Menu

Nowoczesne rozwiązania IT w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów

Nasze rozwiązania pomagają zbudować nowoczesny system DMS elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje procesy związane z tworzeniem, zatwierdzaniem i podpisywaniem dokumentów, przeglądem, realizacją zleceń oraz kontrolą przepływu dokumentów na wszystkich etapach cyklu życia

Skontaktuj się z nami
Poproś o demo
Elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie dokumentami

Elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie dokumentami

Oferujemy rozwiązania, które nie tylko zapewnią niezawodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także istotnie obniżą koszty związane z rutynowymi czynnościami. Możesz znacznie przyspieszyć automatyzację procesów biznesowych w swojej firmie, zwiększyć komfort i wydajność pracowników oraz kontrolę nad procesami, a wprowadzenie istotnego z punktu widzenia prawa obiegu dokumentów pozwoli na cyfrowe podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Automatyzacja klasycznych procesów zarządzania dokumentami

Automatyzacja klasycznych procesów zarządzania dokumentami

Automatyzacja klasycznych procesów zarządzania dokumentami

Zautomatyzuj pracę z korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz dokumentami wewnętrznymi: przetwarzaj korespondencję, odwołania, dokumenty umowne, wnioski wewnętrzne, dokumenty organizacyjne i protokoły ze spotkań, monitoruj realizację zadań i przygotowuj odpowiedzi itp. Nasze rozwiązania pozwalają na optymalizację pełnego cyklu życia dowolnego dokumentu w firmie: znaczne przyspieszenie tworzenia dokumentów dzięki autouzupełnianiu szablonów, szybkie zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów za pomocą podpisów cyfrowych, skuteczną kontrolę zadań i przydziałów, budowę elektronicznego archiwum dokumentów. Ponadto pracownicy będą mogli pracować z kolegami na dokumentach elektronicznych i zeskanowanych online. Rutynowe procesy, takie jak rejestracja zgodnie z nomenklaturą, kontrola duplikatów, przegląd przez kierownika, tworzenie uchwał i instrukcji, monitorowanie realizacji, przygotowywanie odpowiedzi i przekazywanie do elektronicznego archiwum są zautomatyzowane. Jednocześnie nasze rozwiązania dają możliwość integracji z systemami firm trzecich i skanowania korespondencji bezpośrednio do systemu obiegu dokumentów

Praca z wewnętrznymi zleceniami i instrukcjami w firmie

Praca z wewnętrznymi zleceniami i instrukcjami w firmie

Praca z wewnętrznymi zleceniami i instrukcjami w firmie

Dzięki naszym rozwiązaniom możesz zautomatyzować pracę z wewnętrznymi zarządzeniami i instrukcjami związanymi z podstawową działalnością firmy, kwestiami administracyjnymi, kadrowymi itp. Twórz zarządzenia i uchwały w kilka minut dzięki szablonom standardowych dokumentów, zatwierdzaj je i podpisuj podpisem cyfrowym, monitoruj realizację i czas przetwarzania uchwał oraz zapisuj automatyzacja procesów logistycznych

Prowadzenie spotkań i tworzenie protokołów oraz instrukcji

Prowadzenie spotkań i tworzenie protokołów oraz instrukcji

Prowadzenie spotkań i tworzenie protokołów oraz instrukcji

Zoptymalizuj procesy organizowania spotkań online lub offline, a także prace związane z rejestrowaniem i kontrolowaniem instrukcji na podstawie wyników spotkań: uzgodnij agendę, datę/godzinę i miejsce, zarezerwuj zasoby materialne, wyślij zaproszenia, głosuj nad kwestiami, automatycznie generuj protokoły zgodnie z agendą i twórz zadania z nazwiskami osób odpowiedzialnych i terminami. Protokoły generowane są automatycznie za pomocą inteligentnego formularza szablonu wskazującego wyniki głosowania, wnioski i uwagi, instrukcje i uchwały. Pomoże to w standaryzacji pracy, poprawie kontroli procesów i pracy zespołowej oraz zapewni szybkie i skuteczne decyzje zarządcze. Nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest idealnym rozwiązaniem do tych zadań.

Automatyzacja czynności związanych z umowami

Automatyzacja czynności związanych z umowami

Automatyzacja czynności związanych z umowami

Pomagamy wdrożyć pełny wewnętrzny, prawnie istotny system do obiegu dokumentów umownych, który zautomatyzuje pełny cykl życia umów: tworzenie, zatwierdzanie, podpisywanie za pomocą KPE, kontrolę, odnawianie i przechowywanie. Nasze rozwiązania optymalizują procesy przetwarzania różnych dokumentów umownych: umów, umów dodatkowych, aktów, faktur, specyfikacji, ofert handlowych itp. Wdrożenie zapewnia przejrzystość, standaryzację i szybkość działań kontraktowych, znacząco minimalizuje ryzyko finansowe i ryzyko związane z informacjami poufnymi, zwiększa kontrolę nad realizacją na każdym etapie oraz poprawia interakcję z klientami i dostawcami

Autoryzacja procesów zaopatrzenia i sprzedaży

Autoryzacja procesów zaopatrzenia i sprzedaży

Autoryzacja procesów zaopatrzenia i sprzedaży

Automatyzacja procesów identyfikacji potrzeb, planowania i tworzenia rocznych planów zakupowych. Upoważnienie pracowników do efektywnego organizowania zarówno rutynowych, jak i dużych zakupów w całej firmie, w tym z jednostkami rozlokowanymi regionalnie. Osoby odpowiedzialne będą mogły w łatwy i szybki sposób stworzyć i zatwierdzić wniosek zakupowy, w tym procedurę, warunki, wielkości, platformę zakupową itp. Ponadto w trakcie procesu zamówień pracownicy będą mogli zbierać i analizować propozycje uczestników, a następnie wyłonić zwycięzcę za pomocą standardowej procedury lub poprzez zorganizowanie głosowania, np. przez komisję przetargową. W rezultacie wzrośnie szybkość podejmowania decyzji i dyscyplina wykonawcza, zapewniona zostanie skuteczna kontrola, a czas i budżet zamówień zostaną zaoszczędzone dzięki automatyzacji obiegu dokumentów

Zewnętrzny obieg dokumentów z kontrahentami

Zewnętrzny obieg dokumentów z kontrahentami

Zewnętrzny obieg dokumentów z kontrahentami

Zautomatyzuj przepływ dokumentów z kontrahentami i wymieniaj istotne prawnie dokumenty z podpisami cyfrowymi z dowolnego miejsca na świecie i na dowolnym urządzeniu. Dzięki naszym rozwiązaniom możesz w łatwy i wygodny sposób wymieniać umowy, faktury, akty, specyfikacje, przyjmować zamówienia i wnioski lub zapewnić dostęp do informacji korporacyjnych swoim kontrahentom. Wszyscy dostawcy, klienci czy partnerzy będą mogli przejść przez procesy akredytacji i wstępnej weryfikacji, co zminimalizuje ryzyko i pomoże Ci stworzyć rejestr wiarygodnych i zaufanych kontrahentów dzięki program do zarządzania umowami

Automatyzacja obiegu dokumentów i procesów kadrowych

Automatyzacja obiegu dokumentów i procesów kadrowych

Automatyzacja obiegu dokumentów i procesów kadrowych

Zarządzanie dokumentami HR obejmuje zazwyczaj takie procesy jak: rekrutacja, zatrudnianie, onboarding, podróże służbowe, urlopy, premie, świadectwa pracy, przeniesienia pracowników w ramach struktury firmy, zwolnienia, zmiany w obsadzie kadrowej itp. Nasze rozwiązania pozwalają zautomatyzować cały cykl życia dowolnego procesu HR: tworzenie, składanie, zatwierdzanie, podpisywanie z możliwością stosowania podpisów cyfrowych, kontrolę, przenoszenie do elektronicznego archiwum i raportowanie. Zwiększy to efektywność zarówno działu HR, jak i całej firmy poprzez zautomatyzowanie obiegu dokumentów HR, umożliwi zdalne przyjmowanie usług bez konieczności osobistej obecności kandydata oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji HR

Automatyzacja wniosków administracyjnych i biznesowych

Automatyzacja wniosków administracyjnych i biznesowych

Automatyzacja wniosków administracyjnych i biznesowych

Zapewnij komfortową pracę swoim pracownikom poprzez automatyzację zgłoszeń administracyjnych i biznesowych, takich jak naprawa sprzętu, sprzątanie, zamówienie samochodu służbowego, zamówienie materiałów biurowych, zamówienie lunchu do biura, ustawienie urządzeń elektrycznych, uzupełnienie wkładów itp. Funkcjonalność naszych rozwiązań pozwala wszystkim pracownikom firmy tworzyć, zatwierdzać i wysyłać zgłoszenia do serwisu ASG w zależności od potrzeb oraz oceniać jakość zgłoszenia, a odpowiedzialni pracownicy mogą efektywnie planować zasoby i oszczędzać czas dzięki systemowi zarządzania dokumentami

Automatyzacja procesów wewnętrznych służb bezpieczeństwa w firmie

Automatyzacja procesów wewnętrznych służb bezpieczeństwa w firmie

Automatyzacja procesów wewnętrznych służb bezpieczeństwa w firmie

Nasze rozwiązania mogą w pełni zautomatyzować pracę służb ochrony organizacji w zakresie wydawania certyfikatów, zezwoleń, kontroli lub innych usług wewnętrznych. Pracownicy będą mogli szybko i wygodnie jednym kliknięciem tworzyć wnioski o wpuszczenie gości do biura, wjazd pojazdu obcego na teren, usunięcie sprzętu (laptopa, drukarki, projektora, stolika itp.) i inne prośby do służb ochrony firmy w celu uzyskania porad, zaleceń, instrukcji itp.). Z kolei pracownicy ochrony będą mogli skutecznie zautomatyzować swoje przepływy pracy w zakresie przeglądania/zatwierdzania wniosków i informowania współpracowników o wynikach przetwarzania

Zespołowa praca online z dokumentami

Zespołowa praca online z dokumentami

Zespołowa praca online z dokumentami

Nasze rozwiązania zapewniają całodobowy dostęp do dokumentów na wszystkich etapach ich życia i pozwalają pracować nad plikami zarówno samodzielnie, jak i ze współpracownikami jednocześnie w czasie rzeczywistym. Edytuj i przeglądaj dokumenty bezpośrednio w systemie bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, zostawiaj komentarze i opinie na temat dokumentu. Śledź wersje i kontroluj historię zmian, co pozwala w każdej chwili odzyskać utracony plik lub zobaczyć autorów zmian. Ponadto można łączyć dokumenty ze sobą w celu kompleksowej pracy ze wszystkimi niezbędnymi informacjami. Ważne jest również to, że z dokumentami można pracować przez całą dobę z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu, a także można pracować z plikami w dowolnym formacie (.docx, .xlsx, .pptx, .pdf, itp.) dzięki procesowaniu dokumentów

Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end

Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end

Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end

Budowa kompleksowego systemu automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), który całkowicie odmienia pracę firmy i obejmuje wszystkie jej działy. Nasza platforma softXspace pomoże Ci efektywnie zarządzać wszystkimi procesami wewnętrznymi i zewnętrznymi - od klasycznego zarządzania dokumentami i HR po pracę z kontrahentami i automatyzację back i front office

Podłącz integracje

  • Platforma softXspace

    Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

  • Linia produktów softXspace

    Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

  • Systemy firm trzecich

    Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Nasze produkty do automatyzacji przepływu dokumentów

Korzystamy z nowoczesnych i sprawdzonych technologii

Korzystamy z nowoczesnych i sprawdzonych technologii

Korzystamy z nowoczesnych i sprawdzonych technologii

Oprócz naszych gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług rozwojowych, wdrożeniowych, wsparcia i rozwoju. Nasze zespoły techniczne są złożone z wysoko wykwalifikowanych specjalistów i w zależności od wymagań naszych klientów, oferujemy rozwój na konkretnej platformie i powiązanych technologiach: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion, OrchardCore

Zobacz więcej

Dlaczego firmy nam ufają?

  • 25+

    lat pomyślnej pracy na globalnym rynku rozwiązań IT dla działów zarządzania dokumentacją

  • 50+

    zadowolonych klientów korzystających z naszych rozwiązań do zarządzania dokumentami elektronicznymi na całym świecie

  • 60+

    pomyślnie zakończonych projektów wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami i zarządzania zapisami

  • 15+

    opracowanych produktów oprogramowania do zarządzania dokumentami

  • 100+

    wysoko wykwalifikowanych specjalistów

  • 360 °

    pełen zakres usług — od badania i określenia zapotrzebowania biznesowego do wdrożenia i wsparcia

Nasi klienci

Bank Portal

Modern universal bank

Pivdenny Bank

One of the largest commercial banks with Ukrainian capital operating on the domestic financial market

COFCO Agri Resources Ukraine

One of the largest manufacturers, processors and traders of agricultural products

KERNEL

The world's leading and Ukraine’s largest producer and exporter of sunflower oil

UKRSIBBANK

Ranks second in the TOP-20 most reliable banks in Ukraine

RISOIL S.A.

One of the largest exporters of crude oil and by-products of sunflower processing from Ukraine

ProCredit Bank

Part of the Procredit Holding AG group of companies (Germany)

ING Bank

Among top 3 banks servicing international clients in Ukraine

ArcelorMittal

World’s leading steel company

Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of digitalization

Naftogaz Digital Technologies

The first internal IT service center in the public sector of Ukraine

Piraeus Bank

The largest Greek bank and the company in the country

AVK Company

One of the leaders of the national confectionery market

Niva Pereyaslavshchina

TOP-3 among pork producers in Ukraine

Globus Bank

Ukrainian Commercial Bank

Metinvest

International mining and metals company, one of the largest companies in Central and Eastern Europe

Raiffeisen Bank

One of the leaders in the banking system of Ukraine

Nurbank

One of the leading banks in the Republic of Kazakhstan

Cyber Police Department of the National Police of Ukraine

Implementation of state policy in the field of combating cybercrime

Dongorbank

Ukrainian Commercial Bank

Rubizhne City Council

Local self-government body

Chortkiv City Council

Local self-government body

Turbogaz

Development, manufacture, installation and maintenance of equipment for the gas industry

Kryvyi Rih City Council

Local self-government body

Baltic City Council

Local self-government body

Minister of Energy and Environmental Protection of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of fuel and energy complex

Energodar City Council

Local self-government body

Shakhivska Amalgamated Territorial Community

Local self-government body

Jesteście gotowi, by zacząć?
Otrzymaj szczegółową prezentację kompetencji naszej firmy

Wyślemy Ci link do prezentacji

Jesteście gotowi, by zacząć?

Zamów indywidualną prezentację, a nasz zespół ekspertów w zakresie wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentami odpowie na wszystkie pytania i pomoże wybrać najlepsze rozwiązanie

Poproś o demo

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami