optymalizację.
Automatyzacja Procesów Logistycznych
Automatyzacja procesów logistycznych to klucz do efektywności łańcucha dostaw. Workflow zamówień, magazynu i transportu łączy się z Twoim ERP przez API. Automatyzację wspieramy w obszarach:
- Automatyczne tworzenie zamówień na podstawie stanów magazynowych
- Workflow zatwierdzania zamówień z progami wartościowymi
- Automatyzacja zamówień od zapotrzebowania do dostawy
- Dokumentacja przyjęć i wydań
- Inwentaryzacja i raporty stanów
- Integracja z ERP i systemami WMS przez API
- Zlecenia transportowe i listy przewozowe
- Śledzenie przesyłek i statusów
- Rozliczenia z przewoźnikami
Automatyzacja Sprzedaży – CRM i Ofertowanie
Automatyzacja sprzedaży to jeden z obszarów o najwyższym ROI. Dzięki softXspace365 Twój zespół handlowy może skupić się na relacjach z klientami, a nie na papierologii.
Funkcje automatyzacji sprzedaży:
- Generowanie ofert i umów z szablonów
- Workflow zatwierdzania rabatów i warunków
- Automatyczne przypomnienia o follow-upach
- Integracja z Dynamics 365 Sales i innymi CRM
Automatyzacja sprzedaży skraca cykl od leada do zamknięcia o 30-50% i eliminuje błędy w ofertach.
Automatyzacja HR – Procesy Kadrowe
Automatyzacja HR przekształca działy kadrowe z centrów kosztów w strategicznych partnerów biznesu i eliminuje papierową biurokrację. Na platformie softXspace procesy kadrowe przyspieszają o 60-80%. Proces HR na platformie softXspace to:
- Automatyczne tworzenie kont i uprawnień
- Przydzielanie szkoleń i materiałów
- Checklist zadań dla nowego pracownika i przełożonego
- Elektroniczne wnioski urlopowe z automatycznym workflow
- Delegacje i rozliczenia podróży
- Wnioski o szkolenia, benefity, zmiany
- Automatyczne uruchamianie procesów ocen okresowych
- Śledzenie celów i KPI pracowników
- Plany rozwoju i ścieżki kariery
Automatyzacja Obiegu Dokumentów
Automatyzacja obiegu dokumentów to fundament cyfrowej transformacji. softXspace365 i platforma softXspace obejmują cały obieg:
- Skanowanie i OCR dokumentów papierowych
- Automatyczna klasyfikacja i routing
- Rejestracja w systemie DMS
- Generowanie z szablonów
- Workflow zatwierdzania
- Wersjonowanie i śledzenie zmian
- Automatyczna wysyłka e-mail
- Integracja z KSeF, na życzenie także z ePUAP
- Archiwizacja kopii
Automatyzacja Faktur i KSeF
Automatyzacja faktur to must-have w obliczu obowiązku KSeF. softXspace365 automatyzuje cały proces:
Faktury kosztowe:
- OCR i automatyczna ekstrakcja danych
- Weryfikacja z zamówieniami i umowami
- Wielopoziomowy workflow akceptacji
Faktury sprzedażowe:
- Generowanie z szablonów i danych z CRM/ERP
- Automatyczna wysyłka do KSeF
- Monitorowanie statusów i potwierdzeń
Automatyzacja faktur eliminuje ręczne wprowadzanie danych i przygotowuje firmę na KSeF.
Automatyzacja w Microsoft 365 – Power Platform
softXspace365 wykorzystuje pełną moc platformy Microsoft 365 i Power Platform do automatyzacji procesów biznesowych:
-
Power Automate
Twórz automatyczne przepływy łączące aplikacje i usługi. Power Automate to silnik automatyzacji softXspace365 – od prostych powiadomień po złożone procesy wieloetapowe.
-
SharePoint
Centralne repozytorium dokumentów z metadanymi, wersjonowaniem i workflow. SharePoint to fundament zarządzania dokumentami w softXspace365.
-
Microsoft Teams
Powiadomienia, zatwierdzenia i współpraca w kontekście procesów. Teams to interfejs użytkownika dla automatyzacji.
-
Power Apps
Aplikacje biznesowe bez konieczności programowania. Formularze, widoki i dashboardy dopasowane do Twoich procesów.
-
Dataverse
Ustrukturyzowane dane biznesowe z relacjami i regułami. Fundament dla zaawansowanych procesów i integracji.
Automatyzacja IT i Procesy Techniczne
Automatyzacja IT to nie tylko procesy biznesowe – to również usprawnienie pracy działów technicznych:
Automatyzacja zadań IT
- Provisioning kont i uprawnień
- Automatyczne tworzenie zgłoszeń serwisowych
- Monitoring i alerty systemowe
- Automatyzacja raportów IT
Automatyzacja IT z softXspace365 integruje się z Microsoft Entra ID, ITSM i innymi narzędziami technicznymi.
Nasi klienci
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Jedna z wiodących firm farmaceutycznych na świecie
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Jeden z największych producentów, przetwórców i sprzedawców produktów rolnych
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący dostawca rozwiązań inteligentnej automatyzacji treści
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Charytatywna niekomercyjna organizacja ukraińska
Wdróż automatyzację procesów biznesowych w firmie
Umów prezentację: pokażemy automatyzację procesów na Twoich dokumentach i pomożemy wybrać między softXspace365 a platformą softXspace.
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
