soft Xpansion logo

Меnu

Podpis Elektroniczny w Microsoft 365

Profesjonalne rozwiązanie do elektronicznego podpisywania dokumentów bezpośrednio w środowisku Microsoft 365. Dzięki podpisowi elektronicznemu przyspieszysz obieg dokumentów, zapewnisz im moc prawną i umożliwisz pracę zdalną z każdego miejsca na świecie.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Podpisywanie Dokumentów Online

System Obiegu Dokumentów – Automatyzacja Procesów Biznesowych

Podpis elektroniczny to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Z softXspace365 możesz podpisywać umowy, faktury, wnioski i inne dokumenty bez drukowania, skanowania i wysyłania kurierem.

System obsługuje różne rodzaje podpisów – od prostego podpisu elektronicznego, przez zaawansowany, aż po kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z eIDAS.

Dowiedz się więcej o podpisywaniu dokumentów

Podpis Cyfrowy vs Elektroniczny

Cyfrowy Obieg Dokumentów – Od Papieru do Chmury

Podpis elektroniczny to szerokie pojęcie prawne obejmujące wszystkie metody elektronicznego potwierdzenia tożsamości. Podpis cyfrowy to konkretny rodzaj podpisu oparty na kryptografii klucza publicznego.

W softXspace365 obsługujemy wszystkie typy:

  • Prosty podpis elektroniczny (SES) – dla dokumentów wewnętrznych
  • Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) – z weryfikacją tożsamości
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) – równoważny podpisowi odręcznemu

Szczegóły o podpisie cyfrowym

Podpis Elektroniczny Dokumenty

Obieg Dokumentów w Firmie

softXspace365 umożliwia podpisywanie różnych typów dokumentów bezpośrednio w Microsoft 365:

  • Dokumenty PDF – standard PAdES, długoterminowa ważność podpisu
  • Dokumenty Word (.docx) – podpis bez konwersji do PDF
  • Umowy i kontrakty – pełna ścieżka audytu
  • Faktury i dokumenty finansowe – integracja z KSeF
    • Dokumenty kadrowe – onboarding, aneksy, wnioski

Zobacz jakie dokumenty można podpisać

Kwalifikowany Podpis Elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) to najbezpieczniejsza forma podpisu, równoważna podpisowi odręcznemu zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. 

softXspace365 współpracuje z certyfikowanymi dostawcami usług zaufania: Autenti, Certum, KIR, Sigillum, Asseco i innymi. 

Kwalifikowany podpis jest wymagany przy:

  • Zawieraniu umów z administracją publiczną
  • Składaniu ofert w przetargach
  • Dokumentach wymagających notarialnego poświadczenia

System Workflow – Automatyzacja Przepływu Dokumentów

System Workflow – Automatyzacja Przepływu Dokumentów

System workflow to silnik napędzający elektroniczny obieg dokumentów. Definiujesz ścieżki przepływu, warunki i akcje – system automatycznie kieruje dokumenty do właściwych osób i pilnuje terminów. 

W softXspace365 workflow opiera się na Power Automate – natywnym narzędziu Microsoft 365. Oznacza to:

  • Niskie koszty utrzymania (brak dodatkowych licencji)
  • Łatwą integrację z innymi aplikacjami Microsoft
  • Możliwość rozbudowy bez programowania (low-code)
  • Niezawodność infrastruktury Azure 

System workflow w softXspace365 obsługuje nawet najbardziej złożone scenariusze: wielopoziomowe zatwierdzenia, eskalacje, warunki warunkowe, równoległe ścieżki i automatyczne powiadomienia.

Co to jest Workflow? – Definicja i Zastosowania

Co to jest Workflow? – Definicja i Zastosowania

Co to jest workflow? Workflow (przepływ pracy) to zdefiniowana sekwencja kroków, które dokument lub sprawa musi przejść od początku do końca procesu. Każdy krok może wymagać akcji konkretnej osoby lub być wykonany automatycznie. 

Przykładowy workflow zatwierdzania faktury:

  • Faktura wpływa do systemu (skan lub e-faktura)
  • System automatycznie rozpoznaje dane (OCR)
  • Faktura trafia do osoby odpowiedzialnej merytorycznie
  • Po akceptacji merytorycznej – do działu finansów
  • Księgowy weryfikuje i wprowadza do systemu FK
  • Faktura zostaje zarchiwizowana 

 Każdy krok jest śledzony, a przekroczenie terminu powoduje automatyczną eskalację. To właśnie workflow – zautomatyzowany, kontrolowany przepływ pracy.

Workflow Document Management – Zarządzanie Dokumentami

Workflow Document Management – Zarządzanie Dokumentami

Workflow document management łączy automatyzację procesów z profesjonalnym zarządzaniem dokumentami. To nie tylko przepływ pracy, ale również: 

  • Kontrola wersji – każda zmiana jest zapisywana, możesz wrócić do dowolnej poprzedniej wersji
  • Metadane – dokumenty są opisane i łatwe do wyszukania
  • Uprawnienia – granularna kontrola dostępu na każdym etapie
  • Audit trail – pełna historia operacji na dokumencie 

 softXspace365 to kompletne rozwiązanie workflow document management dla firm, które potrzebują więcej niż prostego obiegu zatwierdzania.

Obieg Dokumentacji w Firmie – Wszystkie Typy Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentacji – Wszystkie Typy Dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentacji w softXspace365 obejmuje wszystkie typy dokumentów występujących w organizacji: 

Dokumenty przychodzące:

  • Faktury od dostawców
  • Pisma urzędowe i korespondencja
  • Umowy i aneksy od kontrahentów
  • Wnioski i zapytania od klientów

Dokumenty wewnętrzne:

  • Regulaminy i procedury
  • Notatki służbowe i decyzje
  • Protokoły spotkań
  • Dokumentacja projektowa

Dokumenty wychodzące: 

  • Oferty i umowy dla klientów
  • Pisma i odpowiedzi urzędowe
  • Faktury sprzedażowe
  • Raporty i sprawozdania

Każdy typ dokumentu może mieć własny workflow, metadane i zasady archiwizacji. System jest w pełni konfigurowalny – dopasowujesz go do swoich procesów, nie odwrotnie.

Elektroniczny Obieg Faktur – Automatyzacja od Wpływu do Zapłaty

Elektroniczny Obieg Faktur – Automatyzacja od Wpływu do Zapłaty

Elektroniczny obieg faktur to jeden z najpopularniejszych przypadków użycia systemu obiegu dokumentów. Faktury kosztowe stanowią znaczącą część dokumentacji w każdej firmie – ich automatyzacja przynosi natychmiastowe korzyści. 

softXspace365 oferuje kompletny moduł obiegu faktur:

Wpływ faktury:

  • Import e-faktur (KSeF, EDI, Peppol)
  • Skanowanie faktur papierowych z OCR
  • Automatyczne rozpoznawanie danych

Obieg i zatwierdzanie:

  • Automatyczne przypisanie do centrum kosztów
  • Wielopoziomowa akceptacja merytoryczna
  • Zatwierdzenie przez osoby uprawnione kwotowo 
  • Weryfikacja budżetowa

Księgowanie i archiwizacja:

  • Integracja z systemem FK (SAP, Comarch, Sage, inne)
  • Automatyczne dekretowanie
  • Archiwizacja zgodna z przepisami podatkowymi
Szczegóły znajdziesz na stronie

Korzyści z Wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów

  • Oszczędność Czasu

    Dokumenty przepływają automatycznie – bez noszenia teczek, szukania na biurkach i czekania na powrót z urlopu. Średni czas obsługi dokumentu spada o 60-80%.

  • Oszczędność Kosztów

    Eliminacja kosztów papieru, druku, przechowywania i wysyłki. Mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię archiwum. ROI widoczny już w pierwszym roku.

  • Pełna Kontrola

    Wiesz, gdzie jest każdy dokument i na jakim etapie procesu. Dashboardy pokazują status spraw w czasie rzeczywistym. Żaden dokument się nie zgubi.

  • Zgodność z Przepisami

    Automatyczne stosowanie polityk retencji i archiwizacji. Pełna ścieżka audytu dla kontrolerów. Zgodność z RODO, KPA i regulacjami branżowymi.

  • Praca Zdalna

    Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca – biura, domu, podróży służbowej. Pełna funkcjonalność na urządzeniach mobilnych przez Microsoft Teams.

  • Ciągłość Biznesu

    Dokumenty w chmurze są bezpieczne nawet w przypadku awarii lub katastrofy. Automatyczne kopie zapasowe i odzyskiwanie danych zapewniają ciągłość działania.

Najczęściej Zadawane Pytania o Obieg Dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nie jest prawnie obowiązkowy dla wszystkich firm – to kwestia wyboru i optymalizacji procesów. Jednak pewne przepisy promują lub wymagają cyfryzacji:

Sektor publiczny:

  • Od 2019 r. obowiązuje e-fakturowanie w zamówieniach publicznych
  • Od 2021 r. EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) jest
    preferowane w administracji

Sektor prywatny:

  • Od 2024 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązkowy
    dla wszystkich podatników VAT
  • RODO wymaga odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów z danymi
    osobowymi

softXspace365 pomaga spełnić wszystkie te wymagania, jednocześnie
usprawniając wewnętrzne procesy firmy.

Workflow (przepływ pracy) to zdefiniowana sekwencja kroków, które dokument, zadanie lub sprawa musi przejść w ramach procesu biznesowego. Workflow określa:

  • Kto wykonuje poszczególne działania
  • Co musi być zrobione na każdym etapie
  • Kiedy i w jakiej kolejności następują kroki
  • Jakie warunki muszą być spełnione do przejścia dalej

Przykłady workflow w firmie:

  • Obieg faktury kosztowej (od wpływu do zapłaty)
  • Zatwierdzanie wniosku urlopowego
  • Akceptacja umowy przez prawnika i zarząd
  • Publikacja treści marketingowej

W softXspace365 workflow tworzysz wizualnie, bez programowania, korzystając z narzędzia Power Automate.

Koszt systemu obiegu dokumentów zależy od wielu czynników:

Model licencjonowania:

  • Licencja wieczysta vs subskrypcja (SaaS)
  • Opłata za użytkownika vs opłata za organizację

Zakres wdrożenia:

  • Liczba użytkowników i działów
  • Liczba typów dokumentów i workflow
  • Potrzeby integracyjne (ERP, FK, inne systemy)

Koszty towarzyszące:

  • Szkolenia użytkowników
  • Migracja istniejących dokumentów
  • Wsparcie i rozwój systemu

softXspace365 oferuje elastyczny model cenowy oparty na subskrypcji. Wykorzystujesz istniejące licencje Microsoft 365, co znacząco obniża TCO. Skontaktuj się po indywidualną wycenę.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie składa się z kilku etapów: 

1. Analiza (2-4 tygodnie)

  • Mapowanie istniejących procesów dokumentowych
  • Identyfikacja dokumentów i ich ścieżek obiegu
  • Określenie wymagań i oczekiwań

2. Konfiguracja (2-6 tygodni)

  • Instalacja systemu w środowisku Microsoft 365
  • Konfiguracja typów dokumentów i metadanych
  • Budowa workflow i automatyzacji

3. Testy i szkolenia (2-3 tygodnie)

  • Testy z użytkownikami kluczowymi
  • Szkolenia dla wszystkich użytkowników
  • Korekty na podstawie feedbacku

4. Uruchomienie produkcyjne

  • Migracja istniejących dokumentów (opcjonalnie)
  • Wsparcie w pierwszych tygodniach pracy
  • Optymalizacja i rozwój systemu

Całość trwa zwykle 2-4 miesiące. softXspace365 oferuje wsparcie na każdym etapie wdrożenia.

Tak, softXspace365 oferuje integracje z popularnymi systemami ERP: 

Gotowe konektory:

  • SAP (S/4HANA, Business One)
  • Microsoft Dynamics 365
  • Comarch ERP (Optima, XL, Altum)
  • Sage Symfonia
  • Enova365

Integracja przez API:

  • REST API do wymiany danych
  • Webhooks dla powiadomień w czasie rzeczywistym
  • Power Automate dla niestandardowych przepływów

Typowe scenariusze integracji:

  • Import faktur z ERP do obiegu zatwierdzania
  • Eksport zatwierdzonych dokumentów do FK
  • Synchronizacja kontrahentów i centrów kosztów 
  • Automatyczne księgowanie po akceptacji

Skontaktuj się z nami, aby omówić integrację z Twoim systemem.

Wdróż Obieg Dokumentów w Firmie z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak elektroniczny obieg dokumentów w softXspace365 może usprawnić procesy w Twojej firmie. Nasi eksperci pokażą Ci system w działaniu, odpowiedzą na pytania i pomogą zaplanować wdrożenie dostosowane do Twoich potrzeb.

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

    luty, 2025

    Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

    Czytaj więcej

  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

    styczeń, 2025

    Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

    Czytaj więcej

  • Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

    grudzień, 2024

    softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

    Czytaj więcej

Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych

luty, 2025

Zoptymalizuj swoje operacje bankowe dzięki rozwiązaniom Low-Code/No-Code od soft Xpansion. Zarządzaj dokumentami, automatyzuj procesy kredytowe, optymalizuj spotkania zarządu i centralizuj przechowywanie danych dzięki modułom eArchive i Back Office.

Czytaj więcej

Elektroniczne zarządzanie dokumentami na nowoczesnej platformie Low-Code/No-Code

styczeń, 2025

Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.

Czytaj więcej

Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365

grudzień, 2024

softXspace365 offers a comprehensive solution for automating business processes within Microsoft 365. Features include a digital workspace, no-code process automation, document management with templates and archiving, task tracking, and seamless integration with tools like DocuSign.

Czytaj więcej

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami