System zarządzania umowami

Automatyzacja cyklu życia umów firmowych – od tworzenia, zatwierdzania i podpisywania do kontroli zobowiązań, przedłużania i przechowywania. Produkt pozwoli na zbudowanie rejestru umów, dokumentów powiązanych (umowy dodatkowe, specyfikacje, akty, faktury itp.) oraz rejestru kontrahentów firmy. Dodatkowo możliwe jest zbudowanie prawnie istotnego obiegu dokumentów z kontrahentami dzięki integracji z softXspace.ClientPortal. Wszystko to zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów

Zautomatyzuj procesy akredytacji kontrahentów i stwórz jeden rejestr wiarygodnych klientów, dostawców, partnerów i innych kontrahentów. Rejestr zawiera pełne informacje o każdym kontrahencie, dane osób prawnych oraz dane osobowe osób fizycznych. Można tu uzyskać informacje kontaktowe: adresy, numery telefonów przedstawicieli lub osób kontaktowych itp. Nasz system wspiera zarządzanie umowami z kontrahentami na każdym etapie

Każdy pracownik otrzymuje osobistą przestrzeń, w której agregowane są wszystkie zadania, zadania i dokumenty. Pracownicy mogą skonfigurować pulpit nawigacyjny z ważnymi powiadomieniami i informacjami o ostatnich działaniach. Konto osobiste zawiera również linki do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych, strukturę organizacji oraz kontakty współpracowników. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie kontraktami i innymi dokumentami

Dzięki elastycznemu kreatorowi pracownicy mogą zbudować proces zatwierdzania o dowolnej złożoności – łatwo wybrać rodzaj zatwierdzenia (sekwencyjne, równoległe lub łączone), określić osoby zatwierdzające i skonfigurować etapy. Ponadto, wszystkie zdarzenia w cyklu życia dokumentu są rejestrowane, w tym data, godzina i komentarze zgłoszone podczas procesu zatwierdzania. System wspiera program do zarządzania umowami, który zapewnia pełny nadzór nad wszystkimi procesami

Obsługuje kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) dla wszystkich typów dokumentów oraz operacje grupowe z wieloma dokumentami, w tym wsadowe podpisywanie cyfrowe. W każdej chwili można podejrzeć listę sygnatariuszy dokumentu ze statusem i datą podpisania, zweryfikować złożone podpisy cyfrowe, pobrać plik z podpisami cyfrowymi dokumentu (P7S) lub dokument z wizualizacją podpisu cyfrowego

Produkt zapewnia wszystko, co jest potrzebne do wygodnej pracy z dokumentami na wszystkich etapach procesów biznesowych. Całodobowy dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego urządzenia i miejsca, praca z plikami w dowolnym formacie, jednoczesna edycja i recenzowanie ze współpracownikami w trybie online, konwersja dokumentu tekstowego na PDF do pobrania. System również umożliwia przetwarzanie faktur i innych dokumentów w sposób zorganizowany i efektywny

Przez cały cykl życia dokumentu możesz pracować z zespołem online: edytować, przeglądać, komentować, konsolidować zmiany

Omów ważne kwestie i zostaw komentarze nie tylko w samym pliku, ale także w karcie dokumentu. Wszystkie komentarze i odpowiedzi będą wyświetlane w prostym drzewie komentarzy, a niektóre komentarze mogą być ograniczone

Elastyczne dostosowywanie szablonów dokumentów (umów, faktur, aktów, ofert, specyfikacji itp.). Stwórz własną bibliotekę gotowych szablonów, które znacznie zaoszczędzą czas Twoich pracowników i zapewnią zgodność z firmowymi standardami. Dzięki gotowym szablonom (DOCX, XLSX) stworzenie nowego dokumentu zajmie kilka minut, a automatyczne wypełnianie pól dokumentu z karty sprawi, że proces ten będzie wygodny i szybki jak nigdy dotąd

Dzięki kreatorowi automatycznych numeratorów dokumentów wszystkie elementy w systemie są rejestrowane i numerowane zgodnie z polityką firmy, z mechanizmem zapobiegającym podwójnej rejestracji lub powielaniu. Dodatkowo istnieje kontrola nad wypełnianiem obowiązkowych atrybutów dokumentu

Aby mieć pewność, że pola są wypełnione poprawnie lub że pakiet dokumentów jest kompletny, udostępniliśmy wygodną listę kontrolną ze wskaźnikami. Sprawdza ona również poprawność wypełnienia pól formularzy czy obecność podpisów cyfrowych z możliwością dodania komentarza

Ustawiaj powiązania między kartami dokumentów lub plikami, aby zawsze mieć dostęp do kompletnych informacji. Na przykład możesz połączyć dokumenty przychodzące i wychodzące, wniosek z odpowiedzią, umowy z dodatkowymi porozumieniami i fakturami lub aktami itp.

Potężne narzędzia do przetwarzania zadań i kontroli terminów: otrzymuj zadania w oparciu o priorytety, monitoruj ich postępy, wizualizuj zadania zaległe i zadania zbliżające się do terminu. Funkcja kontroli cyklu pozwala kontrolować powtarzające się zadania i zdarzenia, takie jak odnawianie umów, fakturowanie, składanie specyfikacji lub wysyłanie zamówień zakupu

Możesz otrzymywać automatyczne alerty i przypomnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości SMS, aby pomóc Ci utrzymać się na szczycie zadań i nie przegapić żadnych terminów. Możesz również dostosować własne powiadomienia, korzystając z szablonów (wygląd, treść, linki, przyciski) i ustawiając datę lub warunki zdarzenia dla przypomnień

Elastyczne i wielofunkcyjne wyszukiwanie pozwala łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i zadania, zwłaszcza dzięki pełnotekstowemu wyszukiwaniu według treści i morfologii dokumentu. Ponadto można wyszukiwać dokumenty zarówno w obrębie systemu, jak i w oddzielnych sekcjach, stosować i zapisywać filtry według atrybutów, sortować i grupować rekordy, a także eksportować wyniki wyszukiwania do programu Excel

Administratorzy mogą konfigurować procesy, formularze, klasyfikacje i katalogi, zarządzać rolami i prawami, audytować zdarzenia systemowe i śledzić działania

Podsystem zarządzania rolami i uprawnieniami użytkowników: elastyczna konfiguracja praw dostępu i uprawnień, ustawianie dostępnych funkcji w systemie dla różnych grup użytkowników, delimitacja uprawnień użytkowników oraz pełne wsparcie dla Azure Active Directory

Przechowywanie szczegółowej historii działań w systemie umożliwia przeglądanie danych według systemu lub konkretnego użytkownika oraz tworzenie raportów audytowych. Przechowywana jest pełna informacja o pracy z dokumentami: proces zatwierdzania, podpisywania, realizacji zleceń, kontroli i przechowywania ze znacznikami czasu, pozostawionych komentarzy itp.

Automatyczne skanowanie dokumentów papierowych z obsługą skanowania w linii, drukowania i rozpoznawania kodów kreskowych/QR oraz importowania dokumentów elektronicznych do archiwum

Potężne narzędzia do budowania raportów i duża liczba wbudowanych szablonów raportów informacyjnych i analitycznych. Wykorzystanie dashboardów do wizualizacji danych i zrozumienia kluczowych wskaźników wydajności, dyscypliny wykonawczej, efektywności, obciążenia pracowników itp. Integracja dashboardów business intelligence, wizualizacja KPI i trendów w wybranych wskaźnikach

Możliwość konfiguracji własnych ścieżek procesów biznesowych, nazw elementów, atrybutów kart bez pisania kodu dzięki narzędziom low-code i no-code (w tym BPMN). Możliwość dostosowania większości katalogów systemu: rodzaje dokumentów, formularze i rodzaje kwitów, tematy wniosków, rodzaje kontrahentów, grupy użytkowników itp.

Systematyczna prezentacja informacji w ujednoliconym interfejsie, ujednolicony wygląd karty, a wszystkie niezbędne elementy sterujące w zwykłym miejscu. Możliwość pełnoprawnej pracy z urządzeń mobilnych i dowolnych innych urządzeń, adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranu

Personalizacja interfejsu i możliwość pełnego dostosowania do księgi znaku z funkcją indywidualnego dostosowania prezentacji i wyglądu produktu

Wsparcie dla wielojęzyczności (EN, DE, PL, UA, itd.), wybór różnych języków interfejsu na życzenie użytkownika systemu

Produkt pozwala na zautomatyzowanie niezbędnego zestawu procesów biznesowych, co skutkuje znacznym skróceniem czasu przeznaczonego na przetwarzanie i przechowywanie dokumentów, zmniejszeniem strat operacyjnych nawet o 60%, zmniejszeniem kosztów administracyjnych o 30%, zmniejszeniem ryzyka finansowego wynikającego z opóźnień oraz skróceniem czasu potrzebnego na zatwierdzenie i podpisanie dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny. Platforma softXspace daje możliwość wdrożenia produktu na całkowicie darmowym stosie produktów serwerowych (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, narzędzia deweloperskie), co zapewni niski koszt posiadania i niskie koszty ogólne

Standaryzując przepływy pracy, możesz zminimalizować błędy w każdym procesie biznesowym. Ustaw standardowe ścieżki zatwierdzania, pracuj z szablonami standardowych dokumentów, które przeszły weryfikację prawną, i zapewnij zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania i wszystkimi zatwierdzonymi procedurami. Bądź pewien, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzania i podpisywania

Produkt zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze, zapobiega wyciekowi danych i zapewnia użytkownikom bezpieczny dostęp w dowolnym momencie. Użytkownik może mieć pełny dostęp do swoich plików 24/7, pracować w dowolnym miejscu i czasie, co ułatwia wygodną pracę pracownikom zdalnym i upraszcza interakcję między pracownikami różnych działów

Korzystamy wyłącznie z najbardziej zaawansowanych rozwiązań technologicznych, a nasza platforma softXspace LowCode, na której oparty jest produkt, pozwala na korzystanie z narzędzi no-code i samodzielne tworzenie rozwiązań. Aby chronić dane, stosujemy nowoczesne technologie identyfikacji użytkowników: Bank ID, Mobile ID czy QES oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (MFA). Zapewniamy szyfrowanie danych (zarówno podczas przesyłania przez sieć, jak i w miejscu przechowywania dokumentów i metadanych). Dodatkowo produkty posiadają nowoczesny design dostosowany do korzystania na urządzeniach mobilnych oraz umożliwiają pracę w systemie bezpośrednio przez przeglądarkę

Produkt wspiera zarówno wdrożenie scentralizowane, jak i on-premises: możliwość instalacji rozwiązania zarówno w chmurze, jak i w infrastrukturze firmy, a także budowania rozwiązań hybrydowych. Łatwość dostosowania produktu pozwala na szybkie wdrożenie go w organizacji, dostosowanie do procesów i standardów korporacyjnych oraz opracowanie niezbędnych dodatkowych funkcjonalności. Możemy również zapewnić rozwiązania integracyjne, szkolenia i szczegółową dokumentację produktu, a także wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Produkt może być dostosowany zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych firm korporacyjnych z rozbudowaną siecią regionalną i klientami na całym świecie. Dzięki narzędziom typu low-code i no-code (w tym BPMN), nasze produkty softXspace oferują szerokie możliwości dostosowania i rozwoju, wspierają skalowanie poziome i pionowe, możliwość budowania konfiguracji odpornych na błędy oraz wygodną jednoczesną obsługę użytkowników

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.

Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu