System zarządzania dokumentami (DMS) dla firm i administracji

Nasze rozwiązania pozwalają kompleksowo zautomatyzować pracę z korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz dokumentami wewnętrznymi, takimi jak odwołania, umowy, wnioski, dokumenty organizacyjne czy protokoły ze spotkań. Umożliwiają one szybkie tworzenie dokumentów dzięki szablonom z autouzupełnianiem, sprawne zatwierdzanie i podpisywanie z wykorzystaniem podpisów cyfrowych, a także skuteczne zarządzanie zadaniami i kontrolę realizacji procesów. System wspiera również budowę elektronicznego archiwum, które umożliwia pracę z dokumentami – zarówno elektronicznymi, jak i zeskanowanymi – z dowolnego miejsca. Zautomatyzowane zostały także rutynowe czynności, takie jak rejestracja dokumentów zgodnie z nomenklaturą, kontrola duplikatów, przegląd przez przełożonego, tworzenie uchwał i instrukcji, monitorowanie realizacji, przygotowywanie odpowiedzi oraz przekazywanie dokumentów do elektronicznego archiwum. Dodatkowo system umożliwia integrację z rozwiązaniami firm trzecich i pozwala na bezpośrednie skanowanie korespondencji do systemu obiegu dokumentów

Nasze rozwiązanie pozwala usprawnić organizację spotkań – zarówno online, jak i stacjonarnych – oraz automatyzować rejestrację i kontrolę instrukcji wynikających z ich przebiegu. Umożliwia łatwe uzgadnianie agendy, terminu i miejsca spotkania, rezerwację zasobów, wysyłkę zaproszeń, prowadzenie głosowań, a także automatyczne generowanie protokołów zgodnie z przyjętą agendą. Inteligentny formularz szablonu pozwala tworzyć protokoły, które zawierają wyniki głosowania, wnioski, uwagi, instrukcje oraz uchwały. Na ich podstawie system automatycznie przypisuje zadania do konkretnych osób z określonymi terminami realizacji. Takie podejście standaryzuje pracę, zwiększa kontrolę nad procesami, poprawia współpracę zespołową i wspiera szybkie podejmowanie decyzji zarządczych. Nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentami doskonale wspiera tego typu działania

Automatyzacja procesów identyfikacji potrzeb, planowania oraz tworzenia rocznych planów zakupowych. Umożliwiają upoważnienie pracowników do samodzielnej organizacji zarówno codziennych, jak i strategicznych zakupów – także w jednostkach rozproszonych regionalnie. Osoby odpowiedzialne mogą w prosty sposób przygotować i zatwierdzić wniosek zakupowy, określając m.in. procedurę, warunki zakupu, wolumen oraz platformę zakupową. W trakcie realizacji zamówienia pracownicy mają możliwość zbierania i analizowania ofert od dostawców, a następnie wyboru zwycięzcy – według standardowej procedury lub poprzez głosowanie, np. przez komisję przetargową. Dzięki temu proces podejmowania decyzji staje się szybszy i bardziej przejrzysty, rośnie dyscyplina wykonawcza, a automatyzacja obiegu dokumentów pozwala skutecznie kontrolować czas i budżet zamówień

Zarządzanie dokumentacją HR obejmuje kluczowe procesy związane z rekrutacją, zatrudnieniem, onboardingiem, delegacjami, urlopami, premiami, świadectwami pracy, przeniesieniami wewnętrznymi, zwolnieniami oraz zmianami kadrowymi. Nasze rozwiązania umożliwiają pełną automatyzację cyklu życia każdego procesu HR – od tworzenia dokumentów, ich składania, zatwierdzania i podpisywania (również cyfrowego), po kontrolę, archiwizację oraz raportowanie. Zautomatyzowany obieg dokumentów HR zwiększa efektywność pracy działu personalnego i całej organizacji, umożliwia zdalne realizowanie usług kadrowych (np. onboarding bez konieczności fizycznej obecności kandydata) oraz gwarantuje bezpieczne przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami

Nasze rozwiązania umożliwiają pełną automatyzację działań służb ochrony w zakresie wydawania certyfikatów, zezwoleń, kontroli dostępu oraz realizacji innych usług wewnętrznych. Pracownicy mogą szybko i wygodnie składać wnioski dotyczące wpuszczenia gości na teren firmy, wjazdu pojazdów zewnętrznych, wyniesienia sprzętu, a także występować z prośbami o porady, zalecenia czy instrukcje. Z kolei pracownicy ochrony zyskują narzędzie do sprawnej obsługi takich zgłoszeń – od ich przeglądania i zatwierdzania, po informowanie wnioskodawców o wynikach przetwarzania. System usprawnia komunikację wewnętrzną, przyspiesza realizację wniosków i zwiększa bezpieczeństwo operacyjne całej organizacji

Budujemy kompleksowy system automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) typu end-to-end, który całkowicie zrewolucjonizuje funkcjonowanie banku i jego oddziałów. Nasza platforma SoftXspace umożliwia efektywne zarządzanie wszystkimi procesami – od klasycznego obiegu dokumentów i HR, przez zarządzanie kontrahentami, aż po automatyzację procesów w back office i front office