Automatyzacja organów kolegialnych

Zarejestruj pytanie na naradę z pełną informacją o nim: nazwa organu kolegialnego, opis i uzasadnienie, wyjaśnienia i komentarze, dodatkowe pliki. Każda sprawa jest rejestrowana z automatycznym numerem rejestracyjnym

Możesz utworzyć ścieżkę zatwierdzania, wybrać typ zatwierdzania (sekwencyjne, równoległe lub łączone), zdefiniować osoby zatwierdzające, ustawić etapy lub użyć szablonów zatwierdzania. Podczas procesu zatwierdzania można zostawić komentarze do decyzji i wysłać je do poprawy

Automatyczne generowanie agendy na podstawie uzgodnionych zagadnień oraz pełnej informacji o spotkaniu: data, miejsce, uczestnicy i prelegenci, sprawy do rozpatrzenia, pliki, projekty decyzji

Przeprowadzaj głosowanie nad każdym punktem agendy spotkania z możliwością zgłaszania uwag i komentarzy oraz sugestii. System pozwala skonfigurować logikę podejmowania decyzji w przypadku równej liczby głosów z głosem decydującym

Automatyczne generowanie protokołów na podstawie wyników spotkania, ze wskazaniem wyników głosowania, wniosków i uwag, instrukcji i uchwał. Inteligentny formularz szablonu pozwoli Ci na automatyczne generowanie protokołów

Dodawaj instrukcje dla użytkowników do wykonania decyzji z możliwością kontroli jej realizacji

Delegowanie uprawnień, możliwość zastąpienia czasowo nieobecnego pracownika ( pracowników sekretariatu, członków organów kolegialnych itp.) tak, aby wszystkie procesy funkcjonowały w normalnym rytmie pracy zespołu

Dzięki obsłudze przez system usługi podpisywania dokumentów KPE można nadać dokumentom pełne znaczenie prawne poprzez wizualizację podpisu

Praca z dokumentami bezpośrednio w systemie (Word, Excel, PDF i inne formaty plików Office) bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania biurowego

Elastyczna i wielofunkcyjna wyszukiwarka pozwala na łatwe odnalezienie potrzebnych dokumentów, a ustawienie filtrów pozwoli na uzyskanie wymaganej selekcji

Wyszukiwanie pełnotekstowe pozwala szybko i łatwo znaleźć dowolny dokument według jego zawartości

Wsparcie dla wielojęzycznego interfejsu (UA, EN, PL, GE), wybór różnych języków interfejsu na życzenie użytkownika systemu

System posiada prostą i intuicyjną konstrukcję, która ułatwia i uprzyjemnia pracę użytkownikom. Systematyczna prezentacja informacji, ujednolicony wygląd kart, a wszystkie niezbędne elementy sterujące znajdują się zawsze w zwyczajnym miejscu. Możliwość pełnoprawnej pracy z urządzeń mobilnych i dowolnych innych urządzeń, adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranu

Dostosowanie interfejsu i adaptacja do księgi znaku firmy z możliwością indywidualnego dopasowania prezentacji i wyglądu produktu

Dla wygodnej pracy w systemie, ustawienie modelu ról, praw dostępu, katalogów itp.

Generuj własne raporty informacyjne i analityczne, eksportuj wyniki raportów do Excela w celu wizualizacji danych i kluczowych wskaźników. Przykładowo: możesz uzyskać dane dotyczące pracy i analizować je w kontekście organu kolegialnego (liczba spotkań, rozpatrywane zagadnienia, podejmowane decyzje, przydzielane zadania itp.)

Korzystanie z portalu skraca czas poświęcony na organizowanie i odbywanie spotkań organów kolegialnych (przygotowywanie i zatwierdzanie agend, głosowania, sporządzanie protokołów, wyznaczanie zadań i monitorowanie ich realizacji itp.

Zapewnij użytkownikom stały dostęp do systemu w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. System gwarantuje nieprzerwaną i efektywną pracę każdego organu zarządzającego organizacją i jest idealnym rozwiązaniem dla banków i firm finansowych, dużych przedsiębiorstw, holdingów i agencji rządowych

System gwarantuje bezpieczne przetwarzanie i niezawodne przechowywanie informacji i dokumentów w chmurze lub na serwerze Twojej firmy, co zapobiegnie ujawnieniu poufnych danych. Możesz mieć pewność, że dostęp do informacji będą mieli tylko pracownicy firmy dzięki możliwości podłączenia dwuskładnikowego uwierzytelniania

Ułatw w znacznym stopniu organizację pracy i spotkań organów kolegialnych, kontrolę realizacji, a w konsekwencji ogranicz ryzyko podczas wykonywania decyzji. Dzięki wygodnej funkcji monitorowania terminów realizacji poleceń, można zapewnić właściwą kontrolę i zwiększyć dyscyplinę wykonawczą

Dzięki ustandaryzowanym procesom dla wszystkich przepływów pracy, możesz zapomnieć o błędach podczas sporządzania i utrzymywania dokumentów o znaczeniu biznesowym. Ustaw standardowe ścieżki zatwierdzania, pracuj z szablonami standardowych dokumentów, które przeszły ekspertyzę prawną, i zapewnij zgodność z przepisami i wszystkimi zatwierdzonymi procedurami. Zapewnij 100% realizację zadań poprzez kontrolowanie terminów i wykonywanie obowiązków służbowych na czas. Upewnij się, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzenia i podpisania

Łatwość konfiguracji portalu pozwala na szybkie wdrożenie go w organizacji, dostosowanie do wewnętrznych zasad, standardów korporacyjnych i lokalnych przepisów. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia, szczegółową dokumentację produktu oraz wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Możliwość podłączenia nowoczesnych usług wideokonferencyjnych do spotkań online

Nasz moduł scan&recognition pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoſt Exchange, Word, Excel, Power BI, itp.), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar, Meet, itp.). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi, usługami weryfikacji kontrahentów itp.

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu