Menu

Nowoczesne rozwiązania IT w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów

Nasze rozwiązania p umożliwiają budowę nowoczesnego systemu system DMS elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje procesy związane z tworzeniem, zatwierdzaniem, podpisywaniem dokumentów, przeglądem, realizacją zleceń oraz kontrolą obiegu dokumentów . na każdym etapie ich cyklu życia

Skontaktuj się z nami Poproś o demo
Elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie dokumentami

Elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie dokumentami

Oferujemy rozwiązania, które nie tylko gwarantują niezawodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów, lecz także znacząco obniżają koszty codziennych, rutynowych czynności. Dzięki naszej technologii możesz przyspieszyć automatyzację procesów biznesowych, zwiększyć komfort i wydajność pracy zespołu oraz zyskać pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów. Co więcej, wdrożenie zgodnego z wymogami prawnymi systemu umożliwia cyfrowe podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze

Automatyzacja klasycznych procesów zarządzania dokumentami

Automatyzacja klasycznych procesów zarządzania dokumentami

Nasze rozwiązania pozwalają kompleksowo zautomatyzować pracę z korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz dokumentami wewnętrznymi, takimi jak odwołania, umowy, wnioski, dokumenty organizacyjne czy protokoły ze spotkań. Umożliwiają one szybkie tworzenie dokumentów dzięki szablonom z autouzupełnianiem, sprawne zatwierdzanie i podpisywanie z wykorzystaniem podpisów cyfrowych, a także skuteczne zarządzanie zadaniami i kontrolę realizacji procesów. System wspiera również budowę elektronicznego archiwum, które umożliwia pracę z dokumentami – zarówno elektronicznymi, jak i zeskanowanymi – z dowolnego miejsca. Zautomatyzowane zostały także rutynowe czynności, takie jak rejestracja dokumentów zgodnie z nomenklaturą, kontrola duplikatów, przegląd przez przełożonego, tworzenie uchwał i instrukcji, monitorowanie realizacji, przygotowywanie odpowiedzi oraz przekazywanie dokumentów do elektronicznego archiwum. Dodatkowo system umożliwia integrację z rozwiązaniami firm trzecich i pozwala na bezpośrednie skanowanie korespondencji do systemu obiegu dokumentów

Obsługa wewnętrznych zleceń i instrukcji w firmie

Praca z wewnętrznymi zleceniami i instrukcjami w firmie

Dzięki naszym rozwiązaniom możesz zautomatyzować pracę z wewnętrznymi zarządzeniami i instrukcjami związanymi z działalnością operacyjną, administracyjną, kadrową i innymi obszarami funkcjonowania firmy. Twórz zarządzenia i uchwały w kilka minut, korzystając z gotowych szablonów dokumentów, zatwierdzaj je i podpisuj cyfrowo, monitoruj realizację oraz czas ich przetwarzania. System wspiera również automatyzacja procesów logistycznych, zapewniając pełną kontrolę i przejrzystość działań

Prowadzenie spotkań i tworzenie protokołów oraz instrukcji

Prowadzenie spotkań i tworzenie protokołów oraz instrukcji

Nasze rozwiązanie pozwala usprawnić organizację spotkań – zarówno online, jak i stacjonarnych – oraz automatyzować rejestrację i kontrolę instrukcji wynikających z ich przebiegu. Umożliwia łatwe uzgadnianie agendy, terminu i miejsca spotkania, rezerwację zasobów, wysyłkę zaproszeń, prowadzenie głosowań, a także automatyczne generowanie protokołów zgodnie z przyjętą agendą. Inteligentny formularz szablonu pozwala tworzyć protokoły, które zawierają wyniki głosowania, wnioski, uwagi, instrukcje oraz uchwały. Na ich podstawie system automatycznie przypisuje zadania do konkretnych osób z określonymi terminami realizacji. Takie podejście standaryzuje pracę, zwiększa kontrolę nad procesami, poprawia współpracę zespołową i wspiera szybkie podejmowanie decyzji zarządczych. Nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentami doskonale wspiera tego typu działania

Kompleksowa automatyzacja obiegu dokumentów umownych

Automatyzacja czynności związanych z umowami

Pomagamy wdrożyć kompletny, prawnie wiążący system obiegu dokumentów umownych, który automatyzuje cały cykl życia umowy – od tworzenia, zatwierdzania i podpisywania za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (KPE), po kontrolę, odnowienia i bezpieczne przechowywanie. Nasze rozwiązania optymalizują pracę z różnymi typami dokumentów: umowami głównymi i dodatkowymi, aktami, fakturami, specyfikacjami, ofertami handlowymi i innymi. Wdrożenie systemu zapewnia przejrzystość, standaryzację oraz przyspieszenie działań kontraktowych. Minimalizuje ryzyko finansowe i związane z informacjami poufnymi, zwiększa kontrolę nad realizacją umów na każdym etapie, a także poprawia współpracę z klientami i dostawcami

Autoryzacja procesów zaopatrzenia i sprzedaży

Autoryzacja procesów zaopatrzenia i sprzedaży

Automatyzacja procesów identyfikacji potrzeb, planowania oraz tworzenia rocznych planów zakupowych. Umożliwiają upoważnienie pracowników do samodzielnej organizacji zarówno codziennych, jak i strategicznych zakupów – także w jednostkach rozproszonych regionalnie. Osoby odpowiedzialne mogą w prosty sposób przygotować i zatwierdzić wniosek zakupowy, określając m.in. procedurę, warunki zakupu, wolumen oraz platformę zakupową. W trakcie realizacji zamówienia pracownicy mają możliwość zbierania i analizowania ofert od dostawców, a następnie wyboru zwycięzcy – według standardowej procedury lub poprzez głosowanie, np. przez komisję przetargową. Dzięki temu proces podejmowania decyzji staje się szybszy i bardziej przejrzysty, rośnie dyscyplina wykonawcza, a automatyzacja obiegu dokumentów pozwala skutecznie kontrolować czas i budżet zamówień

Możliwość wymiany dokumentów z kontrahentami

Zewnętrzny obieg dokumentów z kontrahentami

Zautomatyzuj przepływ dokumentów z kontrahentami i wymieniaj prawnie wiążące dokumenty opatrzone podpisem cyfrowym – z dowolnego miejsca na świecie i na każdym urządzeniu. Dzięki naszym rozwiązaniom możesz w łatwy i bezpieczny sposób przesyłać umowy, faktury, akty, specyfikacje, przyjmować zamówienia i wnioski, a także udostępniać wybrane informacje korporacyjne swoim partnerom biznesowym. System umożliwia również przeprowadzanie procesów akredytacji i wstępnej weryfikacji kontrahentów, co minimalizuje ryzyko współpracy i pozwala zbudować rejestr wiarygodnych i zaufanych partnerów. Nasze oprogramowanie do zarządzania umowami usprawnia cały proces i wzmacnia bezpieczeństwo operacyjne Twojej firmy

Automatyzacja procedur HR i innych procesów kadrowych

Automatyzacja obiegu dokumentów i procesów kadrowych

Zarządzanie dokumentacją HR obejmuje kluczowe procesy związane z rekrutacją, zatrudnieniem, onboardingiem, delegacjami, urlopami, premiami, świadectwami pracy, przeniesieniami wewnętrznymi, zwolnieniami oraz zmianami kadrowymi. Nasze rozwiązania umożliwiają pełną automatyzację cyklu życia każdego procesu HR – od tworzenia dokumentów, ich składania, zatwierdzania i podpisywania (również cyfrowego), po kontrolę, archiwizację oraz raportowanie. Zautomatyzowany obieg dokumentów HR zwiększa efektywność pracy działu personalnego i całej organizacji, umożliwia zdalne realizowanie usług kadrowych (np. onboarding bez konieczności fizycznej obecności kandydata) oraz gwarantuje bezpieczne przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami

Automatyzacja zgłoszeń i usług

Automatyzacja wniosków administracyjnych i biznesowych

Wprowadzenie rozwiązania ułatwi codzienną pracę pracowników rolnych poprzez automatyzację procesów związanych ze składaniem różnego rodzaju wniosków i zamawianiem usług. System umożliwia m.in. zgłaszanie zapotrzebowania na usługi doradcze służb ochrony, wnioskowanie o dostęp do pomieszczeń (biur, oddziałów, warsztatów, magazynów), rezerwację sal konferencyjnych, zamawianie posiłków, artykułów biurowych, sprzątania, naprawy sprzętu, pojazdów służbowych, ustawień urządzeń elektrycznych oraz zatwierdzanie podróży służbowych. Dzięki automatyzacji tych procesów oszczędzasz czas potrzebny na obsługę wniosków, eliminujesz konieczność fizycznej obecności wnioskodawcy, zwiększasz kontrolę nad realizacją usług i i oszczędzać czas dzięki systemowi zarządzania dokumentami

Automatyzacja pracy służb ochrony i wniosków wewnętrznych

Automatyzacja procesów wewnętrznych służb bezpieczeństwa w firmie

Nasze rozwiązania umożliwiają pełną automatyzację działań służb ochrony w zakresie wydawania certyfikatów, zezwoleń, kontroli dostępu oraz realizacji innych usług wewnętrznych. Pracownicy mogą szybko i wygodnie składać wnioski dotyczące wpuszczenia gości na teren firmy, wjazdu pojazdów zewnętrznych, wyniesienia sprzętu, a także występować z prośbami o porady, zalecenia czy instrukcje. Z kolei pracownicy ochrony zyskują narzędzie do sprawnej obsługi takich zgłoszeń – od ich przeglądania i zatwierdzania, po informowanie wnioskodawców o wynikach przetwarzania. System usprawnia komunikację wewnętrzną, przyspiesza realizację wniosków i zwiększa bezpieczeństwo operacyjne całej organizacji

Zespołowa praca online z dokumentami

Zespołowa praca online z dokumentami

Nasze rozwiązania zapewniają całodobowy dostęp do dokumentów na każdym etapie ich życia oraz umożliwiają indywidualną i zespołową pracę nad plikami w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą edytować i przeglądać dokumenty bezpośrednio w systemie, bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania, a także dodawać komentarze i opinie. System pozwala śledzić wersje dokumentów oraz kontrolować historię zmian, co umożliwia odzyskanie wcześniejszych wersji plików i dokładne wskazanie autorów modyfikacji. Dokumenty można łączyć ze sobą, tworząc spójny zestaw powiązanych informacji, co ułatwia kompleksową pracę nad danym zagadnieniem. Dostępność z dowolnego miejsca i na każdym urządzeniu, a także obsługa plików w różnych formatach (takich jak .docx, .xlsx, .pptx, .pdf) sprawiają, że praca z dokumentami staje się wygodna, szybka i całkowicie cyfrowa

Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end

Automatyzacja procesów biznesowych end-to-end

Budujemy kompleksowy system automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) typu end-to-end, który całkowicie zrewolucjonizuje funkcjonowanie banku i jego oddziałów. Nasza platforma SoftXspace umożliwia efektywne zarządzanie wszystkimi procesami – od klasycznego obiegu dokumentów i HR, przez zarządzanie kontrahentami, aż po automatyzację procesów w back office i front office

Podłącz integracje

  • Platforma softXspace

    Platforma softXspace

    Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

  • Linia produktów softXspace

    Linia produktów softXspace

    Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami, zamówieniami itp. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

  • Systemy firm trzecich

    Systemy firm trzecich

    Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Nasze produkty do automatyzacji przepływu dokumentów

  • Portal kontrahenta

    Wymiana dokumentów, informacji i innych prac z klientami, partnerami lub dostawcami 24/7

    Details

  • Zarządzanie plikami i transakcjami klientów

    Praca z dokumentami klientów, uporządkowane przechowywanie i księgowanie wszystkich transakcji klientów

    Details

  • Automatyzacja procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami (BPMS)

    Nowoczesny system BPM do automatyzacji procesów biznesowych i organizacji przepływu dokumentów w firmie z wykorzystaniem narzędzi no-code

    Details

Portal kontrahenta

Wymiana dokumentów, informacji i innych prac z klientami, partnerami lub dostawcami 24/7

Details

Zarządzanie plikami i transakcjami klientów

Praca z dokumentami klientów, uporządkowane przechowywanie i księgowanie wszystkich transakcji klientów

Details

Automatyzacja procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami (BPMS)

Nowoczesny system BPM do automatyzacji procesów biznesowych i organizacji przepływu dokumentów w firmie z wykorzystaniem narzędzi no-code

Details

System zarządzania umowami

Automatyzacja procesów biznesowych w zakresie cyklu życia umów i dokumentów powiązanych

Details

Korzystamy z nowoczesnych i sprawdzonych technologii

Korzystamy z nowoczesnych i sprawdzonych technologii

Oprócz gotowych produktów i rozwiązań oferujemy pełen zakres usług rozwojowych, wdrożeniowych oraz wsparcia i obsługi technicznej, dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta. Nasze zespoły techniczne tworzą wysoko wykwalifikowani specjaliści, którzy – w zależności od wymagań – realizują projekty w oparciu o konkretne platformy i powiązane technologie, takie jak: Alfresco Community Edition, Nintex K2, Microsoft 365 (Power Platform, Azure, SharePoint, Teams), OpenText Documentum, softXspace, pdfXpansion oraz OrchardCore

Dowiedz się więcej

Dlaczego firmy nam ufają?

  • 25+

    lat pomyślnej pracy na globalnym rynku rozwiązań IT dla działów zarządzania dokumentacją

  • 50+

    zadowolonych klientów korzystających z naszych rozwiązań do zarządzania dokumentami elektronicznymi na całym świecie

  • 60+

    pomyślnie zakończonych projektów wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami i zarządzania zapisami

  • 15+

    opracowanych produktów oprogramowania do zarządzania dokumentami

  • 100+

    wysoko wykwalifikowanych specjalistów

  • 360 °

    pełen zakres usług — od badania i określenia zapotrzebowania biznesowego do wdrożenia i wsparcia

Nasi klienci

Bank Portal | Case Studies | soft Xpansion
Bank Portal

Modern universal bank

Pivdenny Bank | Case Studies | soft Xpansion
Pivdenny Bank

One of the largest commercial banks with Ukrainian capital operating on the domestic financial market

COFCO Agri Resources Ukraine | Case Studies | soft Xpansion
COFCO Agri Resources Ukraine

One of the largest manufacturers, processors and traders of agricultural products

KERNEL | Case Studies | soft Xpansion
KERNEL

The world's leading and Ukraine’s largest producer and exporter of sunflower oil

UKRSIBBANK | Case Studies | soft Xpansion
UKRSIBBANK

Ranks second in the TOP-20 most reliable banks in Ukraine

RISOIL S.A. | Case Studies | soft Xpansion
RISOIL S.A.

One of the largest exporters of crude oil and by-products of sunflower processing from Ukraine

ProCredit Bank | Case Studies | soft Xpansion
ProCredit Bank

Part of the Procredit Holding AG group of companies (Germany)

ING Bank | Case Studies | soft Xpansion
ING Bank

Among top 3 banks servicing international clients in Ukraine

ArcelorMittal | Case Studies | soft Xpansion
ArcelorMittal

World’s leading steel company

Ministry of Digital Transformation of Ukraine | Case Studies | soft Xpansion
Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of digitalization

Naftogaz Digital Technologies | Case Studies | soft Xpansion
Naftogaz Digital Technologies

The first internal IT service center in the public sector of Ukraine

Piraeus Bank | Case Studies | soft Xpansion
Piraeus Bank

The largest Greek bank and the company in the country

AVK Company | Case Studies | soft Xpansion
AVK Company

One of the leaders of the national confectionery market

Niva Pereyaslavshchina | Case Studies | soft Xpansion
Niva Pereyaslavshchina

TOP-3 among pork producers in Ukraine

Globus Bank | Case Studies | soft Xpansion
Globus Bank

Ukrainian Commercial Bank

Metinvest | Case Studies | soft Xpansion
Metinvest

International mining and metals company, one of the largest companies in Central and Eastern Europe

Raiffeisen Bank | Case Studies | soft Xpansion
Raiffeisen Bank

One of the leaders in the banking system of Ukraine

Nurbank | Case Studies | soft Xpansion
Nurbank

One of the leading banks in the Republic of Kazakhstan

Cyber Police Department of the National Police of Ukraine | Case Studies | soft Xpansion
Cyber Police Department of the National Police of Ukraine

Implementation of state policy in the field of combating cybercrime

Dongorbank | Case Studies | soft Xpansion
Dongorbank

Ukrainian Commercial Bank

Rubizhne City Council | Case Studies | soft Xpansion
Rubizhne City Council

Local self-government body

Chortkiv City Council | Case Studies | soft Xpansion
Chortkiv City Council

Local self-government body

Turbogaz | Case Studies | soft Xpansion
Turbogaz

Development, manufacture, installation and maintenance of equipment for the gas industry

Kryvyi Rih City Council | Case Studies | soft Xpansion
Kryvyi Rih City Council

Local self-government body

Baltic City Council | Case Studies | soft Xpansion
Baltic City Council

Local self-government body

Minister of Energy and Environmental Protection of Ukraine | Case Studies | soft Xpansion
Minister of Energy and Environmental Protection of Ukraine

Forms and implements state policy in the field of fuel and energy complex

Energodar City Council | Case Studies | soft Xpansion
Energodar City Council

Local self-government body

Shakhivska Amalgamated Territorial Community | Case Studies | soft Xpansion
Shakhivska Amalgamated Territorial Community

Local self-government body

Jesteście gotowi, by zacząć?
Otrzymaj szczegółową prezentację kompetencji naszej firmy

Wyślemy Ci link do prezentacji

Jesteście gotowi, by zacząć?

Umów się na indywidualną prezentację – nasi specjaliści pokażą możliwości systemu, odpowiedzą na wszystkie pytania i pomogą dobrać rozwiązanie idealnie dopasowane do specyfiki Twojej organizacji

Poproś o demo

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami