Jak łatwo i szybko zautomatyzować procesy biznesowe, aby praca pracowników była jak najbardziej komfortowa i wydajna, zadania rozwiązywane szybko, a czas i zasoby zminimalizowane?
Jak zorganizować wygodną pracę pracowników z różnych zespołów i działów z maksymalną wydajnością?
Jak zapewnić stały dostęp do wszystkich dokumentów i stworzyć jeden cyfrowy obszar roboczy dla firmy?
Jak można rozwiązać te kwestie bez zbędnego stresu i dużych inwestycji w rozwiązania IT?
W tym artykule odpowiemy na wszystkie te pytania, zaproponujemy rozwiązanie i, co najważniejsze, powiemy, jak możesz zacząć je wdrażać już dziś dzięki naszemu najnowocześniejszemu produktowi softXspace365.
O produkcie i dlaczego warto wybrać softXspace365
Większość firm wdraża platformę Microsoft 365, ponieważ zapewnia ona wszystko, co jest potrzebne do pracy z dokumentami biurowymi, a także narzędzia do współpracy oraz infrastrukturę do pracy z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Jednak często wraz z subskrypcją Microsoft 365 firmy chcą zautomatyzować swoje procesy biznesowe.
Z naszego doświadczenia wynika, że firmy średnio korzystają z 200-300 rodzajów dokumentów, a w zależności od branży lub wielkości firmy może być ich więcej. Obejmują one między innymi umowy, zamówienia, prace biurowe, dokumenty organizacyjne i administracyjne, dokumentację kadrową, różne wnioski i wiele innych. Wszystkie te dokumenty wymagają obsługi i automatyzacji procesów tworzenia, zatwierdzania, podpisywania, kontroli i przechowywania. Dlatego też w pewnym momencie każda firma staje przed koniecznością przejścia z ewidencjonowania papierowego lub w Excelu na pełnoprawny system ze zautomatyzowanymi procesami. Aby rozwiązać ten problem, firmy zazwyczaj wybierają jedną z dwóch dróg:
- zaczyna inwestować w kosztowny proces tworzenia rozwiązań od podstaw
- szuka gotowych rozwiązań, które wymagają dostosowania do procesów firmy
Oczywiście pierwsza opcja, oprócz wysokiej ceny, ma inne cechy, takie jak długi termin wdrożenia i konieczność wykwalifikowanego zadania w celu osiągnięcia wysokiej jakości rezultatu. Dlatego częściej wybór pada na gotowe rozwiązanie z już znanymi możliwościami i dużym pakietem narzędzi do dostosowywania, aby nie tylko pozostawić własne procesy bez zmian, ale także zapewnić elastyczność w dostosowywaniu ich w przyszłości. Dokładnie to oferujemy!
softXspace365 to gotowy produkt dla Microsoft 365 od soft Xpansion. Zbudowany jest w oparciu o nowoczesne technologie Microsoft Power Platform, które pozwolą nie tylko zintegrować produkt z infrastrukturą chmury Microsoft, ale także stale ulepszać system dzięki narzędziom opartym na sztucznej inteligencji.
Co więcej, od razu po wyjęciu z pudełka otrzymasz gotowy obszar roboczy, bibliotekę procesów, możliwości podpisu cyfrowego, pulpity analityczne i wiele więcej. Co więcej, dzięki wbudowanemu kreatorowi procesów biznesowych No-Code można łatwo zautomatyzować procesy bez programowania i tylko przez specjalistów firmy. Oferujemy również usługę wdrożenia "pod klucz", która obejmuje adaptację produktu, dostosowanie do środowiska, szkolenia i bezpłatne wsparcie gwarancyjne!
Wybierając softXspace365, możesz zmaksymalizować zysk z inwestycji w Microsoft 365 i szybko zdigitalizować procesy o dowolnej złożoności bez dodatkowych wydatków.
Działamy na globalnym rynku oprogramowania od ponad 25 lat, w tym od ponad 15 lat korzystamy z technologii Microsoft i dokładnie wiemy, czego nowoczesne firmy potrzebują od produktów IT: wygody i wielofunkcyjności, uczciwej ceny, szybkości adaptacji i konfiguracji, łatwości wdrożenia i wsparcia oraz bezpiecznej infrastruktury u podstaw. Biorąc to wszystko pod uwagę, stworzyliśmy i stale rozwijamy własne oprogramowanie softXspace365 oraz linię gotowych rozwiązań dla Microsoft 365.
Typowe problemy i ryzyka związane z brakiem zunifikowanego systemu zarządzania procesami i dokumentami
Zazwyczaj firmy, które nie posiadają specjalnych systemów i rozwiązań IT, spotykają się z wieloma powszechnymi problemami w zarządzaniu swoimi procesami, co prowadzi do nieefektywnego wykorzystania czasu pracowników, strat w zyskach lub pogorszenia obsługi klienta. Oto niektóre z nich:
- Zwiększenie kosztów czasu: firmy często spędzają dużo czasu na ręcznym przetwarzaniu dokumentów, organizowaniu rutynowej pracy i wykonywaniu powtarzalnych zadań;
- Nieefektywne zarządzanie procesami: niesystematyczne procesy zatwierdzania i podpisywania dokumentów, a także tworzenia, wykonywania i monitorowania zadań znacznie spowalniają działalność i zwiększają koszty biznesowe;
- Brak kontroli: bez dobrze wdrożonego systemu zarządzania procesami, firmy często mają problemy z brakiem kontroli nad pracą pracowników w ogóle lub wykonywaniem zadań bez przestrzegania odpowiednich przepisów;
- Niski poziom komunikacji: im więcej działów ma firma, tym trudniej jest im komunikować się między sobą w kwestiach związanych z pracą, identyfikować osoby odpowiedzialne i monitorować realizację zadań bez jednej przestrzeni cyfrowej;
- Problemy z bezpieczeństwem: niektóre firmy korzystają z systemów nieaktualnych lub nawet nadal pracują ręcznie, co prędzej czy później prowadzi do ryzyka utraty informacji, potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa oraz ogólnie komplikuje i spowalnia przetwarzanie informacji;
- Powielanie informacji: pracownicy są zmuszeni do poświęcania niepotrzebnego czasu na powielanie danych w niepowiązanych ze sobą częściach środowiska informacyjnego i mogą generować nieprawidłowe wyniki pracy z powodu niespójności w różnych źródłach.
Nasza cyfrowa przestrzeń softXspace365 może szybko i skutecznie rozwiązać wszystkie takie problemy i zapobiec podobnym wyzwaniom w przyszłości. Przestrzeń softXspace365 jest uniwersalna, więc sprawdzi się w każdym biznesie, bez względu na branżę czy wielkość firmy. Pracownicy mogą pracować z softXspace365 w niezawodnym środowisku Microsoft (Teams lub SharePoint) i korzystać z wielu gotowych narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych i wykonywania codziennych zadań.
Cyfrowa przestrzeń robocza i kompleksowa automatyzacja
softXspace365 to nie tylko zestaw funkcjonalnych narzędzi, to możliwość zbudowania jednego miejsca pracy dla całej firmy - dla wszystkich pracowników z dowolnego zespołu. Dzięki produktowi można zautomatyzować dowolne procesy i stworzyć jeden punkt wejścia do cyfrowej przestrzeni firmy.
Po wyjęciu z pudełka otrzymujesz bibliotekę szablonów procesów i formularzy, które możesz wykorzystać od razu lub szybko dostosować do swojej firmy samodzielnie lub z nami:
- Uniwersalny dokument wewnętrzny
- Umowa, umowa dodatkowa, faktura, akt
- Zadanie dla pracownika
- Notatka służbowa
Ale co ważniejsze, softXspace365 pozwala w krótkim czasie zautomatyzować pracę absolutnie wszystkich działów firmy poprzez rozszerzenie biblioteki zautomatyzowanych procesów. Dzięki temu otwierają się nowe horyzonty dla efektywnej pracy pracowników, ponieważ można pomóc wszystkim działom firmy pracować w skoordynowany sposób, zapewniając wygodny cyfrowy obszar roboczy do rozwiązywania codziennych zadań:
Sprzedaż
- Umowy z klientami
- Wnioski o sprzedaż
- Oferty handlowe
Zakupy- Umowy z dostawcami
- Planowanie zamówień, RFI
- Akredytacja dostawców
Sekretariat- Dokumenty przychodzące i wychodzące
- Zamówienia i instrukcje
- Spotkania i protokoły
HR- Rekrutacja
- Onboarding / offboarding
- Urlopy / wyjazdy służbowe / zwolnienia lekarskie
Dział prawny
- Dokumenty i zaświadczenia
- Dokumenty sądowe
- NDA i umowy
Dział archiwizacji
- Dokumentacje regulacyjne i referencyjne
- Dokumentacja techniczna
- Korespondencja
Działalność projektowa
- Wymagania i dokumentacja
- Protokoły ze spotkań
- Budżety
Produkcja- Zamawianie materiałów
- Specyfikacje techniczne
- Prace w magazynie
To tylko niektóre z najczęstszych przykładów automatyzacji procesów za pomocą softXspace365. Dzięki wbudowanemu kreatorowi procesów biznesowych No-Code w softXspace365 można dalej dostosowywać i automatyzować dowolne inne procesy w firmie, aby zwiększyć wydajność i ułatwić pracę zespołom.
No-Code kreator procesów biznesowych
Dzięki kreatorowi procesów biznesowych No-Code, softXspace365 umożliwia automatyzację zarówno standardowych, jak i specyficznych przepływów pracy o dowolnej złożoności tak łatwo i szybko, jak to możliwe. Umożliwia łatwe konfigurowanie procesów zatwierdzania, podpisywania, kontrolowania, wykonywania, przeglądania, monitorowania itp.
Teraz każdy pracownik może łatwo budować etapy trasy, wybierać osoby odpowiedzialne, określać kolejność zadań (równoległe/seryjne/mieszane), ustalać terminy, priorytety, dodawać instrukcje i listy kontrolne dla każdego etapu procesu. Ponadto raz utworzona trasa może zostać zapisana jako szablon do dalszego okresowego wykorzystania jako gotowa forma. Ponadto administrator systemu może tworzyć trasy typowe dla firmy do dalszego wykorzystania przez wszystkich pracowników.
System gromadzi dane o wszystkich uruchomionych, aktywnych i planowanych procesach oraz statusie związanych z nimi zadań. Dzięki temu odpowiedni pracownicy mogą na bieżąco analizować wszystkie etapy procesu przetwarzania danego dokumentu, monitorować statusy zadań, kontrolować terminy i przeglądać pełną historię działań na dokumencie (w tym korekty zadań).
Task management
Rozumiemy, że nawet małe zespoły mogą generować dziesiątki zadań w trakcie codziennej pracy, a każdy pracownik musi mieć możliwość wygodnego kontrolowania swoich zadań, aby uniknąć opóźnień i wykonywać pracę w sposób terminowy i wydajny.
Aby maksymalnie uprościć codzienną pracę zespołów, udostępniliśmy elastyczne i wygodne narzędzie do zarządzania zadaniami. Każdy pracownik widzi wszystkie bieżące zadania w swoim obszarze roboczym i otrzymuje powiadomienia o nowych, drogą mailową lub w aplikacji Teams, dzięki czemu może wygodnie zarządzać swoim czasem pracy.
Praca z dokumentami i plikami
Oczywiście pracownicy codziennie pracują z dziesiątkami różnych dokumentów: mailami, umowami, aktami, fakturami, ofertami handlowymi, protokołami ze spotkań, różnymi wnioskami itp. Aby zapewnić wszystko, czego potrzebuje firma do efektywnego zarządzania dokumentami, udostępniliśmy szereg funkcji:
- Praca zespołowa ze wszystkimi formatami plików: dzięki produktom biurowym, które są już częścią Microsoft365 - Word, Excel, PowerPoint itp. - podczas pracy z dokumentami w naszym rozwiązaniu możesz pracować nad plikami razem ze swoim zespołem i mieć do nich dostęp 24/7;
- Praca z podpisanymi dokumentami: w systemie można pracować z tradycyjnie podpisanymi dokumentami na papierze, przesyłając zeskanowane kopie do dalszej pracy z nimi;
- Podpis cyfrowy: oprócz pracy z zeskanowanymi kopiami plików, oferujemy pełną digitalizację działalności firmy i nadanie pełnej mocy prawnej dokumentom elektronicznym poprzez cyfrowe podpisywanie dokumentów za pomocą wbudowanego oprogramowania softXspace Sign, AdobeSign, DocuSign itp;
- Szablony dokumentów: tworzenie standardowych dokumentów w ciągu kilku minut dzięki szablonom dokumentów (Word, Excel), które również upraszczają pracę poprzez automatyczne wypełnianie takiego szablonu z karty w systemie;
- Powiązania: konfigurowanie powiązań między niezbędnymi plikami i kartami w celu zapewnienia najwygodniejszej pracy;
- Skanowanie i rozpoznawanie dokumentów: zautomatyzuj wyodrębnianie informacji z dokumentów (odręcznych, drukowanych, PDF, obrazów itp.) dzięki wbudowanemu rozpoznawaniu dokumentów z Azure Form Recognition (usługi AI) lub modułowi softXspace.scan&recognition, który zapewnia również skanowanie dokumentów inline oraz przechwytywanie kodów QR i kodów kreskowych.
Workspace i ustawienia produktu
Chcieliśmy, aby nasz produkt był nie tylko wielofunkcyjny, ale także wygodny w codziennym użytkowaniu, dlatego zapewniliśmy dostęp do szeregu funkcji zwiększających komfort pracowników i pozwalających na dodatkową personalizację:
- Indywidualny obszar roboczy: każdy pracownik uzyskuje dostęp do swoich zadań, dokumentów, szablonów i własnego pulpitu nawigacyjnego kluczowych działań;
- Wieloplatformowość: pracownicy mogą pracować w produkcie z poziomu Teams lub SharePoint, w zależności od tego, do czego są przyzwyczajeni lub gdzie jest im wygodniej;
- Katalog kontrahentów: gotowy rejestr do przechowywania wszystkich informacji o kontrahentach firmy - klientach, dostawcach, partnerach itp;
- Przypomnienia i powiadomienia: wstępnie skonfigurowane automatyczne powiadomienia o zdarzeniach lub przypomnienia o ważnych terminach w programach Outlook (lub dowolnym innym kliencie poczty e-mail) i Teams, z możliwością zmiany tych szablonów;
- Wyszukiwarka i filtry: wbudowana potężna funkcja wyszukiwania Microsoft, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe, a także wstępnie skonfigurowane filtry w systemie;
- Analityka i raporty: możliwość zbierania danych analitycznych na temat procesów w celu ich optymalizacji i ciągłego doskonalenia procedur, zbieranie wszystkich danych w jednym dashboardzie Power BI, na przykład na temat obciążenia pracowników, ilości podpisanych umów itp;
- Administracja: produkt posiada możliwość konfiguracji modelu dostępu opartego na rolach, moduł bezpieczeństwa, umożliwia tworzenie i edycję gotowych wzorców systemowych, szablonów procesów, zapewnia audyt działań;
- Personalizacja i interfejs: ponieważ rozwiązanie jest zbudowane na platformie Microsoft Power Platform, procesy, karty i wygląd można dostosować do konkretnej firmy i jej wymagań. Ponadto zapewniona jest wielojęzyczność i wsparcie dla wielu języków jednocześnie.
Integracje
Oczywiście nasz produkt softXspace365 może być w pełni zintegrowany z dowolną infrastrukturą Microsoft 365. Pomagamy również w dalszej integracji produktu z firmowym środowiskiem IT opartym na technologiach Microsoft. Obejmuje to gotową integrację z Azure Active Directory.
Jeśli posiadasz już inne rozwiązania firm trzecich, z którymi współpracuje Twoja firma, również nie stanowi to problemu. W końcu softXspace365 ma wszystko, czego potrzebujesz do rozwiązywania zadań integracyjnych i może być zintegrowany:
- Systemami informatycznymi firmy, takimi jak Dynamics 365, SAP, Salesforce lub innymi systemami ERP, ECM, CRM, DMS itp.
- Usługami analitycznymi do sprawdzania kontrahentów
- Portalami dla kontrahentów, platformami online do zarządzania dokumentami elektronicznymi o znaczeniu prawnym
- Wewnętrznymi oraz zewnętrznymi portalami informacyjnymi
Zalety wdrożenia softXspace365
Istnieje wiele zalet wdrażania rozwiązań do automatyzacji procesów i budowania własnej przestrzeni cyfrowej, oto tylko kilka z nich:
- Oszczędność czasu i zasobów: dzięki automatyzacji można osiągnąć nawet o 60% niższe straty operacyjne, o 30% niższe koszty administracyjne oraz skrócenie czasu potrzebnego na zatwierdzenie i podpisanie dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny;
- Niezawodne przechowywanie i dostęp 24/7: przechowywanie dokumentów w chmurze wyklucza ryzyko wycieku poufnych danych i zapewnia użytkownikom bezpieczny dostęp w dowolnym momencie;
- Współpraca i komunikacja: stwórz swój cyfrowy obszar roboczy tak, jak chce tego Twój zespół, zautomatyzuj procesy i pracę zespołową, zarządzaj zadaniami, pracuj w dowolnym miejscu i czasie oraz uprość interakcję pracowników z różnych działów;
- Standaryzacja procedur: zapomnij o błędach w operacjach i zadaniach, skonfiguruj procesy, pracuj z szablonami dokumentów, które przeszły ekspertyzę prawną, zapewnij zgodność z przepisami i wszystkimi zatwierdzonymi procedurami;
- Kontrola przetwarzania i realizacji: zapewnij 100% realizację zamówień poprzez kontrolę terminów i terminowe wypełnianie obowiązków służbowych, upewnij się, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzania i podpisywania;
- Szybka konfiguracja i wdrożenie produktu: łatwość konfiguracji produktu umożliwia szybkie wdrożenie produktu w firmie, dostosowanie go do procesów i standardów korporacyjnych oraz szybkie opracowanie dodatkowych funkcji;
- Wsparcie powdrożeniowe: możliwość zapewnienia szkoleń, szczegółowej dokumentacji produktu, wsparcia gwarancyjnego i serwisowego ze strony producenta, a także pomocy w rozwiązywaniu nowych zadań integracyjnych.
Zacznij już dziś!
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem i dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby maksymalnie wykorzystać jego możliwości!
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla Twojej firmy. My z kolei jesteśmy otwarci na nowe projekty i chętnie doradzimy w zakresie wdrożenia softXspace365. Skontaktuj się z nami, a nasi eksperci ds. wdrożeń softXspace365 i technologii Microsoft 365 pomogą Ci znaleźć odpowiedzi na wszystkie pytania i będą mogli zaoferować prezentację produktu.
